계획 회의 실행 방법(체크리스트 포함)

회의 - 너무 많을 수 있습니다. 회의는 때로 언제 만나야 하는지 논의하기 위해 개최됩니다. 이는 터무니없게 느껴질 수 있습니다. 그러나 회의는 비즈니스 과거의 쓸모없는 인공물이 아닙니다. 그들은 중요한 의사 소통 수단입니다. 이것이 프로젝트 관리의 계획 회의가 성공적인 프로젝트를 시작하는 데 핵심적인 이유입니다.

모든 회의와 마찬가지로 따라야 하는 지침이 있습니다. 일정이 있어야 하고 꼭 필요한 사람만 참석해야 합니다. 그렇지 않다면, 그래서 회의에 나쁜 이름이 붙습니다. 더 많이 준비할수록 회의가 더 생산적이고 프로젝트 계획이 더 효율적입니다.

그렇기 때문에 우리는 좋은 계획 회의를 철저하고 유익하게 만들기 위해 포함해야 하는 핵심 항목으로 분류했습니다. 회의에서 소홀히 한 것이 없는지 확인하는 데 사용할 수 있는 체크리스트도 포함되어 있습니다.

계획 회의의 목적은 무엇입니까?

계획 회의를 하는 분명한 이유는 계획을 세우고 팀의 동의를 얻기 위함입니다. 이는 계획 개발의 첫 번째 단계이며 이 목표를 어떻게 달성할 수 있는가와 같은 특정 질문에 대한 답변을 요구합니다. 우리는 그것에 대해 이미 무엇을 알고 있습니까? 누가 무엇을 책임질 것인가?

계획 회의가 완료되면 위의 질문에 답한 후 빠르게 스케치한 계획의 대략적인 개요와 같은 몇 가지 결과물이 있어야 합니다. 또한 프로젝트에서 누가 무엇을 할 것인지에 대한 명확성이 있어야 합니다.

종속성, 필요한 리소스 및 아직 없는 리소스를 식별하기 시작할 수 있다면 문제가 되지 않습니다. 또한 답변이 필요하거나 추가 조사 및 연구가 필요한 질문이 있습니다.

계획의 범위가 무엇인지에 대한 일반적인 이해도 확립되어야 합니다. 참석한 모든 사람은 계획에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 이러한 매개변수가 계획 회의에서 명확했는지 확인하기 위해 피드백을 받고 그렇지 않은 경우 그룹의 질문이 명확해질 때까지 격려하십시오. 여기에는 개인이 팀의 다른 사람들과 조정하는 방법이 포함됩니다.

계획 회의의 핵심 요소

계획 회의는 그 부분만큼만 중요합니다. 회의를 소집하기 전에 준비해야 할 부분들입니다. 말하자면, 회의가 차질 없이 진행되고 계획과 팀 책임이 잘 설명될 수 있도록 모든 오리를 연속으로 배치하기를 원합니다. 따라서 아래의 각 항목을 해결했는지 확인하는 것이 좋습니다.

비전, 목표 및 목적

계획을 세우기 전에 목표가 있어야 합니다. 즉, 달성하고자 하는 목표와 목표는 무엇입니까? 그것을 알아내려면 무엇을 하려는지, 어떤 문제를 해결하려고 하는지와 같은 간단하지만 중요한 질문을 스스로에게 해야 합니다.

이러한 질문에 답하면 비전을 정의할 수 있으며, 이는 계획을 실행할 때 따라야 할 중요한 로드스타입니다. 이것은 또한 이해 관계자와 팀 구성원이 프로젝트에 참여할 수 있는 기회를 제공합니다. 이를 통해 비즈니스 사례를 만들고 조직의 전체 비즈니스 목표에 프로젝트를 정렬하고 프로젝트의 이점을 식별합니다.

중요한 성공 요인

일단 비전, 목표 및 목표가 있으면 해당 비전, 목표 및 목표를 검증해야 합니다. 그게 무슨 뜻이야?

이 개념을 처음 개발한 D. Ronald Daniel에 따르면 "결과가 만족스러운 경우 조직의 성공적인 경쟁 성과를 보장할 수 있는 영역의 수가 제한됩니다. 비즈니스가 번창하기 위해 일이 제대로 진행되어야 하는 몇 안 되는 핵심 영역입니다. 이러한 영역의 결과가 적절하지 않으면 그 기간 동안 조직의 노력이 원하는 것보다 적습니다.”

다시 말해, 실패할 수 없는 일은 무엇입니까? 계획의 이러한 기본 구성 요소는 모두에게 정의되고 명확해야 합니다. 여기에는 프로젝트의 결과물, 합의된 예산 및 일정 등이 포함됩니다.

중요한 성공 요소가 있다는 것은 계획 프로세스뿐만 아니라 프로젝트 실행의 우선 순위를 지정할 수 있다는 것을 의미합니다. 리더가 누구인지, 리소스를 어디에 배치해야 하는지, 중요한 성공 요소가 항상 보호되도록 계획을 조정하는 방법을 알게 될 것입니다.

핵심 성과 지표

핵심 성과 지표 또는 KPI는 측정 가능한 가치가 있는 것입니다. 프로젝트가 주요 비즈니스 목표를 달성하기 위해 얼마나 효과적인지 보여줍니다. 이는 성공을 평가하는 방법이지만 이를 위해서는 먼저 프로젝트에 대한 KPI가 무엇인지 결정해야 합니다.

따라서 계획 회의에서는 프로젝트 KPI, 특히 KPI를 달성하기 위해 프로젝트 팀의 모든 구성원이 수행해야 하는 책임을 다루어야 합니다. 달성할 목표를 설정하고 팀에 설명하지 않고 목표 달성에 대한 팀의 역할을 설명하지 않으면 프로젝트가 성공할 가능성이 낮아집니다. 이것이 계획 회의의 필수적인 부분인 이유입니다.

주요 이슈

그런 다음 핵심 문제가 있습니다. 즉시 해결해야 하는 가장 시급한 문제입니다. 프로젝트나 계획을 진행하기 전에 반드시 해결해야 할 장애물이 있을 수 있습니다. 이것은 그들이 식별되는 시간이며 해결 방법과 그 책임을 누가 주도할 것인지에 대한 결정이 내려집니다.

관련: Excel용 무료 문제 추적 템플릿

이러한 사항을 충족하면 1일 계획 회의의 기본 개요가 제공됩니다. 물론 계획에 더 많은 시간을 할애해야 할 수도 있고 할 수도 있지만 이는 프로젝트보다 팀 규모에 따라 달라집니다. 팀의 규모에 관계없이 계획 회의를 보다 생산적으로 진행하려면 회의 전에 팀원을 포함시키고 아이디어와 의견을 듣고 싶을 것입니다.

ProjectManager는 계획 회의를 계획으로 전환합니다.

당신은 만났고, 프로젝트를 정의했고, 이제 당신이 이야기한 모든 것을 통합하기 위한 실제 계획을 세우고 있습니다. 그것이 ProjectManager가 도움이 될 수 있는 곳입니다. ProjectManager는 프로젝트를 처음부터 끝까지 계획, 일정 및 관리하는 데 도움이 되는 온라인 프로젝트 계획 소프트웨어입니다.

간편한 수입

비전, 목표 및 목표가 있지만 프로젝트의 최종 결과물로 이어질 단계로 어떻게 분류합니까? 음, 우선, 작업 분류 구조를 사용하십시오. 이는 프로젝트의 끝에서 거기에 도달하는 데 필요한 모든 작업으로 되돌아가는 데 도움이 될 것입니다. 이것은 기본적으로 ProjectManager에 업로드할 수 있고 새 프로젝트로 열릴 수 있는 작업 목록을 만드는 것입니다.

종속성, 기한 및 마일스톤 설정

모든 작업을 한 번에 완료할 수 있는 것은 아니며 일부 작업은 완료될 때까지 시작할 수 없으므로 정리해야 합니다. ProjectManager는 이 프로세스를 단순화합니다. 작업 기간을 추가하고 Gantt 차트 도구에서 타임라인을 채웁니다.

이제 종속 작업을 연결하고 이정표를 설정하여 프로젝트를 단계로 나누고 Gantt에서 모두 팀 구성원을 할당할 수도 있습니다.

작업 관리를 위한 작업 관리 도구

팀 구성원이 ProjectManager에 초대되면 작업을 할당받을 수 있습니다. 작업에는 관리자의 지시, 할 일 목록이 포함될 수 있으며 무제한 파일 및 이미지 첨부 파일이 포함될 수 있습니다. 하지만 그것은 시작일 뿐입니다.

프로젝트에서 작업하는 다른 사람들은 다른 방식으로 작업하기 때문에 ProjectManager에는 여러 프로젝트 보기가 있습니다. 팀 구성원은 작업 목록이나 캘린더 보기를 선호할 수 있습니다.

하지만 일단 작업을 실행하기 시작하면 우선 순위에 집중하고 워크플로를 제어하기가 어려울 수 있습니다. 칸반 보기는 팀 구성원이 달성할 수 있는 리소스와 능력이 있는 작업만 계속 수행하도록 합니다. 관리자는 생산 주기에 대한 투명성도 확보합니다.

물론 팀 구성원은 함께 작업할 때 가장 생산적입니다. 이것이 ProjectManager가 협업을 촉진하는 이유입니다. 작업에 댓글을 달 수 있으며 해당 작업에 할당되지 않은 다른 팀 구성원은 태그를 지정하여 대화에 참여할 수 있습니다.

계획에 대한 추적 및 보고

관리자는 팀 진행 상황을 추적하기를 원하며 실시간 대시보드를 사용하여 상위 수준에서 이를 수행하거나 원클릭 보고를 통해 데이터를 심층적으로 살펴볼 수 있습니다. ProjectManager는 계획을 현실로 만드는 완벽한 도구이며 모든 계획 회의의 의제에 포함되어야 합니다.

ProjectManager는 프로젝트를 계획하고 실행하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 여러 프로젝트 보기를 통해 명확하고 쉬운 보고를 좋아하는 관리자에서 팀 및 이해 관계자에 이르기까지 팀의 모든 사람이 유연한 도구를 사용할 수 있습니다. 이 무료 30일 평가판을 사용하여 다음에 프로젝트를 계획할 때 ProjectManager를 사용해 보십시오.