計画会議を実行する方法 (チェックリストを含む)
公開: 2022-08-23会議 — 多すぎる可能性があります。 いつ会うべきかを話し合うために会議が開かれることがあります。 ただし、会議はビジネスの過去からの無用な成果物ではありません。 それらは重要なコミュニケーション手段です。 そのため、プロジェクト管理における計画会議は、プロジェクトを成功させるための鍵となります。
他の会議と同様に、従わなければならないガイドラインがあります。 議題がなければならず、そこにいる必要がある人だけが出席する必要があります。 そうでない場合は、それが会議の評判が悪い理由です。 準備が整っていればいるほど、会議の生産性が向上し、プロジェクトの計画がより効率的になります。
そのため、優れた計画会議を、綿密で有益なものにするために含める必要がある主要な項目に分類しました。 ミーティングで何もおろそかにしていないことを確認するために使用できるチェックリストも含まれています。
計画会議の目的は何ですか?
計画会議を開く明白な理由は、計画を作成し、チームから賛同を得るためです。 これは計画策定の最初のステップであり、この目標をどのように達成するかなど、特定の質問に答える必要があります。 それについて私たちはすでに何を知っていますか？ 誰が何の責任を負うことになるのですか？
計画会議が完了すると、上記の質問に答えた後にすぐにスケッチされた計画の大まかな概要など、いくつかの成果物があるはずです。 プロジェクトで誰が何をするのかについても、ある程度明確にする必要があります。
依存関係、必要なリソースとまだ持っていないリソースを特定し始めることができれば問題ありません。 さらに、回答が必要な質問や、さらなる調査と研究が必要な質問があります。
計画の範囲が何であるかについての一般的な理解も確立する必要があります。 出席者全員がその計画についてよく理解している必要があります。 計画会議でこれらのパラメーターが明確であることを確認するためのフィードバックを取得し、そうでない場合は、明確になるまでグループからの質問を奨励します。 これには、個人がチームの他のメンバーとどのように連携するかが含まれます。
計画会議の重要な要素
計画会議は、その部分と同じくらい良いものです。 これらの部分は、会議を呼び出す前に準備する必要があるものです. いわば、すべてのアヒルを一列に並べて、会議が滞りなく進み、計画とチームの責任が十分に概説されるようにしたいと考えています。 したがって、以下の各項目に対処したことを確認する必要があります。
ビジョン、目標、目的
計画を立てる前に、目標を設定する必要があります。 言い換えれば、あなたが達成したい目標と目的は何ですか。 それを理解するには、何をしようとしているのか、どのような問題を解決しようとしているのかなど、単純だが重要な質問を自問する必要があります。
これらの質問に答えることが、計画を実行する際に従うべき重要な指標であるビジョンを定義します。 これにより、利害関係者とチーム メンバーがプロジェクトに参加するための準備も整います。 これはビジネス ケースの作成につながり、プロジェクトを組織の全体的なビジネス目標に合わせて調整し、プロジェクトの利点を特定します。
重要な成功要因
ビジョン、目標、および目標を設定したら、そのビジョン、目標、および目標を認定する必要があります。 どういう意味ですか？
この概念を最初に開発した D. Ronald Daniel によると、それは「結果が満足のいくものであれば、組織の競争力のあるパフォーマンスを保証する限定された領域です。 それらは、ビジネスが繁栄するために物事がうまく行かなければならない数少ない重要な分野です。 これらの領域での結果が十分でない場合、その期間の組織の取り組みは期待したほどではありません。」
つまり、失敗できないことは何ですか。 計画のこれらの基本的な構成要素を定義し、すべての人に明確にする必要があります。 これらには、プロジェクトの成果物、合意された予算とスケジュールなどが含まれます。
重要な成功要因があるということは、計画プロセスだけでなくプロジェクトの実行にも優先順位を付けることができるということです。 リーダーが誰であるか、どこにリソースを配置すべきか、計画をどのように調整して、重要な成功要因が常に保護されるようにするかがわかります。
重要業績評価指標
主要業績評価指標または KPI は、測定可能な値を持つものです。 プロジェクトが主要なビジネス目標の達成に向けてどの程度効果的に取り組んでいるかを示します。 これは成功を評価する方法ですが、そのためにはまずプロジェクトの KPI を決定する必要があります。
したがって、計画会議では、プロジェクトの KPI に対処する必要があります。具体的には、これらの KPI を達成するためにプロジェクト チームの全員が何をする責任があるかについて説明する必要があります。 達成すべき目標を設定し、それをチームに説明し、その目標を達成するためのチームの役割を説明しないと、プロジェクトは成功する可能性が低くなります。 これが、計画会議の重要な部分である理由です。
主要な問題
次に重要な問題があります。それは、すぐに対処しなければならない最も差し迫った問題です。 プロジェクトや計画を進める前に、クリアしなければならない障害が存在する可能性があります。 これは、彼らが特定され、解決策とその責任を誰が主導するかについて決定が下される時です。
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これらのポイントに到達すると、1 日計画会議の基本的な概要が得られます。 もちろん、計画により多くの時間を割くことができますし、そうする必要があるかもしれませんが、それはプロジェクトよりもチームの規模に依存します。 チームの規模に関係なく、計画会議の生産性を高めるために、会議の前にチームを参加させ、アイデアやコメントを入手する必要があります。
ProjectManager が計画会議を計画に変える
あなたは出会い、プロジェクトを定義し、あなたが話したすべてを組み込むための実際の計画を立てます. そこで役立つのが ProjectManager です。 ProjectManager は、プロジェクトを最初から最後まで計画、スケジュール、管理するのに役立つオンライン プロジェクト計画ソフトウェアです。
簡単なインポート
ビジョン、目標、目的がありますが、それらをプロジェクトの最終的な成果物に導くステップにどのように分解しますか? まず、作業分解構造を使用します。これにより、プロジェクトの最後から、そこに到達するために必要なすべてのタスクに戻ることができます。 これは基本的に、ProjectManager にアップロードして新しいプロジェクトとして開くことができるタスク リストを作成することです。
依存関係、期限、マイルストーンを設定する
すべてのタスクを一度に完了できるわけではなく、他のタスクが完了するまで開始できないタスクもあるため、整理する必要があります。 ProjectManager は、このプロセスを簡素化します。 タスクの期間を追加し、ガント チャート ツールにタイムラインを入力します。
依存タスクをリンクし、マイルストーンを設定してプロジェクトをフェーズに分割し、チーム メンバーの割り当てをすべてガントチャートから開始できるようになりました。
仕事を管理するためのタスク管理ツール
チーム メンバーが ProjectManager に招待されると、タスクを割り当てることができます。 タスクには、マネージャーからの指示、To Do リスト、および無制限のファイルと画像の添付ファイルを含めることができます。 しかし、それはほんの始まりに過ぎません。
プロジェクトに取り組んでいるさまざまな人がさまざまな方法で作業しているため、ProjectManager には複数のプロジェクト ビューがあります。 チーム メンバーは、タスク リストやカレンダー ビューを好む場合があります。
ただし、タスクの実行を開始すると、優先順位に集中してワークフローを制御するのが難しくなる場合があります。 かんばんビューにより、チーム メンバーは、達成するためのリソースと能力を持っているジョブのみに取り組み続けることができます。 マネージャーは、生産サイクルについても透明性を得ることができます。
もちろん、チーム メンバーは一緒に作業しているときに最も生産性が高くなります。これが、ProjectManager がコラボレーションを促進する理由です。 タスクにコメントを付けたり、そのタスクに割り当てられていない他のチーム メンバーをタグ付けして会話に参加させることができます。
計画の追跡と報告
マネージャーはチームの進捗状況を追跡したいと考えており、リアルタイムのダッシュボードを使用して高レベルでこれを行うか、ワンクリック レポートでデータを深く掘り下げることができます。 ProjectManager は、計画を実現するための完璧なツールであり、すべての計画会議の議題に含める必要があります。
ProjectManager は、プロジェクトの計画と実行を支援するクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 複数のプロジェクト ビューにより、マネージャーからチーム、利害関係者まで、明確で簡単なレポートを好むチームの全員にとって柔軟なツールとなります。 次回プロジェクトを計画する際は、この 30 日間の無料試用版で ProjectManager をお試しください。