Come eseguire una riunione di pianificazione (elenco di controllo incluso)

Riunioni: possono essercene troppe. A volte si tengono riunioni per discutere quando incontrarsi: può sembrare assurdo. Tuttavia, le riunioni non sono un artefatto inutile del passato degli affari. Sono un importante mezzo di comunicazione. Ecco perché una riunione di pianificazione nella gestione dei progetti è la chiave per dare il via a un progetto di successo.

Come ogni incontro, ci sono delle linee guida che devono essere seguite. Ci deve essere un ordine del giorno e solo le persone che hanno bisogno di essere presenti dovrebbero essere presenti. In caso contrario, ecco perché le riunioni prendono una brutta reputazione. Più sei preparato, più produttivo sarà il meeting e più efficiente sarà la tua pianificazione del progetto.

Ecco perché abbiamo suddiviso una buona riunione di pianificazione negli elementi principali che dovresti includere per renderla completa e vantaggiosa. Abbiamo anche incluso un elenco di controllo che puoi utilizzare per assicurarti di non aver trascurato nulla nella tua riunione.

Qual è lo scopo di una riunione di pianificazione?

L'ovvia ragione per tenere una riunione di pianificazione è creare un piano e ottenere il consenso del team. È il primo passo nello sviluppo di un piano e richiede la risposta a determinate domande, ad esempio come si raggiunge questo obiettivo? Cosa ne sappiamo già? Chi sarà responsabile di cosa?

Quando la riunione di pianificazione è completa, dovrebbero esserci alcuni risultati, come uno schema approssimativo del piano che è stato rapidamente abbozzato dopo aver risposto alle domande di cui sopra. Ci deve anche essere una certa chiarezza su chi farà cosa nel progetto.

Non fa male se puoi iniziare a identificare le dipendenze, quali risorse ti serviranno e quali non hai già. Inoltre, avrai domande a cui è necessario rispondere o che richiedono ulteriori indagini e ricerche.

Dovrebbe anche essere stabilita una comprensione generale di quale sia l'ambito del piano. Tutti i presenti dovrebbero avere una buona idea del piano. Ottieni feedback per assicurarti che quei parametri fossero chiari durante la riunione di pianificazione e, in caso contrario, incoraggia le domande del gruppo fino a quando non lo sono. Ciò include il modo in cui le persone si coordineranno con gli altri membri del team.

Elementi chiave di una riunione di pianificazione

Una riunione di pianificazione è valida solo quanto le sue parti. Quelle parti sono ciò che devi preparare prima ancora di convocare la riunione. Vuoi avere tutte le tue anatre in fila, per così dire, in modo che la riunione si svolga senza intoppi e il piano e le responsabilità del team siano ben delineati. Pertanto, ti consigliamo di assicurarti di aver affrontato ciascuno degli elementi di seguito.

Visione, obiettivi e obiettivi

Prima di poter avere un piano, devi avere un obiettivo. In altre parole, quali sono gli obiettivi e gli obiettivi che vuoi raggiungere. Per capirlo è necessario porsi domande semplici ma importanti, come ad esempio cosa stai cercando di fare e quali problemi stai cercando di risolvere?

Rispondere a queste domande definirà la visione, che è un'importante stella polare da seguire durante l'attuazione del piano. Ciò darà anche alle parti interessate e ai membri del team una rampa di accesso al progetto. Ciò porta alla creazione di un business case, allineando il progetto agli obiettivi aziendali generali dell'organizzazione e identificando i vantaggi del progetto.

Fattori critici di successo

Una volta che hai una visione, obiettivi e obiettivi, dovrai qualificare quella visione, obiettivi e obiettivi. Che cosa significa?

Secondo D. Ronald Daniel, che per primo ha sviluppato il concetto, è “il numero limitato di aree in cui i risultati, se soddisfacenti, garantiranno prestazioni competitive di successo per l'organizzazione. Sono le poche aree chiave in cui le cose devono andare per il verso giusto affinché l'azienda possa prosperare. Se i risultati in queste aree non sono adeguati, gli sforzi dell'organizzazione per il periodo saranno inferiori a quelli desiderati".

In altre parole, quali sono le cose che non puoi non fare. Queste componenti di base del tuo piano devono essere definite e chiare a tutti. Questi includono il risultato finale del progetto, un budget e un programma concordati, ecc.

Avere fattori critici di successo in atto significa che puoi dare la priorità non solo al processo di pianificazione ma anche all'esecuzione del progetto. Saprai chi sono i leader, dove mettere le tue risorse e come adattare il tuo piano per assicurarti che quei fattori critici di successo siano sempre salvaguardati.

indicatore chiave di prestazione

Un indicatore chiave di prestazione o KPI è qualcosa che ha un valore misurabile. Mostra l'efficacia di un progetto per raggiungere i suoi obiettivi aziendali chiave. È un modo per valutare il successo, ma per farlo devi prima determinare quali sono i KPI per il progetto.

Pertanto, la riunione di pianificazione deve affrontare i KPI del progetto e, più specificamente, ciò che tutti i membri del team di progetto sono responsabili di fare per raggiungere tali KPI. Senza fissare un obiettivo da raggiungere e spiegare che al team, così come il loro ruolo nel raggiungere quell'obiettivo, è meno probabile che il progetto abbia successo. Questo è il motivo per cui è una parte essenziale della riunione di pianificazione.

Problemi chiave

Poi ci sono le questioni chiave: le cose più urgenti che devono essere affrontate immediatamente. Prima di andare avanti con il progetto o anche con la pianificazione, ci sono probabili ostacoli che devono essere eliminati. Questo è il momento in cui vengono identificati e viene presa una decisione in merito alla risoluzione e chi guiderà tale accusa.

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Raggiungere questi punti fornirà uno schema di base per una riunione di pianificazione di un giorno. Ovviamente, puoi e potresti aver bisogno di più tempo dedicato alla pianificazione, ma ciò dipenderà più dalle dimensioni del tuo team che dal progetto. Indipendentemente da quanto sia grande o piccola la tua squadra, per rendere la riunione di pianificazione più produttiva ti consigliamo di includerli prima della riunione e ottenere le loro idee e commenti.

ProjectManager trasforma una riunione di pianificazione in un piano

Vi siete incontrati, avete definito il progetto e ora arriva la realizzazione di un vero piano per incorporare tutto ciò di cui avete parlato. Ecco dove ProjectManager può aiutare. ProjectManager è un software di pianificazione dei progetti online che può aiutarti a pianificare, programmare e gestire i progetti dall'inizio alla fine.

Importazioni facili

Hai una visione, obiettivi e obiettivi, ma come li suddividi in passaggi che porteranno al risultato finale del progetto? Bene, per cominciare, usa una struttura di suddivisione del lavoro, che ti aiuterà a tornare dalla fine del progetto a tutte le attività necessarie per arrivarci. Questo è fondamentalmente la creazione di un elenco di attività che può quindi essere caricato in ProjectManager e si aprirà come un nuovo progetto.

Imposta dipendenze, scadenze e traguardi

Non tutte le attività possono essere completate contemporaneamente, alcune non possono essere avviate finché altre non sono terminate, quindi è necessario organizzarle. ProjectManager semplifica questo processo. Aggiungi le durate delle attività e compila una sequenza temporale sul tuo strumento diagramma di Gantt.

Ora puoi collegare le attività dipendenti, impostare pietre miliari per suddividere il progetto in fasi e persino iniziare ad assegnare i membri del team tutto dal Gantt.

Strumenti di gestione delle attività per la gestione del lavoro

Una volta che un membro del team è stato invitato a ProjectManager, gli possono essere assegnate attività. Le attività possono avere indicazioni dal manager, elenchi di cose da fare e includere file e immagini allegati illimitati. Ma questo è solo l'inizio.

Diverse persone che lavorano al progetto lavorano in modi diversi, motivo per cui ProjectManager ha più viste del progetto. I membri del team potrebbero preferire un elenco di attività o anche una visualizzazione calendario.

Una volta che iniziano a eseguire le attività, tuttavia, può essere difficile concentrarsi sulle priorità e controllare il flusso di lavoro. La visualizzazione kanban consente ai membri del team di lavorare solo su quei lavori che hanno le risorse e la capacità di svolgere. I manager ottengono trasparenza anche nel ciclo produttivo.

Naturalmente, i membri del team sono più produttivi quando lavorano insieme, motivo per cui ProjectManager promuove la collaborazione. Le attività possono essere commentate e altri membri del team che non sono assegnati a tale attività possono essere taggati e portati nella conversazione.

Traccia e segnala il piano

I manager vogliono tenere traccia dei progressi del team e possono farlo ad alto livello con una dashboard in tempo reale o approfondire i dati con i rapporti con un clic. ProjectManager è lo strumento perfetto per trasformare i piani in realtà e dovrebbe essere all'ordine del giorno di ogni riunione di pianificazione.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che aiuta a pianificare il progetto e quindi a eseguirlo. Le visualizzazioni multiple del progetto lo rendono uno strumento flessibile per tutti i membri del team, dai manager ai team e alle parti interessate, che amano il reporting chiaro e semplice. Prova ProjectManager la prossima volta che pianifichi un progetto con questa prova gratuita di 30 giorni.