Cum să desfășurați o întâlnire de planificare (lista de verificare inclusă)

Întâlniri — pot fi prea multe. Întâlnirile au loc uneori pentru a discuta când să ne întâlnim: poate fi absurd. Cu toate acestea, întâlnirile nu sunt un artefact inutil din trecutul afacerilor. Sunt un mijloc important de comunicare. De aceea, o întâlnire de planificare în managementul proiectelor este cheia pentru demararea unui proiect de succes.

Ca orice întâlnire, există linii directoare care trebuie respectate. Trebuie să existe o agendă și doar acei oameni care trebuie să fie acolo ar trebui să fie prezenți. Dacă nu, ei bine, de aceea întâlnirile primesc un nume prost. Cu cât sunteți mai pregătit, cu atât întâlnirea este mai productivă și planificarea proiectului este mai eficientă.

De aceea, am împărțit o întâlnire de planificare bună în elementele de bază pe care ar trebui să le includeți pentru a o face temeinică și benefică. Am inclus chiar și o listă de verificare pe care o puteți folosi pentru a vă asigura că nu ați neglijat nimic în întâlnirea dvs.

Care este scopul unei întâlniri de planificare?

Motivul evident pentru a avea o întâlnire de planificare este acela de a crea un plan și de a obține acceptarea echipei. Este primul pas în elaborarea unui plan și necesită răspuns la anumite întrebări, cum ar fi cum atingem acest obiectiv? Ce știm deja despre asta? Cine va fi responsabil pentru ce?

Când întâlnirea de planificare este completă, ar trebui să existe câteva rezultate, cum ar fi o schiță aproximativă a planului care a fost schițată rapid după răspunsul la întrebările de mai sus. Trebuie să existe, de asemenea, o oarecare claritate despre cine va face ce în proiect.

Nu strică dacă poți începe să identifici dependențe, ce resurse vei avea nevoie și pe care nu le ai deja. În plus, veți avea întrebări care necesită răspuns sau necesită investigații și cercetări suplimentare.

De asemenea, ar trebui stabilită o înțelegere generală a domeniului de aplicare al planului. Toți cei prezenți ar trebui să aibă o idee bună despre plan. Obțineți feedback pentru a vă asigura că acești parametri au fost clari în ședința de planificare și, dacă nu sunt, încurajați întrebările din partea grupului până când acestea sunt clare. Aceasta include modul în care indivizii se vor coordona cu ceilalți din echipă.

Elementele cheie ale unei întâlniri de planificare

O întâlnire de planificare este la fel de bună ca părțile sale. Aceste părți sunt ceea ce trebuie să pregătești chiar înainte de a convoca întâlnirea. Vrei să ai toate rațele la rând, ca să zic așa, astfel încât întâlnirea să se deruleze fără probleme, iar planul și responsabilitățile echipei să fie bine conturate. Prin urmare, veți dori să vă asigurați că ați abordat fiecare dintre elementele de mai jos.

Viziune, scopuri și obiective

Înainte de a putea avea un plan, trebuie să ai o țintă. Cu alte cuvinte, care sunt scopurile și obiectivele pe care doriți să le atingeți. Pentru a-ți da seama este nevoie să-ți pui întrebări simple, dar importante, cum ar fi ce încerci să faci și ce probleme încerci să rezolvi?

Răspunsul la aceste întrebări va defini viziunea, care este o stea importantă de urmat la implementarea planului. Acest lucru va oferi, de asemenea, părților interesate și membrilor echipei o rampă pentru a se integra la proiect. Acest lucru duce la crearea unui caz de afaceri, alinierea proiectului la obiectivele generale de afaceri ale organizației și identificarea beneficiilor proiectului.

Factorii critici de succes

Odată ce aveți o viziune, scopuri și obiective, va trebui să calificați acea viziune, scopuri și obiective. Ce inseamna asta?

Potrivit lui D. Ronald Daniel, care a dezvoltat primul concept, este „numărul limitat de domenii în care rezultatele, dacă sunt satisfăcătoare, vor asigura performanțe competitive de succes pentru organizație. Sunt puținele domenii cheie în care lucrurile trebuie să meargă corect pentru ca afacerea să înflorească. Dacă rezultatele în aceste domenii nu sunt adecvate, eforturile organizației pentru perioada respectivă vor fi mai puțin decât se dorește.”

Cu alte cuvinte, care sunt lucrurile pe care nu le poți face. Aceste componente de bază ale planului dumneavoastră trebuie să fie definite și clare pentru toți. Acestea includ livrabilul pentru proiect, un buget și un program convenit etc.

Având factori critici de succes în vigoare înseamnă că puteți prioritiza nu numai procesul de planificare, ci și execuția proiectului. Veți ști cine sunt liderii, unde să vă puneți resursele și cum să vă ajustați planul pentru a vă asigura că acești factori critici de succes sunt întotdeauna protejați.

indicatori de performanta

Un indicator cheie de performanță sau KPI este ceva care are o valoare măsurabilă. Acesta arată cât de eficient lucrează un proiect pentru a-și îndeplini obiectivele cheie de afaceri. Este o modalitate de a evalua succesul, dar pentru a face asta trebuie mai întâi să determinați care sunt KPI-urile pentru proiect.

Prin urmare, ședința de planificare trebuie să abordeze KPI-urile proiectului și, mai precis, ceea ce toată lumea din echipa de proiect este responsabilă pentru a face pentru a atinge acești KPI. Fără a stabili o țintă pe care să o atingeți și a explica asta echipei, precum și rolul lor în atingerea acelei ținte, este mai puțin probabil ca proiectul să reușească. Acesta este motivul pentru care este o parte esențială a întâlnirii de planificare.

Probleme fundamentale

Apoi sunt problemele cheie: lucrurile cele mai presante care trebuie abordate imediat. Înainte de a merge mai departe cu proiectul sau chiar cu planificarea, există probabil obstacole care trebuie eliminate. Acesta este momentul în care sunt identificați și se ia o decizie cu privire la rezoluție și cine va conduce acea acuzare.

Înrudit: șablon gratuit de urmărire a problemelor pentru Excel

Atingerea acestor puncte va oferi o schiță de bază pentru o întâlnire de planificare de o zi. Desigur, puteți și ar putea avea nevoie să aveți mai mult timp dedicat planificării, dar asta va depinde mai mult de dimensiunea echipei dvs. decât de proiect. Indiferent de cât de mare sau mică este echipa dvs., pentru a face întâlnirea de planificare mai productivă, veți dori să le includeți înainte de întâlnire și să primiți ideile și comentariile lor.

ProjectManager Transformă o întâlnire de planificare într-un plan

Te-ai cunoscut, ai definit proiectul și acum vine realizarea unui plan real care să încorporeze tot ce ai vorbit. Acolo poate ajuta ProjectManager. ProjectManager este un software online de planificare a proiectelor care vă poate ajuta să planificați, să programați și să gestionați proiecte de la început până la sfârșit.

Importuri ușoare

Aveți o viziune, scopuri și obiective, dar cum le descompuneți în pași care vor duce la livrabilul final al proiectului? Ei bine, pentru început, utilizați o structură de defalcare a muncii, care vă va ajuta să reveniți de la sfârșitul proiectului la toate sarcinile necesare pentru a ajunge acolo. Aceasta înseamnă, practic, crearea unei liste de activități care poate fi apoi încărcată în ProjectManager și se va deschide ca un nou proiect.

Setați dependențe, termene limită și repere

Nu toate sarcinile pot fi finalizate simultan, unele nu pot începe până când altele nu sunt terminate, așa că trebuie să le organizați. ProjectManager simplifică acest proces. Adăugați durate sarcini și completați o cronologie pe instrumentul diagramă Gantt.

Acum puteți lega sarcini dependente, puteți stabili etape pentru a împărți proiectul în faze și chiar puteți începe să atribuiți membri ai echipei pe toți din Gantt.

Instrumente de management al sarcinilor pentru gestionarea muncii

Odată ce un membru al echipei este invitat la ProjectManager, i se pot atribui sarcini. Sarcinile pot avea instrucțiuni de la manager, liste de activități și includ atașamente nelimitate de fișiere și imagini. Dar acesta este doar începutul.

Diferiți oameni care lucrează la proiect lucrează în moduri diferite, motiv pentru care ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectului. Membrii echipei ar putea prefera o listă de activități sau chiar o vizualizare a calendarului.

Odată ce încep să execute sarcini, totuși, poate fi greu să se concentreze pe priorități și să controleze fluxul de lucru. Vizualizarea kanban îi menține pe membrii echipei să lucreze doar la acele locuri de muncă pe care au resursele și capacitatea de a le îndeplini. Managerii primesc transparență și în ciclul de producție.

Desigur, membrii echipei sunt cei mai productivi atunci când lucrează împreună, motiv pentru care ProjectManager încurajează colaborarea. Sarcinile pot fi comentate și alți membri ai echipei care nu sunt alocați acestei sarcini pot fi etichetați și aduși în conversație.

Urmăriți și raportați planul

Managerii doresc să urmărească progresul echipei și pot face acest lucru la nivel înalt cu un tablou de bord în timp real sau pot aprofunda datele cu raportarea cu un singur clic. ProjectManager este instrumentul perfect pentru a transforma planurile în realitate și ar trebui să fie pe agenda fiecărei întâlniri de planificare.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care vă ajută să vă planificați proiectul și apoi să îl executați. Mai multe vizualizări ale proiectului îl fac un instrument flexibil pentru toți membrii echipei, de la manageri la echipe și părți interesate, cărora le place raportarea clară și ușoară. Încercați ProjectManager data viitoare când planificați un proiect cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.