Como conduzir uma reunião de planejamento (lista de verificação incluída)

Reuniões — pode haver muitas. Às vezes, as reuniões são realizadas para discutir quando se reunir: pode parecer absurdo. No entanto, as reuniões não são um artefato inútil do passado empresarial. São um importante meio de comunicação. É por isso que uma reunião de planejamento em gerenciamento de projetos é fundamental para iniciar um projeto de sucesso.

Como qualquer reunião, existem diretrizes que devem ser seguidas. Deve haver uma agenda, e apenas as pessoas que precisam estar lá devem estar presentes. Se não, bem, é por isso que as reuniões ficam com má fama. Quanto mais preparado você estiver, mais produtiva será a reunião e mais eficiente será o planejamento do seu projeto.

É por isso que dividimos uma boa reunião de planejamento nos itens principais que você deve incluir para torná-la completa e benéfica. Incluímos até uma lista de verificação que você pode usar para garantir que não negligenciou nada em sua reunião.

Qual é o objetivo de uma reunião de planejamento?

A razão óbvia para ter uma reunião de planejamento é criar um plano e obter a adesão da equipe. É o primeiro passo no desenvolvimento de um plano e exige que certas perguntas sejam respondidas, como como atingir esse objetivo? O que já sabemos sobre isso? Quem vai ser responsável pelo quê?

Quando a reunião de planejamento estiver concluída, deve haver algumas entregas, como um esboço do plano que foi rapidamente esboçado depois de responder às perguntas acima. Também deve haver alguma clareza sobre quem vai fazer o quê no projeto.

Não faz mal se você puder começar a identificar dependências, quais recursos você precisará e quais você ainda não possui. Além disso, você terá perguntas que precisam ser respondidas ou exigem mais investigação e pesquisa.

Uma compreensão geral de qual é o escopo do plano também deve ser estabelecida. Todos os presentes devem ter uma boa ideia do plano. Obtenha feedback para garantir que esses parâmetros estejam claros na reunião de planejamento e, se não estiverem, incentive perguntas do grupo até que estejam. Isso inclui como os indivíduos se coordenarão com os outros da equipe.

Elementos-chave de uma reunião de planejamento

Uma reunião de planejamento é tão boa quanto suas partes. Essas partes são o que você precisa preparar antes mesmo de convocar a reunião. Você quer ter todos os seus patos em fila, por assim dizer, para que a reunião ocorra sem problemas e o plano e as responsabilidades da equipe sejam bem delineados. Portanto, certifique-se de ter abordado cada um dos itens abaixo.

Visão, Metas e Objetivos

Antes que você possa ter um plano, você deve ter um alvo. Em outras palavras, quais são as metas e objetivos que você deseja alcançar. Para descobrir isso, é necessário fazer perguntas simples, mas importantes, como o que você está tentando fazer e quais problemas está tentando resolver?

Responder a essas perguntas definirá a visão, que é uma importante estrela-guia a ser seguida ao implementar o plano. Isso também dará às partes interessadas e aos membros da equipe uma rampa para se integrar ao projeto. Isso leva à criação de um caso de negócios, alinhando o projeto aos objetivos gerais de negócios da organização e identificando os benefícios do projeto.

Fatores críticos de sucesso

Depois de ter uma visão, metas e objetivos, você precisará qualificar essa visão, metas e objetivos. O que isso significa?

Segundo D. Ronald Daniel, que primeiro desenvolveu o conceito, é “o número limitado de áreas em que os resultados, se satisfatórios, garantirão um desempenho competitivo de sucesso para a organização. São as poucas áreas-chave em que as coisas devem dar certo para que o negócio floresça. Se os resultados nessas áreas não forem adequados, os esforços da organização para o período serão aquém do desejado.”

Em outras palavras, quais são as coisas que você não pode deixar de fazer. Esses componentes básicos do seu plano devem ser definidos e claros para todos. Estes incluem a entrega para o projeto, um orçamento e cronograma acordados, etc.

Ter fatores críticos de sucesso em vigor significa que você pode priorizar não apenas o processo de planejamento, mas também a execução do projeto. Você saberá quem são os líderes, onde colocar seus recursos e como ajustar seu plano para garantir que esses fatores críticos de sucesso estejam sempre protegidos.

Indicadores Chave de Performance

Um indicador-chave de desempenho ou KPI é algo que tem um valor mensurável. Ele mostra o quão eficaz um projeto está trabalhando para atingir seus principais objetivos de negócios. É uma forma de avaliar o sucesso, mas para isso você deve primeiro determinar quais são os KPIs do projeto.

Portanto, a reunião de planejamento deve abordar os KPIs do projeto e, mais especificamente, o que todos na equipe do projeto são responsáveis ​​por fazer para atingir esses KPIs. Sem definir uma meta a ser atingida e explicar isso para a equipe, bem como sua parte para atingir essa meta, o projeto tem menos probabilidade de ser bem-sucedido. É por isso que é uma parte essencial da reunião de planejamento.

Assuntos chave

Depois, há as questões-chave: as coisas mais urgentes que devem ser tratadas imediatamente. Antes de avançar com o projeto ou mesmo o planejamento, provavelmente existem obstáculos que devem ser eliminados. Este é o momento em que eles são identificados, e é tomada uma decisão sobre a resolução e quem vai liderar essa cobrança.

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Atingir esses pontos fornecerá um esboço básico para uma reunião de planejamento de um dia. Claro que você pode e pode precisar ter mais tempo dedicado ao planejamento, mas isso vai depender mais do tamanho da sua equipe do que do projeto. Independentemente do tamanho da sua equipe, para tornar a reunião de planejamento mais produtiva, você deve incluí-los antes da reunião e obter suas ideias e comentários.

ProjectManager transforma uma reunião de planejamento em um plano

Você conheceu, definiu o projeto e agora vem a elaboração de um plano real para incorporar tudo o que você falou. É aí que o ProjectManager pode ajudar. ProjectManager é um software de planejamento de projetos online que pode ajudá-lo a planejar, agendar e gerenciar projetos do início ao fim.

Importações fáceis

Você tem uma visão, metas e objetivos, mas como você os divide em etapas que levarão à entrega final do projeto? Bem, para começar, use uma estrutura de divisão de trabalho, que o ajudará a trabalhar desde o final do projeto até todas as tarefas necessárias para chegar lá. Isso é basicamente criar uma lista de tarefas que pode ser carregada no ProjectManager e será aberta como um novo projeto.

Definir dependências, prazos e marcos

Nem todas as tarefas podem ser concluídas de uma só vez, algumas não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas, então você precisa organizá-las. O ProjectManager simplifica esse processo. Adicione durações de tarefas e preencha uma linha do tempo em sua ferramenta de gráfico de Gantt.

Agora você pode vincular tarefas dependentes, definir marcos para dividir o projeto em fases e até mesmo começar a atribuir todos os membros da equipe a partir do Gantt.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas para gerenciar o trabalho

Quando um membro da equipe é convidado para o ProjectManager, ele pode receber tarefas. As tarefas podem ter instruções do gerente, listas de tarefas e incluir anexos ilimitados de arquivos e imagens. Mas isso é apenas o começo.

Diferentes pessoas que trabalham no projeto trabalham de maneiras diferentes, e é por isso que o ProjectManager tem várias visualizações de projeto. Os membros da equipe podem preferir uma lista de tarefas ou até mesmo uma exibição de calendário.

Uma vez que eles começam a executar as tarefas, porém, pode ser difícil se concentrar nas prioridades e controlar o fluxo de trabalho. A visão kanban mantém os membros da equipe trabalhando apenas nas tarefas que eles têm recursos e capacidade para realizar. Os gerentes também obtêm transparência no ciclo de produção.

É claro que os membros da equipe são mais produtivos quando trabalham juntos, e é por isso que o ProjectManager promove a colaboração. As tarefas podem ser comentadas e outros membros da equipe que não estão atribuídos a essa tarefa podem ser marcados e trazidos para a conversa.

Acompanhar e relatar o plano

Os gerentes desejam acompanhar o progresso da equipe e podem fazer isso em alto nível com um painel em tempo real ou aprofundar os dados com relatórios de um clique. O ProjectManager é a ferramenta perfeita para transformar planos em realidade e deve estar na agenda de todas as reuniões de planejamento.

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que ajuda a planejar seu projeto e executá-lo. Várias visualizações de projeto o tornam uma ferramenta flexível para todos na equipe, de gerentes a equipes e partes interessadas, que adoram relatórios claros e fáceis. Experimente o ProjectManager na próxima vez que planejar um projeto com esta avaliação gratuita de 30 dias.