So führen Sie ein Planungsmeeting durch (inklusive Checkliste)

Meetings – es können zu viele sein. Manchmal werden Treffen abgehalten, um zu besprechen, wann man sich treffen soll: Das kann sich absurd anfühlen. Meetings sind jedoch kein nutzloses Artefakt aus der Vergangenheit des Unternehmens. Sie sind ein wichtiges Kommunikationsmittel. Deshalb ist ein Planungsmeeting im Projektmanagement der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektstart.

Wie bei jedem Meeting gibt es Richtlinien, die befolgt werden müssen. Es muss eine Tagesordnung geben, und nur die Personen, die dort sein müssen, sollten anwesend sein. Wenn nicht, dann bekommen Meetings einen schlechten Ruf. Je besser Sie vorbereitet sind, desto produktiver das Meeting und desto effizienter Ihre Projektplanung.

Aus diesem Grund haben wir ein gutes Planungsmeeting in die Kernpunkte unterteilt, die Sie enthalten sollten, um es gründlich und nützlich zu machen. Wir haben sogar eine Checkliste beigefügt, mit der Sie sicherstellen können, dass Sie bei Ihrem Meeting nichts vernachlässigt haben.

Was ist der Zweck eines Planungstreffens?

Der offensichtliche Grund für ein Planungstreffen besteht darin, einen Plan zu erstellen und vom Team Zustimmung zu erhalten. Es ist der erste Schritt bei der Entwicklung eines Plans und erfordert die Beantwortung bestimmter Fragen, z. B. wie erreichen wir dieses Ziel? Was wissen wir bereits darüber? Wer wird wofür verantwortlich sein?

Wenn das Planungstreffen abgeschlossen ist, sollten einige Ergebnisse vorliegen, z. B. ein grober Entwurf des Plans, der nach Beantwortung der obigen Fragen schnell skizziert wurde. Es muss auch Klarheit darüber bestehen, wer was in dem Projekt macht.

Es schadet nicht, wenn Sie beginnen können, Abhängigkeiten zu identifizieren, welche Ressourcen Sie benötigen und welche Sie noch nicht haben. Außerdem haben Sie Fragen, die beantwortet werden müssen oder weitere Untersuchungen und Recherchen erfordern.

Außerdem sollte ein allgemeines Verständnis des Umfangs des Plans hergestellt werden. Alle Anwesenden sollten eine gute Vorstellung von dem Plan haben. Holen Sie Feedback ein, um sicherzustellen, dass diese Parameter im Planungsmeeting klar waren, und, wenn dies nicht der Fall ist, regen Sie Fragen aus der Gruppe an, bis sie es sind. Dazu gehört auch, wie Einzelpersonen sich mit anderen im Team abstimmen.

Schlüsselelemente eines Planungstreffens

Ein Planungsmeeting ist nur so gut wie seine Teile. Diese Teile müssen Sie vorbereiten, bevor Sie das Meeting überhaupt einberufen. Sie möchten sozusagen alle Ihre Enten in einer Reihe haben, damit das Meeting reibungslos abläuft und der Plan und die Verantwortlichkeiten des Teams klar umrissen sind. Stellen Sie daher sicher, dass Sie jeden der folgenden Punkte behandelt haben.

Vision, Ziele & Ziele

Bevor Sie einen Plan haben können, müssen Sie ein Ziel haben. Mit anderen Worten, was sind die Ziele und Ziele, die Sie erreichen möchten. Um das herauszufinden, müssen Sie sich einfache, aber wichtige Fragen stellen, z. B. was versuchen Sie zu tun und welche Probleme versuchen Sie zu lösen?

Die Beantwortung dieser Fragen definiert die Vision, die ein wichtiger Leitstern ist, dem man bei der Umsetzung des Plans folgen muss. Dies wird auch Stakeholdern und Teammitgliedern einen Einstieg in das Projekt geben. Dies führt zur Erstellung eines Business Case, zur Ausrichtung des Projekts an den allgemeinen Geschäftszielen der Organisation und zur Ermittlung der Vorteile des Projekts.

Kritische Erfolgsfaktoren

Sobald Sie eine Vision, Ziele und Zielsetzungen haben, müssen Sie diese Vision, Ziele und Zielsetzungen qualifizieren. Was bedeutet das?

Laut D. Ronald Daniel, der das Konzept als Erster entwickelt hat, ist es „die begrenzte Anzahl von Bereichen, in denen Ergebnisse, wenn sie zufriedenstellend sind, eine erfolgreiche Wettbewerbsleistung für die Organisation sicherstellen werden. Dies sind die wenigen Schlüsselbereiche, in denen die Dinge richtig laufen müssen, damit das Geschäft floriert. Wenn die Ergebnisse in diesen Bereichen nicht angemessen sind, werden die Bemühungen der Organisation für diesen Zeitraum geringer ausfallen als gewünscht.“

Mit anderen Worten, was sind die Dinge, bei denen Sie nicht scheitern dürfen. Diese grundlegenden Komponenten Ihres Plans müssen definiert und allen klar sein. Dazu gehören die Leistungen für das Projekt, ein vereinbartes Budget und ein vereinbarter Zeitplan usw.

Wenn kritische Erfolgsfaktoren vorhanden sind, können Sie nicht nur den Planungsprozess, sondern auch die Projektausführung priorisieren. Sie werden wissen, wer die Führungskräfte sind, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen und wie Sie Ihren Plan anpassen können, um sicherzustellen, dass diese kritischen Erfolgsfaktoren immer geschützt sind.

Leistungskennzahlen

Ein Key Performance Indicator oder KPI ist etwas, das einen messbaren Wert hat. Es zeigt, wie effektiv ein Projekt auf die Erreichung seiner wichtigsten Geschäftsziele hinarbeitet. Es ist eine Möglichkeit, den Erfolg zu bewerten, aber dazu müssen Sie zuerst bestimmen, was die KPIs für das Projekt sind.

Daher muss das Planungsmeeting die Projekt-KPIs ansprechen und insbesondere, wofür jeder im Projektteam verantwortlich ist, um diese KPIs zu erreichen. Ohne das Setzen eines zu erreichenden Ziels und das Erklären dessen gegenüber dem Team sowie dessen Anteil am Erreichen dieses Ziels ist es weniger wahrscheinlich, dass das Projekt erfolgreich ist. Aus diesem Grund ist es ein wesentlicher Bestandteil des Planungstreffens.

Schlüsselprobleme

Dann gibt es die Schlüsselthemen: die dringendsten Dinge, die sofort angegangen werden müssen. Bevor Sie mit dem Projekt oder sogar mit der Planung fortfahren, gibt es wahrscheinlich Hindernisse, die aus dem Weg geräumt werden müssen. Dies ist die Zeit, in der sie identifiziert werden und eine Entscheidung über die Lösung getroffen wird und wer diese Anklage führt.

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Wenn Sie diese Punkte treffen, erhalten Sie einen grundlegenden Überblick für ein eintägiges Planungstreffen. Natürlich können und müssen Sie möglicherweise mehr Zeit für die Planung aufwenden, aber das hängt mehr von der Größe Ihres Teams als vom Projekt ab. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Team ist, um das Planungsmeeting produktiver zu gestalten, sollten Sie es vor dem Meeting einbeziehen und seine Ideen und Kommentare einholen.

ProjectManager verwandelt ein Planungsmeeting in einen Plan

Sie haben sich kennengelernt, Sie haben das Projekt definiert und jetzt kommt die Erstellung eines echten Plans, um alles zu integrieren, worüber Sie gesprochen haben. Hier kann ProjectManager helfen. ProjectManager ist eine Online-Projektplanungssoftware, mit der Sie Projekte von Anfang bis Ende planen, terminieren und verwalten können.

Einfache Importe

Sie haben eine Vision, Ziele und Zielsetzungen, aber wie unterteilen Sie diese in Schritte, die zum endgültigen Ergebnis des Projekts führen? Verwenden Sie zunächst einen Projektstrukturplan, der Ihnen hilft, vom Ende des Projekts bis zu allen Aufgaben zurückzuarbeiten, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. Dies ist im Wesentlichen das Erstellen einer Aufgabenliste, die dann in ProjectManager hochgeladen werden kann und als neues Projekt geöffnet wird.

Legen Sie Abhängigkeiten, Fristen und Meilensteine ​​fest

Nicht alle Aufgaben können auf einmal erledigt werden, einige können erst beginnen, wenn andere fertig sind, also müssen Sie sie organisieren. ProjectManager vereinfacht diesen Prozess. Fügen Sie Aufgabendauern hinzu und füllen Sie eine Zeitleiste in Ihrem Gantt-Diagramm-Tool aus.

Jetzt können Sie abhängige Aufgaben verknüpfen, Meilensteine ​​festlegen, um das Projekt in Phasen zu unterteilen, und sogar mit der Zuweisung von Teammitgliedern beginnen, alles aus dem Gantt.

Aufgabenverwaltungstools für die Verwaltung der Arbeit

Sobald ein Teammitglied zu ProjectManager eingeladen wurde, können ihm Aufgaben zugewiesen werden. Die Aufgaben können Anweisungen vom Manager, Aufgabenlisten und unbegrenzte Datei- und Bildanhänge enthalten. Aber das ist nur der Anfang.

Verschiedene Personen, die am Projekt arbeiten, arbeiten auf unterschiedliche Weise, weshalb ProjectManager über mehrere Projektansichten verfügt. Teammitglieder bevorzugen möglicherweise eine Aufgabenliste oder sogar eine Kalenderansicht.

Sobald sie jedoch mit der Ausführung von Aufgaben beginnen, kann es schwierig sein, sich auf Prioritäten zu konzentrieren und den Arbeitsablauf zu kontrollieren. Die Kanban-Ansicht sorgt dafür, dass die Teammitglieder nur an den Jobs arbeiten, für die sie die Ressourcen und Kapazitäten haben. Manager erhalten auch Transparenz in den Produktionszyklus.

Natürlich sind Teammitglieder am produktivsten, wenn sie zusammenarbeiten, weshalb ProjectManager die Zusammenarbeit fördert. Aufgaben können kommentiert und andere Teammitglieder, die dieser Aufgabe nicht zugewiesen sind, können markiert und in die Unterhaltung einbezogen werden.

Verfolgen und berichten Sie über den Plan

Manager möchten den Teamfortschritt verfolgen und können dies auf hoher Ebene mit einem Echtzeit-Dashboard tun oder mit One-Click-Berichten tief in die Daten einsteigen. ProjectManager ist das perfekte Werkzeug, um Pläne in die Realität umzusetzen und sollte auf der Tagesordnung jedes Planungsmeetings stehen.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die bei der Planung Ihres Projekts und der anschließenden Ausführung hilft. Mehrere Projektansichten machen es zu einem flexiblen Tool für alle im Team, von Managern über Teams bis hin zu Stakeholdern, die die klare und einfache Berichterstattung lieben. Probieren Sie ProjectManager mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus, wenn Sie das nächste Mal ein Projekt planen.