วิธีจัดการกับเนื้อหาและข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนเมื่อสร้างอีเมลไคลเอ็นต์

ระหว่างการสร้างแนวคิด การออกแบบ การเขียนคำโฆษณา และการทดสอบ การสร้างอีเมลสำหรับลูกค้าของคุณจะสร้างแรงกดดันอย่างมากต่อทีมของคุณในการดำเนินการ เพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นหนึ่งในการผสม: หลักเกณฑ์ของบริษัทที่เข้มงวดหรือพารามิเตอร์ทางกฎหมายเกี่ยวกับเนื้อหาและข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน อุตสาหกรรมตั้งแต่การเงินไปจนถึงเภสัชกรรม รัฐบาล และการศึกษาระดับอุดมศึกษาจะต้องพึ่งพาทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาและข้อมูลของพวกเขาได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม

ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่เพียงบรรลุเป้าหมายทางการตลาดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหลักเกณฑ์ด้านความเป็นส่วนตัวเฉพาะของพวกเขาด้วย

“เนื้อหาและข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน” คืออะไร

เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนคือเนื้อหาที่สัมพันธ์กับข้อมูลส่วนตัวเกี่ยวกับสมาชิกและ/หรือข้อมูลในอีเมลที่ไม่สามารถเปิดเผยได้ก่อนที่จะส่งอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องติดต่อกับลูกค้าทางการเงิน หมายเลขบัญชีลูกค้า รหัส หรือแม้แต่ชื่อเต็มของลูกค้าก็ถือว่าละเอียดอ่อน

สิ่งสำคัญสำหรับลูกค้าประเภทนี้คือคุณไม่เคยเห็นหรือทดสอบข้อมูลสมาชิกจริงในฐานะเอเจนซีหรือผู้ออกแบบปลายทาง พวกเขาอาจมีเนื้อหาจริง แต่ไม่ต้องการให้ทดสอบหรือสร้างไว้ในเทมเพลตเพราะกลัวว่าจะถูกแชร์ก่อนส่งอย่างเป็นทางการ

ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวข้องกับการดักจับ การจัดเก็บ และการตรวจสอบที่เป็นไปได้ของข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ (PII) ในโลกของอีเมล PII มักจะเป็นที่อยู่อีเมลของสมาชิก รายชื่อสมาชิกที่สะอาดคือจอกศักดิ์สิทธิ์ของกระบวนการส่งอีเมล และจำเป็นต้องได้รับการจัดการเช่นนี้

ไม่ใช่เนื้อหาจริงหรือ ไม่มีปัญหา!

คุณอาจกำลังคิดว่า "ทีมของเราจะสร้าง ทดสอบ และแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้ได้อย่างไรโดยไม่มีเนื้อหาจริงทั้งหมด" ก็ไม่ต้องกลัว! ด้านล่างนี้คือวิธีบางส่วนในการสร้างและทดสอบเมื่อคุณไม่มีเนื้อหาจริงบางส่วนหรือทั้งหมด

ปิดบังบางส่วนของเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน

คุณควรหาวิธีปกปิดหรือใช้ Lorem Ipsum (ข้อความปลอม) ในพื้นที่ของอีเมลที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ตัวอย่างเช่น ถ้าพื้นที่มีไว้เพื่อให้มีหมายเลขบัญชีของสมาชิก ให้ใช้ข้อความตัวแทน ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถทดสอบโครงสร้าง HTML และการแสดงผลโดยรวมของการส่งจดหมาย โดยไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจริงจะถูกเปิดเผยในกระบวนการ

โปรดจำไว้ว่า พื้นที่ใดๆ ของเนื้อหาที่คุณปิดบังอาจส่งผลต่อกระบวนการและผลลัพธ์ในการทดสอบสแปมของคุณ เมื่อคุณทดสอบด้วยเครื่องมือทดสอบสแปมล่วงหน้าของ Litmus แสดงว่าคุณกำลังทดสอบชื่อเสียงและการรับรองความถูกต้อง ซึ่งรวมถึงการประเมินเนื้อหาด้วย ดังนั้น พื้นที่ปิดบังที่มีเนื้อหาปลอมหรือตัวยึดตำแหน่งอาจทำให้ผลการรายงานสแปมบิดเบือน สิ่งสำคัญคือต้องถ่ายทอดสิ่งนี้ให้กับลูกค้าของคุณเมื่อส่งมอบทรัพย์สินและการวิเคราะห์สแปม

ทดสอบซ้ำและสร้างเทมเพลตหลักที่แชร์ได้

หากคุณได้รับมอบหมายให้ทดสอบแคมเปญอีเมลเก่าซ้ำเพื่อความถูกต้องอย่างต่อเนื่อง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณไม่ได้รับอีเมลจริงที่มีข้อมูลสมาชิกหรือเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน

ให้พิจารณาใช้เทมเพลตทั่วไปที่ไม่มีข้อมูลนี้และทำให้ทั้งทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ เช่น ภายใน Litmus Builder เพื่อใช้และทดสอบในอนาคต ด้วยวิธีนี้ คุณจะรักษาความเป็นส่วนตัวของลูกค้าในขณะเดียวกันก็สร้างความสอดคล้องในการออกแบบ

เทมเพลตที่ผ่านการทดสอบแล้วฟรี เริ่มต้นแคมเปญถัดไปของคุณด้วยเทมเพลตที่ทดสอบล่วงหน้า (และฟรี!) ของ Litmus เข้าถึงเทมเพลต →

ลบการตั้งค่าส่วนบุคคลในการทดสอบส่ง

ลูกค้าของคุณอาจเปิดการส่งจดหมายทดสอบของคุณและเห็นข้อมูลของพวกเขาเติมข้อมูลในช่องเหล่านี้ และถือว่านี่หมายความว่าคุณกำลังเข้าถึง/ดูข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของสมาชิกของพวกเขา อาจดูงี่เง่าไปหน่อย แต่ถ้าคุณได้รับมอบหมายให้ตั้งค่าและส่งการทดสอบส่งไปยังไคลเอนต์ของคุณ คุณอาจต้องการลบองค์ประกอบการตั้งค่าส่วนบุคคลใดๆ ออกจนกว่าคุณจะพร้อมสำหรับการส่งครั้งสุดท้าย

การทำเช่นนี้สามารถป้องกันไม่ให้พวกเขาเสียสมาธิด้วยข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัว ให้แจ้งลูกค้าของคุณว่าคุณได้ลบสตริงเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการทดสอบและจะถูกเพิ่มกลับหลังการส่งทดสอบ

ส่งมอบความรับผิดชอบ

หากเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนของพวกเขาไม่ได้ถูกสร้างขึ้นแบบไดนามิกในระบบหรือแพลตฟอร์ม ให้ลูกค้าของคุณวางเนื้อหานี้ด้วยตนเองก่อนที่จะส่งจริง

หากคุณตัดสินใจที่จะให้ลูกค้าของคุณรับผิดชอบในการอัปเดตเนื้อหาขั้นสุดท้ายเพื่อส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาพอใจที่จะทำงานกับอีเมล หากลูกค้าของคุณไม่คุ้นเคยกับโค้ดและ/หรือโปรแกรมแก้ไขผู้ให้บริการอีเมล (ESP) ของพวกเขาต้องการให้พวกเขาอัปเดตใน HTML เอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้วิธีการทำเช่นนี้ (เพื่อให้งานและการทดสอบทั้งหมดของคุณไม่ถูกโยนออกไปนอกหน้าต่าง) !

ฝึกทีมของคุณ

และสุดท้าย ถ้าคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณสามารถจัดการกับลูกค้าที่มีความต้องการอีเมลที่ละเอียดอ่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทราบกระบวนการที่ถูกต้องในการสร้างพวกเขา ทีมของคุณควรตระหนักถึงความเสี่ยงและทราบขั้นตอนการทดสอบที่ถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัว/ความปลอดภัย

ข้อมูล ความเป็นส่วนตัว & PII

หากคุณกำลังจัดการและเข้าถึงข้อมูลสมาชิกของลูกค้าได้ พวกเขาอาจมีข้อกังวลว่าข้อมูลจะเข้ามาได้อย่างไร และ/หรือสิ่งที่ทีมของคุณสามารถดูสำหรับ PII ได้ ด้านล่างนี้คือวิธีลบ PII เมื่อตั้งค่าการติดตามการวิเคราะห์และจัดการข้อมูลหลังจากนั้น

แทนที่ชิ้นส่วน PII ด้วย ID ที่ไม่ซ้ำกัน

ผลิตภัณฑ์ติดตามการวิเคราะห์จำนวนมาก รวมถึง Litmus Email Analytics ต้องใช้โค้ดที่แทรกอยู่ในการส่งจดหมายของคุณ

หากคุณกำลังใช้ Litmus Email Analytics โค้ดชิ้นนี้มีแท็กการรวมที่ระบุที่อยู่อีเมลของสมาชิกและข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับวิธีที่ผู้ใช้โต้ตอบกับการส่งจดหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันเปิดจดหมายของคุณ คุณจะเห็นว่า [email protected] เปิดอีเมลของคุณบนมือถือ Apple Mail 7 ซึ่งตั้งอยู่ในบอสตัน รัฐแมสซาชูเซตส์ สหรัฐอเมริกา และอื่นๆ

ลูกค้าจำนวนมากต้องการซ่อนข้อมูลที่อยู่อีเมลนี้จากข้อมูลของพวกเขาและจากคุณ ซึ่งเป็นหน่วยงานหรือผู้ออกแบบปลายทาง หากต้องการซ่อนที่อยู่อีเมล คุณสามารถใช้ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันหรือแท็กการรวม โดยแทนที่ฟิลด์ที่อยู่อีเมลในรายงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้หมายเลขลูกค้า หมายเลข ID หรือสตริงข้อมูลอื่นๆ ที่ลูกค้าสามารถเข้าใจได้ แต่คุณไม่สามารถถอดรหัสได้ และเพื่อทำสิ่งนี้ใน Litmus Analytics เพียงแค่ลบแท็กการรวมที่อยู่อีเมลออกจากข้อมูลโค้ดเอง (เช่น d+*[Email]*)

เมื่อคุณซ่อนข้อมูลนี้แล้ว คุณจะดึงวิธีการอื่นในการจำแนกสมาชิกและการโต้ตอบของพวกเขา เช่น หมายเลข ID สมาชิก สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าลูกค้าของคุณจะต้องมีวิธีการจัดเรียงข้อมูลที่ถอดรหัสลับของสมาชิกกับที่อยู่อีเมลจริงที่อยู่ด้านข้างของพวกเขา

แทนที่ชิ้นส่วน PII ด้วย "การแฮช"

อีกทางเลือกหนึ่งในการแทนที่ชิ้นส่วน PII คือผ่าน "การแฮช" การแฮชเกี่ยวข้องกับการใช้กระบวนการอัลกอริธึมพิเศษที่แปลงที่อยู่อีเมล (หรือข้อมูลอื่นๆ) เป็นสตริงอักขระ จากนั้นจะสามารถถอดรหัสสตริงอักขระนั้นกลับเป็นค่าเดิมได้ การแฮชเป็นเรื่องที่ซับซ้อน ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณให้ทีมพัฒนาของคุณมีส่วนร่วมในการพยายามแฮชข้อมูล

ลบ PII ทั้งหมด

ถ้าลูกค้าของคุณเกี่ยวข้องกับเมตริกในระดับรวม และไม่จำเป็นต้องดูว่าสมาชิกรายใดโต้ตอบกับการส่งจดหมายเมื่อใด/อย่างไร คุณสามารถลบแท็กการรวมหรือตัวระบุสำหรับที่อยู่อีเมล ดังนั้นจึงลบ PII ทั้งหมด

คุณสามารถลบแท็กการรวมสำหรับที่อยู่อีเมล (เช่น d+*[อีเมล]*) เมื่อคุณสร้างโค้ดติดตาม HTML หรือปล่อย ESP จากเมนูดร็อปดาวน์ที่ไม่ได้เลือก ทั้งสองวิธีจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ดึงข้อมูลระดับสมาชิกที่มีความละเอียดอ่อน

การสร้างอีเมลไม่ใช่เรื่องง่าย และการสร้างอีเมลที่คุณต้องจัดการกับเนื้อหาหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน แม้แต่น้อย การทำความเข้าใจข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะช่วยให้คุณให้บริการลูกค้าในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้ดีขึ้น ซึ่งไม่จำเป็นต้องระบุ เป็นมาตรฐาน

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่?

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Litmus Email Analytics และการลบ PI โปรดดูบทความช่วยเหลือเกี่ยวกับการยกเว้น PII จากการเปิดอีเมลและการใช้พารามิเตอร์ที่กำหนดเองในรายงานของคุณ

สำหรับแหล่งข้อมูลทั่วไปเพิ่มเติมสำหรับเอเจนซีหรือทีมที่สร้างอีเมลให้กับลูกค้า โปรดดูบล็อกโพสต์ของเราเกี่ยวกับวิธีสร้างอีเมลที่ยอดเยี่ยมสำหรับลูกค้า