Cum să gestionați conținutul și datele sensibile atunci când creați e-mailuri ale clienților

Între conceptualizare, proiectare, copywriting și testare, crearea de e-mailuri pentru clienții dvs. pune o mare presiune asupra echipei dvs. pentru a performa. Adăugați un alt nivel de complexitate mixului: linii directoare stricte ale companiei sau parametri legali în jurul conținutului și datelor sensibile. Industriile de la financiar până la farmaceutic, guvernamental și învățământul superior se vor baza pe echipa dvs. pentru a se asigura că conținutul și datele lor sunt gestionate corespunzător.

Mai jos sunt câteva sfaturi utile pentru a vă asigura că îndepliniți nu numai obiectivele lor de marketing, ci și regulile specifice de confidențialitate.

Ce înseamnă „conținut și date sensibile?”

Conținutul sensibil este conținut legat de informații private despre un abonat și/sau informații din e-mail care nu pot fi eliberate înainte de trimiterea oficială. De exemplu, atunci când aveți de-a face cu clienți financiari, numerele de cont ale clienților, ID-urile sau chiar numele complet al clientului în sine pot fi considerate sensibile.

Este important pentru aceste tipuri de clienți ca informațiile reale despre abonați să nu fie niciodată văzute sau testate de dvs., în calitate de agenție sau designer final. Ei pot avea conținut real, dar nu doresc să fie testat sau integrat în șablon, de teamă ca acesta să fie partajat înainte de trimiterea oficială.

Datele sensibile se referă la capturarea, stocarea și posibila revizuire a informațiilor de identificare personală (PII). În lumea e-mailului, PII este de obicei adresa de e-mail a abonatului. Listele curate de abonați sunt sfântul Graal al procesului de trimitere a e-mailurilor și trebuie tratate ca atare.

Nu este conținutul real? Nici o problemă!

S-ar putea să vă gândiți „Cum ar trebui echipa noastră să creeze, să testeze și să editeze aceste șabloane fără tot conținutul real?” Ei bine, nu vă temeți! Mai jos sunt câteva modalități de a evita construirea și testarea atunci când lipsește o parte sau tot conținutul real.

Mascați anumite zone cu conținut sensibil

Ar trebui să căutați modalități de a masca sau de a utiliza Lorem Ipsum (text fals) în zonele e-mailului care conțin informații sensibile. De exemplu, dacă o zonă este menită să conțină un număr de cont de abonat, utilizați textul substituent. Acest lucru va permite echipei dvs. să testeze structura, HTML și redarea generală a corespondenței, fără grija ca informațiile reale să fie expuse în acest proces.

Rețineți, totuși, orice zonă de conținut pe care o mascați ar putea afecta procesul și rezultatele de testare a spamului. Când testați cu instrumentul de testare a spamului de la Litmus înainte de zbor, vă testați și reputația și autentificarea, care include o evaluare a conținutului. Astfel, zonele mascate cu conținut fals sau substituent ar putea denatura rezultatele Raportării spam. Este important să transmiteți acest lucru clientului dvs. atunci când trimiteți activele și analiza spam-ului.

Retestați și construiți din șabloane principale care pot fi partajate

Dacă ați fost însărcinat să retestați o veche campanie de e-mail pentru o acuratețe continuă, trebuie să vă asigurați că echipa dvs. nu primește un e-mail real cu informații despre abonați sau conținut sensibil.

În schimb, luați în considerare utilizarea șabloanelor generale care nu conțin aceste informații și să le faceți accesibile întregii dvs. echipe, cum ar fi în Litmus Builder, pentru utilizare și testare viitoare. În acest fel, mențineți confidențialitatea clientului în timp ce creați coerență în jurul designului.

Șabloane gratuite, pre-testate Porniți următoarea campanie cu unul dintre șabloanele pre-testate (și gratuite!) ale Litmus. Accesați șabloanele →

Eliminați personalizarea în trimiterile de testare

Clienții dvs. pot deschide e-mailurile dvs. de testare și pot vedea informațiile lor populând aceste câmpuri și să presupună că aceasta înseamnă că accesați/vizualizați informațiile sensibile ale abonaților lor. Poate părea puțin prostesc, dar dacă aveți sarcina de a configura și trimite trimiteri de test către clienții dvs., poate doriți să eliminați orice elemente de personalizare până când sunteți gata pentru trimiterea finală.

Procedând astfel, le puteți distrage atenția cu probleme de confidențialitate. În schimb, transmiteți clientului dumneavoastră că ați eliminat aceste șiruri în scopuri de testare și vor fi adăugate înapoi după trimiterea testului.

Predați responsabilitatea

Dacă conținutul lor sensibil nu este generat dinamic în sistemul sau platforma lor, solicitați clientului să plaseze manual acest conținut înainte de trimiterea efectivă.

Dacă decideți să acordați clientului dvs. responsabilitatea actualizării conținutului final pentru trimitere, asigurați-vă că este confortabil să lucreze cu e-mailurile. Dacă clientul dvs. nu este aclimatizat cu codul și/sau editorul furnizorului de servicii de e-mail (ESP) îi cere să actualizeze codul HTML, asigurați-vă că știu cum să facă acest lucru (astfel încât toată munca și testarea dvs. să nu fie aruncate pe fereastră) !

Antrenează-ți echipa

Și, în sfârșit, dacă doriți să vă asigurați că puteți prelua clienți cu nevoi sensibile de e-mail, asigurați-vă că echipa dvs. cunoaște procesele corecte pentru a le crea. Echipa dvs. ar trebui să fie conștientă de riscuri și să cunoască procesul corect de testare pentru a evita problemele de confidențialitate/securitate.

Date, confidențialitate și PII

Dacă gestionați și aveți acces la datele abonaților clienților dvs., aceștia pot avea preocupări cu privire la modul în care vin datele și/sau la ce poate vedea echipa dvs. pentru IPI. Mai jos sunt câteva modalități de a elimina PII atunci când configurați urmărirea analitică și de a gestiona datele ulterior.

Înlocuiți piesa PII cu un ID unic

Multe produse de urmărire de analiză, inclusiv Litmus Email Analytics, se bazează pe o bucată de cod inserată în corespondența dvs.

Dacă utilizați Litmus Email Analytics, această bucată de cod conține o etichetă de îmbinare care identifică adresa de e-mail a abonatului și toate informațiile asociate cu modul în care acel utilizator a interacționat cu corespondența dvs. De exemplu, dacă v-am deschis corespondența, puteți vedea că [email protected] v-a deschis e-mailul pe mobil, Apple Mail 7, se afla în Boston, Mass, SUA și multe altele.

Mulți clienți doresc să ascundă informațiile despre această adresă de e-mail din datele lor și de la tine, agenția finală sau designerul. Pentru a ascunde adresa de e-mail, puteți utiliza un identificator unic sau o etichetă de îmbinare, înlocuind câmpul adresei de e-mail din rapoartele dvs.

De exemplu, puteți utiliza un număr de client, un număr de identificare sau orice alt șir de informații pe care clientul le poate înțelege de partea sa, dar nu puteți descifra. Și pentru a face acest lucru în Litmus Analytics, eliminați pur și simplu eticheta de îmbinare a adresei de e-mail din fragmentul de cod în sine (de exemplu, d+*[E-mail]*).

Odată ce ați ascuns aceste date, veți pur și simplu să introduceți un alt mod de clasificare a abonatului și a interacțiunilor acestuia, cum ar fi numărul de identificare a abonatului. Este important să rețineți că clientul dvs. va avea nevoie de o modalitate de a alinia aceste informații decriptate de abonat cu adresele de e-mail reale de partea lor.

Înlocuiți piesa PII cu „hashing”

O altă opțiune de înlocuire a piesei PII este prin „hashing”. Hashing implică utilizarea unui proces algoritmic special care transformă adresele de e-mail (sau orice altă parte de date) într-un șir de caractere. Acel șir de caractere poate fi apoi decodat înapoi la valoarea inițială. Hashing-ul este lucruri complicate, așa că vă recomandăm să implicați echipa de dezvoltare în orice încercare de hashing a datelor.

Eliminați complet PII

Dacă clientul dvs. este preocupat de valorile la nivel agregat și nu are nevoie să vadă când/cum a interacționat un anumit abonat cu mesajele de corespondență, puteți elimina eticheta sau identificatorul de îmbinare pentru adresele de e-mail și, prin urmare, puteți elimina complet PII.

Puteți fie să eliminați eticheta de îmbinare pentru adresa de e-mail (de exemplu, d+*[Email]*) atunci când generați codul de urmărire HTML, fie să lăsați ESP din meniul drop-down neales. Ambele moduri se vor asigura că nu introduceți informații sensibile la nivel de abonat.

Crearea unui e-mail nu este ușoară și crearea unui e-mail în care trebuie să dansați în jurul conținutului sau datelor sensibile, cu atât mai puțin. Înțelegerea datelor sensibile vă va echipa mai bine pentru a servi clienții din industriile în care acest lucru nu este opțional - este un standard.

Ai nevoie de mai mult ajutor?

Pentru mai multe informații despre Litmus Email Analytics și eliminarea PI, aruncați o privire la articolele noastre de ajutor despre excluderea PII din deschiderile de e-mail și despre utilizarea parametrilor personalizați în rapoartele dvs.

Pentru mai multe resurse generale pentru agenții sau echipe care creează e-mailuri pentru clienți, consultați articolul nostru de blog despre cum să creați e-mailuri grozave pentru clienți.