Jak postępować z wrażliwymi treściami i danymi podczas tworzenia wiadomości e-mail klientów

Pomiędzy konceptualizacją, projektowaniem, copywritingiem i testowaniem, tworzenie e-maili dla Twoich klientów wywiera dużą presję na Twój zespół. Dodaj kolejną warstwę złożoności do tej mieszanki: surowe wytyczne firmy lub parametry prawne dotyczące wrażliwych treści i danych. Branże, od finansowej po farmaceutyczną, rządową i szkolnictwo wyższe, będą polegać na Twoim zespole, aby upewnić się, że ich treści i dane są odpowiednio obsługiwane.

Poniżej znajduje się kilka praktycznych wskazówek, dzięki którym spełnisz nie tylko ich cele marketingowe, ale także konkretne wytyczne dotyczące prywatności.

Co to są „wrażliwe treści i dane”?

Treść wrażliwa to treść odnosząca się do prywatnych informacji o subskrybencie i/lub informacji zawartych w wiadomości e-mail, których nie można ujawnić przed oficjalnym wysłaniem. Na przykład w kontaktach z klientami finansowymi numery kont klientów, identyfikatory, a nawet sama pełna nazwa klienta mogą być uważane za wrażliwe.

Dla tego typu klientów ważne jest, aby rzeczywiste informacje o subskrybentach nigdy nie były widziane ani testowane przez Ciebie, jako agencję końcową lub projektanta. Mogą mieć prawdziwą treść, ale nie chcą jej testować ani wbudowanej w szablon z obawy przed udostępnieniem jej przed oficjalną wysyłką.

Dane wrażliwe dotyczą przechwytywania, przechowywania i ewentualnego przeglądu informacji umożliwiających identyfikację osoby (PII). W świecie poczty elektronicznej PII to zazwyczaj adres e-mail subskrybenta. Czyste listy subskrybentów są świętym Graalem procesu wysyłania wiadomości e-mail i tak należy je traktować.

Nie prawdziwa treść? Nie ma problemu!

Być może myślisz „Jak nasz zespół ma budować, testować i edytować te szablony bez całej prawdziwej treści?” Cóż, nie bój się! Poniżej znajduje się kilka sposobów na obejście tworzenia i testowania, gdy brakuje części lub całości prawdziwej zawartości.

Maskuj określone obszary wrażliwych treści

Należy szukać sposobów maskowania lub używania Lorem Ipsum (fałszywego tekstu) w obszarach wiadomości e-mail zawierających poufne informacje. Na przykład, jeśli obszar ma zawierać numer konta subskrybenta, użyj tekstu zastępczego. Umożliwi to Twojemu zespołowi przetestowanie struktury, HTML i całościowego renderowania mailingu, bez obaw o ujawnienie prawdziwych informacji w procesie.

Pamiętaj jednak, że wszelkie obszary treści, które maskujesz, mogą wpłynąć na proces i wyniki testowania spamu. Testując za pomocą narzędzia Litmus do testowania spamu przed lotem, testujesz również swoją reputację i uwierzytelnianie, które obejmuje ocenę treści. W związku z tym zamaskowane obszary zawierające fałszywą lub zastępczą treść mogą potencjalnie zniekształcać wyniki raportowania spamu. Ważne jest, aby przekazać to klientowi podczas dostarczania jego zasobów i analizy spamu.

Ponowne testowanie i tworzenie głównych szablonów, które można udostępniać

Jeśli zlecono Ci ponowne przetestowanie starej kampanii e-mailowej pod kątem ciągłej dokładności, musisz upewnić się, że Twój zespół nie przechwyci rzeczywistej wiadomości e-mail z informacjami o subskrybentach lub poufną treścią.

Zamiast tego rozważ użycie ogólnych szablonów, które nie zawierają tych informacji i udostępnij je całemu zespołowi, na przykład w programie Litmus Builder, do przyszłego użytku i testowania. W ten sposób zachowujesz prywatność klienta, jednocześnie tworząc spójność projektu.

Darmowe, przetestowane szablony Rozpocznij kolejną kampanię, korzystając z jednego ze wstępnie przetestowanych (i darmowych!) szablonów firmy Litmus. Dostęp do szablonów →

Usuń personalizację w wysyłkach testowych

Twoi klienci mogą otworzyć Twoją testową wysyłkę i zobaczyć swoje informacje wypełniające te pola i przyjąć, że oznacza to, że uzyskujesz dostęp/przeglądasz poufne informacje ich subskrybentów. Może się to wydawać trochę głupie, ale jeśli masz za zadanie skonfigurować i wysłać testowe wysyłki do swoich klientów, możesz usunąć wszelkie elementy personalizacji, dopóki nie będziesz gotowy do ostatecznej wysyłki.

Może to zapobiec rozpraszaniu ich z powodu obaw o prywatność. Zamiast tego przekaż klientowi, że usunąłeś te ciągi do celów testowych i zostaną one dodane z powrotem po wysłaniu testu.

Przekaż odpowiedzialność

Jeśli ich wrażliwe treści nie są dynamicznie generowane w ich systemie lub platformie, poproś klienta o ręczne umieszczenie tej treści przed faktycznym wysłaniem.

Jeśli zdecydujesz się powierzyć swojemu klientowi odpowiedzialność za aktualizację ostatecznej treści do wysłania, upewnij się, że swobodnie pracuje z e-mailami. Jeśli twój klient nie jest przyzwyczajony do kodu i/lub edytora dostawcy usług poczty e-mail (ESP) wymaga od niego aktualizacji w samym kodzie HTML, upewnij się, że wie, jak to zrobić (aby cała twoja praca i testy nie zostały wyrzucone przez okno) !

Trenuj swój zespół

I wreszcie, jeśli chcesz mieć pewność, że możesz obsługiwać klientów z wrażliwymi potrzebami dotyczącymi poczty e-mail, upewnij się, że Twój zespół zna właściwe procesy do ich tworzenia. Twój zespół powinien być świadomy zagrożeń i znać prawidłowy proces testowania, aby uniknąć problemów związanych z prywatnością/bezpieczeństwem.

Dane, prywatność i informacje umożliwiające identyfikację

Jeśli obsługujesz i masz dostęp do danych subskrybentów swoich klientów, mogą oni mieć obawy dotyczące sposobu, w jaki dane te napływają i/lub tego, co Twój zespół może wyświetlić w celu uzyskania informacji umożliwiających identyfikację. Poniżej znajduje się kilka sposobów na usunięcie informacji umożliwiających identyfikację osoby podczas konfigurowania śledzenia danych analitycznych i późniejszego przetwarzania danych.

Wymień element umożliwiający identyfikację osoby na unikalny identyfikator

Wiele produktów analitycznych do śledzenia, w tym Litmus Email Analytics, opiera się na fragmencie kodu wstawionym do Twojej poczty.

Jeśli korzystasz z narzędzia Litmus Email Analytics, ten fragment kodu zawiera znacznik scalania, który identyfikuje adres e-mail subskrybenta i wszystkie informacje związane z interakcją użytkownika z Twoją pocztą. Na przykład, jeśli otworzyłem twoją pocztę, możesz zobaczyć, że [email protected] otworzył twój e-mail na telefonie komórkowym, Apple Mail 7, znajdował się w Bostonie, Mass, USA i innych.

Wielu klientów chce ukryć te informacje o adresie e-mail przed swoimi danymi i przed Tobą, agencją końcową lub projektantem. Aby ukryć adres e-mail, możesz użyć unikalnego identyfikatora lub znacznika scalania, zastępując pole adresu e-mail w raportach.

Na przykład możesz użyć numeru klienta, numeru identyfikacyjnego lub dowolnego innego ciągu informacji, które klient może zrozumieć po swojej stronie, ale nie możesz go rozszyfrować. Aby to zrobić w Litmus Analytics, po prostu usuń tag scalania adresów e-mail z samego fragmentu kodu (np. d+*[Email]*).

Po ukryciu tych danych po prostu wprowadzisz inny sposób klasyfikacji subskrybenta i jego interakcji, taki jak numer identyfikacyjny subskrybenta. Ważne jest, aby pamiętać, że Twój klient będzie potrzebował jakiegoś sposobu wyrównania tych odszyfrowanych informacji subskrybenta z rzeczywistymi adresami e-mail po jego stronie.

Zastąp element PII przez „haszowanie”

Inną opcją zastąpienia elementu PII jest „haszowanie”. Haszowanie polega na użyciu specjalnego procesu algorytmicznego, który przekształca adresy e-mail (lub inne dane) na ciąg znaków. Ten ciąg znaków można następnie odkodować z powrotem do pierwotnej wartości. Haszowanie to skomplikowana sprawa, dlatego zalecamy zaangażowanie zespołu programistów we wszelkie próby haszowania danych.

Całkowite usunięcie informacji umożliwiających identyfikację

Jeśli Twój klient interesuje się danymi na poziomie zbiorczym i nie musi sprawdzać, kiedy/jak dany subskrybent wszedł w interakcję z wysyłką, możesz usunąć znacznik scalania lub identyfikator dla adresów e-mail, a tym samym całkowicie usunąć informacje umożliwiające identyfikację.

Możesz usunąć tag scalania dla adresu e-mail (np. d+*[Email]*) podczas generowania kodu śledzenia HTML lub pozostawić ESP z listy rozwijanej niewybrane. Oba sposoby zapewnią, że nie będziesz pobierać żadnych poufnych informacji na poziomie subskrybenta.

Tworzenie wiadomości e-mail nie jest łatwe, a tworzenie wiadomości e-mail, w których musisz tańczyć wokół poufnych treści lub danych, jeszcze mniej. Zrozumienie poufnych danych pozwoli lepiej obsługiwać klientów w branżach, w których nie jest to opcjonalne — to standard.

Potrzebujesz więcej pomocy?

Aby uzyskać więcej informacji na temat analizy poczty e-mail Litmus i usuwania danych osobowych, zapoznaj się z naszymi artykułami pomocy dotyczącymi wykluczania danych osobowych z otwierania wiadomości e-mail i używania parametrów niestandardowych w raportach.

Aby uzyskać bardziej ogólne zasoby dla agencji lub zespołów tworzących e-maile dla klientów, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu, w którym opisano, jak tworzyć świetne e-maile dla klientów.