Cómo manejar contenido y datos confidenciales al crear correos electrónicos de clientes

Entre la conceptualización, el diseño, la redacción de textos publicitarios y las pruebas, la creación de correos electrónicos para sus clientes ejerce mucha presión sobre el desempeño de su equipo. Agregue otra capa de complejidad a la combinación: pautas estrictas de la empresa o parámetros legales sobre contenido y datos confidenciales. Las industrias, desde las financieras hasta las farmacéuticas, gubernamentales y de educación superior, dependerán de su equipo para asegurarse de que su contenido y datos se manejen de manera adecuada.

A continuación, se incluyen algunos consejos prácticos para asegurarse de que cumple no solo sus objetivos de marketing, sino también sus pautas de privacidad específicas.

¿Qué es "contenido y datos sensibles"?

El contenido sensible es contenido relacionado con información privada sobre un suscriptor y / o información en el correo electrónico que no se puede divulgar antes del envío oficial. Por ejemplo, cuando se trata de clientes financieros, los números de cuenta de los clientes, las identificaciones o incluso el nombre completo del cliente pueden considerarse confidenciales.

Es importante para este tipo de clientes que usted, como agencia final o diseñador, nunca vea ni pruebe la información real del suscriptor. Es posible que tengan contenido real, pero no quieren que se pruebe o se integre en la plantilla por temor a que se comparta antes del envío oficial.

Los datos confidenciales se refieren a la captura, almacenamiento y posible revisión de la información de identificación personal (PII). En el mundo del correo electrónico, la PII suele ser la dirección de correo electrónico del suscriptor. Las listas de suscriptores limpias son el santo grial del proceso de envío de correo electrónico y deben manejarse como tales.

¿No es el contenido real? ¡No hay problema!

Puede estar pensando "¿Cómo se supone que nuestro equipo construirá, probará y editará estas plantillas sin todo el contenido real?" Bueno, ¡no temas! A continuación, se muestran algunas formas de evitar la creación y las pruebas cuando falta parte o todo el contenido real.

Enmascarar ciertas áreas de contenido sensible

Debe buscar formas de enmascarar o usar Lorem Ipsum (texto falso) en áreas del correo electrónico que contengan información confidencial. Por ejemplo, si un área está destinada a contener un número de cuenta de suscriptor, use texto de marcador de posición. Esto permitirá a su equipo probar la estructura, el HTML y la representación general del correo, sin preocuparse de que se exponga información real en el proceso.

Sin embargo, tenga en cuenta que cualquier área de contenido que enmascare podría afectar el proceso y los resultados de la prueba de spam. Cuando realiza una prueba con la herramienta de prueba de spam previa al vuelo de Litmus, también está probando su reputación y autenticación, lo que incluye una evaluación del contenido. Por lo tanto, las áreas enmascaradas con contenido falso o de marcador de posición podrían sesgar los resultados de los informes de spam. Es importante transmitir esto a su cliente cuando entregue sus activos y análisis de spam.

Vuelva a probar y cree plantillas principales que se pueden compartir

Si se le ha asignado la tarea de volver a probar una campaña de correo electrónico anterior para una precisión continua, debe asegurarse de que su equipo no obtenga un correo electrónico real con información de suscriptor o contenido confidencial.

En su lugar, considere usar plantillas generales que no tengan esta información y hágalas accesibles a todo su equipo, como dentro de Litmus Builder, para uso y prueba futuros. De esta manera, mantiene la privacidad del cliente mientras crea coherencia en el diseño.

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Eliminar la personalización en los envíos de prueba

Sus clientes pueden abrir su correo de prueba y ver su información llenando estos campos y asumir que esto significa que está accediendo / viendo la información confidencial de sus suscriptores. Puede parecer un poco tonto, pero si tiene la tarea de configurar y enviar envíos de prueba a sus clientes, es posible que desee eliminar cualquier elemento de personalización hasta que esté listo para el envío final.

Hacerlo puede evitar distraerlos con preocupaciones de privacidad. En su lugar, transmita a su cliente que ha eliminado estas cadenas con fines de prueba y se volverán a agregar después del envío de la prueba.

Entrega la responsabilidad

Si su contenido sensible no se genera dinámicamente en su sistema o plataforma, haga que su cliente coloque manualmente este contenido antes del envío real.

Si decides darle a tu cliente la responsabilidad de actualizar el contenido final para enviar, asegúrate de que se sienta cómodo trabajando con correos electrónicos. Si su cliente no está acostumbrado al código y / o el editor de su proveedor de servicios de correo electrónico (ESP) requiere que se actualice en el propio HTML, asegúrese de que sepa cómo hacerlo (para que todo su trabajo y pruebas no se pierdan por la ventana) !

Entrena a tu equipo

Y finalmente, si desea asegurarse de poder aceptar clientes con necesidades sensibles de correo electrónico, asegúrese de que su equipo conozca los procesos correctos para construirlos. Su equipo debe ser consciente de los riesgos y conocer el proceso correcto de prueba para evitar problemas de privacidad / seguridad.

Datos, privacidad y PII

Si está manejando y tiene acceso a los datos de suscriptores de sus clientes, ellos pueden tener preocupaciones sobre cómo ingresan los datos y / o qué puede ver su equipo para la PII. A continuación, se muestran algunas formas de eliminar la PII al configurar el seguimiento de análisis y manejar los datos a partir de entonces.

Reemplace la pieza de PII con una identificación única

Muchos productos de seguimiento analítico, incluido Litmus Email Analytics, se basan en un fragmento de código insertado en su correo.

Si está utilizando Litmus Email Analytics, este código contiene una etiqueta de combinación que identifica la dirección de correo electrónico del suscriptor y toda la información asociada con la forma en que ese usuario interactuó con su correo. Por ejemplo, si abrí su correo, podría ver que [email protected] abrió su correo electrónico en el móvil, Apple Mail 7, se encuentra en Boston, Mass, EE. UU., Y más.

Muchos clientes quieren ocultar la información de esta dirección de correo electrónico de sus datos y de usted, la agencia final o el diseñador. Para ocultar la dirección de correo electrónico, puede utilizar un identificador único o una etiqueta combinada, reemplazando el campo de dirección de correo electrónico en sus informes.

Por ejemplo, puede utilizar un número de cliente, un número de identificación o cualquier otra cadena de información que el cliente pueda entender por su parte, pero que usted no pueda descifrar. Y para hacer esto en Litmus Analytics, simplemente elimine la etiqueta de combinación de la dirección de correo electrónico del fragmento de código en sí (por ejemplo, d + * [Correo electrónico] *).

Una vez que haya ocultado estos datos, simplemente utilizará otra forma de clasificar al suscriptor y sus interacciones, como el número de identificación del suscriptor. Es importante tener en cuenta que su cliente necesitará alguna forma de alinear esta información descifrada del suscriptor con las direcciones de correo electrónico reales de su lado.

Reemplace la pieza de PII por "hash"

Otra opción para reemplazar la pieza de PII es mediante "hash". El hash implica el uso de un proceso algorítmico especial que transforma las direcciones de correo electrónico (o cualquier otro dato) en una cadena de caracteres. Luego, esa cadena de caracteres se puede decodificar al valor original. El hash es algo complicado, por lo que le recomendamos que involucre a su equipo de desarrollo en cualquier intento de hash de datos.

Eliminar PII por completo

Si a su cliente le preocupan las métricas a nivel agregado y no necesita ver cuándo / cómo un suscriptor específico interactuó con el envío de correos, puede eliminar la etiqueta merge o el identificador de las direcciones de correo electrónico y, por lo tanto, eliminar la PII por completo.

Puede eliminar la etiqueta de combinación para la dirección de correo electrónico (por ejemplo, d + * [Correo electrónico] *) cuando genera el código de seguimiento HTML o dejar el ESP del menú desplegable sin seleccionar. Ambas formas asegurarán que no esté obteniendo información confidencial a nivel de suscriptor.

Crear correo electrónico no es fácil y crear un correo electrónico en el que tenga que bailar con contenido o datos confidenciales, incluso menos. Comprender los datos confidenciales lo preparará mejor para atender a los clientes en industrias donde esto no es opcional, es un estándar.

Necesitas más ayuda?

Para obtener más información sobre Litmus Email Analytics y la eliminación de PI, eche un vistazo a nuestros artículos de ayuda sobre la exclusión de PII de las aperturas de correo electrónico y el uso de parámetros personalizados en sus informes.

Para obtener recursos más generales para agencias o equipos que crean correos electrónicos para clientes, consulte nuestra publicación de blog sobre cómo crear excelentes correos electrónicos para los clientes.