Как обрабатывать конфиденциальный контент и данные при создании клиентских писем

Создание электронных писем для ваших клиентов между концептуализацией, проектированием, копирайтингом и тестированием оказывает большое давление на вашу команду. Добавьте еще один уровень сложности: строгие правила компании или правовые параметры в отношении конфиденциального контента и данных. От финансовых до фармацевтических, государственных и высших учебных заведений будет зависеть от вашей команды, что их контент и данные обрабатываются должным образом.

Ниже приведены несколько практических советов, которые помогут вам достичь не только их маркетинговых целей, но и их конкретных принципов конфиденциальности.

Что такое «конфиденциальный контент и данные»?

Конфиденциальный контент - это контент, относящийся к частной информации о подписчике и / или информации в электронном письме, которое не может быть опубликовано до официальной отправки. Например, при работе с финансовыми клиентами номера счетов клиентов, идентификаторы или даже полное имя клиента могут считаться конфиденциальными.

Для таких клиентов важно, чтобы фактическая информация о подписчиках никогда не просматривалась и не проверялась вами как конечным агентством или дизайнером. У них может быть реальный контент, но они не хотят, чтобы он был протестирован или встроен в шаблон, опасаясь, что он будет передан до официальной отправки.

Конфиденциальные данные относятся к сбору, хранению и возможному анализу информации, позволяющей установить личность (PII). В мире электронной почты PII обычно является адресом электронной почты подписчика. Чистые списки подписчиков - это святой Грааль процесса отправки электронной почты, и с ними нужно обращаться как с таковыми.

Не настоящий контент? Без проблем!

Вы можете подумать: «Как наша команда должна создавать, тестировать и редактировать эти шаблоны без реального содержания?» Что ж, не бойтесь! Ниже приведены некоторые способы обойти сборку и тестирование, когда вам не хватает части или всего реального контента.

Скрыть определенные области конфиденциального контента

Вам следует искать способы замаскировать или использовать Lorem Ipsum (поддельный текст) в областях электронного письма, содержащих конфиденциальную информацию. Например, если область должна содержать номер учетной записи подписчика, используйте текст-заполнитель. Это позволит вашей команде протестировать структуру, HTML и общий рендеринг почтового сообщения, не беспокоясь о том, что реальная информация будет раскрыта в процессе.

Однако имейте в виду, что любые области контента, которые вы маскируете, могут повлиять на процесс и результаты проверки на спам. При тестировании с помощью инструмента предварительного тестирования на спам Litmus вы также проверяете свою репутацию и аутентификацию, что включает оценку содержимого. Таким образом, замаскированные области с поддельным или заполненным содержимым потенциально могут исказить результаты отчетов о спаме. Важно сообщить об этом вашему клиенту при предоставлении его активов и анализе спама.

Повторно протестируйте и создайте основные шаблоны, которыми можно поделиться

Если вам было поручено повторно протестировать старую почтовую кампанию на предмет сохранения точности, вам необходимо убедиться, что ваша команда не получает фактическое электронное письмо с информацией о подписчике или конфиденциальным контентом.

Вместо этого рассмотрите возможность использования общих шаблонов, которые не содержат этой информации, и сделайте их доступными для всей вашей команды, например, в Litmus Builder, для будущего использования и тестирования. Таким образом, вы сохраняете конфиденциальность клиентов, сохраняя согласованность в дизайне.

Бесплатные предварительно протестированные шаблоны Начните свою следующую кампанию с помощью одного из предварительно протестированных (и бесплатных!) Шаблонов Litmus. Доступ к шаблонам →

Удалить персонализацию в тестовых отправках

Ваши клиенты могут открыть ваше тестовое почтовое сообщение и увидеть свою информацию, заполняющую эти поля, и предположить, что это означает, что вы получаете доступ / просматриваете конфиденциальную информацию их подписчиков. Это может показаться немного глупым, но если перед вами стоит задача настроить и отправить своим клиентам тестовые отправления, вы можете удалить все элементы персонализации, пока не будете готовы к окончательной отправке.

Это может не отвлекать их проблемами конфиденциальности. Вместо этого сообщите своему клиенту, что вы удалили эти строки в целях тестирования, и они будут добавлены обратно после тестирования.

Сдать ответственность

Если их конфиденциальный контент не создается динамически в их системе или платформе, попросите вашего клиента вручную разместить этот контент перед фактической отправкой.

Если вы все же решили поручить своему клиенту обновлять окончательный контент для отправки, убедитесь, что ему комфортно работать с электронными письмами. Если ваш клиент не адаптирован к коду и / или его редактор поставщика услуг электронной почты (ESP) требует, чтобы он обновлялся в самом HTML, убедитесь, что он знает, как это сделать (чтобы вся ваша работа и тестирование не выбрасывались в окно) !

Тренируйте свою команду

И, наконец, если вы хотите быть уверенным, что сможете работать с клиентами с деликатными почтовыми потребностями, убедитесь, что ваша команда знает правильные процессы для их создания. Ваша команда должна знать о рисках и знать правильный процесс тестирования, чтобы избежать проблем с конфиденциальностью / безопасностью.

Данные, конфиденциальность и личная информация

Если вы обрабатываете данные о подписчиках своих клиентов и имеете к ним доступ, они могут быть обеспокоены тем, как эти данные поступают и / или что ваша команда может просматривать для PII. Ниже приведены некоторые способы удаления PII при настройке отслеживания аналитики и последующей обработки данных.

Замените часть PII уникальным идентификатором

Многие продукты для отслеживания аналитики, включая Litmus Email Analytics, полагаются на фрагмент кода, вставленный в ваше почтовое сообщение.

Если вы используете Litmus Email Analytics, этот фрагмент кода содержит тег слияния, который идентифицирует адрес электронной почты подписчика и всю информацию, связанную с тем, как этот пользователь взаимодействовал с вашим почтовым сообщением. Например, если бы я открыл вашу рассылку, вы бы увидели, что [email protected] открыл вашу электронную почту на мобильном телефоне, Apple Mail 7 находится в Бостоне, Массачусетс, США и других городах.

Многие клиенты хотят скрыть информацию об этом адресе электронной почты от своих данных и от вас, конечного агентства или дизайнера. Чтобы скрыть адрес электронной почты, вы можете использовать уникальный идентификатор или тег слияния, заменив поле адреса электронной почты в отчетах.

Например, вы можете использовать номер клиента, идентификационный номер или любую другую строку информации, которую клиент может понять на своей стороне, но вы не можете расшифровать. А чтобы сделать это в Litmus Analytics, просто удалите тег слияния адресов электронной почты из самого фрагмента кода (например, d + * [Email] *).

После того, как вы скрыли эти данные, вы просто воспользуетесь другим способом классификации подписчика и его взаимодействий, например, номером идентификатора подписчика. Важно отметить, что вашему клиенту потребуется какой-то способ сопоставить расшифрованную информацию этого подписчика с фактическими адресами электронной почты на своей стороне.

Замените часть PII «хешированием»

Другой вариант замены части PII - это «хеширование». Хеширование предполагает использование специального алгоритмического процесса, который преобразует адреса электронной почты (или любые другие данные) в строку символов. Затем эту строку символов можно декодировать обратно в исходное значение. Хеширование - это сложный процесс, поэтому мы рекомендуем вам вовлекать свою команду разработчиков в любые попытки хеширования данных.

Полностью удалить PII

Если вашего клиента интересуют показатели на агрегированном уровне, и ему не нужно видеть, когда и как конкретный подписчик взаимодействовал с почтовым сообщением, вы можете удалить тег слияния или идентификатор для адресов электронной почты и, следовательно, полностью удалить PII.

Вы можете либо удалить тег слияния для адреса электронной почты (например, d + * [Email] *) при создании кода отслеживания HTML, либо оставить ESP в раскрывающемся списке невыбранным. Оба способа гарантируют, что вы не получите конфиденциальную информацию на уровне подписчика.

Создать электронную почту непросто, а создать электронную почту, в которой вам придется танцевать с конфиденциальным контентом или данными, тем более. Понимание конфиденциальных данных поможет вам лучше обслуживать клиентов в отраслях, где это не обязательно - это стандарт.

Нужна дополнительная помощь?

Для получения дополнительной информации о Litmus Email Analytics и удалении PI, ознакомьтесь с нашими справочными статьями об исключении PII из открываемых сообщений электронной почты и использовании пользовательских параметров в ваших отчетах.

Чтобы получить более общие ресурсы для агентств или команд, создающих электронные письма для клиентов, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге о том, как создавать отличные электронные письма для клиентов.