クライアントの電子メールを作成するときに機密性の高いコンテンツとデータを処理する方法

概念化、設計、コピーライティング、テストの間に、クライアント向けの電子メールを作成すると、チームに大きなプレッシャーがかかります。 複雑さのもう1つの層をミックスに追加します。それは、機密性の高いコンテンツとデータに関する厳格な会社のガイドラインまたは法的パラメーターです。 金融から製薬、政府、高等教育までの業界は、コンテンツとデータが適切に処理されることを確認するためにチームに依存します。

以下は、マーケティング目標だけでなく、特定のプライバシーガイドラインも確実に満たすための実用的なヒントです。

「機密コンテンツとデータ」とは何ですか？

機密性の高いコンテンツとは、加入者に関する個人情報や電子メール内の情報に関連するコンテンツであり、公式の送信前に公開することはできません。 たとえば、金融クライアントと取引する場合、顧客の口座番号、ID、または完全な顧客名自体も機密情報と見なすことができます。

これらのタイプのクライアントにとって、実際の加入者情報がエンドエージェンシーまたはデザイナーとしてあなたによって決して見られたりテストされたりしないことが重要です。 彼らは実際のコンテンツを持っているかもしれませんが、公式の送信の前にこれが共有されることを恐れて、それをテストしたり、テンプレートに組み込んだりすることは望ましくありません。

機密データは、個人情報（PII）の取得、保存、および可能なレビューに関係します。 電子メールの世界では、PIIは通常加入者の電子メールアドレスです。 クリーンなサブスクライバーリストは、電子メール送信プロセスの聖杯であり、そのように処理する必要があります。

実際のコンテンツではありませんか？ 問題ない！

「私たちのチームは、実際のコンテンツをすべて使用せずに、これらのテンプレートをどのように構築、テスト、編集するのか」と考えているかもしれません。 まあ、恐れることはありません！ 以下は、実際のコンテンツの一部またはすべてが欠落している場合に、ビルドとテストを回避するためのいくつかの方法です。

機密コンテンツの特定の領域をマスクする

機密情報を含む電子メールの領域でLoremIpsum（偽のテキスト）をマスクまたは使用する方法を探す必要があります。 たとえば、エリアにサブスクライバーアカウント番号を含める場合は、プレースホルダーテキストを使用します。 これにより、チームは、プロセスで実際の情報が公開されることを心配することなく、メールの構造、HTML、および全体的なレンダリングをテストできます。

ただし、マスクするコンテンツの領域は、スパムテストのプロセスと結果に影響を与える可能性があることに注意してください。 Litmusのプリフライトスパムテストツールを使用してテストする場合、コンテンツの評価を含むレピュテーションと認証もテストします。 したがって、偽のコンテンツまたはプレースホルダーコンテンツでマスクされた領域は、スパムレポートの結果を歪める可能性があります。 クライアントの資産とスパム分析を提供するときは、これをクライアントに伝えることが重要です。

共有可能なメインテンプレートを再テストして構築します

継続的な正確性のために古い電子メールキャンペーンを再テストする必要がある場合は、チームが加入者情報や機密コンテンツを含む実際の電子メールを取得しないようにする必要があります。

代わりに、この情報を持たない一般的なテンプレートを使用して、将来の使用とテストのために、LitmusBuilder内などのチーム全体がそれらにアクセスできるようにすることを検討してください。 このようにして、デザインの一貫性を保ちながら、クライアントのプライバシーを維持します。

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テスト送信でパーソナライズを削除する

クライアントはテストメールを開いて、これらのフィールドに情報が入力されていることを確認できます。これは、サブスクライバーの機密情報にアクセス/表示していることを意味します。 少しばかげているように見えるかもしれませんが、テストセンドを設定してクライアントに送信する必要がある場合は、最終的なセンドの準備ができるまで、パーソナライズ要素を削除することをお勧めします。

そうすることで、プライバシーの懸念で彼らの気を散らすのを防ぐことができます。 代わりに、テスト目的でこれらの文字列を削除したことをクライアントに伝えてください。これらの文字列は、テスト後の送信に追加されます。

責任を引き継ぐ

機密コンテンツがシステムまたはプラットフォームで動的に生成されていない場合は、実際の送信の前にクライアントにこのコンテンツを手動で配置してもらいます。

クライアントに送信用の最終コンテンツを更新する責任を与えることにした場合は、クライアントが電子メールを快適に操作できることを確認してください。 クライアントがコードに慣れていない場合や、電子メールサービスプロバイダー（ESP）エディターでHTML自体を更新する必要がある場合は、その方法をクライアントが知っていることを確認してください（すべての作業とテストがウィンドウから外れないようにするため） ！！

チームをトレーニングする

そして最後に、機密性の高い電子メールのニーズを持つクライアントを確実に引き受けることができるようにしたい場合は、チームがそれらを構築するための正しいプロセスを知っていることを確認してください。 チームはリスクを認識し、プライバシー/セキュリティの懸念を回避するためのテストの正しいプロセスを知っている必要があります。

データ、プライバシー、およびPII

クライアントのサブスクライバーデータを処理してアクセスできる場合、クライアントは、データがどのように受信されるか、および/またはチームがPIIに対して何を表示できるかについて懸念を抱く可能性があります。 以下は、分析追跡を設定するときにPIIを削除し、その後データを処理するいくつかの方法です。

PIIピースを一意のIDに置き換えます

Litmus Email Analyticsを含む多くの分析追跡製品は、郵送に挿入されたコードに依存しています。

Litmus Email Analyticsを使用している場合、このコードには、サブスクライバーの電子メールアドレスと、そのユーザーがメールをどのように操作したかに関連するすべての情報を識別するマージタグが含まれています。 たとえば、私があなたのメールを開いた場合、mynamehere @ litmus.comがあなたのメールをモバイルで開いたことがわかります。AppleMail7は米国マサチューセッツ州ボストンなどにありました。

多くのクライアントは、この電子メールアドレス情報をデータやエンドエージェンシーまたはデザイナーから隠したいと考えています。 メールアドレスを非表示にするには、一意の識別子またはマージタグを使用して、レポートのメールアドレスフィールドを置き換えることができます。

たとえば、顧客番号、ID番号、またはクライアントが理解できるその他の情報文字列を使用できますが、解読することはできません。 また、Litmus Analyticsでこれを行うには、コードのスニペット自体からメールアドレスのマージタグを削除するだけです（例：d + * [Email] *）。

このデータを非表示にしたら、サブスクライバーとその相互作用を分類する別の方法（サブスクライバーID番号など）を取得するだけです。 クライアントは、このサブスクライバーの復号化された情報を実際の電子メールアドレスと並べる何らかの方法が必要になることに注意することが重要です。

PIIピースを「ハッシュ」で置き換えます

PIIピースを交換する別のオプションは、「ハッシュ」によるものです。 ハッシュには、電子メールアドレス（またはその他のデータ）を文字列に変換する特別なアルゴリズムプロセスの使用が含まれます。 その後、その文字列をデコードして元の値に戻すことができます。 ハッシュは複雑なものなので、データをハッシュする試みには開発チームを関与させることをお勧めします。

PIIを完全に削除する

クライアントが集計レベルのメトリックに関心があり、特定のサブスクライバーがいつ/どのようにメーリングを操作したかを確認する必要がない場合は、電子メールアドレスのマージタグまたは識別子を削除して、PIIを完全に削除できます。

HTMLトラッキングコードを生成するときに、電子メールアドレスのマージタグ（例：d + * [Email] *）を削除するか、ドロップダウンからESPを選択しないでおくことができます。 どちらの方法でも、機密性の高いサブスクライバーレベルの情報を取得しないようにすることができます。

電子メールの作成は簡単ではなく、機密性の高いコンテンツやデータを中心に踊らなければならない電子メールを作成することは簡単ではありません。 機密データを理解することで、これがオプションではない業界のクライアントにサービスを提供できるようになります。これは標準です。

もっと助けが必要ですか？

Litmus Email AnalyticsとPIの削除の詳細については、電子メールの開封からPIIを除外し、レポートでカスタムパラメーターを使用する方法に関するヘルプ記事を参照してください。

クライアント向けのメールを作成する代理店やチーム向けのより一般的なリソースについては、クライアント向けの優れたメールを作成する方法に関するブログ投稿をご覧ください。