Como lidar com conteúdo e dados confidenciais ao criar e-mails de clientes

Entre conceituar, projetar, redigir e testar, a criação de e-mails para seus clientes coloca muita pressão sobre o desempenho de sua equipe. Adicione outra camada de complexidade à mistura: diretrizes rígidas da empresa ou parâmetros legais sobre conteúdo e dados confidenciais. Setores financeiros, farmacêuticos, governamentais e de ensino superior contarão com sua equipe para garantir que seu conteúdo e dados sejam tratados de forma adequada.

Abaixo estão algumas dicas práticas para garantir que você atenda não apenas às metas de marketing, mas também às diretrizes de privacidade específicas.

O que é “conteúdo e dados confidenciais?”

Conteúdo confidencial é o conteúdo relativo a informações privadas sobre um assinante e / ou informações no e-mail que não podem ser divulgadas antes do envio oficial. Por exemplo, ao lidar com clientes financeiros, números de contas de clientes, IDs ou até mesmo o nome completo do cliente podem ser considerados confidenciais.

É importante para esses tipos de clientes que as informações reais do assinante nunca sejam vistas ou testadas por você, como agência final ou designer. Eles podem ter conteúdo real, mas não querem que seja testado ou incorporado ao modelo por medo de que seja compartilhado antes do envio oficial.

Os dados confidenciais referem-se à captura, armazenamento e possível revisão das Informações de identificação pessoal (PII). No mundo do e-mail, PII geralmente é o endereço de e-mail do assinante. Listas de assinantes limpas são o Santo Graal do processo de envio de e-mail e precisam ser tratadas como tal.

Não é o conteúdo real? Sem problemas!

Você pode estar pensando “Como nossa equipe deve construir, testar e editar esses modelos sem todo o conteúdo real?” Bem, não tenha medo! Abaixo estão algumas maneiras de contornar a construção e teste quando você está perdendo parte ou todo o conteúdo real.

Mascare certas áreas de conteúdo sensível

Você deve procurar maneiras de mascarar ou usar Lorem Ipsum (texto falso) em áreas do e-mail que contenham informações confidenciais. Por exemplo, se uma área deve conter um número de conta de assinante, use o texto de espaço reservado. Isso permitirá que sua equipe teste a estrutura, o HTML e a renderização geral da correspondência, sem a preocupação de informações reais serem expostas no processo.

Porém, lembre-se de que todas as áreas de conteúdo que você mascarar podem afetar o processo e os resultados do Teste de Spam. Ao testar com a ferramenta de teste de spam preflight Litmus, você também testa sua reputação e autenticação, que inclui uma avaliação do conteúdo. Portanto, áreas mascaradas com conteúdo falso ou espaço reservado podem distorcer os resultados do Relatório de Spam. É importante transmitir isso ao seu cliente ao entregar seus ativos e análise de Spam.

Teste novamente e crie modelos principais compartilháveis

Se você foi encarregado de testar novamente uma campanha de e-mail antiga para obter precisão contínua, precisa se certificar de que sua equipe não pegue um e-mail real com informações de assinante ou conteúdo confidencial.

Em vez disso, considere o uso de modelos gerais que não tenham essas informações e torne-os acessíveis a toda a sua equipe, como no Litmus Builder, para uso e testes futuros. Dessa forma, você mantém a privacidade do cliente enquanto cria consistência em torno do design.

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Remover personalização em envios de teste

Seus clientes podem abrir sua correspondência de teste e ver suas informações preenchendo esses campos e presumir que isso significa que você está acessando / visualizando as informações confidenciais de seus assinantes. Pode parecer um pouco bobo, mas se você tem a tarefa de configurar e enviar envios de teste para seus clientes, pode querer remover quaisquer elementos de personalização até que esteja pronto para o envio final.

Isso pode evitar distrações com questões de privacidade. Em vez disso, transmita ao seu cliente que você removeu essas strings para fins de teste e elas serão adicionadas de volta ao envio pós-teste.

Transmitir a responsabilidade

Se seu conteúdo confidencial não estiver sendo gerado dinamicamente em seu sistema ou plataforma, faça com que seu cliente coloque esse conteúdo manualmente antes do envio real.

Se você decidir dar ao seu cliente a responsabilidade de atualizar o conteúdo final para envio, certifique-se de que ele se sinta confortável em trabalhar com e-mails. Se o seu cliente não está acostumado a codificar e / ou o editor do provedor de serviços de e-mail (ESP) deles exige que eles atualizem o próprio HTML, certifique-se de que eles saibam como fazer isso (para que todo o seu trabalho e testes não sejam jogados fora da janela) !

Treine sua equipe

E, finalmente, se você deseja garantir que pode atender clientes com necessidades confidenciais de e-mail, certifique-se de que sua equipe conheça os processos corretos para criá-los. Sua equipe deve estar ciente dos riscos e saber o processo correto de teste para evitar questões de privacidade / segurança.

Dados, privacidade e PII

Se você estiver gerenciando e tiver acesso aos dados de assinante de seus clientes, eles podem ter dúvidas sobre como os dados chegam e / ou o que sua equipe pode ver para PII. Abaixo estão algumas maneiras de remover PII ao configurar o rastreamento analítico e lidar com os dados posteriormente.

Substitua a peça PII por um ID exclusivo

Muitos produtos de rastreamento analítico, incluindo Litmus Email Analytics, contam com um pedaço de código inserido em sua correspondência.

Se você estiver usando o Litmus Email Analytics, este pedaço de código contém uma tag de mesclagem que identifica o endereço de e-mail do assinante e todas as informações associadas a como esse usuário interagiu com sua correspondência. Por exemplo, se eu abrisse sua correspondência, você poderia ver que [email protected] abriu seu e-mail no celular, Apple Mail 7, localizado em Boston, Massachusetts, EUA e mais.

Muitos clientes desejam ocultar essas informações de endereço de e-mail de seus dados e de você, a agência final ou designer. Para ocultar o endereço de e-mail, você pode usar um identificador exclusivo ou tag de mesclagem, substituindo o campo de endereço de e-mail em seus relatórios.

Por exemplo, você pode usar um número de cliente, número de identificação ou qualquer outra sequência de informações que o cliente possa entender por sua parte, mas você não pode decifrar. E para fazer isso no Litmus Analytics, simplesmente remova a tag de mesclagem do endereço de e-mail do próprio trecho de código (por exemplo, d + * [Email] *).

Depois de ocultar esses dados, você simplesmente obterá outra forma de classificar o assinante e suas interações, como o número de identificação do assinante. É importante observar que o seu cliente precisará de alguma forma de alinhar essas informações descriptografadas do assinante com os endereços de e-mail reais.

Substitua a peça PII por "hashing"

Outra opção para substituir a peça PII é por meio de "hashing". O hash envolve o uso de um processo algorítmico especial que transforma endereços de e-mail (ou qualquer outro dado) em uma sequência de caracteres. Essa sequência de caracteres pode então ser decodificada de volta ao valor original. Hashing é algo complicado, então recomendamos que você envolva sua equipe de desenvolvimento em qualquer tentativa de hash de dados.

Remova PII completamente

Se o seu cliente está preocupado com as métricas em um nível agregado e não precisa ver quando / como um assinante específico interagiu com a correspondência, você pode remover a tag de mesclagem ou identificador para endereços de e-mail e, portanto, remover PII completamente.

Você pode remover a tag de mesclagem do endereço de e-mail (por exemplo, d + * [e-mail] *) ao gerar o código de rastreamento HTML ou deixar o ESP na lista suspensa não escolhido. Ambas as formas garantirão que você não esteja obtendo informações confidenciais sobre o nível do assinante.

Criar e-mail não é fácil, e criar um e-mail em que você precise dançar em torno de dados ou conteúdos confidenciais, muito menos. Compreender os dados confidenciais irá equipá-lo melhor para atender clientes em setores onde isso não é opcional - é um padrão.

Precisa de mais ajuda?

Para obter mais informações sobre Litmus Email Analytics e remoção de PI, dê uma olhada em nossos artigos de ajuda sobre como excluir PII de aberturas de email e usar parâmetros personalizados em seus relatórios.

Para recursos mais gerais para agências ou equipes que criam e-mails para clientes, verifique nossa postagem no blog sobre como criar e-mails excelentes para clientes.