Comment gérer le contenu et les données sensibles lors de la création d'e-mails clients

Entre la conceptualisation, la conception, la rédaction et les tests, la création d'e-mails pour vos clients met beaucoup de pression sur votre équipe pour qu'elle soit performante. Ajoutez une autre couche de complexité au mélange : des directives strictes de l'entreprise ou des paramètres juridiques concernant le contenu et les données sensibles. Les secteurs de la finance à la pharmaceutique, en passant par le gouvernement et l'enseignement supérieur s'appuieront sur votre équipe pour s'assurer que leur contenu et leurs données sont traités de manière appropriée.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour vous assurer d'atteindre non seulement leurs objectifs marketing, mais également leurs directives de confidentialité spécifiques.

Qu'est-ce que le « contenu et données sensibles ? »

Le contenu sensible est un contenu relatif à des informations privées sur un abonné et/ou des informations contenues dans l'e-mail qui ne peuvent pas être divulguées avant l'envoi officiel. Par exemple, lorsque vous traitez avec des clients financiers, les numéros de compte client, les identifiants ou même le nom complet du client lui-même peuvent être considérés comme sensibles.

Il est important pour ces types de clients que les informations réelles sur les abonnés ne soient jamais vues ou testées par vous, en tant qu'agence ou concepteur final. Ils peuvent avoir un contenu réel, mais ne veulent pas qu'il soit testé ou intégré au modèle de peur qu'il ne soit partagé avant l'envoi officiel.

Les données sensibles concernent la capture, le stockage et l'examen éventuel des informations personnellement identifiables (PII). Dans le monde de la messagerie, les PII sont généralement l'adresse e-mail de l'abonné. Des listes d'abonnés propres sont le Saint Graal du processus d'envoi d'e-mails et doivent être traitées comme telles.

Pas le vrai contenu ? Aucun problème!

Vous vous demandez peut-être « Comment notre équipe est-elle censée créer, tester et modifier ces modèles sans tout le contenu réel ? » Eh bien, n'ayez crainte ! Vous trouverez ci-dessous quelques moyens de contourner la construction et les tests lorsque vous manquez tout ou partie du contenu réel.

Masquer certaines zones de contenu sensible

Vous devriez chercher des moyens de masquer ou d'utiliser Lorem Ipsum (faux texte) dans les zones de l'e-mail contenant des informations sensibles. Par exemple, si une zone est censée contenir un numéro de compte d'abonné, utilisez un texte d'espace réservé. Cela permettra à votre équipe de tester la structure, le HTML et le rendu global du mailing, sans craindre que de véritables informations ne soient exposées au cours du processus.

Gardez à l'esprit, cependant, que toutes les zones de contenu que vous masquez peuvent affecter votre processus et vos résultats de test de spam. Lorsque vous effectuez un test avec l'outil de test de spam en amont de Litmus, vous testez également votre réputation et votre authentification, ce qui inclut une évaluation du contenu. Ainsi, les zones masquées avec du contenu faux ou fictif pourraient potentiellement fausser les résultats des rapports de spam. Il est important de le transmettre à votre client lors de la livraison de ses actifs et de l'analyse du spam.

Retestez et construisez à partir de modèles principaux partageables

Si vous avez été chargé de retester une ancienne campagne par e-mail pour une précision continue, vous devez vous assurer que votre équipe ne récupère pas un e-mail réel contenant des informations sur les abonnés ou du contenu sensible.

Au lieu de cela, envisagez d'utiliser des modèles généraux qui ne contiennent pas ces informations et rendez-les accessibles à toute votre équipe, comme dans Litmus Builder, pour une utilisation et des tests futurs. De cette façon, vous préservez la confidentialité des clients tout en créant une cohérence autour de la conception.

Modèles gratuits et pré-testés Lancez votre prochaine campagne avec l'un des modèles pré-testés (et gratuits !) de Litmus. Accéder aux modèles →

Supprimer la personnalisation dans les envois de test

Vos clients peuvent ouvrir votre mailing de test et voir leurs informations remplir ces champs et supposer que cela signifie que vous accédez/consultez les informations sensibles de leurs abonnés. Cela peut sembler un peu idiot, mais si vous êtes chargé de configurer et d'envoyer des envois de test à vos clients, vous souhaiterez peut-être supprimer tous les éléments de personnalisation jusqu'à ce que vous soyez prêt pour l'envoi final.

Cela peut éviter de les distraire avec des problèmes de confidentialité. Au lieu de cela, indiquez à votre client que vous avez supprimé ces chaînes à des fins de test et elles seront ajoutées à l'envoi post-test.

Remettre la responsabilité

Si leur contenu sensible n'est pas généré dynamiquement dans leur système ou plate-forme, demandez à votre client de placer manuellement ce contenu avant l'envoi réel.

Si vous décidez de confier à votre client la responsabilité de mettre à jour le contenu final à envoyer, assurez-vous qu'il est à l'aise avec les e-mails. Si votre client n'est pas habitué au code et/ou que l'éditeur de son fournisseur de services de messagerie (ESP) l'oblige à mettre à jour le code HTML lui-même, assurez-vous qu'il sait comment procéder (afin que tout votre travail et vos tests ne soient pas jetés par la fenêtre) !

Former votre équipe

Et enfin, si vous voulez vous assurer que vous pouvez prendre en charge des clients ayant des besoins de messagerie sensibles, assurez-vous que votre équipe connaît les processus appropriés pour les créer. Votre équipe doit être consciente des risques et connaître le processus correct de test afin d'éviter les problèmes de confidentialité/sécurité.

Données, confidentialité et IPI

Si vous manipulez et avez accès aux données d'abonnés de vos clients, ils peuvent avoir des inquiétudes quant à la manière dont les données entrent et/ou à ce que votre équipe peut afficher pour les informations personnelles. Vous trouverez ci-dessous quelques façons de supprimer les informations personnelles lors de la configuration du suivi analytique et de gérer les données par la suite.

Remplacez la pièce PII par un identifiant unique

De nombreux produits de suivi analytique, y compris Litmus Email Analytics, reposent sur un morceau de code inséré dans votre envoi.

Si vous utilisez Litmus Email Analytics, ce morceau de code contient une balise de fusion qui identifie l'adresse e-mail de l'abonné et toutes les informations associées à la façon dont cet utilisateur a interagi avec votre envoi. Par exemple, si j'ouvrais votre mailing, vous pourriez voir que [email protected] a ouvert votre e-mail sur mobile, Apple Mail 7, était situé à Boston, Mass, États-Unis, et plus encore.

De nombreux clients souhaitent masquer ces informations d'adresse e-mail de leurs données et de vous, l'agence ou le concepteur final. Pour masquer l'adresse e-mail, vous pouvez utiliser un identifiant unique ou une merge tag, remplaçant le champ d'adresse e-mail dans vos rapports.

Par exemple, vous pouvez utiliser un numéro de client, un numéro d'identification ou toute autre chaîne d'informations que le client peut comprendre de son côté, mais que vous ne pouvez pas déchiffrer. Et pour ce faire dans Litmus Analytics, supprimez simplement le merge tag de l'adresse e-mail de l'extrait de code lui-même (par ex. d+*[Email]*).

Une fois que vous avez masqué ces données, vous allez simplement utiliser une autre manière de classer l'abonné et ses interactions, comme le numéro d'identification de l'abonné. Il est important de noter que votre client aura besoin d'un moyen d'aligner les informations déchiffrées de l'abonné avec les adresses e-mail réelles de son côté.

Remplacez la pièce PII par "hachage"

Une autre option pour remplacer la pièce PII est le "hachage". Le hachage implique l'utilisation d'un processus algorithmique spécial qui transforme les adresses e-mail (ou tout autre élément de données) en une chaîne de caractères. Cette chaîne de caractères peut ensuite être décodée à la valeur d'origine. Le hachage est une tâche compliquée, nous vous recommandons donc d'impliquer votre équipe de développement dans toute tentative de hachage de données.

Supprimer complètement les PII

Si votre client est concerné par les métriques à un niveau agrégé et n'a pas besoin de voir quand/comment un abonné spécifique a interagi avec le mailing, vous pouvez supprimer le merge tag ou l'identifiant des adresses e-mail et donc supprimer complètement les PII.

Vous pouvez soit supprimer le merge tag de l'adresse e-mail (par ex. d+*[Email]*) lorsque vous générez le code de suivi HTML, soit laisser l'ESP de la liste déroulante non choisi. Les deux méthodes garantiront que vous n'extrayez aucune information sensible au niveau de l'abonné.

Créer un e-mail n'est pas facile, et créer un e-mail où vous devez danser autour de contenu ou de données sensibles, encore moins. Comprendre les données sensibles vous permettra de mieux servir les clients dans les secteurs où ce n'est pas facultatif, c'est une norme.

Besoin d'aide?

Pour plus d'informations sur Litmus Email Analytics et la suppression des PI, consultez nos articles d'aide sur l'exclusion des PII des ouvertures d'e-mails et l'utilisation de paramètres personnalisés dans vos rapports.

Pour des ressources plus générales pour les agences ou les équipes créant des e-mails pour les clients, consultez notre article de blog sur la façon de créer d'excellents e-mails pour les clients.