Cara Menangani Konten dan Data Sensitif Saat Membuat Email Klien

Antara membuat konsep, mendesain, copywriting, dan pengujian, membuat email untuk klien Anda memberi banyak tekanan pada tim Anda untuk bekerja. Tambahkan lapisan kompleksitas lainnya: pedoman perusahaan yang ketat atau parameter hukum seputar konten dan data sensitif. Industri mulai dari keuangan hingga farmasi, pemerintahan, dan pendidikan tinggi akan mengandalkan tim Anda untuk memastikan konten dan data mereka ditangani dengan tepat.

Berikut adalah beberapa kiat yang dapat ditindaklanjuti untuk memastikan Anda tidak hanya memenuhi sasaran pemasaran mereka, tetapi juga pedoman privasi khusus mereka.

Apa itu "konten dan data sensitif?"

Konten sensitif adalah konten yang relatif terhadap informasi pribadi tentang pelanggan dan/atau informasi dalam email yang tidak dapat dirilis sebelum pengiriman resmi. Misalnya, ketika berurusan dengan klien keuangan, nomor rekening pelanggan, ID, atau bahkan nama lengkap pelanggan itu sendiri dapat dianggap sensitif.

Sangat penting untuk jenis klien ini bahwa informasi pelanggan yang sebenarnya tidak pernah dilihat atau diuji oleh Anda, sebagai agen atau desainer akhir. Mereka mungkin memiliki konten nyata, tetapi tidak ingin itu diuji atau dibangun ke dalam template karena takut ini dibagikan sebelum pengiriman resmi.

Data sensitif berkaitan dengan penangkapan, penyimpanan, dan kemungkinan peninjauan Informasi Identifikasi Pribadi (PII). Di dunia email, PII biasanya adalah alamat email pelanggan. Daftar pelanggan yang bersih adalah cawan suci dari proses pengiriman email, dan perlu ditangani seperti itu.

Bukan konten sebenarnya? Tidak masalah!

Anda mungkin berpikir “Bagaimana seharusnya tim kami membuat, menguji, dan mengedit template ini tanpa semua konten yang sebenarnya?” Yah, jangan takut! Di bawah ini adalah beberapa cara untuk menyiasati pembuatan dan pengujian saat Anda kehilangan beberapa atau semua konten asli.

Tutupi area tertentu dari konten sensitif

Anda harus mencari cara untuk menutupi atau menggunakan Lorem Ipsum (teks palsu) di area email yang berisi informasi sensitif. Misalnya, jika suatu area dimaksudkan untuk memuat nomor akun pelanggan, gunakan teks placeholder. Ini akan memungkinkan tim Anda untuk menguji struktur, HTML, dan keseluruhan rendering surat, tanpa khawatir akan informasi sebenarnya yang terungkap dalam prosesnya.

Namun, perlu diingat, area konten apa pun yang Anda sembunyikan dapat memengaruhi proses dan hasil Pengujian Spam Anda. Saat Anda menguji dengan alat Pengujian Spam pra-penerbangan Litmus, Anda juga menguji reputasi dan autentikasi Anda, yang mencakup penilaian konten. Dengan demikian, area bertopeng dengan konten palsu atau placeholder berpotensi mengubah hasil Pelaporan Spam. Penting untuk menyampaikan hal ini kepada klien Anda saat mengirimkan aset dan analisis Spam mereka.

Uji ulang & bangun template utama yang dapat dibagikan

Jika Anda telah ditugaskan untuk menguji ulang kampanye email lama untuk akurasi yang berkelanjutan, Anda perlu memastikan bahwa tim Anda tidak mengambil email yang sebenarnya dengan info pelanggan atau konten sensitif.

Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk menggunakan templat umum yang tidak memiliki informasi ini dan membuatnya dapat diakses oleh seluruh tim Anda, seperti dalam Litmus Builder, untuk penggunaan dan pengujian di masa mendatang. Dengan cara ini, Anda menjaga privasi klien sambil menciptakan konsistensi seputar desain.

Template gratis yang telah diuji sebelumnya Mulailah kampanye Anda berikutnya dengan salah satu templat Litmus yang telah diuji sebelumnya (dan gratis!). Akses template →

Hapus personalisasi dalam pengiriman percobaan

Klien Anda dapat membuka surat pengujian Anda dan melihat informasi mereka mengisi bidang ini dan menganggap ini berarti Anda mengakses/melihat informasi sensitif pelanggan mereka. Ini mungkin tampak agak konyol, tetapi jika Anda ditugaskan untuk menyiapkan dan mengirim pengiriman pengujian ke klien Anda, Anda mungkin ingin menghapus elemen personalisasi apa pun hingga Anda siap untuk pengiriman terakhir.

Melakukan hal itu dapat mencegah mengalihkan perhatian mereka dengan masalah privasi. Alih-alih, sampaikan ke klien Anda bahwa Anda telah menghapus string ini untuk tujuan pengujian dan string tersebut akan ditambahkan kembali setelah pengiriman pengujian.

Serahkan tanggung jawab

Jika konten sensitif mereka tidak dibuat secara dinamis di sistem atau platform mereka, minta klien Anda menempatkan konten ini secara manual sebelum pengiriman yang sebenarnya.

Jika Anda memutuskan untuk memberi klien Anda tanggung jawab memperbarui konten akhir untuk dikirim, pastikan mereka nyaman bekerja dengan email. Jika klien Anda tidak terbiasa dengan kode dan/atau editor penyedia layanan email (ESP) mereka mengharuskan mereka untuk memperbarui dalam HTML itu sendiri, pastikan mereka tahu bagaimana melakukan ini (sehingga semua pekerjaan dan pengujian Anda tidak dibuang ke luar jendela) !

Latih tim Anda

Dan terakhir, jika Anda ingin memastikan bahwa Anda dapat menerima klien dengan kebutuhan email yang sensitif, pastikan tim Anda mengetahui proses yang benar untuk membuatnya. Tim Anda harus menyadari risikonya dan mengetahui proses pengujian yang benar untuk menghindari masalah privasi/keamanan.

Data, privasi, & PII

Jika Anda menangani dan memiliki akses ke data pelanggan klien Anda, mereka mungkin khawatir tentang bagaimana data tersebut masuk dan/atau apa yang dapat dilihat oleh tim Anda untuk PII. Berikut adalah beberapa cara untuk menghapus PII saat menyiapkan pelacakan analitik dan menangani data setelahnya.

Ganti bagian PII dengan ID unik

Banyak produk pelacakan analitik, termasuk Litmus Email Analytics, mengandalkan sepotong kode yang dimasukkan ke dalam surat Anda.

Jika Anda menggunakan Litmus Email Analytics, bagian kode ini berisi tag gabungan yang mengidentifikasi alamat email pelanggan dan semua informasi yang terkait dengan cara pengguna tersebut berinteraksi dengan surat Anda. Misalnya, jika saya membuka surat Anda, Anda dapat melihat bahwa namasayadi [email protected] membuka email Anda di ponsel, Apple Mail 7, berlokasi di Boston, Mass, AS, dan banyak lagi.

Banyak klien ingin menyembunyikan info alamat email ini dari data mereka dan dari Anda, agensi atau desainer akhir. Untuk menyembunyikan alamat email, Anda dapat menggunakan pengenal unik atau tag gabungan, menggantikan bidang alamat email di laporan Anda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan nomor pelanggan, nomor ID, atau rangkaian informasi lainnya yang dapat dipahami klien di pihak mereka, tetapi Anda tidak dapat menguraikannya. Dan untuk melakukannya di Litmus Analytics, cukup hapus tag gabungan alamat email dari potongan kode itu sendiri (misalnya d+*[Email]*).

Setelah Anda menyembunyikan data ini, Anda cukup menarik cara lain untuk mengklasifikasikan pelanggan dan interaksinya, seperti nomor ID pelanggan. Penting untuk dicatat bahwa klien Anda akan memerlukan beberapa cara untuk menyelaraskan info yang didekripsi pelanggan ini dengan alamat email yang sebenarnya di pihak mereka.

Ganti bagian PII dengan "hashing"

Pilihan lain untuk mengganti bagian PII adalah melalui "hashing." Hashing melibatkan penggunaan proses algoritmik khusus yang mengubah alamat email (atau bagian data lainnya) menjadi serangkaian karakter. String karakter itu kemudian dapat didekodekan kembali ke nilai aslinya. Hashing adalah hal yang rumit, jadi kami sarankan Anda melibatkan tim pengembangan Anda dalam setiap upaya untuk hash data.

Hapus PII sama sekali

Jika klien Anda peduli dengan metrik pada tingkat agregat, dan tidak perlu melihat kapan/bagaimana pelanggan tertentu berinteraksi dengan surat, Anda dapat menghapus tag gabungan atau pengenal untuk alamat email dan karenanya menghapus PII sama sekali.

Anda dapat menghapus tag gabungan untuk alamat email (misalnya d+*[Email]*) saat membuat kode pelacakan HTML atau membiarkan ESP dari dropdown tidak dipilih. Kedua cara akan memastikan bahwa Anda tidak menarik informasi tingkat pelanggan yang sensitif.

Membuat email tidak mudah, dan membuat email di mana Anda harus menari-nari di sekitar konten atau data sensitif, apalagi. Memahami data sensitif akan lebih membekali Anda untuk melayani klien di industri di mana ini bukan opsional—ini adalah standar.

butuh lebih banyak bantuan?

Untuk informasi lebih lanjut tentang Analisis Email Litmus dan menghapus PI, lihat artikel bantuan kami tentang mengecualikan PII dari pembukaan email dan menggunakan parameter khusus dalam laporan Anda.

Untuk sumber daya yang lebih umum untuk agensi atau tim yang membuat email untuk klien, lihat posting blog kami tentang cara membuat email yang bagus untuk klien.