Google Docs Hacks and Tricks ที่คุณควรรู้

เผยแพร่แล้ว: 2019-03-12

Google Docs เป็นโปรแกรมประมวลผลคำออนไลน์ที่เปลี่ยนวิธีการเขียน แก้ไข และแบ่งปันเอกสารของเราตั้งแต่ปี 2012 เนื่องจากมีคุณสมบัติมากมาย จึงถือว่าเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากกว่าซอฟต์แวร์ Microsoft Word ที่รู้จักกันดี

ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงคุณลักษณะของ Google เอกสารและเปิดเผยการแฮ็กบางอย่างที่จะช่วยให้คุณใช้ศักยภาพของแอปพลิเคชันออนไลน์นี้อย่างเต็มที่และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ข้อดีและข้อเสียของคุณสมบัติของ Google เอกสาร

แม้ว่า Google เอกสารอาจมีข้อเสียอยู่บ้าง แต่ข้อดีของซอฟต์แวร์นี้มีมากกว่าทั้งหมด

ข้อดี	ข้อเสีย
Google เอกสารใช้งานได้ฟรี	จำเป็นต้องมีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ ความเร็วในการทำงานของคุณขึ้นอยู่กับความเร็วการเชื่อมต่อของคุณทั้งหมด
ความคืบหน้าของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติหากคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต	เอกสารทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีของคุณ และหากคุณทำบัญชีนี้หายด้วยเหตุผลบางประการ คุณจะสูญเสียเอกสารทั้งหมดของคุณ
ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ใน Google Cloud ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเปิดเอกสารจากอุปกรณ์ใดก็ได้เมื่อใดก็ได้ และไม่จำเป็นต้องใช้แฟลชไดรฟ์
คุณสามารถแบ่งปันเอกสารใด ๆ ผ่านลิงค์หรือโดยให้การเข้าถึงแก่ผู้ใช้บางคน
ผู้ใช้สูงสุด 100 คนสามารถดู แก้ไขเอกสารออนไลน์ หรือเสนอคำแนะนำและแสดงความคิดเห็นได้

อย่างที่คุณเห็น Google Docs ให้ความยืดหยุ่นและโอกาสในการทำงานร่วมกันมากกว่าซอฟต์แวร์ Microsoft Word อย่างไรก็ตาม คุณควรใส่ใจกับความเร็วของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเสมอ และพยายามอย่างเต็มที่เพื่อรักษาความปลอดภัยบัญชี Google ของคุณและป้องกันสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ เช่น การแฮ็ก

ตอนนี้ มาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแฮ็กและคุณลักษณะของ Google เอกสารที่มีประโยชน์ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณและช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้ใช้รายอื่นได้

แปลงเอกสารเป็นรูปแบบ Google Docs

Google Docs ให้คุณอัปโหลดไฟล์ Microsoft Word หรือ Adobe PDF และแปลงเป็นเอกสาร Google Docs ที่แก้ไขได้ ไปที่ Google Drive ของคุณ คลิก New > File upload แล้วเลือกเอกสารในคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้น ใน Google ไดรฟ์ ให้เปิดเอกสารที่คุณได้อัปโหลดแล้วเลือก เปิดด้วย > Google เอกสาร ตอนนี้คุณสามารถเริ่มทำงานกับไฟล์นั้นได้เช่นเดียวกับที่คุณทำงานกับเอกสารอื่นๆ ของ Google เอกสาร

google docs hacks converting pdf — การแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสาร Google Docs ที่แก้ไขได้

Google Docs แฮ็กสำหรับการทำงานกับรูปภาพ

Google Docs มอบวิธีต่างๆ ให้กับผู้ใช้ในการเพิ่มรูปภาพในเอกสาร:

อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณหรือลากจากโฟลเดอร์ใดก็ได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ววางลงในเอกสาร Google เอกสาร
ค้นหาเว็บเพื่อค้นหาภาพที่คุณต้องการเพิ่มผ่านการค้นหาของ Google
เพิ่มรูปภาพจาก Google Drive ของคุณ
เพิ่มรูปภาพจาก Google Photos
แทรก URL ของรูปภาพ เพื่อให้ระบบเพิ่มลงในเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ
ถ่ายภาพและอัปโหลดไปยังเอกสารของคุณ ตัวเลือกนี้มีประโยชน์มากหากคุณใช้งานโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต

google docs hacks adding image — หกวิธีในการเพิ่มรูปภาพใน Google เอกสาร

ตัวเลือกที่เจ็ดและสุดท้ายคือใช้คำแนะนำรูปภาพจาก Google โดยคลิกปุ่มสำรวจ ค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องกับรูปภาพที่คุณต้องการในแถบค้นหา และเลือกข้อความที่คุณชอบ

นอกจากนี้ คุณสามารถแก้ไขรูปภาพใดก็ได้ในเอกสาร Google ของคุณ คลิกรูปภาพแล้วเลือกตัวเลือกรูปภาพในเมนูด้านบน เปลี่ยนสี ปรับความโปร่งใส ความสว่าง และความคมชัด

google docs hacks editing image — การปรับสี ความโปร่งใส ความสว่าง และความคมชัดของรูปภาพใน Google Docs

หากต้องการครอบตัดรูปภาพ ให้คลิกที่รูปภาพและเลือกเครื่องมือครอบตัดจากเมนูด้านบน หลังจากที่คุณพอใจกับผลลัพธ์แล้ว เพียงคลิกที่ใดก็ได้ในเอกสาร

google docs hacks cropping image — การครอบตัดรูปภาพใน Google เอกสาร

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความ ALT ให้กับรูปภาพของคุณได้หากคุณกำลังเขียนสำหรับเว็บ ในการนั้น ให้คลิกขวาที่รูปภาพ ไปที่ รูปแบบ > ข้อความแสดงแทน คุณสามารถเพิ่มชื่อและคำอธิบายสำหรับรูปภาพได้ที่นั่น

adding image alt text — การเพิ่มข้อความ ALT ให้กับรูปภาพใน Google Docs

หากคุณต้องการแทนที่รูปภาพ คุณสามารถทำได้โดยคลิกบนรูปภาพนั้นแล้วเลือกรูปภาพอื่นจากแหล่งที่มาต่างๆ หกแห่ง

replacing image in google docs — การแทนที่รูปภาพใน Google Docs

Google Docs ช่วยให้คุณสามารถบันทึกภาพใดๆ ลงใน Google Keep Notes แล้วค้นหาได้จากอุปกรณ์ใดๆ ของคุณที่เชื่อมต่อกับบัญชี Google

saving image to google keep notes — กำลังบันทึกรูปภาพจาก Google Docs ไปยังแอปพลิเคชัน Google Keep Notes

การสร้างแผนภูมิ ไดอะแกรม และการเขียนแบบ

Google เอกสารช่วยให้คุณเพิ่มข้อมูลจาก Google ชีตและสร้างแผนภูมิได้สี่ประเภท:

บาร์;
คอลัมน์;
ไลน์;
พาย.

ในการเพิ่มแผนภูมิ คุณต้องเลือกประเภทที่คุณต้องการ จากนั้นคลิกที่แผนภูมิ แล้วเลือกโอเพนซอร์สในเมนูแบบเลื่อนลงที่มุมบนขวาของแผนภูมิ ป้อนข้อมูลของคุณในเอกสาร Google ชีตที่เปิดในแท็บอื่น จากนั้นคลิกปุ่มอัปเดตในแผนภูมิของคุณใน Google เอกสาร

google docs hacks creating chart — การสร้างแผนภูมิแบบกำหนดเองใน Google เอกสาร

คุณยังสามารถสร้างภาพวาดหรือเพิ่มจาก Google ไดรฟ์ของคุณ หากต้องการเพิ่มภาพวาด ให้ไปที่ แทรก > การวาด > ใหม่ ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้สร้าง อัปโหลด หรือแก้ไขรูปภาพ จากนั้นคลิก บันทึกและปิด คุณสามารถแก้ไขสิ่งที่คุณสร้างได้ตลอดเวลาโดยคลิกที่มันแล้วเลือกแก้ไข

creating drawing in google docs — การสร้างภาพวาดในเอกสาร Google Docs

ที่เกี่ยวข้อง : วิธีสร้างกราฟแท่งและแผนภูมิประเภทอื่นๆ ใน Google เอกสาร

รูปแบบการจัดรูปแบบข้อความ

การจัดรูปแบบข้อความเป็นหนึ่งในแฮ็ก Google เอกสารที่มีประโยชน์ที่สุดสำหรับการสร้างข้อความที่มีโครงสร้างตามหลักเหตุผลและจัดรูปแบบอย่างสวยงาม

ใน Google เอกสาร คุณสามารถตั้งค่าชื่อเรื่อง หัวเรื่อง และการจัดรูปแบบข้อความ ดังตัวอย่างด้านล่าง แก้ไขการจัดตำแหน่ง ระยะห่างบรรทัด เยื้อง สี และการเน้นข้อความ แบบอักษร ขนาดข้อความ และการเน้นการพิมพ์ (ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้)

text formatting in google docs — การจัดรูปแบบข้อความใน Google Docs

หากต้องการล้างการจัดรูปแบบทั้งหมด ให้เลือกข้อความแล้วคลิกปุ่มต่อไปนี้:

clear text formatting — กำลังล้างการจัดรูปแบบใน Google เอกสาร

ในการเพิ่มส่วนหัว ให้ไปที่ แทรก > ส่วนหัวและหมายเลขหน้า > ส่วนหัว เพิ่มข้อความหรือรูปภาพใดๆ ที่คุณชอบ แล้วคลิกที่ใดก็ได้เพื่อออกจากเมนูส่วนหัว

creating header in google docs — การเพิ่มส่วนหัวในเอกสาร Google Docs

ในการเพิ่มหมายเลขหน้า ให้ไปที่ แทรก > ส่วนหัวและหมายเลขหน้า > หมายเลขหน้า และตั้งค่าการจัดรูปแบบและการจัดตำแหน่งที่คุณต้องการใช้

google docs hacks adding page number — การเพิ่มเลขหน้าในเอกสาร Google Docs

คุณสามารถบันทึกและใช้รูปแบบการจัดรูปแบบใดก็ได้เป็นค่าเริ่มต้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องตั้งค่าการจัดรูปแบบใหม่ตั้งแต่ต้นทุกครั้งที่สร้างเอกสาร ในการทำเช่นนั้น ไปที่ สไตล์ > ตัวเลือก > บันทึกเป็นสไตล์เริ่มต้นของฉัน ทุกครั้งที่คุณต้องการตั้งค่าสไตล์เริ่มต้น ให้ไปที่ สไตล์ > ตัวเลือก > ใช้สไตล์เริ่มต้นของฉัน

default style in google docs — การสร้างรูปแบบการจัดรูปแบบเริ่มต้นใน Google เอกสาร

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการสร้างสารบัญ ในการนั้น ให้เปิด แทรก > สารบัญ แล้วเลือกสไตล์ที่คุณต้องการ อัปเดตสารบัญของคุณทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนหัวเรื่องหรือชื่อเรื่อง

table of contents in google docs — การเพิ่มสารบัญใน Google Docs

คุณลักษณะของ Google เอกสารช่วยให้คุณเห็นโครงร่างเอกสารทางด้านซ้ายของเอกสาร เพียงเปิดดูและทำเครื่องหมายแสดงเอกสารออนไลน์ โครงร่างนี้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากข้อความที่คุณทำเครื่องหมายเป็นชื่อและหัวเรื่อง

outline in google docs — โครงร่างเอกสารใน Google Docs

ที่เกี่ยวข้อง : วิธีเพิ่มแบบอักษรใน Google เอกสาร

แฮ็ก Google เอกสารเพื่อการทำงานร่วมกัน

Google เอกสารยังรวมถึงการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม คุณสามารถแชร์เอกสารได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งลิงก์ไปยังเอกสารของคุณหรือแชร์เอกสารกับผู้ใช้ Google บางรายได้โดยการเพิ่มอีเมล

sharing options in google docs — การแชร์เอกสาร Google Docs ผ่านลิงก์

ขอให้สังเกตว่าคุณสามารถให้การเข้าถึงสามประเภท:

ดู — อนุญาตให้ผู้ใช้ดูเอกสารของคุณโดยไม่ต้องแก้ไขหรือเสนอแนะใดๆ
แก้ไข — ช่วยให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงทำการเปลี่ยนแปลงภายในเอกสารได้
ความคิดเห็น — การเข้าถึง Google เอกสารประเภทนี้เหมาะสำหรับการแก้ไขเอกสาร รับคำติชม และเพิ่มความคิดเห็นโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเสนอแนะข้อความหรือรูปภาพโดยแสดงความคิดเห็นหรือแนะนำให้แก้ไขโดยลบหรือเพิ่มข้อความ

adding comments in google docs — แสดงความคิดเห็นในเอกสาร Google Docs

เจ้าของเอกสารจะเห็นทุกข้อเสนอแนะและสามารถยอมรับ ปฏิเสธ แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็นบางส่วนในการตอบกลับ หากต้องการเพิ่มผู้ใช้รายอื่นในการสนทนา ให้เพิ่ม @ หรือ + แล้วเลือกที่อยู่อีเมลจากรายการดรอปดาวน์

คุณสามารถดูประวัติความคิดเห็นของเอกสารและเปิดหรือปิดการแจ้งเตือนความคิดเห็นใหม่ได้เสมอ หากมี

comment history in google docs — ประวัติความคิดเห็นใน Google เอกสาร

หากต้องการดูประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสาร ให้ไปที่ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน หรือคลิก "การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในไดรฟ์" คุณสามารถย้อนกลับและลบข้อความเวอร์ชันใดก็ได้ หรือบันทึกเวอร์ชันปัจจุบันภายใต้ชื่อที่กำหนดเอง

google docs hacks version history — ประวัติเวอร์ชันใน Google เอกสาร

แถบเครื่องมือ

ตอนนี้ ไปที่การแฮ็ก Google เอกสารเกี่ยวกับเครื่องมือต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

google docs features — เมนูเครื่องมือ Google เอกสาร

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในเครื่องมือ:

ดูจำนวนหน้า คำ และอักขระในการนับจำนวนคำ
ค้นหาการแก้ไขหรือความคิดเห็นทั้งหมดที่ไม่ได้รับการยอมรับ ปฏิเสธ หรือแก้ไขผ่านตัวเลือกทบทวนการแก้ไขที่แนะนำ
ค้นหารูปภาพผ่านผลการค้นหาเว็บหรือ Google ไดรฟ์ของคุณในส่วนสำรวจ
ใช้พจนานุกรมของ Google เพื่อค้นหาความหมายของคำใดๆ
สร้างสำเนาของเอกสารที่แปลเป็นภาษาใดๆ ที่นำเสนอโดย Google
พิมพ์ด้วยเสียงซึ่งเป็นตัวเลือกที่มีประโยชน์มากหากคุณกำลังรีบหรือทำงานบนโทรศัพท์มือถือของคุณ
เขียนโค้ด JavaScript ใน Google Apps Script เพื่อเพิ่มฟังก์ชันที่กำหนดเองและคุณลักษณะของ Google เอกสาร
เปลี่ยนการตั้งค่าของคำที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ลิงก์ รายการ รายการการกระทำ การดำเนินการในความคิดเห็น คำพูดอัจฉริยะ หรือตั้งค่าการแทนที่อัตโนมัติที่กำหนดเองผ่านการตั้งค่า ดังตัวอย่างด้านล่าง

google docs hacks preferences — การตั้งค่ากำหนดใน Google เอกสาร

ส่วนเสริมของ Google เอกสาร

แฮ็ก Google เอกสารจำนวนมากสามารถใช้กับส่วนขยายพิเศษได้ หากต้องการเพิ่มส่วนขยาย ให้ไปที่ส่วนเสริม > รับส่วนเสริม ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น คุณสามารถค้นหาไลบรารีของส่วนเสริม จัดเรียงตามหัวข้อ หรือค้นหาส่วนขยายตามชื่อในแถบค้นหา

google docs addons — ร้านค้าส่วนเสริมใน Google เอกสาร

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตั้งส่วนเสริมต่อไปนี้:

PandaDoc สำหรับสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
Kaizena สำหรับโอกาสในการแสดงความคิดเห็น;
MindMeister สำหรับสร้างแผนที่ความคิดตามรายการหัวข้อย่อย
เครื่องสร้างรหัส QR สำหรับสร้างรหัส QR สำหรับไฟล์ของคุณบน Google ไดรฟ์
VisualCV Resume Builder สำหรับสร้าง CV ที่กำหนดเองและอื่น ๆ อีกมากมาย

ใช้และควบคุมส่วนเสริมของคุณผ่านเมนูแบบเลื่อนลงของส่วนเสริม

ปุ่มลัดสำหรับคุณลักษณะ Google เอกสารที่ใช้มากที่สุด

ปุ่มลัดเป็นหนึ่งในแฮ็ก Google เอกสารเพื่อประหยัดเวลาของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ศูนย์การเรียนรู้ G Suite มีรายการทางลัดโดยละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ Google ทุกชิ้น ดังนั้น นี่คือสิ่งที่คุณจะได้รับเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับ Google เอกสาร:

google docs hotkeys — ทางลัดของ Google เอกสาร

สรุป

ในท้ายที่สุด Google เอกสารมีคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากมายสำหรับคุณ

เขียนและแก้ไขเอกสารออนไลน์บนอุปกรณ์ใดๆ ที่เชื่อมต่อกับบัญชี Google ของคุณ ตลอดจนบันทึกความคืบหน้าโดยอัตโนมัติในบริการ Google Drive บนคลาวด์
ทำงานร่วมกับผู้ใช้รายอื่น แสดงความคิดเห็น และแบ่งปันเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย
เพิ่มและแก้ไขรูปภาพ รวมทั้งรับคำแนะนำจาก Google เกี่ยวกับรูปภาพใดๆ ที่เหมาะกับข้อความของคุณ
สร้างแผนภูมิ ไดอะแกรม และแม้กระทั่งสร้างภาพวาดที่กำหนดเอง
จัดรูปแบบข้อความและบันทึกรูปแบบที่คุณชื่นชอบเป็นค่าเริ่มต้น
ดูโครงร่างเอกสารแบบโต้ตอบเพื่อการนำทางที่ง่าย
ใช้พจนานุกรมของ Google ตรวจตัวสะกด และพิมพ์ด้วยเสียง แปลเอกสาร;
ทำให้งานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นด้วยโปรแกรมเสริมและปุ่มลัดของ Google Docs

หากคุณให้ความสำคัญกับเวลาและประสิทธิภาพ ลองใช้ Google เอกสารสำหรับงานและโครงการส่วนตัวของคุณ เมื่อพูดถึงการตลาดทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ให้พึ่งพา SendPulse ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างอีเมล การแจ้งเตือนทางเว็บ SMS และแคมเปญแชทบอทได้อย่างรวดเร็วและไม่ต้องใช้ความพยายามใดๆ แต่ยังติดตามสถิติของคุณในแบบเรียลไทม์อีกด้วย