Google Docs Hacks et astuces que vous devez savoir

Publié: 2019-03-12

Google Docs est un programme de traitement de texte en ligne qui a changé la façon dont nous écrivons, éditons et partageons des documents depuis 2012. En raison de ses nombreuses fonctionnalités, il est considéré comme une alternative plus flexible et efficace au célèbre logiciel Microsoft Word.

Dans ce guide, nous aborderons les fonctionnalités de Google Docs et découvrirons quelques astuces qui vous aideront à utiliser tout le potentiel de cette application en ligne et à augmenter votre productivité.

Avantages et inconvénients des fonctionnalités de Google Docs

Même si Google Docs peut avoir quelques inconvénients, les avantages de ce logiciel les dépassent tous.

Avantages	Désavantages
L'utilisation de Google Docs est gratuite.	Un accès Internet est requis. De plus, la vitesse de votre travail dépend entièrement de votre vitesse de connexion.
Votre progression est enregistrée automatiquement si vous êtes connecté à Internet.	Tous les documents sont enregistrés sur votre compte, et si vous perdez ce compte pour une raison quelconque, vous perdrez tous vos documents.
Toutes les données sont enregistrées dans le cloud Google, ce qui signifie que vous êtes libre d'ouvrir vos documents depuis n'importe quel appareil à tout moment, et il n'est pas nécessaire d'utiliser des clés USB.
Vous pouvez partager n'importe quel document via un lien ou en donnant accès à certains utilisateurs.
Jusqu'à 100 utilisateurs à la fois peuvent afficher, modifier le document en ligne ou proposer des suggestions et laisser des commentaires.

Comme vous pouvez le constater, Google Docs offre plus de flexibilité et d'opportunités de collaboration que le logiciel Microsoft Word. Cependant, vous devez toujours faire attention à la vitesse de votre connexion Internet et faire de votre mieux pour sécuriser votre compte Google et éviter toute situation malheureuse comme le piratage.

Maintenant, apprenons-en plus sur quelques astuces et fonctionnalités utiles de Google Docs qui accéléreront votre travail et vous permettront de collaborer avec d'autres utilisateurs.

Convertissez n'importe quel document au format Google Docs

Google Docs vous permet de télécharger n'importe quel fichier Microsoft Word ou Adobe PDF et de le convertir en un document Google Docs modifiable. Pour cela, accédez à votre Google Drive, cliquez sur Nouveau > Téléchargement de fichier et choisissez le document sur votre ordinateur. Ensuite, dans Google Drive, ouvrez le document que vous avez téléchargé et sélectionnez Ouvrir avec > Google Docs. Vous pouvez maintenant commencer à travailler avec ce fichier comme vous le feriez avec n'importe quel autre document Google Docs.

google docs hacks converting pdf — Conversion d'un fichier PDF en document Google Docs modifiable

Google Docs hacks pour travailler avec des images

Google Docs propose à ses utilisateurs différentes manières d'ajouter une image à un document :

Téléchargez-le depuis votre ordinateur ou faites-le glisser depuis n'importe quel dossier de votre ordinateur et déposez-le dans le document Google Docs.
Recherchez sur le Web pour trouver une image que vous souhaitez ajouter via la recherche Google.
Ajoutez une image de votre Google Drive.
Ajoutez une image de Google Photos.
Insérez l'URL d'une image afin qu'elle soit automatiquement ajoutée à votre document.
Prenez une photo et téléchargez-la dans votre document. Cette option est très pratique si vous travaillez sur votre téléphone ou votre tablette.

google docs hacks adding image — Six façons d'ajouter une image dans Google Docs

La septième et dernière option consiste à utiliser les suggestions d'images de Google en cliquant sur le bouton Explorer, en recherchant un morceau de texte lié à l'image dont vous avez besoin dans la barre de recherche et en choisissant celle que vous aimez.

De plus, vous pouvez modifier n'importe quelle image directement dans votre document Google. Cliquez sur l'image et sélectionnez Options d'image dans le menu ci-dessus. Changez de couleur, ajustez la transparence, la luminosité et le contraste.

google docs hacks editing image — Ajuster la couleur, la transparence, la luminosité et le contraste d'une image dans Google Docs

Pour recadrer une image, cliquez dessus et choisissez l'outil de recadrage dans le menu ci-dessus. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez simplement n'importe où dans le document.

google docs hacks cropping image — Recadrer une image dans Google Docs

Il est également possible d'ajouter du texte ALT à vos images si vous écrivez pour le Web. Pour cela, faites un clic droit sur l'image, allez dans Format > Texte alternatif. Là, vous pouvez ajouter un titre et une description pour l'image.

adding image alt text — Ajouter un texte ALT à une image dans Google Docs

Si vous souhaitez remplacer une image, vous pouvez le faire facilement en cliquant dessus et en choisissant une autre image parmi six sources différentes.

replacing image in google docs — Remplacer une image dans Google Docs

Google Docs vous permet d'enregistrer n'importe quelle image dans votre Google Keep Notes, puis de la retrouver sur l'un de vos appareils connectés au compte Google.

saving image to google keep notes — Enregistrement d'une image de Google Docs vers l'application Google Keep Notes

Construire des diagrammes, des diagrammes et faire des dessins

Google Docs vous permet d'ajouter des données à partir de Google Sheets et de créer quatre types de graphiques différents :

bar;
colonne;
ligne;
tarte.

Pour ajouter un graphique, vous devez choisir le type que vous aimez, puis cliquer dessus et sélectionner Open source dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit du graphique. Entrez vos données dans le document Google Sheets ouvert dans un autre onglet, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour dans votre graphique dans Google Docs.

google docs hacks creating chart — Créer un graphique personnalisé dans Google Docs

Vous pouvez également créer des dessins ou les ajouter à partir de votre Google Drive. Pour ajouter un dessin, accédez à Insertion > Dessin > Nouveau. Dans la fenêtre ouverte, créez, téléchargez ou modifiez des images, puis cliquez sur Enregistrer et fermer. Vous pouvez toujours modifier ce que vous avez créé en cliquant dessus et en choisissant Modifier.

creating drawing in google docs — Créer un dessin dans un document Google Docs

Connexe : Comment créer un graphique à barres et d'autres types de graphiques dans Google Docs

Styles de formatage de texte

Le formatage de texte est l'un des hacks Google Docs les plus utiles pour créer des textes logiquement structurés et magnifiquement formatés.

Dans Google Docs, vous pouvez configurer un titre, un en-tête et une mise en forme du texte, comme dans l'exemple ci-dessous. Modifiez l'alignement, l'interligne, le retrait, la couleur et la surbrillance du texte, les polices, les tailles de texte et l'accentuation typographique (gras, italique et souligné).

text formatting in google docs — Mettre en forme du texte dans Google Docs

Pour effacer tout le formatage, sélectionnez le texte et cliquez sur le bouton suivant :

clear text formatting — Effacer la mise en forme dans Google Docs

Pour ajouter un en-tête, accédez à Insertion > En-tête et numéro de page > En-tête, ajoutez le texte ou l'image de votre choix, puis cliquez n'importe où pour quitter le menu d'en-tête.

creating header in google docs — Ajouter un en-tête à un document Google Docs

Pour ajouter un numéro de page, accédez à Insertion > En-tête et numéro de page > Numéro de page et configurez le formatage et l'alignement que vous souhaitez utiliser.

google docs hacks adding page number — Ajouter un numéro de page à un document Google Docs

Vous pouvez enregistrer et utiliser n'importe quel style de mise en forme par défaut, de sorte que vous n'aurez pas à configurer la mise en forme à partir de zéro chaque fois que vous créez un document. Pour ce faire, allez dans Styles > Options > Enregistrer comme mes styles par défaut. Chaque fois que vous souhaitez définir votre style par défaut, accédez à Styles > Options > Utiliser mes styles par défaut.

default style in google docs — Créer un style de mise en forme par défaut dans Google Docs

Il existe également une option pour créer une table des matières. Pour cela, ouvrez Insertion > Table des matières et sélectionnez le style que vous aimez. Mettez à jour votre table des matières chaque fois que vous modifiez des en-têtes ou un titre.

table of contents in google docs — Ajouter une table des matières dans Google Docs

Les fonctionnalités de Google Docs vous permettent de voir le plan du document sur le côté gauche de votre document. Ouvrez simplement Afficher et cochez Afficher le document en ligne. Ce contour sera automatiquement formé à partir du texte que vous avez marqué comme titre et en-têtes.

outline in google docs — Plan du document dans Google Docs

Connexe : Comment ajouter des polices à Google Docs

Google Docs hacks pour la collaboration

Google Docs inclut également la collaboration et le travail en équipe. Vous pouvez partager un document de différentes manières. Par exemple, vous pouvez envoyer un lien vers votre document ou partager le document avec des utilisateurs particuliers de Google en ajoutant leur adresse e-mail.

sharing options in google docs — Partager un document Google Docs via un lien

Notez que vous pouvez fournir trois types d'accès :

affichage - il permet aux utilisateurs d'afficher votre document sans y apporter de modifications ou de suggestions ;
modifier — il permet à tous ceux qui y ont accès d'apporter des modifications dans le document ;
commentaire : ce type d'accès à Google Docs est idéal pour modifier des documents, recevoir des commentaires et ajouter des commentaires sans modifier le document lui-même.

Par exemple, vous pouvez faire des suggestions sur n'importe quel texte ou image en les commentant ou suggérer des modifications en supprimant ou en ajoutant du texte.

adding comments in google docs — Commenter un document Google Docs

Le propriétaire du document verra chaque suggestion et pourra l'accepter, la refuser, la résoudre ou laisser des commentaires en réponse. Pour ajouter un autre utilisateur à la conversation, ajoutez @ ou + et choisissez une adresse e-mail dans une liste déroulante.

Vous pouvez toujours afficher l'historique des commentaires d'un document et activer ou désactiver les notifications de nouveaux commentaires, le cas échéant.

comment history in google docs — Historique des commentaires dans Google Docs

Pour afficher l'historique complet des modifications apportées au document, accédez à Fichier > Historique des versions > Afficher l'historique des versions ou cliquez sur « Toutes les modifications enregistrées dans Drive ». Vous pouvez toujours revenir en arrière et supprimer n'importe quelle version du texte, ou enregistrer la version actuelle sous un nom personnalisé.

google docs hacks version history — Historique des versions dans Google Docs

Barre d'outils

Passons maintenant aux hacks de Google Docs sur différents outils qui rendront votre travail plus facile et plus rapide.

google docs features — Menu des outils Google Docs

Voici ce que vous pouvez faire dans Outils :

voir le nombre de pages, de mots et de caractères dans le nombre de mots ;
rechercher toutes les modifications ou commentaires qui n'ont pas été acceptés, refusés ou résolus via l'option Examiner les modifications suggérées ;
rechercher des images via les résultats de recherche Web ou votre Google Drive dans la section Explorer ;
utilisez le dictionnaire Google pour trouver la signification de n'importe quel mot ;
créer une copie du document traduit dans n'importe quelle langue présentée par Google ;
tapez avec votre voix, ce qui est une option très utile si vous êtes pressé ou travaillez sur votre téléphone portable ;
écrire du code JavaScript dans le script Google Apps pour ajouter des fonctions personnalisées et des fonctionnalités Google Docs ;
modifier les paramètres des mots en majuscules, des liens, des listes, des éléments d'action, des actions dans les commentaires, des guillemets intelligents ou configurer des valeurs de substitution automatique personnalisées via les préférences, comme dans l'exemple ci-dessous.

google docs hacks preferences — Configuration des préférences dans Google Docs

Modules complémentaires Google Docs

De nombreux hacks Google Docs peuvent être utilisés avec des extensions spéciales. Pour ajouter une extension, accédez à Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires. Dans la fenêtre ouverte, vous pouvez trouver une bibliothèque de modules complémentaires, les trier par sujets ou trouver une extension par nom dans la barre de recherche.

google docs addons — Magasin de modules complémentaires dans Google Docs

Par exemple, vous pouvez installer les modules complémentaires suivants :

PandaDoc pour la création de signatures électroniques ;
Kaizena pour avoir la possibilité de laisser des commentaires vocaux ;
MindMeister pour créer des cartes mentales basées sur des listes à puces ;
Générateur de codes QR pour créer des codes QR pour vos fichiers sur Google Drive ;
VisualCV Resume Builder pour créer des CV personnalisés, et bien d'autres.

Utilisez et contrôlez vos modules complémentaires via le menu déroulant Modules complémentaires.

Raccourcis clavier pour les fonctionnalités Google Docs les plus utilisées

Les raccourcis clavier sont l'un des hacks de Google Docs pour gagner du temps et donc augmenter la productivité. Le centre de formation G Suite propose une liste détaillée de raccourcis sur chaque produit Google. Voici donc ce qu'il vous est proposé d'apprendre sur Google Docs :

google docs hotkeys — Raccourcis Google Docs

Pour résumer

En fin de compte, Google Docs offre un tas de fonctionnalités utiles pour vous

écrivez et modifiez des documents en ligne sur n'importe quel appareil connecté à votre compte Google et enregistrez automatiquement la progression sur un service Google Drive basé sur le cloud ;
travaillez en collaboration avec d'autres utilisateurs, laissez des commentaires et partagez facilement vos documents ;
ajouter et modifier des images ainsi que recevoir des suggestions de Google sur toutes les images adaptées à votre texte ;
créer des graphiques, des diagrammes et même créer des dessins personnalisés ;
formatez le texte et enregistrez votre style préféré par défaut ;
afficher le plan de document interactif pour une navigation facile ;
utiliser le dictionnaire Google, la vérification orthographique et la saisie vocale ; traduire des documents ;
rendez votre travail plus productif avec les modules complémentaires et les raccourcis clavier de Google Docs.

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