Hacks și trucuri Google Docs pe care ar trebui să le cunoașteți

Publicat: 2019-03-12

Google Docs este un program online de procesare a textelor care a schimbat modul în care scriem, edităm și partajăm documente din 2012. Datorită numeroaselor caracteristici, este considerat a fi o alternativă mai flexibilă și mai eficientă față de binecunoscutul software Microsoft Word.

În acest ghid, vom discuta despre funcțiile Documente Google și vom descoperi câteva hacks care vă vor ajuta să utilizați întregul potențial al acestei aplicații online și să vă creșteți productivitatea.

Pro și contra ale funcțiilor Google Docs

Chiar dacă Google Docs poate avea câteva contra, avantajele acestui software le depășesc pe toate.

Avantaje	Dezavantaje
Google Docs este gratuit.	Este necesar acces la internet. Mai mult, viteza muncii dvs. depinde în totalitate de viteza conexiunii.
Progresul dvs. este salvat automat dacă sunteți conectat la internet.	Toate documentele sunt salvate în contul dvs. și, dacă pierdeți acest cont din anumite motive, veți pierde toate documentele.
Toate datele sunt salvate în cloud Google, ceea ce înseamnă că sunteți liber să vă deschideți documentele de pe orice dispozitiv în orice moment și nu este nevoie să utilizați unități flash.
Puteți partaja orice document printr-un link sau oferind acces anumitor utilizatori.
Până la 100 de utilizatori simultan pot vizualiza, edita documentul online sau pot oferi sugestii și pot lăsa comentarii.

După cum puteți vedea, Google Docs permite mai multă flexibilitate și oportunități de colaborare decât software-ul Microsoft Word. Cu toate acestea, ar trebui să acordați întotdeauna atenție vitezei conexiunii la internet și să faceți tot posibilul pentru a vă securiza contul Google și pentru a preveni orice situații nefericite, cum ar fi hacking-ul.

Acum, haideți să aflăm mai multe despre unele hacks și funcții utile din Documente Google care vă vor accelera munca și vă vor permite să colaborați cu alți utilizatori.

Convertiți orice document în format Google Docs

Google Docs vă permite să încărcați orice fișier Microsoft Word sau Adobe PDF și să-l convertiți într-un document Google Docs editabil. Pentru aceasta, accesați Google Drive, faceți clic pe Nou> Încărcare fișiere și alegeți documentul de pe computer. Apoi, în Google Drive, deschideți documentul încărcat și selectați Deschideți cu> Documente Google. Acum puteți începe să lucrați cu acel fișier așa cum ați lucra cu orice alt document Google Docs.

google docs hacks converting pdf — Conversia unui fișier PDF în documentul Google Docs editabil

Hacks Google Docs pentru lucrul cu imagini

Google Docs oferă utilizatorilor săi diverse modalități de a adăuga o imagine la un document:

Încărcați-l de pe computer sau trageți-l din orice folder de pe computer și fixați-l în documentul Google Docs.
Căutați pe web pentru a găsi o imagine pe care doriți să o adăugați prin căutarea Google.
Adăugați o imagine din Google Drive.
Adăugați o imagine din Google Foto.
Introduceți adresa URL a unei imagini, astfel încât să fie adăugată automat la documentul dvs.
Faceți o fotografie și încărcați-o în documentul dvs. Această opțiune este foarte utilă dacă lucrați la telefon sau tabletă.

google docs hacks adding image — Șase moduri de a adăuga o imagine în Google Docs

A șaptea și ultima opțiune este să folosiți sugestii de imagini de la Google, făcând clic pe butonul Explorare, căutând o bucată de text legată de imaginea de care aveți nevoie în bara de căutare și alegând-o pe cea care vă place.

Mai mult, puteți edita orice imagine chiar în documentul dvs. Google. Faceți clic pe imagine și selectați Opțiuni imagine din meniul de mai sus. Schimbați culoarea, reglați transparența, luminozitatea și contrastul.

google docs hacks editing image — Reglarea culorii, transparenței, luminozității și contrastului unei imagini în Google Docs

Pentru a decupa o imagine, faceți clic pe ea și alegeți instrumentul de decupare din meniul de mai sus. După ce sunteți mulțumit de rezultat, pur și simplu faceți clic oriunde în document.

google docs hacks cropping image — Decuparea unei imagini în Google Docs

De asemenea, este posibil să adăugați text ALT la imaginile dvs. dacă scrieți pentru web. Pentru aceasta, faceți clic dreapta pe imagine, accesați Format> Alt text. Acolo, puteți adăuga un titlu și o descriere pentru imagine.

adding image alt text — Adăugarea unui text ALT la o imagine în Google Docs

Dacă doriți să înlocuiți o imagine, o puteți face cu ușurință făcând clic pe ea și alegând o altă imagine din șase surse diferite.

replacing image in google docs — Înlocuirea unei imagini în Google Docs

Google Docs vă permite să salvați orice imagine în Google Keep Notes și apoi să o găsiți pe oricare dintre dispozitivele dvs. conectate la contul Google.

saving image to google keep notes — Salvarea unei imagini din Google Docs în aplicația Google Keep Notes

Construirea de diagrame, diagrame și realizarea de desene

Google Docs vă permite să adăugați date din Foi de calcul Google și să creați patru tipuri diferite de diagrame:

bar;
coloană;
linia;
plăcintă.

Pentru a adăuga o diagramă, trebuie să alegeți tipul care vă place, apoi să faceți clic pe ea și să selectați Deschidere sursă în meniul derulant din colțul din dreapta sus al diagramei. Introduceți datele dvs. în documentul Foi de calcul Google deschis într-o altă filă, apoi faceți clic pe butonul Actualizare din graficul dvs. din Documente Google.

google docs hacks creating chart — Crearea unei diagrame personalizate în Google Docs

De asemenea, puteți crea desene sau le puteți adăuga din Google Drive. Pentru a adăuga un desen, accesați Inserare> Desen> Nou. În fereastra deschisă, creați, încărcați sau editați imagini, apoi faceți clic pe Salvare și închidere. Puteți oricând să editați ceea ce ați creat făcând clic pe acesta și alegând Editați.

creating drawing in google docs — Crearea unui desen în documentul Google Docs

În legătură cu aceasta : Cum să creați un grafic cu bare și alte tipuri de diagrame în Google Docs

Stiluri de formatare a textului

Formatarea textului este unul dintre cele mai utile hacks Google Docs pentru crearea de texte structurate logic și frumos formatate.

În Google Docs, puteți configura un titlu, titlu și formatarea textului, ca în exemplul de mai jos. Editați alinierea, spațierea liniilor, liniuța, culoarea și evidențierea textului, fonturilor, dimensiunilor textului și accentului tipografic (aldin, cursiv și subliniat).

text formatting in google docs — Formatarea textului în Google Docs

Pentru a șterge toate formatările, selectați textul și faceți clic pe următorul buton:

clear text formatting — Ștergerea formatării în Google Docs

Pentru a adăuga un antet, accesați Inserare> Antet și număr pagină> Antet, adăugați orice text sau imagine doriți și faceți clic oriunde pentru a părăsi meniul antet.

creating header in google docs — Adăugarea unui antet într-un document Google Docs

Pentru a adăuga un număr de pagină, accesați Inserare> Antet și număr pagină> Număr pagină și configurați formatarea și alinierea pe care doriți să le utilizați.

google docs hacks adding page number — Adăugarea unui număr de pagină într-un document Google Docs

Puteți salva și utiliza orice stil de formatare ca implicit, deci nu va trebui să configurați formatarea de la zero de fiecare dată când creați un document. Pentru aceasta, accesați Stiluri> Opțiuni> Salvare ca stiluri implicite. De fiecare dată când doriți să setați stilul implicit, accesați Stiluri> Opțiuni> Utilizați stilurile mele implicite.

default style in google docs — Crearea unui stil de formatare implicit în Google Docs

Există, de asemenea, o opțiune pentru a crea un cuprins. Pentru aceasta, deschideți Inserare> Cuprins și selectați stilul care vă place. Actualizați cuprinsul de fiecare dată când modificați titluri sau un titlu.

table of contents in google docs — Adăugarea unui cuprins în Google Docs

Funcțiile Google Docs vă permit să vedeți schița documentului în partea stângă a documentului. Doar deschideți Vizualizare și bifați Afișați documentul online. Această schiță se va forma automat din textul pe care l-ați marcat ca titlu și titluri.

outline in google docs — Schița documentului în Google Docs

Corelat : Cum se adaugă fonturi în Google Docs

Hacks Google Docs pentru colaborare

Google Docs include, de asemenea, colaborarea și lucrul în echipe. Puteți partaja un document în câteva moduri diferite. De exemplu, puteți trimite un link către documentul dvs. sau puteți partaja documentul cu anumiți utilizatori Google adăugând e-mailul lor.

sharing options in google docs — Partajarea unui document Google Docs printr-un link

Observați că puteți oferi trei tipuri de acces:

vizualizare - permite utilizatorilor să vă vizualizeze documentul fără a face modificări sau sugestii la acesta;
editare - permite tuturor celor care au acces să facă orice modificare în document;
comentariu - acest tip de acces la Google Docs este bun pentru editarea documentelor, primirea de feedback și adăugarea de comentarii fără a modifica documentul în sine.

De exemplu, puteți face sugestii pentru orice text sau imagini comentându-le sau sugerați modificări ștergând sau adăugând un text.

adding comments in google docs — Comentează un document Google Docs

Proprietarul documentului va vedea fiecare sugestie și va putea accepta, refuza, rezolva sau lăsa câteva comentarii ca răspuns. Pentru a adăuga un alt utilizator în conversație, adăugați @ sau + și alegeți o adresă de e-mail dintr-o listă derulantă.

Puteți oricând să vizualizați istoricul comentariilor unui document și să activați sau să dezactivați notificările de noi comentarii, dacă există.

comment history in google docs — Istoricul comentariilor în Google Docs

Pentru a vedea întregul istoric al modificărilor aduse documentului, accesați Fișier> Istoricul versiunilor> Vedeți istoricul versiunilor sau faceți clic pe „Toate modificările salvate în Drive”. Puteți oricând să vă întoarceți și să ștergeți orice versiune a textului sau să salvați versiunea curentă sub un nume personalizat.

google docs hacks version history — Istoricul versiunilor în Google Docs

Bara de instrumente

Acum, să trecem la hacks Google Docs pe diferite instrumente care vă vor face munca mai ușoară și mai rapidă.

google docs features — Meniul de instrumente Google Docs

Iată ce puteți face în Instrumente:

vezi numărul de pagini, cuvinte și caractere din numărul de cuvinte;
găsiți toate modificările sau comentariile care nu au fost acceptate, refuzate sau rezolvate prin opțiunea Revizuire modificări sugerate;
găsiți imagini prin rezultatele căutării pe web sau prin Google Drive în secțiunea Explorare;
utilizați dicționarul Google pentru a găsi semnificațiile oricăror cuvinte;
creați o copie a documentului tradus în orice limbă prezentată de Google;
tastați cu vocea dvs., care este o opțiune foarte utilă dacă vă grăbiți sau lucrați la telefonul mobil;
scrieți cod JavaScript în Google Apps Script pentru a adăuga câteva funcții personalizate și caracteristici Google Docs;
modificați setările cuvintelor cu majuscule, link-urilor, listelor, elementelor de acțiune, acțiunilor din comentarii, ghilimelelor inteligente sau configurați valori personalizate de substituire automată prin intermediul Preferințelor, ca în exemplul de mai jos.

google docs hacks preferences — Configurarea preferințelor în Google Docs

Suplimente Google Docs

Multe hacks din Google Docs pot fi utilizate cu extensii speciale. Pentru a adăuga o extensie, accesați Suplimente> Obțineți suplimente. În fereastra deschisă, puteți găsi o bibliotecă de programe de completare, le puteți sorta după subiecte sau puteți găsi o extensie după nume în bara de căutare.

google docs addons — Magazinul de suplimente în Google Docs

De exemplu, puteți instala următoarele programe de completare:

PandaDoc pentru crearea semnăturilor electronice;
Kaizena pentru ocazia de a lăsa comentarii vocale;
MindMeister pentru crearea hărților mentale bazate pe liste cu marcatori;
Generator de coduri QR pentru a crea coduri QR pentru fișierele dvs. pe Google Drive;
VisualCV Resume Builder pentru crearea de CV-uri personalizate și multe altele.

Utilizați și controlați suplimentele dvs. prin meniul derulant Complimente.

Taste rapide pentru cele mai utilizate funcții Google Docs

Tastele rapide sunt unul dintre hacks-urile Google Docs pentru a vă economisi timpul și, prin urmare, a crește productivitatea. G Suite Learning Center oferă o listă detaliată de comenzi rapide pentru fiecare produs Google, deci iată ce vi se oferă să aflați despre Google Docs:

google docs hotkeys — Comenzi rapide Google Docs

În concluzie

În cele din urmă, Google Docs vă oferă o serie de funcții utile

scrieți și editați documente online pe orice dispozitiv conectat la contul dvs. Google, precum și salvarea automată a progresului pe un serviciu Google Drive bazat pe cloud;
lucrați în colaborare cu alți utilizatori, lăsați comentarii și partajați cu ușurință documentele dvs.;
adăugați și editați imagini, precum și obținerea de sugestii de la Google cu privire la orice imagini potrivite pentru textul dvs.;
construiți diagrame, diagrame și chiar creați desene personalizate;
formatați text și salvați stilul preferat ca implicit;
vizualizați schema interactivă a documentelor pentru o navigare ușoară;
utilizați dicționarul Google, verificarea ortografică și tastarea vocală; traducerea documentelor;
faceți-vă munca mai productivă cu programele de completare și tastele rapide Google Docs.

Dacă vă prețuiți timpul și eficiența, încercați Documente Google pentru munca și proiectele personale. Când vine vorba de marketingul eficient prin e-mail, mizați-vă pe SendPulse, care vă va ajuta nu numai să vă construiți e-mailurile, notificările push web, SMS-urile și campaniile de chatbot rapid și fără efort, ci și să vă urmăriți statisticile în timp real.