Полезные советы по работе с Документами Google

Опубликовано: 2019-03-12

Google Docs - это онлайн-программа для обработки текстов, которая с 2012 года меняет способ написания, редактирования и обмена документами. Благодаря своим многочисленным функциям, она считается более гибкой и эффективной альтернативой хорошо известному программному обеспечению Microsoft Word.

В этом руководстве мы обсудим функции Google Docs и расскажем о некоторых хитростях, которые помогут вам в полной мере использовать потенциал этого онлайн-приложения и повысить вашу продуктивность.

Плюсы и минусы функций Google Docs

Несмотря на то, что у Google Docs может быть несколько минусов, преимущества этого программного обеспечения перевешивают их все.

Преимущества	Недостатки
Документы Google можно использовать бесплатно.	Требуется доступ в Интернет. Причем скорость вашей работы полностью зависит от скорости вашего соединения.
Ваш прогресс сохраняется автоматически, если вы подключены к Интернету.	Все документы сохраняются в вашей учетной записи, и если вы потеряете эту учетную запись по какой-либо причине, вы потеряете все свои документы.
Все данные сохраняются в облаке Google, а это значит, что вы можете открывать свои документы с любого устройства в любое время, и вам не нужно использовать флеш-накопители.
Вы можете поделиться любым документом по ссылке или предоставив доступ определенным пользователям.
Одновременно до 100 пользователей могут просматривать, редактировать документ в Интернете, предлагать предложения и оставлять комментарии.

Как видите, Документы Google предоставляют больше возможностей для гибкости и совместной работы, чем программное обеспечение Microsoft Word. Тем не менее, вы всегда должны обращать внимание на скорость вашего интернет-соединения и делать все возможное, чтобы защитить свою учетную запись Google и предотвратить любые неприятные ситуации, такие как взлом.

Теперь давайте узнаем больше о некоторых полезных приемах и функциях Документов Google, которые ускорят вашу работу и позволят вам сотрудничать с другими пользователями.

Конвертируйте любой документ в формат Google Docs

Google Docs позволяет загружать любой файл Microsoft Word или Adobe PDF и преобразовывать его в редактируемый документ Google Docs. Для этого перейдите на свой Google Диск, нажмите «Создать»> «Загрузить файл» и выберите документ на своем компьютере. Затем на Google Диске откройте загруженный документ и выберите Открыть с помощью> Документы Google. Теперь вы можете начать работать с этим файлом так же, как с любым другим документом Google Docs.

google docs hacks converting pdf — Преобразование файла PDF в редактируемый документ Google Docs

Хаки Google Docs для работы с изображениями

Google Docs предоставляет своим пользователям различные способы добавления изображения в документ:

Загрузите его со своего компьютера или перетащите из любой папки на компьютере в документ Google Docs.
Поищите в Интернете изображение, которое хотите добавить, с помощью поиска Google.
Добавьте изображение с вашего Google Диска.
Добавьте изображение из Google Фото.
Вставьте URL-адрес изображения, чтобы оно автоматически добавлялось в ваш документ.
Сделайте снимок и загрузите его в свой документ. Этот вариант очень удобен, если вы работаете на своем телефоне или планшете.

google docs hacks adding image — Шесть способов добавить изображение в Google Документы

Седьмой и последний вариант - использовать предложения изображений от Google, нажав кнопку «Исследовать», выполнив поиск фрагмента текста, относящегося к нужному изображению, в строке поиска и выбрав то, которое вам нравится.

Более того, вы можете редактировать любое изображение прямо в вашем документе Google. Щелкните изображение и выберите Параметры изображения в меню выше. Измените цвет, настройте прозрачность, яркость и контрастность.

google docs hacks editing image — Регулировка цвета, прозрачности, яркости и контрастности изображения в Google Документах

Чтобы обрезать изображение, нажмите на него и выберите инструмент кадрирования в меню выше. После того, как вы довольны результатом, просто щелкните в любом месте документа.

google docs hacks cropping image — Обрезка изображения в Google Документах

Также можно добавить к изображениям текст ALT, если вы пишете для Интернета. Для этого щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите «Формат»> «Замещающий текст». Там вы можете добавить заголовок и описание изображения.

adding image alt text — Добавление текста ALT к изображению в Документах Google

Если вы хотите заменить изображение, вы можете легко сделать это, щелкнув по нему и выбрав другое изображение из шести разных источников.

replacing image in google docs — Замена изображения в Google Документах

Google Docs позволяет сохранять любое изображение в Google Keep Notes, а затем находить его на любом из ваших устройств, подключенных к учетной записи Google.

saving image to google keep notes — Сохранение изображения из Google Docs в приложение Google Keep Notes

Построение диаграмм, диаграмм и чертежей

Документы Google позволяют добавлять данные из таблиц Google и создавать диаграммы четырех различных типов:

бар;
столбец;
линия;
пирог.

Чтобы добавить диаграмму, вам нужно выбрать понравившийся тип, затем щелкнуть по нему и выбрать «Открыть исходный код» в раскрывающемся меню в правом верхнем углу диаграммы. Введите свои данные в документ Google Таблиц, открытый на другой вкладке, а затем нажмите кнопку «Обновить» на диаграмме в Документах Google.

google docs hacks creating chart — Создание пользовательской диаграммы в Google Документах

Вы также можете создавать рисунки или добавлять их со своего Google Диска. Чтобы добавить рисунок, перейдите в меню «Вставка»> «Рисунок»> «Создать». В открывшемся окне создайте, загрузите или отредактируйте изображения, а затем нажмите «Сохранить и закрыть». Вы всегда можете отредактировать то, что вы создали, щелкнув по нему и выбрав «Редактировать».

creating drawing in google docs — Создание рисунка в документе Google Docs

Связанный : Как создать гистограмму и другие типы диаграмм в Документах Google

Стили форматирования текста

Форматирование текста - один из самых полезных уловок Google Docs для создания логически структурированных и красиво отформатированных текстов.

В Документах Google вы можете настроить заголовок, заголовок и форматирование текста, как в примере ниже. Отредактируйте выравнивание, межстрочный интервал, отступ, цвет и выделение текста, шрифты, размеры текста и типографское выделение (полужирный, курсив и подчеркивание).

text formatting in google docs — Форматирование текста в Google Документах

Чтобы очистить все форматирование, выделите текст и нажмите следующую кнопку:

clear text formatting — Очистка форматирования в Google Документах

Чтобы добавить заголовок, перейдите в меню «Вставка»> «Заголовок и номер страницы»> «Заголовок», добавьте любой текст или изображение и щелкните в любом месте, чтобы выйти из меню заголовка.

creating header in google docs — Добавление заголовка в документ Google Docs

Чтобы добавить номер страницы, перейдите в меню «Вставка»> «Заголовок и номер страницы»> «Номер страницы» и настройте форматирование и выравнивание, которые вы хотите использовать.

google docs hacks adding page number — Добавление номера страницы в документ Google Docs

Вы можете сохранить и использовать любой стиль форматирования по умолчанию, поэтому вам не придется настраивать форматирование с нуля каждый раз при создании документа. Для этого перейдите в «Стили»> «Параметры»> «Сохранить как стили по умолчанию». Каждый раз, когда вы хотите установить стиль по умолчанию, переходите в «Стили»> «Параметры»> «Использовать мои стили по умолчанию».

default style in google docs — Создание стиля форматирования по умолчанию в Документах Google

Также есть возможность создать оглавление. Для этого откройте «Вставка»> «Оглавление» и выберите понравившийся стиль. Обновляйте оглавление каждый раз, когда вы меняете заголовки или заголовок.

table of contents in google docs — Добавление оглавления в Google Документы

Функции Google Docs позволяют видеть структуру документа в левой части документа. Просто откройте «Просмотр» и установите флажок «Показать документ в Интернете». Этот контур будет автоматически сформирован из текста, который вы пометили как заголовок и заголовки.

outline in google docs — Схема документа в Google Документах

Связанный : Как добавить шрифты в Google Документы

Советы по работе с Документами Google для совместной работы

Документы Google также включают совместную работу и работу в команде. Вы можете поделиться документом несколькими способами. Например, вы можете отправить ссылку на свой документ или поделиться документом с определенными пользователями Google, добавив их адрес электронной почты.

sharing options in google docs — Отправка документа Google Docs по ссылке

Обратите внимание, что вы можете предоставить три типа доступа:

просмотр - позволяет пользователям просматривать ваш документ, не внося в него никаких изменений или предложений;
редактировать - позволяет всем, у кого есть доступ, вносить какие-либо изменения в документ;
комментарий - этот тип доступа к Документам Google удобен для редактирования документов, получения отзывов и добавления комментариев без изменения самого документа.

Например, вы можете предлагать любой текст или изображения, комментируя их, или предлагать изменения, удаляя или добавляя текст.

adding comments in google docs — Комментирование документа Google Docs

Владелец документа увидит каждое предложение и сможет принять, отклонить, разрешить его или оставить комментарий в ответ. Чтобы добавить другого пользователя в беседу, добавьте @ или + и выберите адрес электронной почты из раскрывающегося списка.

Вы всегда можете просмотреть историю комментариев к документу и включить или отключить уведомления о новых комментариях, если таковые имеются.

comment history in google docs — История комментариев в Google Документах

Чтобы просмотреть всю историю изменений, внесенных в документ, выберите «Файл»> «История версий»> «Просмотреть историю версий» или нажмите «Все изменения, сохраненные на Диске». Вы всегда можете вернуться и удалить любую версию текста или сохранить текущую версию под своим именем.

google docs hacks version history — История версий в Google Документах

Панель инструментов

Теперь давайте перейдем к советам Google Docs о различных инструментах, которые сделают вашу работу проще и быстрее.

google docs features — Меню инструментов Google Документов

Вот что вы можете делать в инструментах:

увидеть количество страниц, слов и символов в подсчете слов;
найти все правки или комментарии, которые не были приняты, отклонены или разрешены, с помощью опции «Просмотреть предлагаемые правки»;
находить изображения в результатах веб-поиска или на Google Диске в разделе «Обзор»;
используйте словарь Google, чтобы найти значения любых слов;
создать копию документа, переведенного на любой язык, представленный Google;
набирайте текст голосом, что очень удобно, если вы спешите или работаете на мобильном телефоне;
написать код JavaScript в скрипте Google Apps, чтобы добавить некоторые настраиваемые функции и возможности Документов Google;
изменить настройки слов, написанных с заглавной буквы, ссылок, списков, элементов действий, действий в комментариях, умных кавычках или настроить индивидуальные значения автоматической подстановки с помощью настроек, как в примере ниже.

google docs hacks preferences — Настройка предпочтений в Google Документах

Дополнения Google Docs

Многие хаки Google Docs можно использовать со специальными расширениями. Чтобы добавить расширение, перейдите в Надстройки> Получить надстройки. В открывшемся окне вы можете найти библиотеку надстроек, отсортировать их по темам или найти расширение по имени в строке поиска.

google docs addons — Магазин дополнений в Google Документах

Например, вы можете установить следующие дополнения:

PandaDoc для создания электронных подписей;
Kaizena за возможность оставлять голосовые комментарии;
MindMeister для создания интеллект-карт на основе маркированных списков;
Генератор QR-кодов для создания QR-кодов для ваших файлов на Google Диске;
VisualCV Resume Builder для создания индивидуальных резюме и многие другие.

Используйте и управляйте своими надстройками через раскрывающееся меню надстроек.

Горячие клавиши для наиболее часто используемых функций Google Документов

Горячие клавиши - это один из приемов Google Docs, позволяющий сэкономить ваше время и, следовательно, повысить производительность. Центр обучения G Suite предлагает подробный список ярлыков для каждого продукта Google, поэтому вот что вам предлагается узнать о Документах Google:

google docs hotkeys — Ярлыки Google Документов

Подводить итоги

В конечном итоге Google Docs предлагает вам множество полезных функций,

писать и редактировать документы в Интернете на любом устройстве, подключенном к вашей учетной записи Google, а также автоматически сохранять прогресс в облачной службе Google Drive;
работать вместе с другими пользователями, оставлять комментарии и легко делиться своими документами;
добавлять и редактировать изображения, а также получать предложения от Google по любым изображениям, подходящим для вашего текста;
строить диаграммы, диаграммы и даже создавать собственные чертежи;
отформатируйте текст и сохраните свой любимый стиль по умолчанию;
просматривать интерактивную схему документа для удобной навигации;
использовать словарь Google, проверку орфографии и голосовой набор; переводить документы;
сделайте свою работу более продуктивной с помощью надстроек и горячих клавиш Google Документов.

Если вы цените свое время и эффективность, попробуйте Документы Google для работы и личных проектов. Когда дело доходит до эффективного электронного маркетинга, положитесь на SendPulse, который поможет вам не только быстро и без усилий создавать электронные письма, push-уведомления, SMS и кампании чат-ботов, но и отслеживать статистику в реальном времени.