Trucos y trucos de Google Docs que debe conocer

Publicado: 2019-03-12

Google Docs es un programa de procesamiento de texto en línea que ha estado cambiando la forma en que escribimos, editamos y compartimos documentos desde 2012. Debido a sus numerosas características, se considera una alternativa más flexible y eficiente al conocido software Microsoft Word.

En esta guía, analizaremos las funciones de Google Docs y descubriremos algunos trucos que lo ayudarán a aprovechar todo el potencial de esta aplicación en línea y aumentar su productividad.

Pros y contras de las funciones de Google Docs

Aunque Google Docs puede tener algunas desventajas, las ventajas de este software superan a todas.

Ventajas	Desventajas
Google Docs es de uso gratuito.	Se requiere acceso a Internet. Además, la velocidad de su trabajo depende completamente de la velocidad de su conexión.
Su progreso se guarda automáticamente si está conectado a Internet.	Todos los documentos se guardan en su cuenta, y si pierde esta cuenta por alguna razón, perderá todos sus documentos.
Todos los datos se guardan en la nube de Google, lo que significa que puede abrir sus documentos desde cualquier dispositivo en cualquier momento y no es necesario utilizar unidades flash.
Puede compartir cualquier documento a través de un enlace o proporcionando acceso a ciertos usuarios.
Hasta 100 usuarios a la vez pueden ver, editar el documento en línea u ofrecer sugerencias y dejar comentarios.

Como puede ver, Google Docs permite más flexibilidad y oportunidades de colaboración que el software Microsoft Word. Sin embargo, siempre debe prestar atención a la velocidad de su conexión a Internet y hacer todo lo posible para proteger su cuenta de Google y evitar situaciones desafortunadas como la piratería.

Ahora, aprendamos más sobre algunos trucos y funciones útiles de Google Docs que acelerarán su trabajo y le permitirán colaborar con otros usuarios.

Convierta cualquier documento al formato de Google Docs

Google Docs le permite cargar cualquier archivo de Microsoft Word o Adobe PDF y convertirlo en un documento editable de Google Docs. Para eso, vaya a su Google Drive, haga clic en Nuevo> Carga de archivo y elija el documento en su computadora. Luego, en Google Drive, abra el documento que ha subido y seleccione Abrir con> Documentos de Google. Ahora puede comenzar a trabajar con ese archivo de la misma manera que lo haría con cualquier otro documento de Google Docs.

google docs hacks converting pdf — Convertir un archivo PDF en el documento editable de Google Docs

Trucos de Google Docs para trabajar con imágenes

Google Docs ofrece a sus usuarios varias formas de agregar una imagen a un documento:

Súbelo desde su computadora o arrástrelo desde cualquier carpeta en su computadora y suéltelo en el documento de Google Docs.
Busque en la web para encontrar una imagen que desee agregar a través de la búsqueda de Google.
Agrega una imagen de tu Google Drive.
Agrega una imagen de Google Photos.
Inserta la URL de una imagen para que se agregue automáticamente a tu documento.
Tome una foto y cárguela en su documento. Esta opción es muy útil si está trabajando en su teléfono o tableta.

google docs hacks adding image — Seis formas de agregar una imagen en Google Docs

La séptima y última opción es usar sugerencias de imágenes de Google haciendo clic en el botón Explorar, buscando un fragmento de texto relacionado con la imagen que necesita en la barra de búsqueda y eligiendo la que le guste.

Además, puede editar cualquier imagen directamente en su documento de Google. Haga clic en la imagen y seleccione Opciones de imagen en el menú de arriba. Cambie el color, ajuste la transparencia, el brillo y el contraste.

google docs hacks editing image — Ajustar el color, la transparencia, el brillo y el contraste de una imagen en Google Docs

Para recortar una imagen, haga clic en ella y elija la herramienta de recorte en el menú de arriba. Una vez que esté satisfecho con el resultado, simplemente haga clic en cualquier parte del documento.

google docs hacks cropping image — Recortar una imagen en Google Docs

También es posible agregar texto ALT a sus imágenes si está escribiendo para la web. Para eso, haga clic derecho en la imagen, vaya a Formato> Texto alternativo. Allí, puede agregar un título y una descripción para la imagen.

adding image alt text — Agregar un texto ALT a una imagen en Google Docs

Si desea reemplazar una imagen, puede hacerlo fácilmente haciendo clic en ella y eligiendo otra imagen de seis fuentes diferentes.

replacing image in google docs — Reemplazo de una imagen en Google Docs

Google Docs le permite guardar cualquier imagen en sus notas de Google Keep y luego encontrarla en cualquiera de sus dispositivos conectados a la cuenta de Google.

saving image to google keep notes — Guardar una imagen de Google Docs en la aplicación Google Keep Notes

Construir gráficos, diagramas y hacer dibujos

Google Docs le permite agregar datos de Google Sheets y crear cuatro tipos diferentes de gráficos:

bar;
columna;
línea;
tarta.

Para agregar un gráfico, debe elegir el tipo que le guste, luego hacer clic en él y seleccionar Abrir fuente en el menú desplegable en la esquina superior derecha del gráfico. Ingrese sus datos en el documento de Google Sheets abierto en otra pestaña y luego haga clic en el botón Actualizar en su gráfico en Google Docs.

google docs hacks creating chart — Crear un gráfico personalizado en Google Docs

También puede crear dibujos o agregarlos desde su Google Drive. Para agregar un dibujo, vaya a Insertar> Dibujo> Nuevo. En la ventana abierta, cree, cargue o edite imágenes y luego haga clic en Guardar y cerrar. Siempre puede editar lo que ha creado haciendo clic en él y eligiendo Editar.

creating drawing in google docs — Crear un dibujo en un documento de Google Docs

Relacionado : Cómo hacer un gráfico de barras y otros tipos de gráficos en Google Docs

Estilos de formato de texto

El formato de texto es uno de los trucos más útiles de Google Docs para crear textos con una estructura lógica y un formato bonito.

En Google Docs, puede configurar un título, encabezado y formato de texto, como en el siguiente ejemplo. Edite la alineación, el interlineado, la sangría, el color y el resaltado del texto, las fuentes, el tamaño del texto y el énfasis tipográfico (negrita, cursiva y subrayado).

text formatting in google docs — Dar formato al texto en Google Docs

Para borrar todo el formato, seleccione el texto y haga clic en el siguiente botón:

clear text formatting — Borrar formato en Google Docs

Para agregar un encabezado, vaya a Insertar> Encabezado y número de página> Encabezado, agregue cualquier texto o imagen que desee y haga clic en cualquier lugar para salir del menú del encabezado.

creating header in google docs — Agregar un encabezado a un documento de Google Docs

Para agregar un número de página, vaya a Insertar> Encabezado y número de página> Número de página y configure el formato y la alineación que le gustaría usar.

google docs hacks adding page number — Agregar un número de página a un documento de Google Docs

Puede guardar y utilizar cualquier estilo de formato de forma predeterminada, por lo que no tendrá que configurar el formato desde cero cada vez que cree un documento. Para hacerlo, vaya a Estilos> Opciones> Guardar como mis estilos predeterminados. Cada vez que desee establecer su estilo predeterminado, vaya a Estilos> Opciones> Usar mis estilos predeterminados.

default style in google docs — Crear un estilo de formato predeterminado en Google Docs

También hay una opción para crear una tabla de contenido. Para eso, abra Insertar> Tabla de contenido y seleccione el estilo que desee. Actualice su tabla de contenido cada vez que cambie un encabezado o un título.

table of contents in google docs — Agregar una tabla de contenido en Google Docs

Las funciones de Google Docs le permiten ver el esquema del documento en el lado izquierdo de su documento. Simplemente abra Ver y marque Mostrar documento en línea. Este esquema se formará automáticamente a partir del texto que ha marcado como título y encabezados.

outline in google docs — Esquema del documento en Google Docs

Relacionado : Cómo agregar fuentes a Google Docs

Trucos de Google Docs para la colaboración

Google Docs también incluye colaboración y trabajo en equipo. Puede compartir un documento de diferentes formas. Por ejemplo, puede enviar un enlace a su documento o compartir el documento con usuarios particulares de Google agregando su correo electrónico.

sharing options in google docs — Compartir un documento de Google Docs a través de un vínculo

Tenga en cuenta que puede proporcionar tres tipos de acceso:

Ver: permite a los usuarios ver su documento sin realizar modificaciones ni sugerencias.
editar: permite a todos los que tienen acceso realizar cambios en el documento;
comentario: este tipo de acceso a Google Docs es bueno para editar documentos, recibir comentarios y agregar comentarios sin cambiar el documento en sí.

Por ejemplo, puede hacer sugerencias sobre cualquier texto o imagen al comentarlos o sugerir ediciones eliminando o agregando texto.

adding comments in google docs — Comentar un documento de Google Docs

El propietario del documento verá todas las sugerencias y podrá aceptarlas, rechazarlas, resolverlas o dejar algunos comentarios en respuesta. Para agregar otro usuario en la conversación, agregue @ o + y elija una dirección de correo electrónico de una lista desplegable.

Siempre puede ver el historial de comentarios de un documento y activar o desactivar las notificaciones de nuevos comentarios, si corresponde.

comment history in google docs — Historial de comentarios en Google Docs

Para ver el historial completo de cambios realizados en el documento, vaya a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones o haga clic en "Todos los cambios guardados en Drive". Siempre puede volver atrás y eliminar cualquier versión del texto, o guardar la versión actual con un nombre personalizado.

google docs hacks version history — Historial de versiones en Google Docs

Barra de herramientas

Ahora, pasemos a los trucos de Google Docs en diferentes herramientas que harán su trabajo más fácil y rápido.

google docs features — Menú de herramientas de Google Docs

Esto es lo que puede hacer en Herramientas:

ver el número de páginas, palabras y caracteres en el recuento de palabras;
encontrar todas las ediciones o comentarios que no fueron aceptados, rechazados o resueltos a través de la opción Revisar ediciones sugeridas;
busque imágenes a través de los resultados de búsqueda web o su Google Drive en la sección Explorar;
utilizar el diccionario de Google para encontrar el significado de cualquier palabra;
crear una copia del documento traducido a cualquier idioma presentado por Google;
escribe con tu voz, que es una opción muy útil si tienes prisa o estás trabajando en tu teléfono móvil;
escribir código JavaScript en Google Apps Script para agregar algunas funciones personalizadas y características de Google Docs;
cambie la configuración de las palabras en mayúscula, enlaces, listas, elementos de acción, acciones en los comentarios, comillas tipográficas o configure valores de sustitución automática personalizados a través de Preferencias, como en el ejemplo siguiente.

google docs hacks preferences — Configurar preferencias en Google Docs

Complementos de Google Docs

Muchos trucos de Google Docs se pueden utilizar con extensiones especiales. Para agregar una extensión, vaya a Complementos> Obtener complementos. En la ventana abierta, puede encontrar una biblioteca de complementos, ordenarlos por temas o buscar una extensión por nombre en la barra de búsqueda.

google docs addons — Tienda de complementos en Google Docs

Por ejemplo, puede instalar los siguientes complementos:

PandaDoc para la creación de firmas electrónicas;
Kaizena por la oportunidad de dejar comentarios de voz;
MindMeister para crear mapas mentales basados en listas con viñetas;
Generador de códigos QR para crear códigos QR para sus archivos en Google Drive;
VisualCV Resume Builder para crear CV personalizados y muchos otros.

Use y controle sus complementos a través del menú desplegable Complementos.

Teclas de acceso rápido para las funciones de Google Docs más utilizadas

Las teclas de acceso rápido son uno de los trucos de Google Docs para ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la productividad. El Centro de aprendizaje de G Suite ofrece una lista detallada de accesos directos en cada producto de Google, así que esto es lo que se le ofrece para aprender sobre Google Docs:

google docs hotkeys — Accesos directos de Google Docs

Para resumir

En última instancia, Google Docs ofrece un montón de funciones útiles para que pueda

escribir y editar documentos en línea en cualquier dispositivo conectado a su cuenta de Google, así como guardar automáticamente el progreso en un servicio de Google Drive basado en la nube;
trabajar en colaboración con otros usuarios, dejar comentarios y compartir fácilmente sus documentos;
agregar y editar imágenes, así como recibir sugerencias de Google sobre cualquier imagen adecuada para su texto;
construya gráficos, diagramas e incluso cree dibujos personalizados;
formatee el texto y guarde su estilo favorito como predeterminado;
ver el esquema del documento interactivo para una fácil navegación;
utilizar el diccionario, el corrector ortográfico y la escritura por voz de Google; traducir documentos;
Haga que su trabajo sea más productivo con los complementos y teclas de acceso rápido de Google Docs.

Si valora su tiempo y eficiencia, pruebe Google Docs para su trabajo y proyectos personales. Cuando se trata del marketing por correo electrónico eficiente, confíe en SendPulse, que lo ayudará no solo a crear sus correos electrónicos, notificaciones web push, SMS y campañas de chatbot de forma rápida y sin esfuerzo, sino también realizar un seguimiento adicional de sus estadísticas en tiempo real.