あなたが知っておくべきGoogleドキュメントのハックとコツ

公開: 2019-03-12

Googleドキュメントは、2012年以降、ドキュメントの作成、編集、共有の方法を変更しているオンラインワードプロセッシングプログラムです。その多数の機能により、有名なMicrosoftWordソフトウェアよりも柔軟で効率的な代替手段と見なされています。

このガイドでは、Googleドキュメントの機能について説明し、このオンラインアプリケーションの可能性を最大限に活用して生産性を向上させるのに役立ついくつかのハックを明らかにします。

Googleドキュメント機能の長所と短所

Googleドキュメントにはいくつかの短所があるかもしれませんが、このソフトウェアの利点はそれらすべてを上回ります。

利点	短所
Googleドキュメントは無料で使用できます。	インターネットアクセスが必要です。さらに、作業の速度は接続速度に完全に依存します。
インターネットに接続している場合、進行状況は自動的に保存されます。	すべてのドキュメントはアカウントに保存されます。何らかの理由でこのアカウントを失うと、すべてのドキュメントが失われます。
すべてのデータはGoogleクラウドに保存されます。つまり、いつでもどのデバイスからでもドキュメントを自由に開くことができ、フラッシュドライブを使用する必要はありません。
リンクを介して、または特定のユーザーにアクセスを提供することにより、任意のドキュメントを共有できます。
一度に最大100人のユーザーが、オンラインでドキュメントを表示、編集したり、提案を提供したりコメントを残したりできます。

ご覧のとおり、GoogleドキュメントはMicrosoftWordソフトウェアよりも柔軟性とコラボレーションの機会を提供します。ただし、常にインターネット接続速度に注意を払い、Googleアカウントを保護し、ハッキングなどの不幸な状況を防ぐために最善を尽くす必要があります。

それでは、作業をスピードアップして他のユーザーと共同作業できるようにする、便利なGoogleドキュメントのハックと機能について詳しく見ていきましょう。

ドキュメントをGoogleドキュメント形式に変換する

Googleドキュメントでは、MicrosoftWordまたはAdobePDFファイルをアップロードして、編集可能なGoogleドキュメントドキュメントに変換できます。そのためには、Googleドライブに移動し、[新規]> [ファイルのアップロード]をクリックして、コンピューター上のドキュメントを選択します。次に、Googleドライブで、アップロードしたドキュメントを開き、[プログラムから開く]> [Googleドキュメント]を選択します。これで、他のGoogleドキュメントドキュメントと同じようにそのファイルの操作を開始できます。

google docs hacks converting pdf — PDFファイルを編集可能なGoogleドキュメントドキュメントに変換する

画像を操作するためのGoogleドキュメントのハック

Googleドキュメントは、ドキュメントに画像を追加するさまざまな方法をユーザーに提供します。

パソコンからアップロードするか、パソコン上の任意のフォルダからドラッグして、Googleドキュメントドキュメントにドロップします。
ウェブを検索して、Google検索で追加したい画像を見つけます。
Googleドライブから画像を追加します。
Googleフォトから画像を追加します。
画像のURLを挿入すると、画像が自動的にドキュメントに追加されます。
写真を撮り、ドキュメントにアップロードします。このオプションは、携帯電話やタブレットで作業している場合に非常に便利です。

google docs hacks adding image — Googleドキュメントに画像を追加する6つの方法

7番目で最後のオプションは、[探索]ボタンをクリックし、検索バーで必要な画像に関連するテキストを検索して、好きなものを選択することにより、Googleからの画像候補を使用することです。

さらに、Googleドキュメント内の任意の画像を直接編集できます。画像をクリックして、上のメニューで[画像オプション]を選択します。色を変更し、透明度、明るさ、コントラストを調整します。

google docs hacks editing image — Googleドキュメントで画像の色、透明度、明るさ、コントラストを調整する

画像を切り抜くには、画像をクリックして、上のメニューから切り抜きツールを選択します。結果に満足したら、ドキュメント内の任意の場所をクリックするだけです。

google docs hacks cropping image — Googleドキュメントで画像を切り抜く

Web用に作成している場合は、画像にALTテキストを追加することもできます。そのためには、画像を右クリックして、[フォーマット]> [代替テキスト]に移動します。そこで、画像のタイトルと説明を追加できます。

adding image alt text — Googleドキュメントの画像にALTテキストを追加する

画像を置き換える場合は、画像をクリックして6つの異なるソースから別の画像を選択することで簡単に行うことができます。

replacing image in google docs — Googleドキュメントでの画像の置き換え

Googleドキュメントを使用すると、任意の画像をGoogle Keep Notesに保存して、Googleアカウントに接続されている任意のデバイスで見つけることができます。

saving image to google keep notes — GoogleドキュメントからGoogleKeepNotesアプリケーションに画像を保存する

チャート、図の作成、および図面の作成

Googleドキュメントでは、Googleスプレッドシートからデータを追加し、次の4種類のグラフを作成できます。

バー;
桁;
ライン;
パイ。

グラフを追加するには、必要な種類を選択してクリックし、グラフの右上隅にあるドロップダウンメニューで[オープンソース]を選択する必要があります。別のタブで開いたGoogleスプレッドシートのドキュメントにデータを入力し、Googleドキュメントのグラフの[更新]ボタンをクリックします。

google docs hacks creating chart — Googleドキュメントでカスタムグラフを作成する

図面を作成したり、Googleドライブから追加したりすることもできます。図面を追加するには、[挿入]> [図面]> [新規]に移動します。開いたウィンドウで、画像を作成、アップロード、または編集し、[保存して閉じる]をクリックします。作成したものをクリックして[編集]を選択すると、いつでも編集できます。

creating drawing in google docs — Googleドキュメントドキュメントで図面を作成する

関連：Googleドキュメントで棒グラフやその他の種類のグラフを作成する方法

テキストの書式設定スタイル

テキストの書式設定は、論理的に構造化された美しく書式設定されたテキストを作成するための最も便利なGoogleドキュメントのハックの1つです。

Googleドキュメントでは、次の例のように、タイトル、見出し、テキストの書式を設定できます。テキストの配置、行間隔、インデント、色、強調表示、フォント、テキストサイズ、および活版印刷の強調（太字、斜体、下線）を編集します。

text formatting in google docs — Googleドキュメントでのテキストのフォーマット

すべての書式をクリアするには、テキストを選択して次のボタンをクリックします。

clear text formatting — Googleドキュメントのフォーマットをクリアする

ヘッダーを追加するには、[挿入]> [ヘッダーとページ番号]> [ヘッダー]に移動し、任意のテキストまたは画像を追加して、任意の場所をクリックしてヘッダーメニューを終了します。

creating header in google docs — Googleドキュメントドキュメントにヘッダーを追加する

ページ番号を追加するには、[挿入]> [ヘッダーとページ番号]> [ページ番号]に移動し、使用する書式と配置を設定します。

google docs hacks adding page number — Googleドキュメントドキュメントにページ番号を追加する

デフォルトで任意の書式設定スタイルを保存して使用できるため、ドキュメントを作成するたびに書式設定を最初から設定する必要はありません。これを行うには、[スタイル]> [オプション]> [デフォルトのスタイルとして保存]に移動します。デフォルトのスタイルを設定するたびに、[スタイル]> [オプション]> [デフォルトのスタイルを使用]に移動します。

default style in google docs — Googleドキュメントでデフォルトのフォーマットスタイルを作成する

目次を作成するオプションもあります。そのためには、[挿入]> [目次]を開き、好みのスタイルを選択します。見出しやタイトルを変更するたびに目次を更新してください。

table of contents in google docs — Googleドキュメントに目次を追加する

Googleドキュメントの機能を使用すると、ドキュメントの左側にドキュメントのアウトラインを表示できます。 [表示]を開き、[ドキュメントをオンラインで表示]にチェックマークを付けるだけです。このアウトラインは、タイトルと見出しとしてマークしたテキストから自動的に形成されます。

outline in google docs — Googleドキュメントのドキュメントの概要

関連：Googleドキュメントにフォントを追加する方法

Googleドキュメントがコラボレーションのためにハックする

Googleドキュメントには、コラボレーションとチームでの作業も含まれます。いくつかの異なる方法でドキュメントを共有できます。たとえば、ドキュメントへのリンクを送信したり、メールを追加して特定のGoogleユーザーとドキュメントを共有したりできます。

sharing options in google docs — リンクを介してGoogleドキュメントドキュメントを共有する

次の3種類のアクセスを提供できることに注意してください。

ビュー—ユーザーがドキュメントを編集したり提案したりせずにドキュメントを表示できるようにします。
編集—アクセス権を持つすべての人がドキュメント内で変更を加えることができます。
コメント—このタイプのGoogleドキュメントアクセスは、ドキュメント自体を変更せずに、ドキュメントの編集、フィードバックの受信、コメントの追加に適しています。

たとえば、テキストや画像にコメントして提案したり、テキストを削除または追加して編集を提案したりできます。

adding comments in google docs — Googleドキュメントドキュメントへのコメント

ドキュメントの所有者はすべての提案を確認し、それを受け入れる、拒否する、解決する、またはそれに応じてコメントを残すことができます。会話に別のユーザーを追加するには、@または+を追加し、ドロップダウンリストからメールアドレスを選択します。

ドキュメントのコメント履歴をいつでも表示し、新しいコメントがある場合はその通知をオンまたはオフにすることができます。

comment history in google docs — Googleドキュメントのコメント履歴

ドキュメントに加えられた変更の履歴全体を表示するには、[ファイル]> [バージョン履歴]> [バージョン履歴を表示]に移動するか、[ドライブに保存されたすべての変更]をクリックします。いつでも戻ってテキストの任意のバージョンを削除したり、カスタマイズした名前で現在のバージョンを保存したりできます。

google docs hacks version history — Googleドキュメントのバージョン履歴

ツールバー

それでは、作業をより簡単かつ迅速にするさまざまなツールのGoogleドキュメントハックに移りましょう。

google docs features — Googleドキュメントツールメニュー

ツールでできることは次のとおりです。

単語数のページ数、単語数、文字数を確認します。
[提案された編集のレビュー]オプションを使用して、受け入れられなかった、拒否された、または解決されなかったすべての編集またはコメントを検索します。
[探索]セクションで、ウェブ検索結果またはGoogleドライブから画像を検索します。
Google辞書を使用して単語の意味を見つけます。
Googleが提示する任意の言語に翻訳されたドキュメントのコピーを作成します。
声で入力します。これは、急いでいる場合や携帯電話で作業している場合に非常に便利なオプションです。
Google Apps ScriptでJavaScriptコードを記述して、カスタマイズされた関数とGoogleドキュメントの機能を追加します。
以下の例のように、大文字の単語、リンク、リスト、アクションアイテム、コメント内のアクション、スマートクォートの設定を変更するか、設定を使用してカスタマイズされた自動置換値を設定します。

google docs hacks preferences — Googleドキュメントで設定を設定する

Googleドキュメントのアドオン

多くのGoogleドキュメントのハックは特別な拡張機能で使用できます。拡張機能を追加するには、[アドオン]> [アドオンの取得]に移動します。開いたウィンドウで、アドオンのライブラリを検索したり、トピックで並べ替えたり、検索バーで名前で拡張機能を検索したりできます。

google docs addons — Googleドキュメントのアドオンストア

たとえば、次のアドオンをインストールできます。

電子署名を作成するためのPandaDoc。
声のコメントを残す機会のためのカイゼナ。
箇条書きに基づいてマインドマップを作成するためのMindMeister。
Googleドライブ上のファイルのQRコードを作成するためのQRコードジェネレータ。
カスタマイズされたCVを作成するためのVisualCVResume Builder、およびその他多数。

[アドオン]ドロップダウンメニューからアドオンを使用および制御します。

最もよく使用されるGoogleドキュメント機能のホットキー

ホットキーは、時間を節約して生産性を向上させるためのGoogleドキュメントハックの1つです。 G Suite Learning Centerは、すべてのGoogle製品のショートカットの詳細なリストを提供しているため、Googleドキュメントについて学習するために提供される内容は次のとおりです。

google docs hotkeys — Googleドキュメントのショートカット

総括する

最終的に、Googleドキュメントはあなたがするための便利な機能の束を提供します

Googleアカウントに接続されている任意のデバイスでオンラインでドキュメントを作成および編集し、クラウドベースのGoogleドライブサービスで進行状況を自動的に保存します。
他のユーザーと共同で作業し、コメントを残し、ドキュメントを簡単に共有します。
画像を追加および編集するだけでなく、テキストに適した画像についてGoogleから提案を取得します。
チャートや図を作成し、カスタム図面を作成することもできます。
テキストをフォーマットし、お気に入りのスタイルをデフォルトとして保存します。
簡単なナビゲーションのためにインタラクティブなドキュメントのアウトラインを表示します。
Google辞書、スペルチェック、音声入力を使用します。ドキュメントを翻訳します。
Googleドキュメントのアドオンとホットキーを使用して、作業の生産性を高めます。

時間と効率を重視する場合は、仕事や個人のプロジェクトにGoogleドキュメントをお試しください。効率的なEメールマーケティングに関しては、SendPulseを利用してください。これにより、Eメール、Webプッシュ通知、SMS、チャットボットキャンペーンをすばやく簡単に作成できるだけでなく、統計をリアルタイムでさらに追跡することもできます。