6 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขอนามัยของข้อมูล

ความแม่นยำคือทุกสิ่ง เมื่อคุณสั่งซื้ออะไรทางออนไลน์ คุณต้องการได้รับสิ่งที่คุณซื้ออย่างแน่นอน ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณดูที่แดชบอร์ด KPI คุณคาดหวังให้สิ่งเหล่านี้สะท้อนถึงข้อมูลที่แท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากนี่คือสิ่งที่คุณต้องพึ่งพาในการพิจารณาว่าบางแคมเปญกำลังทำงานอยู่ หรือถึงเวลาที่ต้องแก้ไขใดๆ หรือไม่

และหากซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลสกปรก แสดงว่าคุณกำลังเสียเงินจำนวนมาก หยุดทำอย่างนั้น. คุณไม่ได้ทำธุรกิจเพื่อสิ้นเปลือง ไปดื่มกาแฟสักแก้วและอ่านแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขอนามัยของข้อมูล

สุขอนามัยของข้อมูลคืออะไร?

สุขอนามัยของข้อมูลหมายถึงการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในระบบ CRM ของคุณไม่มีข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น มีที่อยู่อีเมลที่มีการพิมพ์ผิดหรือไม่? บัญชีใด ๆ ที่ปิดใช้งาน? Unsubscribers ที่ยังคงได้รับการสื่อสารจากคุณ? บันทึกซ้ำ? ข้อมูลไม่ครบ?

การสร้างโปรโตคอลด้านสุขอนามัยของข้อมูลช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำลังเพิ่มประสิทธิภาพการทำการตลาดของคุณ คุณคงไม่อยากส่งอีเมลที่ดูแลลูกค้าเป้าหมายถึงคนที่ไม่สนใจจะได้ยินจากคุณเพราะคุณจะถูกรายงานว่าเป็นสแปม และคุณไม่ต้องการที่จะส่งอีเมลไปยังบัญชีที่ปิดใช้งานหรือตัวอย่างใด ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น เนื่องจากสิ่งนี้จะทำให้ตัวชี้วัดของคุณบิดเบือน — เช่น ความสามารถในการส่งและอัตราการเปิดของคุณ

ประโยชน์ของสุขอนามัยข้อมูล

แม้ว่าความถูกต้องแม่นยำจะเป็นเหตุผลหลักว่าทำไมคุณจึงต้องการล้างข้อมูลของคุณเป็นประจำ แต่ธุรกิจของคุณควรมีความชัดเจนในข้อดีแต่ละประการของการทำเช่นนั้น:

ตัวชี้วัดที่แม่นยำยิ่งขึ้น

สมมติว่าคุณกำลังส่งอีเมล 100 ฉบับไปยังกลุ่มเฉพาะของฐานข้อมูล CRM ของคุณ 30 แห่งไปที่ที่อยู่ที่ซ้ำกันหรือไปยังกล่องจดหมายที่ไม่ได้มีการเช็คอินมานาน ซึ่งหมายความว่าเมตริกการตลาดทางอีเมลทั้งหมดของคุณจะสะท้อนถึงข้อมูลที่ไร้ประโยชน์บ้าง และการมีตัวเลขที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ เพราะมันให้ข้อมูลเชิงลึกที่ทำหน้าที่เป็นขั้นตอนที่สามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีอัตราการส่งสูงแต่อัตราการเปิดต่ำ ปัญหาอาจอยู่ที่คุณจำเป็นต้องทำงานในหัวเรื่องของคุณ แต่อาจเป็นไปได้ว่าคุณต้องขัดรายชื่ออีเมลของคุณ

ปรับปรุงประสิทธิภาพของเวลา

รอบการขายแบบ B2B มักจะใช้เวลานานกว่าวงจรการขายแบบ B2C อย่างมาก เนื่องจากพวกเขาต้องการการลงทุนที่มากขึ้น ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจะใช้เวลามากขึ้นในการดำเนินการวิจัย พวกเขาอาจมีความเข้าใจหลายอย่างที่คุณต้องจัดการ รวมทั้งอาจต้องซื้อจากผู้มีอำนาจตัดสินใจในบริษัทของตนเอง และก็ไม่เป็นไร มันมาพร้อมกับอาณาเขต นั่นคือสิ่งที่การหล่อเลี้ยงตะกั่วมีไว้สำหรับ อย่างไรก็ตาม คุณต้องการให้การหน่วงเวลาเกี่ยวข้องกับกระบวนการตามธรรมชาติของการเดินทางของผู้ซื้อ คุณไม่ต้องการให้เกิดขึ้นเพราะคุณส่งการสื่อสารไปยังที่อยู่อีเมลที่มีการพิมพ์ผิดมาโดยตลอด (และจะไม่ตีกลับเสมอไป บางที Ricky Jonston อาจลบอีเมลทั้งหมดที่คุณคิดว่าเคยไป ส่งให้ริคกี้ จอห์นสัน)

ป้องกันความพยายามทางการตลาดที่สิ้นเปลือง

เวลาคือเงิน. และเนื่องจากการดำเนินธุรกิจที่ดีนั้นกำหนดให้ (ก) คุณแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อของคุณ และ (ข) คุณปรับแต่งการสื่อสารในแบบของคุณ ซึ่งหมายความว่าทุกครั้งที่ทีมการตลาดของคุณร่างเนื้อหา มันจะถือว่าคุณมีผู้รับที่ตั้งใจจะอ่านจริงๆ แต่สิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้นหากคุณมีฐานข้อมูลที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาด หรือหากคุณกำลังส่งการสื่อสารไปยังผู้ที่ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากรายชื่ออีเมลของคุณแล้ว

กระบวนการขายที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

เมื่อคุณออกแบบแนวทางปฏิบัติในการจัดการไปป์ไลน์ ทีมขายของคุณต้องเข้าถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในเวลาที่เหมาะสมที่สุด และนั่นหมายถึงการทำเช่นนั้นโดยทันที การมีข้อมูลที่ชัดเจนจะแปลงเป็นอัตราการแปลงที่สูงขึ้น เนื่องจากการขายได้อัปเดตข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำเกี่ยวกับผู้ติดต่อที่มีคะแนนลูกค้าเป้าหมายสูง

เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ครั้งสุดท้ายที่คุณรู้สึกตื่นเต้นที่ได้เห็นอีเมลทางการตลาดอีกฉบับจากบริษัทที่คุณยกเลิกการสมัครคือเมื่อใด ในทำนองเดียวกัน คุณมีแนวโน้มที่จะเปิดอีเมลในอนาคตจากธุรกิจที่คอยส่งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องถึงคุณอยู่เสมอ การมีข้อมูลที่ชัดเจนหมายความว่าคุณจะเข้าถึงคนที่ต้องการรับฟังความคิดเห็นจากคุณโดยเฉพาะ

6 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสุขอนามัยของข้อมูล

เมื่อคุณทราบแล้วว่าการล้างฐานข้อมูลของคุณมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณเพียงใด มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อดำเนินการดังกล่าว:

1. สร้าง SOP เกี่ยวกับสุขอนามัยของข้อมูล

ความสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญในทุกสิ่ง ดังนั้น ให้สร้างกระบวนการที่ชัดเจนเพื่อให้เกิดขึ้น: ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำความสะอาดข้อมูลของคุณ พวกเขาจะทำมันบ่อยแค่ไหน? พวกเขาจะใช้เครื่องมือใด เกณฑ์ในการคัดรายชื่อของคุณจากผู้ติดต่อที่ไม่ได้มีส่วนร่วมคืออะไร? ใครจะเป็นผู้ฝึกอบรมสมาชิกใหม่ในทีมที่อาจต้องทำสิ่งนี้? ลองนึกถึงองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในกระบวนการนี้ และเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร จากนั้นแจ้งทุกคนที่มีหน้าที่ทำความสะอาดข้อมูล และแจ้งให้พวกเขาทราบว่าสามารถหาข้อมูลนี้ได้จากที่ใด

2. กำหนดว่าใครมีหน้าที่ทำความสะอาดข้อมูล CRM

รายการนี้ไม่ได้เป็นเพียงรายการที่จะทำเครื่องหมายในรายการตรวจสอบของคุณ คุณต้องการระบุชื่อสมาชิกในทีมที่จะทำสิ่งนี้โดยเฉพาะ เมื่อสร้างสิ่งนี้ในกระบวนการของคุณ ให้อ้างอิงถึงพวกเขาตามตำแหน่งงานของพวกเขา เพื่อที่ว่าไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงของบุคลากรจะมีความชัดเจนว่าใครจะทำสำเร็จ นอกจากนี้ยังทำให้ง่ายต่อการรับผิดชอบ

3. ดำเนินการตรวจสอบข้อมูล

การตรวจสอบข้อมูลหมายถึงกระบวนการระบุผู้ติดต่อที่ควรลบ ทำรายชื่อผู้ติดต่อที่ไม่ได้มีส่วนร่วม แล้วจัดระเบียบตามหมวดหมู่: ผู้ติดต่อใดเป็นคนตีกลับยาก มีใครบ้างที่ได้มาโดยการซื้อรายชื่ออีเมล? (หากคุณซื้อรายชื่อผู้ติดต่อ โปรดหยุด) คุณมีผู้ติดต่อจากแหล่งที่ไม่รู้จักหรือไม่? ผู้ยกเลิกการสมัครใด ๆ คุณสามารถดำเนินการกำจัดสิ่งเหล่านี้ได้ แต่ถ้าคุณมีรายชื่อผู้ที่ไม่ได้มีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณมาสักระยะแล้ว ให้ดูไฟล์ CRM ของพวกเขาสำหรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่อาจทำให้พวกเขากลับมามีส่วนร่วมอีกครั้ง และติดต่อพวกเขาอีกครั้ง

4. ใช้เครื่องมือทำความสะอาดข้อมูล

อย่าลบข้อมูลด้วยตนเอง น่าเบื่อ ทำให้มึนงง เสียเวลา และทำไม่ได้ มันยังทำให้เกิดความผิดพลาดของมนุษย์อีกด้วย มีตัวเลือกซอฟต์แวร์ล้างข้อมูลมากมายที่รวมผู้ติดต่อที่ซ้ำกัน ระบุการพิมพ์ผิดทั่วไป ลบที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง และแม้กระทั่งกำหนดเวลากระบวนการนี้โดยอัตโนมัติตามกรอบเวลาที่กำหนด

5. รู้ว่าเมื่อถึงเวลาต้องขัดเกลาผู้ติดต่อ CRM ของคุณ

สัญญาณทั่วไปที่บ่งบอกว่าถึงเวลาต้องอัปเดตรายชื่ออีเมลของคุณ ได้แก่ การสังเกตว่าอัตราการเปิดและการคลิกผ่านของคุณลดลง อัตราตีกลับที่สูงกว่าปกติ หรือจำนวนผู้ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลที่เพิ่มขึ้น ตอนนี้ อย่าลืมตรวจสอบว่าคุณกำลังประสบปัญหาการตีกลับแบบแข็งหรือแบบอ่อน อีเมลแรกหมายถึงอีเมลที่ยังไม่ได้ส่งเนื่องจากที่อยู่อีเมลไม่ทำงานอีกต่อไป ในขณะที่อีเมลหลังหมายถึงกล่องจดหมายเต็มหรือเซิร์ฟเวอร์หยุดทำงานชั่วคราว

6. อัพเดทข้อมูลเป็นประจำ

ความถี่ในการอัปเดตข้อมูลขึ้นอยู่กับคุณ อย่างไรก็ตาม ให้ทำเช่นนั้นหากคุณสังเกตเห็นสัญญาณใดๆ ที่ระบุไว้ในรายการที่ห้า และอย่างน้อยที่สุด กำหนดเวลาให้เกิดขึ้นทุกไตรมาส เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นแต่ละไตรมาสด้วยกระดานชนวนที่ชัดเจนและเมตริกที่แม่นยำ

จำไว้ว่า ทุกสิ่ง ที่คุณทำที่เกี่ยวข้องกับการขายและการตลาดของคุณมีเหตุผล ไม่มีอะไรเกิดขึ้นโดยบังเอิญหรือโดยบังเอิญ และต้องมั่นใจว่าการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณจะถูกอ่าน 100 เปอร์เซ็นต์ว่าข้อความจะไปถึงจุดหมายปลายทางที่ต้องการ

รับรองความถูกต้องของข้อมูลด้วยการตรวจสอบ HubSpot ฟรี

HubSpot คือ Creme de la creme เมื่อพูดถึง... แทบทุกอย่าง CRM การตลาด การขาย และการบริการลูกค้า แต่ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการมีข้อมูลที่ถูกต้องใน CRM ของคุณ ให้เราช่วยคุณสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพด้วยการตรวจสอบ HubSpot ฟรี นอกจากนี้เรายังมีรายการขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้เพื่อให้คุณก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นใจ