6 個數據衛生最佳實踐

準確性就是一切。 當您在線訂購任何東西時，您希望收到您所購買的準確信息。 同樣，當您查看您的 KPI 儀表板時，您希望它們反映真實信息——尤其是因為這是您在確定某些活動是否有效或是否需要進行任何修改時所依賴的信息。

而且，如果您的客戶關係管理 (CRM) 軟件充滿了臟數據，那麼您幾乎就是在把錢衝進下水道。 別那樣做。 你做生意不是為了浪費。 所以去給自己喝杯好咖啡，並閱讀良好的數據衛生最佳實踐。

什麼是數據衛生？

數據衛生是指確保存儲在您的 CRM 系統中的所有信息都沒有錯誤。 例如，是否有任何有拼寫錯誤的電子郵件地址？ 有沒有停用的賬戶？ 仍在接收您的通訊的退訂者？ 重複記錄？ 資料不全？

建立數據衛生協議可確保您優化營銷工作。 您不希望將潛在客戶培育電子郵件發送給那些不想收到您的消息的人，因為您將被報告為垃圾郵件。 而且您不希望向停用的帳戶或上述任何示例發送電子郵件，因為這會扭曲您的指標 - 例如您的可交付性和打開率。

數據衛生的好處

雖然準確性是您為什麼要定期清理數據的總稱，但您的企業應該清楚這樣做的每個具體好處：

更準確的指標

假設您要向 CRM 數據庫的特定部分發送 100 封電子郵件。 其中 30 人去往重複的地址或多年未檢查的收件箱。 這意味著您的所有電子郵件營銷指標都將反映一些無用的信息。 擁有準確的數字至關重要，因為它們提供的洞察力可作為改進營銷策略的可行步驟。 例如，如果您的交付率很高但打開率很低，那麼問題可能是您需要處理您的主題行。 但也可能是您需要清理您的電子郵件列表。

提高時間效率

B2B 的銷售週期往往比 B2C 的銷售週期要長得多。 這是因為由於他們需要更大的投資，因此潛在客戶將需要更多時間進行研究。 他們也可能有一些您需要解決的疑慮； 以及他們可能需要自己公司決策者的支持。 沒關係。 它隨領土而來。 這就是鉛培育的目的。 但是，您希望任何時間延遲都與經歷買家旅程的自然過程相關。 您不希望它們被引起，因為您一直在向一個拼寫錯誤的電子郵件地址發送通信（而且這些不會總是反彈。也許 Ricky Jonston 一直在刪除您認為您已經收到的所有電子郵件發送給瑞奇約翰遜）。

防止浪費的營銷努力

時間就是金錢。 由於良好的商業慣例要求 (a) 您對聯繫人進行細分，以及 (b) 個性化通信，這意味著每次您的營銷團隊起草內容時，您都應該讓目標收件人閱讀。 但是，如果您有一個充滿錯誤的數據庫，或者如果您正在向已經取消訂閱您的電子郵件列表的人發送通信，則不會發生這種情況。

更順暢的銷售流程

當您設計管道管理實踐時，您的銷售團隊必須在最理想的時間接觸潛在客戶。 這意味著要立即這樣做。 擁有乾淨的數據可以轉化為更高的轉化率，因為銷售已經更新了有關高潛在客戶得分聯繫人的準確信息。

提高客戶滿意度

您最後一次看到來自您退訂的公司的另一封營銷電子郵件感到興奮是什麼時候？ 同樣，您有多大可能打開一家企業未來向您發送不相關信息的電子郵件？ 擁有乾淨的數據意味著您將只與希望收到您消息的人聯繫。

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6 個數據衛生最佳實踐

既然您知道清理數據庫對您的業務有多大好處，那麼讓我們看看這樣做時的最佳實踐：

1. 建立數據衛生 SOP

一致性是一切的關鍵。 因此，建立明確的流程來實現它：誰負責清理您的數據？ 他們多久做一次？ 他們將使用哪些工具？ 從未參與的聯繫人中刪除列表的標準是什麼？ 誰來培訓可能必須這樣做的新團隊成員？ 想一想您想要納入此過程的所有相關組件，並將它們寫下來。 然後通知工作職責包括數據清理的每個人，並讓他們知道在哪裡可以找到這些信息。

2. 指定誰負責清理 CRM 數據

這不僅僅是勾選您的清單的項目。 您想明確指定將執行此操作的團隊成員。 在您的流程中建立這一點時，請通過他們的職稱來引用它們，這樣無論人員變動如何，都可以明確誰將完成它。 這也使得問責制的目的更容易。

3. 進行數據審計

數據審核是指識別應刪除的聯繫人的過程。 列出未參與的聯繫人列表，然後按類別對其進行組織：哪些是硬退回？ 是否有通過購買電子郵件列表獲得的人？ （如果您購買聯繫人列表，請停止）。 您是否有任何來源不明的聯繫人？ 有退訂者嗎？ 你可以繼續擺脫所有這些。 但是，如果您有一段時間沒有與您的電子郵件互動的人員列表，請查看他們的 CRM 文件以了解哪些內容可能會重新吸引他們，並再次與他們聯繫。

4.使用數據清理工具

不要手動刪除數據。 這很無聊、讓人麻木、耗時且不切實際。 它也容易導致人為錯誤。 有很多數據清理軟件選項可以合併重複的聯繫人、識別常見的拼寫錯誤、刪除無效的電子郵件地址，甚至在指定的時間範圍內自動安排此過程。

5. 知道什麼時候清理你的 CRM 聯繫人

是時候更新您的電子郵件列表的常見跡象包括注意到您的打開率和點擊率下降、跳出率高於平常或退訂人數增加。 現在，請務必確認您遇到的是硬退回還是軟退回。 第一個是指由於電子郵件地址不再處於活動狀態而導致未送達的電子郵件，而後者是指一個完整的收件箱或暫時關閉的服務器。

6. 定期更新數據

多久更新一次數據取決於您。 但是，如果您注意到第 5 項中列出的任何標誌，請這樣做； 至少，將它們安排為每季度發生一次，這樣您就可以在每個季度開始時都有一個乾淨的石板和準確的指標。

請記住，您所做的一切與您的銷售和營銷工作有關的事情都有其存在的理由。 沒有任何事情是偶然或偶然發生的，確保您的書面通信被閱讀需要 100% 確定消息將到達其預期目的地。

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