6 melhores práticas de higiene de dados

Precisão é tudo. Quando você faz um pedido online, quer receber exatamente o que comprou. Da mesma forma, quando você olha para seus painéis de KPI, espera que eles reflitam informações verdadeiras – especialmente porque é nisso que você confia para determinar se determinadas campanhas estão funcionando ou se é hora de fazer alguma modificação.

E se o seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) estiver cheio de dados sujos, você estará jogando dinheiro pelo ralo. Pare de fazer isso. Você não entrou no negócio para ser um desperdício. Então, pegue uma boa xícara de café e leia sobre boas práticas recomendadas de higiene de dados.

O que é Higiene de Dados?

Higiene de dados refere-se a garantir que todas as informações armazenadas em seu sistema de CRM estejam livres de erros. Por exemplo, existem endereços de e-mail com erros de digitação? Alguma conta desativada? Canceladores de assinatura que ainda estão recebendo comunicações suas? Registros duplicados? Informação incompleta?

Estabelecer um protocolo de higiene de dados garante que você está otimizando seus esforços de marketing. Você não quer enviar e-mails de nutrição de leads para pessoas que não se importam em receber notícias suas porque você será denunciado como spam. E você não quer enviar e-mails para contas desativadas ou qualquer um dos exemplos mencionados acima, porque isso distorcerá suas métricas – como sua capacidade de entrega e taxas de abertura.

Benefícios da Higiene de Dados

Embora a precisão seja um termo abrangente para o motivo pelo qual você deseja limpar seus dados regularmente, cabe à sua empresa esclarecer cada benefício específico de fazê-lo:

Métricas mais precisas

Digamos que você esteja enviando 100 emails para um segmento específico do seu banco de dados CRM. 30 deles vão para endereços duplicados ou para caixas de entrada que não são verificadas há muito tempo. Isso significa que todas as suas métricas de marketing por e-mail refletirão informações um tanto inúteis. E ter números precisos é crucial, porque eles fornecem insights que servem como etapas acionáveis ​​para melhorar suas estratégias de marketing. Por exemplo, se você tem uma alta taxa de entrega, mas uma baixa taxa de abertura, o problema pode ser que você precise trabalhar em suas linhas de assunto. Mas também pode ser que você precise limpar sua lista de e-mail.

Melhore a eficiência do tempo

Os ciclos de vendas B2B tendem a demorar significativamente mais do que os da variedade B2C. Isso porque, como exigem um investimento maior, os prospects levarão mais tempo para realizar pesquisas. Eles também podem ter várias apreensões que você precisa abordar; bem como podem exigir a adesão dos tomadores de decisão em suas próprias empresas. E tudo bem. Vem com o território. É para isso que serve a nutrição de leads. No entanto, você deseja que qualquer atraso de tempo esteja relacionado ao processo natural de passar pela jornada do comprador. Você não quer que eles sejam causados ​​porque você está enviando comunicações para um endereço de e-mail com um erro de digitação o tempo todo (e elas nem sempre serão devolvidas. Talvez Ricky Jonston tenha deletado todos os e-mails que você acha que enviando para Ricky Johnson).

Prevenir esforços de marketing desnecessários

Tempo é dinheiro. E como as boas práticas de negócios exigem que (a) você segmente seus contatos e (b) personalize as comunicações, isso significa que toda vez que sua equipe de marketing redigir conteúdo, cabe a você ter destinatários pretendidos para lê-lo. Mas isso não acontecerá se você tiver um banco de dados cheio de erros ou se estiver enviando comunicações para pessoas que já cancelaram a inscrição em sua lista de e-mail.

Processo de vendas mais suave

Quando você cria práticas de gerenciamento de pipeline, é crucial que sua equipe de vendas alcance os clientes em potencial nos momentos mais ideais. E isso significa fazê-lo prontamente. Ter dados limpos se traduz em taxas de conversão mais altas, pois as vendas têm informações atualizadas e precisas sobre contatos com alta pontuação de leads.

Maior satisfação do cliente

Quando foi a última vez que você ficou animado ao ver mais um e-mail de marketing de uma empresa da qual você cancelou a assinatura? Da mesma forma, qual a probabilidade de você abrir e-mails futuros de uma empresa que continua enviando informações irrelevantes? Ter dados limpos significa que você estará entrando em contato exclusivamente com pessoas que desejam ouvir de você.

6 melhores práticas de higiene de dados

Agora que você sabe como a limpeza do banco de dados é benéfica para o seu negócio, vejamos as práticas recomendadas ao fazer isso:

1. Estabeleça um SOP de Higiene de Dados

Consistência é a chave para tudo. Portanto, estabeleça processos claros para que isso aconteça: Quem é o responsável pela limpeza dos seus dados? Quantas vezes eles vão fazer isso? Quais ferramentas eles vão usar? Qual é o critério para remover sua lista de contatos não engajados? Quem vai treinar novos membros da equipe que podem ter que fazer isso? Pense em todos os componentes relevantes que você deseja incorporar nesse processo e coloque-os por escrito. Em seguida, notifique a todos cujos deveres de trabalho incluam limpeza de dados e informe-os onde podem encontrar essas informações.

2. Designar quem é responsável pela limpeza dos dados do CRM

Este não é apenas um item para marcar sua lista de verificação. Você deseja nomear especificamente os membros da equipe que farão isso. Ao estabelecer isso em seus processos, refira-se a eles pelo cargo, para que, independentemente das mudanças de pessoal, haja clareza sobre quem fará isso. Isso também torna mais fácil para fins de prestação de contas.

3. Realizar uma auditoria de dados

Uma auditoria de dados refere-se ao processo de identificação dos contatos que devem ser excluídos. Faça uma lista de contatos não engajados e organize-os por categorias: Quais são hard bounces? Existem alguns que foram adquiridos através da compra de listas de e-mail? (Se você comprar listas de contatos, por favor, pare). Você tem algum contato de fontes desconhecidas? Algum descadastrado? Você pode prosseguir para se livrar de tudo isso. Mas se você tiver uma lista de pessoas que não se envolveram com seus e-mails por um tempo, consulte o arquivo do CRM para obter informações sobre o que pode engajá-las novamente e entre em contato com elas mais uma vez.

4. Use ferramentas de limpeza de dados

Não exclua dados manualmente. Isso é chato, entorpecente, demorado e impraticável. Também se presta ao erro humano. Existem muitas opções de software de limpeza de dados que mesclam contatos duplicados, identificam erros de digitação comuns, removem endereços de e-mail inválidos e até agendam esse processo automaticamente em prazos especificados.

5. Saiba quando é hora de limpar seus contatos do CRM

Sinais comuns de que é hora de atualizar sua lista de e-mail incluem perceber uma queda nas taxas de abertura e cliques, uma taxa de rejeição mais alta do que o normal ou um número crescente de cancelamentos de assinatura. Agora, certifique-se de verificar se você está enfrentando rejeições fortes ou suaves. O primeiro refere-se a e-mails não entregues devido a um endereço de e-mail não estar mais ativo, enquanto o último refere-se a uma caixa de entrada cheia ou a um servidor temporariamente inativo.

6. Atualize os dados regularmente

A frequência com que atualizar seus dados depende de você. No entanto, faça-o se notar algum dos sinais listados no item número cinco; e, no mínimo, programe-os para ocorrer trimestralmente, para que você possa iniciar cada trimestre com uma ficha limpa e métricas precisas.

Lembre-se de que tudo o que você faz no que se refere aos seus esforços de vendas e marketing tem uma razão de ser. Nada acontece por acaso ou acidente, e garantir que suas comunicações escritas sejam lidas requer ter 100% de certeza de que as mensagens chegarão aos destinos pretendidos.

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