6 Praktik Terbaik Kebersihan Data

Akurasi adalah segalanya. Ketika Anda memesan sesuatu secara online, Anda ingin menerima apa yang Anda beli. Dengan cara yang sama, ketika Anda melihat dasbor KPI Anda, Anda mengharapkannya mencerminkan informasi yang benar — terutama karena inilah yang Anda andalkan saat menentukan apakah kampanye tertentu berfungsi, atau apakah sudah waktunya untuk melakukan modifikasi.

Dan jika perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda penuh dengan data kotor, Anda membuang banyak uang dengan sia-sia. Berhenti lakukan itu. Anda tidak masuk ke bisnis untuk menjadi boros. Jadi, dapatkan secangkir kopi yang enak dan baca praktik terbaik kebersihan data yang baik.

Apa itu Kebersihan Data?

Kebersihan data mengacu pada memastikan bahwa semua informasi yang disimpan dalam sistem CRM Anda bebas dari kesalahan. Misalnya, apakah ada alamat email yang salah ketik? Ada akun yang dinonaktifkan? Berhenti berlangganan yang masih menerima komunikasi dari Anda? Catatan duplikat? Informasi tidak lengkap?

Menetapkan protokol kebersihan data memastikan bahwa Anda mengoptimalkan upaya pemasaran Anda. Anda tidak ingin mengirim email pemeliharaan prospek kepada orang-orang yang tidak mau mendengar kabar dari Anda karena Anda akan dilaporkan sebagai spam. Dan Anda tidak ingin mengirim email ke akun yang dinonaktifkan atau salah satu contoh yang disebutkan di atas karena ini akan mengubah metrik Anda — seperti kemampuan pengiriman dan tarif terbuka Anda.

Manfaat Kebersihan Data

Sementara akurasi adalah istilah umum mengapa Anda ingin membersihkan data Anda secara teratur, bisnis Anda harus jelas tentang setiap manfaat spesifik dari melakukannya:

Metrik Lebih Akurat

Katakanlah Anda mengirim 100 email ke segmen tertentu dari database CRM Anda. 30 dari mereka pergi ke alamat duplikat atau ke kotak masuk yang sudah lama tidak diperiksa. Ini berarti bahwa semua metrik pemasaran email Anda akan mencerminkan informasi yang agak tidak berguna. Dan memiliki angka yang akurat sangat penting, karena memberikan wawasan yang berfungsi sebagai langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan strategi pemasaran Anda. Misalnya, jika Anda memiliki tingkat keterkiriman yang tinggi tetapi tingkat pembukaan yang rendah, masalahnya mungkin karena Anda perlu mengerjakan baris subjek Anda. Tetapi bisa juga Anda perlu menggosok daftar email Anda.

Tingkatkan Efisiensi Waktu

Siklus penjualan B2B cenderung memakan waktu lebih lama secara signifikan dibandingkan dengan varietas B2C. Pasalnya, karena membutuhkan investasi yang lebih besar, prospek akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk melakukan penelitian. Mereka juga mungkin memiliki beberapa kekhawatiran yang perlu Anda atasi; serta mereka mungkin memerlukan dukungan dari pengambil keputusan di perusahaan mereka sendiri. Dan itu tidak masalah. Itu datang dengan wilayah. Itulah gunanya pengasuhan timbal. Namun, Anda ingin penundaan waktu terkait dengan proses alami melalui perjalanan pembeli. Anda tidak ingin mereka disebabkan karena Anda telah mengirim komunikasi ke alamat email dengan salah ketik selama ini (dan ini tidak akan selalu terpental. Mungkin Ricky Jonston telah menghapus semua email yang Anda pikir telah Anda hapus. mengirim ke Ricky Johnson).

Mencegah Upaya Pemasaran yang Pemborosan

Waktu adalah uang. Dan karena praktik bisnis yang baik mengharuskan (a) Anda menyegmentasikan kontak Anda, dan (b) Anda mempersonalisasi komunikasi, ini berarti bahwa setiap kali tim pemasaran Anda membuat draf konten, Anda harus benar-benar memiliki penerima yang dituju untuk membacanya. Tetapi ini tidak akan terjadi jika Anda memiliki database yang penuh dengan kesalahan atau jika Anda mengirim komunikasi ke orang-orang yang telah berhenti berlangganan dari daftar email Anda.

Proses Penjualan Lebih Lancar

Saat Anda merancang praktik manajemen saluran, sangat penting bagi tim penjualan Anda untuk menjangkau prospek pada waktu yang paling ideal. Dan itu berarti melakukannya dengan segera. Memiliki data yang bersih diterjemahkan ke dalam tingkat konversi yang lebih tinggi, karena penjualan telah memperbarui, informasi yang akurat mengenai kontak dengan skor prospek tinggi.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Kapan terakhir kali Anda senang melihat email pemasaran lain dari perusahaan tempat Anda berhenti berlangganan? Demikian pula, seberapa besar kemungkinan Anda membuka email di masa mendatang dari bisnis yang terus mengirimkan informasi yang tidak relevan kepada Anda? Memiliki data yang bersih berarti Anda akan menjangkau secara eksklusif orang-orang yang ingin mendengar kabar dari Anda.

6 Praktik Terbaik Kebersihan Data

Sekarang setelah Anda mengetahui betapa bermanfaatnya membersihkan database untuk bisnis Anda, mari kita lihat praktik terbaik saat melakukannya:

1. Menetapkan SOP Kebersihan Data

Konsistensi adalah kunci dari segalanya. Oleh karena itu, tetapkan proses yang jelas untuk mewujudkannya: Siapa yang bertanggung jawab atas pembersihan data Anda? Seberapa sering mereka akan melakukannya? Alat apa yang akan mereka gunakan? Apa kriteria untuk menghapus daftar Anda dari kontak yang tidak terlibat? Siapa yang akan melatih anggota tim baru yang mungkin harus melakukan ini? Pikirkan semua komponen relevan yang ingin Anda masukkan ke dalam proses ini, dan tuliskan. Kemudian beri tahu semua orang yang tugas pekerjaannya mencakup pembersihan data, dan beri tahu mereka di mana mereka dapat menemukan informasi ini.

2. Tentukan Siapa yang Bertanggung Jawab atas Pembersihan Data CRM

Yang ini bukan hanya item untuk menandai daftar periksa Anda. Anda ingin secara spesifik menyebutkan nama anggota tim yang akan melakukan ini. Saat menetapkan ini dalam proses Anda, rujuk mereka dengan jabatan mereka, sehingga terlepas dari perubahan personel, ada kejelasan tentang siapa yang akan menyelesaikannya. Hal ini juga memudahkan untuk tujuan akuntabilitas.

3. Lakukan Audit Data

Audit data mengacu pada proses mengidentifikasi kontak yang harus dihapus. Buat daftar kontak yang tidak terlibat, lalu atur berdasarkan kategori: Manakah yang merupakan hard bounce? Apakah ada yang diperoleh dengan membeli daftar email? (Jika Anda membeli daftar kontak, harap berhenti). Apakah Anda memiliki kontak dari sumber yang tidak dikenal? Ada yang berhenti berlangganan? Anda dapat melanjutkan untuk menyingkirkan semua ini. Tetapi jika Anda memiliki daftar orang-orang yang sudah lama tidak berinteraksi dengan email Anda, lihat file CRM mereka untuk mendapatkan wawasan tentang apa yang dapat melibatkan kembali mereka, dan hubungi mereka sekali lagi.

4. Gunakan Alat Pembersih Data

Jangan hapus data secara manual. Itu membosankan, mematikan pikiran, memakan waktu, dan tidak praktis. Ini juga cocok untuk kesalahan manusia. Ada banyak opsi perangkat lunak pembersihan data yang menggabungkan kontak duplikat, mengidentifikasi kesalahan ketik umum, menghapus alamat email yang tidak valid, dan bahkan menjadwalkan proses ini secara otomatis pada jangka waktu yang ditentukan.

5. Ketahui Kapan Saatnya Menggosok Kontak CRM Anda

Tanda-tanda umum bahwa sudah waktunya untuk memperbarui daftar email Anda termasuk melihat penurunan rasio buka dan klik-tayang Anda, rasio pentalan yang lebih tinggi dari biasanya, atau peningkatan jumlah berhenti berlangganan. Sekarang, pastikan untuk memverifikasi apakah Anda mengalami pantulan keras atau lunak. Yang pertama mengacu pada email yang tidak terkirim karena alamat email tidak lagi aktif, sedangkan yang kedua mengacu pada kotak masuk penuh atau server yang sedang down sementara.

6. Perbarui Data Secara Teratur

Seberapa sering untuk memperbarui data Anda terserah Anda. Namun, lakukanlah jika Anda melihat salah satu tanda yang tercantum dalam item nomor lima; dan paling tidak, jadwalkan agar terjadi setiap tiga bulan, sehingga Anda dapat memulai setiap kuartal dengan metrik yang jelas dan akurat.

Ingatlah bahwa semua yang Anda lakukan yang berkaitan dengan upaya penjualan dan pemasaran Anda memiliki alasan. Tidak ada yang terjadi secara kebetulan atau kebetulan, dan memastikan bahwa komunikasi tertulis Anda dibaca membutuhkan kepastian 100 persen bahwa pesan akan mencapai tujuan yang diinginkan.

Pastikan Akurasi Data Dengan Audit HubSpot Gratis

HubSpot adalah creme de la creme dalam hal… hampir semua hal. CRM, pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan. Tapi semuanya dimulai dengan memiliki data yang akurat di CRM Anda. Biarkan kami membantu Anda menghasilkan proses yang efektif dengan audit HubSpot gratis. Kami juga akan memberi Anda daftar langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti sehingga Anda dapat bergerak maju dengan percaya diri.