6 mejores prácticas de higiene de datos

La precisión lo es todo. Cuando realiza un pedido en línea, desea recibir exactamente lo que compró. De la misma manera, cuando observa sus paneles de KPI, espera que reflejen información verdadera, especialmente porque esto es en lo que confía para determinar si ciertas campañas están funcionando o si es hora de hacer alguna modificación.

Y si su software de administración de relaciones con los clientes (CRM) está lleno de datos sucios, prácticamente está tirando dinero por el desagüe. Para de hacer eso. No entraste en el negocio para derrochar. Así que vaya a tomar una buena taza de café y lea sobre las buenas prácticas recomendadas de higiene de datos.

¿Qué es la higiene de datos?

La higiene de datos se refiere a garantizar que toda la información almacenada dentro de su sistema CRM esté libre de errores. Por ejemplo, ¿hay direcciones de correo electrónico con errores tipográficos? ¿Alguna cuenta desactivada? ¿Cancelar suscripción que todavía recibe comunicaciones tuyas? ¿Registros duplicados? ¿Información incompleta?

Establecer un protocolo de higiene de datos garantiza que esté optimizando sus esfuerzos de marketing. No desea enviar correos electrónicos de fomento de clientes potenciales a personas a las que no les interesa saber de usted porque lo denunciarán como correo no deseado. Y no desea enviar correos electrónicos a cuentas desactivadas o cualquiera de los ejemplos mencionados anteriormente porque esto distorsionará sus métricas, como su capacidad de entrega y tasas de apertura.

Beneficios de la higiene de datos

Si bien la precisión es un término general para explicar por qué desea limpiar sus datos con regularidad, le corresponde a su empresa tener claro cada beneficio específico de hacerlo:

Métricas más precisas

Digamos que está enviando 100 correos electrónicos a un segmento específico de su base de datos de CRM. 30 de ellos van a direcciones duplicadas o a bandejas de entrada que no han sido revisadas en años. Esto significa que todas sus métricas de marketing por correo electrónico reflejarán información algo inútil. Y tener números precisos es crucial, porque brindan información que sirve como pasos prácticos para mejorar sus estrategias de marketing. Por ejemplo, si tiene una tasa de entrega alta pero una tasa de apertura baja, el problema podría ser que necesita trabajar en sus líneas de asunto. Pero también podría ser que necesite limpiar su lista de correo electrónico.

Mejore la eficiencia del tiempo

Los ciclos de ventas B2B tienden a tomar mucho más tiempo que los de la variedad B2C. Esto se debe a que, dado que requieren una inversión mayor, los prospectos se tomarán más tiempo para realizar la investigación. También pueden tener varios temores que debe abordar; así como también pueden requerir la aceptación de los tomadores de decisiones en sus propias empresas. Y eso está bien. Viene con el territorio. Para eso está el lead nurturing. Sin embargo, desea que cualquier retraso de tiempo esté relacionado con el proceso natural de recorrer el viaje del comprador. No querrás que se deban a que has estado enviando comunicaciones a una dirección de correo electrónico con un error tipográfico todo este tiempo (y estas no siempre rebotan. Tal vez Ricky Jonston ha estado eliminando todos los correos electrónicos que crees que has estado enviando a Ricky Johnson).

Evite los esfuerzos de marketing inútiles

El tiempo es dinero. Y dado que las buenas prácticas comerciales requieren que (a) segmente sus contactos y (b) personalice las comunicaciones, esto significa que cada vez que su equipo de marketing redacte contenido, le conviene tener destinatarios previstos para leerlo. Pero esto no sucederá si tiene una base de datos llena de errores o si está enviando comunicaciones a personas que ya se han dado de baja de su lista de correo electrónico.

Proceso de ventas más fluido

Cuando diseña prácticas de administración de canalizaciones, es crucial que su equipo de ventas se comunique con los prospectos en los momentos más ideales. Y eso significa hacerlo con prontitud. Tener datos limpios se traduce en tasas de conversión más altas, ya que las ventas tienen información actualizada y precisa sobre los contactos de alta puntuación de clientes potenciales.

Mayor satisfacción del cliente

¿Cuándo fue la última vez que te emocionaste al ver otro correo electrónico de marketing de una empresa de la que cancelaste la suscripción? Del mismo modo, ¿cuál es la probabilidad de que abra futuros correos electrónicos de una empresa que le sigue enviando información irrelevante? Tener datos limpios significa que se comunicará exclusivamente con personas que quieren saber de usted.

6 mejores prácticas de higiene de datos

Ahora que sabe cuán beneficiosa es la limpieza de su base de datos para su negocio, veamos las mejores prácticas al hacerlo:

1. Establecer un SOP de higiene de datos

La constancia es la clave de todo. Por lo tanto, establezca procesos claros para que esto suceda: ¿Quién está a cargo de limpiar sus datos? ¿Con qué frecuencia lo van a hacer? ¿Qué herramientas van a utilizar? ¿Cuál es el criterio para limpiar su lista de contactos no comprometidos? ¿Quién va a capacitar a los nuevos miembros del equipo que tal vez tengan que hacer esto? Piense en todos los componentes relevantes que desea incorporar a este proceso y póngalos por escrito. Luego notifique a todos aquellos cuyas tareas laborales incluyan la limpieza de datos y hágales saber dónde pueden encontrar esta información.

2. Designe quién está a cargo de limpiar los datos de CRM

Este no es solo un elemento para marcar en su lista de verificación. Desea nombrar específicamente a los miembros del equipo que harán esto. Al establecer esto en sus procesos, refiérase a ellos por el título de su trabajo, de modo que, independientemente de los cambios de personal, haya claridad sobre quién lo hará. Esto también facilita la rendición de cuentas.

3. Realice una auditoría de datos

Una auditoría de datos se refiere al proceso de identificación de los contactos que deben eliminarse. Haz una lista de contactos no comprometidos, luego organízalos por categorías: ¿Cuáles son rebotes duros? ¿Hay alguno que haya sido adquirido mediante la compra de listas de correo electrónico? (Si compra listas de contactos, deténgase). ¿Tiene algún contacto de fuentes desconocidas? ¿Alguna baja de suscripción? Puede proceder a deshacerse de todos estos. Pero si tiene una lista de personas que no han interactuado con sus correos electrónicos durante un tiempo, mire su archivo de CRM para obtener información sobre qué puede volver a interactuar con ellos y comuníquese con ellos una vez más.

4. Utilice herramientas de limpieza de datos

No elimine los datos manualmente. Eso es aburrido, aturde la mente, consume mucho tiempo y es poco práctico. También se presta al error humano. Hay muchas opciones de software de limpieza de datos que fusionan contactos duplicados, identifican errores tipográficos comunes, eliminan direcciones de correo electrónico no válidas e incluso programan este proceso automáticamente en plazos específicos.

5. Sepa cuándo es el momento de limpiar sus contactos de CRM

Las señales comunes de que es hora de actualizar su lista de correo electrónico incluyen notar una caída en sus tasas de apertura y clics, una tasa de rebote más alta de lo habitual o un número creciente de cancelaciones de suscripción. Ahora, asegúrese de verificar si está experimentando rebotes fuertes o suaves. El primero se refiere a correos electrónicos no entregados debido a que una dirección de correo electrónico ya no está activa, mientras que el segundo se refiere a una bandeja de entrada llena o un servidor que estuvo inactivo temporalmente.

6. Actualice los datos regularmente

Usted decide con qué frecuencia actualizar sus datos. Sin embargo, hágalo si observa alguno de los signos enumerados en el punto número cinco; y, como mínimo, prográmelos para que ocurran trimestralmente, de modo que pueda comenzar cada trimestre con borrón y cuenta nueva y métricas precisas.

Recuerde que todo lo que hace en relación con sus esfuerzos de ventas y marketing tiene una razón de ser. Nada sucede por casualidad o accidente, y garantizar que se lean sus comunicaciones escritas requiere estar 100 por ciento seguro de que los mensajes llegarán a los destinos previstos.

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