6 Migliori pratiche per l'igiene dei dati

La precisione è tutto. Quando ordini qualcosa online, desideri ricevere esattamente ciò che hai acquistato. Allo stesso modo, quando guardi i tuoi dashboard KPI, ti aspetti che riflettano informazioni vere, soprattutto perché questo è ciò su cui fai affidamento per determinare se determinate campagne stanno funzionando o se è il momento di apportare modifiche.

E se il tuo software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) è pieno di dati sporchi, stai praticamente buttando via i soldi. Smettila. Non ti sei messo in affari per essere uno spreco. Quindi vai a prenderti una bella tazza di caffè e leggi le buone pratiche per l'igiene dei dati.

Cos'è l'igiene dei dati?

L'igiene dei dati si riferisce alla garanzia che tutte le informazioni archiviate all'interno del sistema CRM siano prive di errori. Ad esempio, ci sono indirizzi email con errori di battitura? Qualche account disattivato? Cancellati che continuano a ricevere comunicazioni da te? Record duplicati? Informazioni incomplete?

La creazione di un protocollo di igiene dei dati garantisce l'ottimizzazione dei tuoi sforzi di marketing. Non vuoi inviare e-mail di promozione dei lead a persone a cui non interessa ricevere tue notizie perché verrai segnalato come spam. E non vuoi inviare e-mail ad account disattivati ​​o a uno qualsiasi degli esempi sopra menzionati perché ciò distorcerà le tue metriche, come la consegna e le tariffe di apertura.

Vantaggi dell'igiene dei dati

Sebbene l'accuratezza sia un termine generico per indicare il motivo per cui desideri ripulire i tuoi dati regolarmente, è opportuno che la tua azienda sia chiara su ogni specifico vantaggio di farlo:

Metriche più accurate

Supponiamo che tu stia inviando 100 email a un segmento specifico del tuo database CRM. 30 di loro vanno a indirizzi duplicati o a caselle di posta che non sono state controllate da secoli. Ciò significa che tutte le tue metriche di email marketing rifletteranno informazioni alquanto inutili. E avere numeri accurati è fondamentale, perché forniscono approfondimenti che fungono da passaggi perseguibili per migliorare le tue strategie di marketing. Ad esempio, se hai un tasso di consegna elevato ma un tasso di apertura basso, il problema potrebbe essere che devi lavorare sulle righe dell'oggetto. Ma potrebbe anche essere necessario ripulire la tua lista e-mail.

Migliora l'efficienza del tempo

I cicli di vendita B2B tendono a richiedere molto più tempo rispetto a quelli della varietà B2C. Questo perché poiché richiedono un investimento maggiore, i potenziali clienti impiegheranno più tempo per condurre la ricerca. Potrebbero anche avere diverse apprensioni che devi affrontare; così come possono richiedere il buy-in da parte dei responsabili delle decisioni nelle loro stesse società. E va bene. Viene con il territorio. Ecco a cosa serve il lead nurturing. Tuttavia, desideri che qualsiasi ritardo sia correlato al processo naturale di attraversare il percorso dell'acquirente. Non vuoi che siano causati perché hai inviato comunicazioni a un indirizzo e-mail con un errore di battitura per tutto il tempo (e questi non sempre rimbalzano. Forse Ricky Jonston ha cancellato tutte le e-mail che pensi di essere stato inviando a Ricky Johnson).

Prevenire inutili sforzi di marketing

Il tempo è denaro. E poiché le buone pratiche commerciali richiedono che (a) segmenti i tuoi contatti e (b) personalizzi le comunicazioni, ciò significa che ogni volta che il tuo team di marketing redige un contenuto, è necessario che tu abbia effettivamente i destinatari previsti per leggerlo. Ma questo non accadrà se hai un database pieno di errori o se stai inviando comunicazioni a persone che hanno già cancellato l'iscrizione dalla tua mailing list.

Processo di vendita più fluido

Quando si progettano pratiche di gestione della pipeline, è fondamentale che il team di vendita raggiunga i potenziali clienti nei momenti più ideali. E questo significa farlo tempestivamente. Avere dati puliti si traduce in tassi di conversione più elevati, poiché le vendite hanno informazioni aggiornate e accurate sui contatti con un punteggio elevato di lead.

Soddisfazione del cliente aumentata

Quando è stata l'ultima volta che sei stato entusiasta di vedere l'ennesima e-mail di marketing da un'azienda a cui hai annullato l'iscrizione? Allo stesso modo, quanto è probabile che tu apra email future da un'azienda che continua a inviarti informazioni irrilevanti? Avere dati puliti significa che contatterai esclusivamente le persone che vogliono sentirti.

6 Migliori pratiche per l'igiene dei dati

Ora che sai quanto è vantaggioso pulire il tuo database per la tua azienda, diamo un'occhiata alle migliori pratiche quando lo fai:

1. Stabilire una SOP per l'igiene dei dati

La coerenza è la chiave di tutto. Pertanto, stabilisci processi chiari per realizzarlo: chi è responsabile della pulizia dei tuoi dati? Quante volte lo faranno? Quali strumenti utilizzeranno? Quali sono i criteri per cancellare la tua lista dai contatti non coinvolti? Chi formerà i nuovi membri del team che potrebbero dover fare questo? Pensa a tutti i componenti rilevanti che desideri incorporare in questo processo e mettili per iscritto. Quindi avvisa tutti coloro le cui mansioni lavorative includono la pulizia dei dati e fai sapere loro dove possono trovare queste informazioni.

2. Designare chi è responsabile della pulizia dei dati CRM

Questo non è solo un elemento da spuntare dalla tua lista di controllo. Vuoi nominare in modo specifico i membri del team che lo faranno. Quando lo stabilisci nei tuoi processi, fai riferimento a loro in base al loro titolo di lavoro, in modo che, indipendentemente dai cambiamenti del personale, ci sia chiarezza su chi lo farà. Questo rende anche più facile ai fini della responsabilità.

3. Condurre una verifica dei dati

Un controllo dei dati si riferisce al processo di identificazione dei contatti che dovrebbero essere cancellati. Crea un elenco di contatti non coinvolti, quindi organizzali per categorie: quali sono gli hard bounce? C'è qualcuno che è stato acquisito acquistando liste di posta elettronica? (Se acquisti elenchi di contatti, fermati). Hai contatti da fonti sconosciute? Qualche annullamento dell'iscrizione? Puoi procedere a sbarazzarti di tutti questi. Ma se hai un elenco di persone che non interagiscono con le tue e-mail da un po', guarda il loro file CRM per informazioni su cosa potrebbe coinvolgerle nuovamente e contattale ancora una volta.

4. Utilizzare gli strumenti di pulizia dei dati

Non eliminare i dati manualmente. È noioso, paralizzante, dispendioso in termini di tempo e poco pratico. Si presta anche all'errore umano. Esistono numerose opzioni software per la pulizia dei dati che uniscono i contatti duplicati, identificano errori di battitura comuni, rimuovono indirizzi e-mail non validi e persino programmano questo processo automaticamente a intervalli di tempo specificati.

5. Scopri quando è il momento di ripulire i tuoi contatti CRM

Segnali comuni che indicano che è ora di aggiornare la tua lista e-mail includono un calo delle percentuali di apertura e di clic, una frequenza di rimbalzo più alta del solito o un numero crescente di cancellazioni. Ora assicurati di verificare se stai riscontrando rimbalzi forti o morbidi. Il primo si riferisce alle e-mail non consegnate a causa di un indirizzo e-mail non più attivo, mentre il secondo si riferisce a una casella di posta piena oa un server temporaneamente inattivo.

6. Aggiorna i dati regolarmente

La frequenza con cui aggiornare i tuoi dati dipende da te. Tuttavia, fallo se noti uno dei segni elencati nell'articolo numero cinque; e per lo meno, pianificali in modo che si verifichino trimestralmente, in modo da poter iniziare ogni trimestre con una tabula rasa e metriche accurate.

Ricorda che tutto ciò che fai in relazione ai tuoi sforzi di vendita e marketing ha una ragion d'essere. Nulla accade per caso o per caso e garantire che le comunicazioni scritte vengano lette richiede la certezza al 100% che i messaggi raggiungano le destinazioni previste.

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