10 областей знаний по управлению проектами (PMBOK)

Что нужно знать, чтобы преуспеть в управлении проектами? Все! Хотя в этой шутке есть доля правды, она бесполезна ни для студента, ни для опытного профессионала, который ищет способ понять бесчисленное множество обязанностей руководителя проекта.

Широкий спектр инструментов управления проектами, терминов, навыков и знаний, которые входят в его дисциплину, может пугать. Вот почему PMBOK был создан — помочь унифицировать и стандартизировать многие части управления проектами.

Что такое PMBOK в управлении проектами?

PMBOK расшифровывается как свод знаний по управлению проектами. Это набор стандартной терминологии и руководств по управлению проектами, публикуемый и обновляемый Институтом управления проектами (PMI).

Области знаний по управлению проектами

PMI разделила большую область управления проектами на 10 более понятных частей, которые она называет 10 областями знаний по управлению проектами в своем Руководстве по своду знаний по управлению проектами (PMBOK) .

Области знаний по управлению проектами совпадают с группами процессов, которые включают инициацию проекта, планирование проекта, выполнение проекта, мониторинг и контроль, а также закрытие проекта. Это хронологические этапы, через которые проходит каждый проект.

Области знаний имеют место во время любой из этих групп процессов. Вы можете представить группы процессов горизонтальными, а области знаний — вертикальными. Области знаний являются основным техническим предметом, необходимым для эффективного управления проектами.

1. Управление интеграцией проекта

Что объединяет проект? Это будет управление интеграцией проекта, которое включает в себя такие фундаментальные планы, как разработка устава проекта, который создается на этапе инициации. Это документ, который устанавливает проект и назначает менеджера проекта.

Другим аспектом этой области является план управления проектом, который разрабатывается как дорожная карта проекта для успешного завершения проекта. После создания план проекта утверждается заинтересованными сторонами и/или спонсорами, а затем он контролируется и отслеживается с помощью журнала изменений по мере выполнения проекта. Программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, может помочь менеджерам отслеживать эти планы проектов.

Область интеграции проекта также включает руководство и управление проектной работой, то есть производство ее результатов. Этот процесс отслеживается, анализируется и составляется отчет для выявления и контроля любых изменений или проблем, которые могут возникнуть.

Также будет осуществляться любой контроль изменений. Для этого могут потребоваться формы запросов, одобрение заинтересованных сторон и/или спонсоров или другого администратора. Эта область также является частью закрытия проекта в конце проекта.

2. Управление содержанием проекта

Масштаб относится к работе над проектом. Таким образом, это включает в себя управление содержанием плана, которое является частью плана управления проектом. Это также происходит, когда собираются подробные требования к конечному продукту или услуге.

Вам также потребуется определить область действия в операторе области действия. Это что угодно, от предложения до маркированного списка, который является всеобъемлющим для снижения основных рисков проекта. И структура разбивки работ (WBS), которая представляет собой графическую разбивку работ по проекту, является еще одной частью этой области.

Проверяйте содержание в ходе проекта, что означает регулярное утверждение результатов спонсором или заинтересованной стороной. Это происходит во время групп процессов мониторинга и контроля и связано с принятием результатов, а не спецификаций, изложенных во время планирования.

Описание содержания, вероятно, будет меняться в ходе проекта, чтобы контролировать содержание, например, если проект отстает от графика.

3. Управление временем проекта

Неудивительно, что управление временем проекта отнимает много времени. Проект разделен на задачи, которые запланированы с датами начала и сроками, а также бюджетами для каждой задачи. И вещи постоянно меняются на этапах любого проекта, что означает частый пересмотр этих вещей.

Это включает в себя управление расписанием планирования, которое включает создание расписания для проекта и определение того, кто за что отвечает. Это означает определение действий, что не то же самое, что создание WBS, но похоже. Итак, вы создаете список задач, который касается каждого аспекта проекта.

Связанный: Стратегии и инструменты тайм-менеджмента

Затем эти задачи располагаются в порядке, который имеет смысл, и отмечаются любые зависимости между ними. Эти зависимости затем определяются как «окончание-начало» (FS), «окончание-окончание» (FF), «начало-начало» (SS) или «начало-окончание» (SF). В основном это касается крупных проектов.

Теперь, когда задачи упорядочены, ресурсы, необходимые для каждой, должны быть оценены и назначены. На этом этапе также определяется продолжительность каждой задачи. Все это приведет к расписанию, предварительно выяснив критический путь и резерв для каждой задачи. Используйте диаграмму Ганта, чтобы разместить задачи на временной шкале, а затем работайте над выравниванием ресурсов, чтобы сбалансировать их использование.

После составления графика необходим план контроля графика. Управление освоенной стоимостью выполняется регулярно, чтобы убедиться, что фактический план выполняется так, как было запланировано.

4. Управление стоимостью проекта

Эта область включает в себя бюджет проекта, что означает наличие хороших инструментов оценки, чтобы убедиться, что средства покрывают объем проекта, и регулярно контролируются, чтобы информировать заинтересованные стороны или спонсоров.

Связанный: Бесплатный шаблон бюджета проекта для Excel

План управления затратами определит метод составления бюджета, который включает в себя то, как и если он изменится, и какие процедуры будут использоваться для его контроля. Каждая задача должна быть оценена по стоимости, что означает включение всех ресурсов, таких как рабочая сила, материалы, оборудование и все остальное, необходимое для выполнения задачи.

Это определит бюджет проекта, как только вы возьмете все затраты на задачу и объедините их. Затем возникает необходимость контролировать эти затраты с помощью анализа освоенного объема. Это выполняется регулярно на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что сметные расходы соответствуют фактическим расходам.

5. Управление качеством проекта

Проект может быть сдан вовремя и в рамках бюджета, но если качество не соответствует заданному стандарту, то проект провален. План управления качеством является частью общего плана управления проектом, хотя он может быть и отдельным документом, если он содержит спецификации качества продукта или услуги.

Процесс должен включать обеспечение качества, что является лишь способом убедиться в том, что стандарты качества соблюдаются. Следовательно, для контроля качества результаты должны быть проверены, чтобы убедиться, что стандарты, изложенные в плане управления качеством, соблюдены.

6. Управление человеческими ресурсами проекта

Команда проекта — ваш самый важный ресурс, поэтому крайне важно собрать лучшую команду и убедиться, что они довольны. Но вам также необходимо отслеживать их эффективность, чтобы убедиться, что проект идет по плану. План управления человеческими ресурсами определит их роли и требования к этим должностям, а также то, как они вписываются в общую структуру проекта.

После того, как вы определили должностные инструкции, пришло время заполнить эти должности и набрать проектную команду. Это можно сделать внутри компании, привлекая сотрудников из других отделов организации, нанимая новых сотрудников или комбинируя и то, и другое. Команде нужно развитие, возможно, обучение и другие вещи, которые сделают их жизнеспособными для проекта.

Управление командой проекта является постоянной обязанностью менеджера проекта. Команда контролируется, чтобы убедиться, что они работают продуктивно и что нет внутренних конфликтов, поэтому все довольны.

7. Управление коммуникациями проекта

Все области управления проектами важны, но управление коммуникациями может иметь первостепенное значение, поскольку оно информирует о каждом аспекте проекта. Коммуникации информируют команду и заинтересованные стороны, поэтому необходимость планирования управления коммуникациями является важным шагом в любом проекте.

Связанный: Бесплатный шаблон плана коммуникации

Именно в этот момент определяется распространение сообщений, в том числе то, как это делается и с какой периодичностью. Ориентируйтесь, кому что нужно и когда. Кроме того, обратите внимание на то, как будет происходить общение при возникновении проблем в проекте, таких как изменения.

Управляйте коммуникациями во время выполнения проекта, чтобы убедиться, что он идет по плану. Это также будет включать в себя контроль коммуникаций путем регулярной проверки их эффективности и корректировки по мере необходимости.

8. Управление рисками проекта

В планах управления рисками будет указано, как риски будут разбиты на категории, категории и приоритеты. Это включает в себя выявление рисков, которые могут возникнуть во время выполнения проекта, путем создания реестра рисков.

Проведите качественный анализ рисков после того, как самые большие риски будут идентифицированы и классифицированы по вероятности и влиянию. Затем отдайте им приоритет. Затем проведите количественный анализ в соответствии с их влиянием на проект, например, на его бюджет, график и т. д.

Теперь вам нужно спланировать реакцию на риски. Если эти риски действительно становятся проблемой, то ответ должен быть написан заранее с владельцем, который может убедиться, что риск правильно идентифицирован и устранен. Контроль рисков включает в себя регулярный просмотр реестра рисков и вычеркивание тех рисков, которые больше не будут влиять на проект.

9. Управление закупками проекта

Это касается внешних закупок, которые являются частью большинства проектов, таких как наем субподрядчиков. Это, очевидно, повлияет на бюджет и график. Планирование управления закупками начинается с определения внешних потребностей проекта и того, как эти подрядчики будут задействованы.

Теперь проводите эти закупки, нанимая подрядчиков, что включает в себя техническое задание, техническое задание, запрос предложений и выбор поставщика. Вы захотите контролировать процесс закупок, управляя и контролируя, а затем закрывая контракты, как только работа будет выполнена ко всеобщему удовлетворению.

10. Управление заинтересованными сторонами проекта

Заинтересованные стороны должны быть довольны, так как проект создан для их нужд. Следовательно, ими необходимо активно управлять, как и любой другой частью проекта. Для начала необходимо определить заинтересованные стороны посредством анализа заинтересованных сторон. Это не всегда легко, но это важная часть запуска любого проекта, поэтому узнайте, кто они и какие у них проблемы.

Теперь спланируйте управление заинтересованными сторонами, что означает перечисление всех заинтересованных сторон и определение приоритетов их проблем и того, как они могут повлиять на проект. Это приведет к управлению ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что их потребности удовлетворены и что вы общаетесь с ними.

На протяжении всего проекта контролируйте взаимодействие с заинтересованными сторонами. Сделайте это, определив, учитываются ли потребности заинтересованных сторон. Если нет, выясните, какие изменения необходимо внести, чтобы либо удовлетворить эти потребности, либо скорректировать ожидания.

Области знаний по управлению проектами воплощают проект в жизнь, но эта жизнь может быть хаотичной и сложной, поэтому менеджеру проекта нужен инструмент, помогающий управлять всеми этими движущимися частями проекта. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с информационными панелями в реальном времени и диаграммами Ганта для точного мониторинга проекта на всех его этапах. Узнайте, как это может помочь вам управлять своими проектами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.