7 шагов для успешного бюджета проекта

Если у вас нет средств, вы не сможете успешно завершить проект. Вот почему бюджет проекта так важен: это его жизненная сила. Выполните следующие действия, чтобы получить средства, необходимые для поддержки проекта на каждом этапе. Но сначала нам нужно определить, что такое бюджет проекта.

Что такое бюджет проекта?

Бюджет проекта — это общие прогнозируемые затраты, необходимые для завершения проекта в течение определенного периода времени. Он используется для оценки стоимости проекта на каждом этапе проекта. Составление бюджета проекта является важной частью процесса планирования проекта.

Бюджет проекта будет включать такие вещи, как затраты на рабочую силу, затраты на закупку материалов и эксплуатационные расходы. Но это не статический документ. Бюджет вашего проекта будет пересматриваться и обновляться на протяжении всего проекта, возможно, с помощью программного обеспечения для составления бюджета проекта.

Зачем нужен бюджет проекта

Очевидный ответ заключается в том, что проекты стоят денег, но тут есть нюансы. Бюджет проекта — это двигатель, который управляет финансированием вашего проекта. Он сообщает заинтересованным сторонам, сколько денег необходимо и когда это необходимо. Бюджеты проектов важны для любой отрасли, например, строительства, маркетинга или производства.

Но бюджет проекта — это не только средство получить то, что требуется вашему проекту. Да, вам нужно платить командам, покупать или арендовать оборудование и материалы, но это только половина дела.

Другая часть важности бюджета проекта заключается в том, что это инструмент для контроля стоимости проекта. Бюджет, который является частью плана вашего проекта, действует как базовый уровень для измерения вашей производительности, когда вы собираете фактические затраты после начала проекта.

Связанный: Шаблон бюджета проекта

Создание бюджета проекта

Как отмечалось выше, для составления бюджета необходимо множество компонентов, включая прямые и косвенные затраты, постоянные и переменные затраты, рабочую силу и материалы, командировки, оборудование и площади, лицензии и все остальное, что может повлиять на расходы по вашему проекту.

Чтобы удовлетворить все финансовые потребности вашего проекта, бюджет проекта должен быть составлен тщательно, не упуская ни одного аспекта, требующего финансирования. Для этого мы наметили семь основных шагов по созданию бюджета проекта и управлению им:

1. Используйте исторические данные

Ваш проект, вероятно, не первый, который пытается достичь определенной цели или задачи. Оглядываясь назад на похожие проекты и их бюджеты, вы получаете отличный способ начать работу над своим бюджетом.

2. Справочные извлеченные уроки

Для дальнейшего уточнения исторических данных вы можете учиться на их успехах и ошибках. Он обеспечивает четкий путь, ведущий к более точным оценкам. Вы даже можете узнать, как они отреагировали на изменения и контролировали свой бюджет. Вот шаблон извлеченных уроков, если вам нужно начать отслеживать эти выводы в вашей организации.

3. Используйте своих экспертов

Еще одним ресурсом для составления бюджета проекта является привлечение тех, у кого есть опыт и знания, будь то наставники, другие менеджеры проектов или эксперты в этой области. Обращение к тем, кто создал бюджеты, может помочь вам не сбиться с пути и избежать ненужных ловушек.

4. Подтвердите точность

Как только у вас есть свой бюджет, вы еще не закончили. Вы хотите взглянуть на него и убедиться, что ваши цифры точны. Во время проекта не время, чтобы найти опечатку. Вы также можете обратиться к этим экспертам и другим членам команды проекта, чтобы проверить бюджет и убедиться, что он правильный.

5. Базовый план и повторный базовый бюджет

Бюджет вашего проекта — это базовый уровень, по которому вы будете измерять ход своего проекта после его запуска. Это инструмент для оценки дисперсии проекта. Но, как было сказано выше, вы захотите переустанавливать базовый план по мере того, как в вашем проекте происходят изменения. После того, как совет по контролю за изменениями одобрит любое изменение, вам необходимо пересмотреть базовый план.

Программное обеспечение для управления проектами упрощает настройку базового плана. Возьмите ProjectManager, все, что вам нужно сделать, это открыть настройки на диаграмме Ганта и выбрать установку базовой линии. Теперь у вас есть сохраненные запланированные усилия, и вы можете сравнить их с фактическими усилиями при выполнении проекта. Вы можете сбрасывать базовый уровень столько раз, сколько вам нужно в течение проекта, чтобы всегда иметь возможность мгновенно измерить отклонение вашего проекта. Попробуйте наш инструмент бесплатно сегодня.

6. Обновление в режиме реального времени

Говоря об изменениях, чем раньше вы о них узнаете, тем лучше. Если ваше программное обеспечение для планирования проектов не является облачным и не обновляется, как только ваша команда меняет свой статус, вы теряете ценное и дорогое время.

7. Не сбиться с пути

Важность наличия программного обеспечения для управления проектами, которое отслеживает в режиме реального времени, такого как ProjectManager, заключается в том, что оно дает вам информацию, необходимую для того, чтобы вернуться в нужное русло раньше, чем позже. Вещи меняются, и проекты все время идут не по плану. Успешны те проекты, которые быстрее возвращаются в нужное русло.

Если вы управляете расходами по проекту, используя эти строительные блоки, у вас будет прочная основа для успеха вашего проекта.

Пример бюджета проекта

Чтобы еще больше проиллюстрировать, как создается бюджет проекта, давайте представим, что мы делаем приложение. Первое, что вам нужно выяснить, это затраты на работу и материалы. Вам потребуются программисты, дизайнеры, разработчики контента, команда разработчиков и т. д. Это поможет составить список всех задач и назначить для них команду — отличительный признак хорошего управления задачами. Таким образом, учитывается каждая копейка.

Когда задачи для проекта разбиты, а ваша команда готова, вам нужно будет изучить все необходимые материалы. Будут ли им нужны ноутбуки, другие устройства и оборудование? Это необходимо учитывать.

Теперь обратите внимание на другие позиции. Могут быть командировочные расходы и аренда помещения для размещения команды. Кроме того, есть фиксированные элементы, которые верны для любого проекта. Это вещи, где стоимость установлена ​​и не будет меняться в ходе проекта. Вам также понадобится столбец для любых прочих расходов, которые не вписываются в бюджет.

В вашем бюджете должен быть столбец "запланировано" и "фактически". Когда вы делаете это приложение, вы, скорее всего, изменитесь, и это повлияет на бюджет. Эти столбцы позволяют отслеживать расходы, чтобы убедиться, что вы не выходите за рамки бюджета.

Бесплатный шаблон бюджета проекта

Если вам нужна помощь в составлении бюджета, в ProjectManager есть шаблон, в котором изложены основные принципы. Для получения дополнительной поддержки попробуйте наш бесплатный шаблон бюджета проекта.

Бесплатный шаблон маркетингового бюджета

Этот шаблон маркетингового бюджета — отличный инструмент для начала создания точных базовых планов для ваших маркетинговых кампаний. Вы можете настроить его в соответствии с потребностями вашей команды.

Бесплатный шаблон сметы

Прежде чем вы будете готовы записать свой бюджет, вам может потребоваться несколько оценок для всех задач, составляющих ваш проект, включая ресурсы, необходимые для каждой из них. Наш шаблон оценки позволит вам сделать эти оценки и поделиться ими со своими заинтересованными сторонами.

ProjectManager помогает проектам оставаться в рамках бюджета

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами. Это означает, что мы мгновенно передаем данные на нашу информационную панель в режиме реального времени, поэтому вы можете отслеживать свой проект по шести показателям. Когда фактические расходы отличаются от запланированного бюджета, вы быстрее узнаете об этом и сможете быстрее отреагировать.

Вы также можете планировать свой бюджет в нашем программном обеспечении, добавляя расходы, а затем использовать нашу функцию управления ресурсами, чтобы назначать ресурсы, рабочую силу, почасовые ставки, которые автоматически добавляются в ваш проект. Добавляйте расходы на уровне задач с помощью нашей диаграммы Ганта, а также сообщайте о расходах на уровне задач.

Вы можете так много сделать для планирования и управления своим бюджетом с помощью ProjectManager, который предоставляется бесплатно в течение 30 дней с этим пробным предложением.

Подробнее о бюджете проекта

Понятно, что составление точного бюджета является ключом к успеху вашего проекта. Почему бы не послушать нашего постоянного эксперта по управлению проектами Дженнифер Бриджес, PMP, которая объясняет, как составить бюджет проекта, в этом обучающем видео.

Вот скриншот для справки!

Спасибо за просмотр!

Профессиональный совет: обязательно отслеживайте бюджетные и фактические затраты, когда вы участвуете в проекте, чтобы увидеть, придерживаетесь ли вы этого бюджета. Потому что после того, как вы составили бюджет, вы должны знать, как им управлять.

Стенограмма:

Сегодня мы поговорим о том, как составить бюджет проекта. И на этом я хочу поделиться семью советами экспертов.

Но прежде всего давайте уточним, что такое бюджет проекта. Это общая прогнозируемая стоимость завершения проекта в течение определенного периода времени с определенным результатом.

Мы хотим быть уверены, что включаем несколько компонентов.

Прежде всего, мы хотим включить прямые затраты, непосредственно связанные с проектом, а также любые косвенные затраты.

Мы также хотим включить фиксированные и переменные затраты, любой труд и материалы, а также поездки.

Нам могут потребоваться некоторые расходы, связанные с поездками, а также оборудование, которое нам может понадобиться, и любое пространство, любые расходы на аренду или лицензии.

И могут быть еще какие-то расходы, но это всего лишь несколько идей.

Почему мы все равно хотим создать бюджет проекта? Потому что это помогает нам отслеживать бюджетные и фактические затраты.

Это дает нам дисперсию, которая позволяет нам узнать в конце или на протяжении всего пути, как у нас дела.

Итак, давайте поговорим о советах экспертов. Прежде всего, используйте исторические данные, если они существуют. Если у вас есть похожий проект, используйте исторические данные, чтобы вы могли сравнивать данные, чтобы вам не пришлось начинать с нуля.

Кроме того, справочные извлеченные уроки. Вы хотите быть уверены, что не повторяете те же самые уроки. Вы можете взять это и включить в этот проект.

Используйте своих экспертов, включая членов вашей команды. Таким образом, ваша команда, которая, возможно, выполняла аналогичные проекты, может внести свой вклад, а также ваши заинтересованные стороны.

Затем подтвердите точность. После того, как вы составите бюджет своего проекта, вы, возможно, захотите внести свой вклад и попросить людей просмотреть его, чтобы убедиться, что данные точны.

Также базовый. После того, как вы окончательно определились со своим бюджетом проекта, вам понадобится базовый план, который вы будете использовать на протяжении всего проекта для оценки отклонений. Для меня повторное базовое состояние является одним из ключей между провальным и успешным проектом. Если у вас есть изменения в бюджете, и ваш совет по контролю за изменениями утверждает их, то это дает вам возможность изменить базовый план этого бюджета.

Кроме того, вы хотите обновить бюджет в режиме реального времени. Если есть изменения, вы хотите быть уверены, что это делается на регулярной и последовательной основе, чтобы вы отслеживали правильные цифры.

Кроме того, верните все в нужное русло как можно скорее, потому что каждое небольшое отклонение только усугубляет проблему.

Поэтому, если вам нужен инструмент, который поможет вам создавать бюджет, управлять им и отслеживать его, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.