Инструменты управления электронной почтой: лучше работайте с электронной почтой

Мы все позволяем электронной почте захватить нашу жизнь в тот или иной момент. Это либо отвлекает нас, заставляя нас чувствовать себя продуктивными (когда мы действительно не двигаем иглу в проектах), либо заставляет нас чувствовать себя подавленными и желать, чтобы этого никогда не существовало.

Поскольку электронная почта является необходимой частью повседневной жизни, вот несколько инструментов, советов и приемов управления электронной почтой, которые помогут более эффективно читать и отвечать на сообщения, наводняющие ваш почтовый ящик. Объединив эти инструменты управления электронной почтой с вашим текущим программным обеспечением для управления работой, вы обязательно повысите свою производительность.

Пакетный ответ на ваши электронные письма

Если ваш почтовый ящик кажется слишком большим, один из способов справиться с ним — относиться к нему как к пластырю: сделать все сразу, быстро и покончить с этим. Это можно сделать либо вручную, просматривая папку «Входящие» по крупицам, либо использовать инструмент управления электронной почтой, чтобы сделать процесс более увлекательным.

Я рекомендую emailga.me , который использует таймер и грустное или счастливое лицо, чтобы помочь вам сосредоточиться на задаче и быстро работать с электронной почтой. Он подключается к вашему почтовому ящику Gmail или Google Apps и позволяет архивировать сообщения, а также пересылать их. Вы также можете использовать разные электронные письма отправителя, если у вас есть несколько разных электронных писем, отправляемых в один почтовый ящик Gmail.

Установите ожидания в электронной подписи

Одно из недостаточно используемых мест для общения со всеми, с кем вы переписываетесь по электронной почте, — это ваша электронная подпись. Конечно, обычно указывается такая информация, как ваш номер телефона или социальные сети, но вы также можете включить строку о том, как вы обрабатываете свою электронную почту, чтобы ожидания были установлены заранее.

Например, когда я работал исполнительным редактором в Search Engine Journal, я получал сотни электронных писем в день. Я включил в свою электронную подпись строку, в которой говорилось что-то вроде: «Ответы на электронные письма будут даны в течение 48 часов в течение недели. Спасибо за терпеливость." С тех пор, как я поместил это в свою электронную подпись, никто никогда не присылал мне второе письмо с просьбой о дальнейших действиях, прежде чем я даже имел возможность прочитать их первое письмо.

Создайте четкое и действенное сообщение об отсутствии на работе

Очень неприятно, когда людей нет в офисе, а в их сообщениях говорится что-то слишком простое, чтобы быть полезным, например: «Меня нет в офисе до четверга, 2 декабря. Спасибо!" Много раз, когда я пишу кому-то по электронной почте, у меня есть конкретная потребность или запрос.

Всегда полезно включать более подробную информацию о времени, проведенном вне офиса, поэтому, надеюсь, некоторые проблемы могут быть решены до того, как вы вернетесь. Включите контактную информацию лица, которое закрывает вас, или сообщите тем, кто присылает вам электронные письма, когда вы сможете ответить на их электронные письма: «Меня нет в офисе до пятницы, 9 ноября, но я верну ваше письмо в понедельник, 11/12». А если вы работаете из дома, пусть сообщение об отсутствии на работе сделает свое дело. Не проверяйте почту во время отпуска!

Используйте службы электронной почты для лучшей фильтрации

Если электронная почта утомляет вас, попробуйте использовать автоматизированные службы, которые могут предоставить вам более чистый почтовый ящик. Unroll.me — это служба подписки и управления электронной почтой. Он не только позволяет вам отписаться сразу от нескольких списков рассылки (после того, как вы подключите свою электронную почту), но также будет отправлять вам ежедневный дайджест ваших подписанных писем, так что вы можете просмотреть их все в одном письме вместо того, чтобы открывать их вручную. и читать каждый.

Sanebox — еще один инструмент управления электронной почтой, который действительно помогает справиться с огромным объемом электронной почты. Он автоматически помещает электронные письма, которые считает менее важными, в папку под названием «SaneLater». Если вы не хотите, чтобы электронная почта от определенного человека попадала в папку SaneLater, вы просто перемещаете ее обратно в папку «Входящие», что учит SaneBox оставлять электронные письма от этого отправителя в папке «Входящие» в дальнейшем. SaneBox фильтрует некоторые персонализированные электронные письма от реальных людей (вместо списка адресов электронной почты), но ни одно письмо не было потеряно.

Плагин отслеживания чтения электронной почты

Отслеживание почты — очень неоднозначный вопрос: некоторые люди ненавидят знание того, что отправитель получаемых ими электронных писем будет знать, открыли они их или нет, в то время как другие клянутся, что это помогает им отслеживать их. В зависимости от того, чем вы зарабатываете на жизнь, отслеживание электронной почты может иметь множество преимуществ. Для владельцев бизнеса отслеживание электронной почты полезно, если вы отправляете информацию о ценах или проектах.

Кто-то, утверждающий, что не получил ваше электронное письмо, может нанести ущерб вашему доходу или статусу проекта. Таким образом, возможность видеть, открывал ли кто-то электронное письмо, может гарантировать, что другие люди прочитали его и, следовательно, знают последний статус проекта или осведомлены о стоимости вашего предложения.

MailTrack — это один из таких инструментов управления электронной почтой, который работает с приложениями Google или Gmail и позволяет автоматически отслеживать всю исходящую электронную почту, отправленную из браузера, в котором была установлена ​​служба (например, он не будет отслеживать электронные письма, отправленные из вашего приложения Gmail на вашем телефоне). ).

Сделайте так, чтобы электронные письма снова появлялись в папке «Входящие»

Часто мы относимся к нашим почтовым ящикам как к спискам дел. Если это относится к вам, может быть полезно иметь службу, которая напоминает вам о постоянном проекте или элементе действия, который происходит по электронной почте.

Связанный: Бесплатный шаблон списка дел

Бумеранг — один из таких инструментов. После добавления в папку «Входящие» Gmail вы можете настроить бумеранг на исходящее электронное письмо. Это означает, что электронное письмо вернется к вам в установленную дату или с установленным интервалом (например, через неделю). Вы можете выбрать, происходит ли бумеранг только в том случае, если человек не отвечает или независимо от ответа.

Пишите лучше

Наконец, независимо от вашей отрасли или темы ваших электронных писем, мы все можем использовать некоторые напоминания о том, как писать лучше. К счастью, есть инструменты, которые помогают нам писать, чтобы избежать опечаток и грамматических ошибок.

Первый — Grammarly , который устанавливается в Chrome как расширение и имеет бесплатную и платную версии. Этот инструмент автоматически сканирует любой введенный текст на наличие орфографических и грамматических ошибок. Если вы покупаете премиум-версию и у вас есть ПК, вы также можете настроить Grammarly для использования в Word. В любом случае, вы также можете вставить текст в их онлайн-инструмент для анализа.

Еще один отличный инструмент — плагин Just Not Sorry , который работает в Gmail или Google Apps в браузере Chrome. Это было создано, чтобы помочь людям избежать ненужного пассивного языка, который многие женщины используют в своих электронных письмах. Такие фразы, как «я так думаю» или «пожалуйста», подчеркнуты, а затем пользователь может навести на них курсор, чтобы получить объяснение, почему их следует удалить или отредактировать.

Используя комбинацию этих инструментов электронной почты, вы можете сделать управление почтовыми ящиками более эффективным и занимать меньше времени и энергии. Относитесь к управлению электронной почтой как к задаче, которую нужно выполнить, а не к чему-то, что может легко занять всю вашу жизнь. Это позволяет вам работать над проектами, которые действительно продвигают ваш бизнес или карьеру.

Ура, проблема с электронной почтой наконец-то решена! Теперь, когда вы справились со всеми этими надоедливыми переписками, как насчет того, чтобы получить отличный инструмент, который поможет вам управлять самой работой? ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение для управления проектами, в котором есть такие функции, как списки задач, графики планирования и информационные панели в реальном времени, которые обновляются сразу же по мере поступления новой информации в систему. Будьте в курсе своей электронной почты и своих проектов, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.