Cum să scrieți un domeniu de activitate (exemplu inclus)

Ce este un domeniu de activitate?

Un document de aplicare este un acord cu privire la munca pe care urmează să o efectuați în cadrul proiectului. Un domeniu de activitate în managementul proiectelor include livrabile, o cronologie, etape și rapoarte. Să ne uităm mai atent la fiecare dintre aceste elemente de mai jos.

Produse livrate

Acesta este ceea ce oferă proiectul tău, desigur. Indiferent dacă este un produs sau un serviciu, acesta este motivul pentru care executați proiectul pentru clientul, părțile interesate sau sponsorul dvs. Oricare ar fi acel livrabil și poate fi un fel de document sau raport, software, produs, versiune (sau toate cele de mai sus), trebuie să aveți fiecare articol clar identificat aici. Crearea unei structuri de defalcare a muncii poate ajuta la acest pas.

Cronologie

Gândiți-vă la o cronologie ca la un drum care duce de la începutul unui proiect până la sfârșitul acestuia. Este o secțiune a documentului care delimitează etapele majore de-a lungul programului de durată a proiectului. De asemenea, ar trebui să marcheze punctele din proiect atunci când livrabilele dvs. sunt gata. După cum puteți ghici, este esențial să definiți planul general al oricărui proiect. Acesta este cel mai bine prezentat vizual, ca un plan de diagramă Gantt, astfel încât părțile interesate să poată vedea cronologia la nivel înalt.

Cu ProjectManager, puteți construi o cronologie în câteva secunde cu generatorul nostru online de diagrame Gantt. Creați un buget, atribuiți sarcini, adăugați dependențe și multe altele. Apoi, prezentați-le echipei și părților interesate pentru ca proiectul să se miște pe piciorul potrivit. Încercați-l gratuit astăzi.

Repere

Proiectele pot fi foarte lungi și complexe, motiv pentru care sunt structurate pe o cronologie și sunt împărțite în părți mai ușor de gestionat numite sarcini. Fazele mai mari ale proiectului sunt marcate de ceea ce se numește o piatră de hotar. Este o modalitate de a vă ajuta să monitorizați progresul proiectului pentru a vă asigura că respectă programul planificat. Definiți-vă etapele cheie pe o cronologie din documentul Scopul muncii, inclusiv lansarea proiectului, întâlniri, transferuri etc.

Rapoarte

Acestea le veți genera pe tot parcursul proiectului, livrate fie echipei, fie clienților, părților interesate sau sponsorului. Acestea pot include rapoarte de stare, rapoarte de progres, rapoarte de variație și multe altele. Sunt o înregistrare oficială a progresului proiectului dvs., dar sunt și un mijloc de comunicare, dincolo de faptul că proiectul este sau nu în termen. În funcție de modul în care le personalizați, există o mulțime de date care pot servi mai multor segmente de public. Definiți cum veți raporta despre proiect și când părțile interesate le pot aștepta și de la cine.

Înrudit: Șabloane gratuite de management de proiect și foi de calcul pentru Excel

Domeniul de activitate Exemplu

Pentru a înțelege domeniul de activitate, să creăm un proiect ipotetic, nimic prea complex, dar important totuși. O nuntă este un proiect și, în funcție de bridezilla (sau groomzilla), poate fi mai mare și mai complicată decât construirea unei autostrăzi sau a unui aeroport. Deci, să luăm doar un aspect al acelui proiect mai mare, invitațiile de nuntă, și să împărțim acest lucru într-un domeniu de activitate. Voi sublinia livrabilele, calendarul, etapele de referință și rapoartele în acest exemplu de sfera de lucru.

Produse livrate

• Lista de invitații
• Adresele Participanților
• Invită
• Plicuri adresate
• Timbre

Cronologie

• 1 ianuarie S-a decis cu privire la lista de invitații
• 1 februarie. Strângeți adresele participanților
• 1 martie Alegeți stilul de invitație și imprimați
• 1 aprilie Adresă și invitații prin poștă
• 1 mai Obțineți numărul final de invitați
• 1 iunie Nunta

Repere

• Selectarea invitaților și colectarea adreselor
• Trimiterea invitațiilor prin poștă
• Numărarea finală a participanților

Rapoarte

• Verificați starea colectării adreselor
• Rămâneți în legătură cu imprimanta pentru progresul invitațiilor
• Verificați RSVP-urile pe lista de invitații

Domeniul de aplicare a Sfaturilor de lucru

Dar înainte de a începe să scrieți, trebuie să vă asigurați că urmați aceste sfaturi.

1. Fii specific : explicați clar termenii folosiți
2. Folosește imagini: o imagine valorează cât o mie de cuvinte
3. Obțineți aprobări : asigurați-vă că toți cei care trebuie să accepte munca o fac

Nu este chiar atât de dificil, dar trebuie să fie minuțios pentru că nu vrei să fii nevoit să te joci cu documentele atunci când ești în plin proiect.

Sfat pro: SOW este esențial pentru planul de proiect și este adesea inclus ca parte a planului general al proiectului, dar scrierea poate fi consumatoare de timp. Nu uitați să utilizați șablonul nostru gratuit de planificare a proiectului pentru a vă ajuta să economisiți timp. Link-ul este în partea de sus a paginii!

Cum să faci planuri de proiect în software-ul de management de proiect

Poate fi copleșitor cu atât de multe sarcini de urmărit, dar software-ul de management de proiect poate simplifica procesul. În ProjectManager, puteți să importați foaia de calcul sau să utilizați unul dintre șabloanele noastre specifice industriei pentru a începe.

O listă de sarcini este doar un început. Pentru a pune ordine în acel haos, veți dori să estimați durata adăugând date de începere și de încheiere. Apoi punem automat toate sarcinile pe o cronologie în vizualizarea proiectului diagramă Gantt, astfel încât să puteți vedea întregul proiect într-un singur loc. Domnește în continuare sarcinile prin prioritizarea acestora, legând dependențe pentru a preveni blocajele mai târziu în proiect și stabilind etape pentru a împărți proiectul mai mare în faze mai gestionabile.

Colaborați la nivel de sarcină

Sarcinile au nevoie de oameni care să le execute și să vă ducă proiectul mai departe. Aveți programul dvs., așa că includeți-vă echipa și începeți să le atribuiți sarcinilor. Puteți face acest lucru din oricare dintre multiplele noastre vizualizări ale proiectului. Oferim instrumente de colaborare care fac echipele mai productive și le ajută să lucreze împreună. Le puteți direcționa cu descrieri de sarcini și atașând fișiere la sarcină. Apoi, ei pot lucra împreună, comentând la nivel de sarcină cu alți membri ai echipei, care sunt notificați prin e-mail. Acest lucru este excelent pentru echipele de la distanță și chiar pentru cei care lucrează în aceeași cameră.

Urmăriți progresul pentru a rămâne la timp și sub buget

Vorbind despre echipele distribuite, cum puteți urmări progresul lor dacă nu le puteți verifica? Rezolvăm această problemă cu funcții excelente de monitorizare, cum ar fi un tablou de bord în timp real care vă arată progresul sarcinii, costurile și alte vizualizări la nivel înalt ale proiectului. Software-ul nostru preia actualizări de stare și le afișează automat în diagrame și grafice ușor de citit. Puteți chiar să le împărtășiți la întâlnirile părților interesate pentru a le ține la curent.

Pentru date mai aprofundate, oferim rapoarte cu un singur clic care pot fi filtrate pentru a afișa doar datele pe care le căutați. Rapoartele urmăresc variația proiectului, volumul de lucru și multe altele. Veți prinde probleme și le veți rezolva rapid înainte ca acestea să devină probleme care amenință să vă deraieze proiectul.

Dacă doriți ca acest domeniu de activitate să fie începutul unui proiect frumos, atunci încercați ProjectManager gratuit cu oferta noastră de probă de 30 de zile.

VIDEO: Cum să scrieți un domeniu de activitate

În acest videoclip, Jennifer Bridges, PMP, vă arată cum să scrieți un domeniu de activitate pentru managementul de proiect. Urmați pașii ei pentru a începe sau utilizați șablonul nostru de document cu planul de proiect și domeniul de aplicare!

Iată o imagine a tablei albe pentru referință!

Transcriere:

Astăzi, vorbim despre cum să scriem un document Scope of Work și cu asta, vreau să vorbesc despre câteva bune practici. Dar înainte de a începe, vreau să clarific care este documentul Scope of Work.

Unii oameni ai putea auzi că se face referire ca SOW. Practic, este un acord asupra lucrărilor care urmează să fie efectuate la proiect. Include ce livrabile sunt produse sau poate chiar produse sau orice rezultate.

Include, de asemenea, calendarul pentru acest proiect, precum și reperele importante și critice și diferite tipuri de rapoarte care sunt necesare și în mod specific cui se adresează acele rapoarte.

Recomand să folosiți un șablon și majoritatea șabloanelor includ aceste lucruri: glosarul, un glosar de termeni care definesc care sunt termenii care vor fi referiți în acest SOW. De asemenea, declarația problemei, puțin mai multe detalii despre problemă și despre ceea ce încercăm să rezolvăm. Include, de asemenea, obiectivele și include obiectivele și rezultatele pe care le vom produce. De asemenea, include orice fel de informații de administrare despre proiect, precum și cronologia.

Deci, unii oameni fac referire la cele mai bune practici și, în acest caz, le numesc practicile „trebuie”. Deci numărul unu, fii specific. Vrei să fii specific când clarifici sau definiți termeni, astfel încât toată lumea să aibă o înțelegere clară și o înțelegere comună a termenilor. De asemenea, vrei să fii specific când definiți cine face ce și când. Vrei să... Făcând asta, eviți unele dintre capcanele care ar putea fi confuzii, cum ar fi cine face ce și când, sau ce înseamnă lucrurile sau greșelile de comunicare care în cele din urmă pot duce la unele dispute.

De asemenea, doriți să includeți elemente vizuale, doriți să pictați imaginea cum va arăta în cele din urmă odată ce acest domeniu de activitate sau acest proiect este implementat. De asemenea, doriți să puteți arăta ce vor putea face oamenii la sfârșitul acestui proiect prin implementarea acestui lucru. Amintiți-vă, o imagine valorează cât o mie de cuvinte. Din nou, eviți o capcană aici care are legătură cu interpretările greșite, așa că imaginile ajută la evitarea asta.

Iar al treilea primește aprobări. Doriți să vă asigurați că aprobatorii autorizați semnează documentul dvs. de lucru. De asemenea, doriți să-i faceți să semneze la reperele și livrabilele esențiale, din nou, evitând aceste capcane. Dacă ai simțit vreodată că oamenii din echipa ta sau din proiectul tău suferă de amnezie selectivă, ei bine, vrem să evităm asta. De asemenea, doriți să evitați disputele și orice reluare costisitoare.

Așadar, dacă aveți nevoie de un instrument care să vă ajute să gestionați și să urmăriți documentul privind Scopul activității, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.