작업 범위 작성 방법(예시 포함)

작업 범위는 무엇입니까?

작업 범위 문서는 프로젝트에서 수행할 작업에 대한 계약입니다. 프로젝트 관리의 작업 범위 에는 결과물, 타임라인, 이정표 및 보고서가 포함됩니다. 아래에서 이러한 각 요소를 자세히 살펴보겠습니다.

결과물

이것은 물론 귀하의 프로젝트가 제공하는 것입니다. 그것이 제품이든 서비스이든 고객, 이해 관계자 또는 후원자를 위해 프로젝트를 실행하는 이유입니다. 그 결과물이 무엇이든, 일종의 문서나 보고서, 소프트웨어, 제품, 빌드(또는 위의 모든 것)가 될 수 있으며 여기에서 각 항목을 명확하게 식별해야 합니다. 작업 분류 체계를 만드는 것이 이 단계에 도움이 될 수 있습니다.

타임라인

타임라인은 프로젝트의 시작부터 끝까지 이어지는 길이라고 생각하십시오. 프로젝트 기간의 일정 전반에 걸쳐 주요 단계를 설명하는 문서 섹션입니다. 또한 결과물이 준비되면 프로젝트의 요점을 표시해야 합니다. 짐작할 수 있듯이 모든 프로젝트의 전체 계획 범위를 지정하는 것이 중요합니다. 이것은 롤업된 Gantt 차트 계획과 같이 시각적으로 가장 잘 표시되므로 이해 관계자가 높은 수준의 타임라인을 볼 수 있습니다.

ProjectManager를 사용하면 온라인 Gantt 차트 작성기로 몇 초 만에 타임라인을 작성할 수 있습니다. 예산을 만들고, 작업을 할당하고, 종속성을 추가하는 등의 작업을 수행합니다. 그런 다음 팀과 이해 관계자에게 발표하여 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 합니다. 오늘 무료로 사용해 보세요.

이정표

프로젝트는 매우 길고 복잡할 수 있으므로 일정에 따라 배치되고 작업이라고 하는 보다 관리하기 쉬운 부분으로 나뉩니다. 프로젝트의 더 큰 단계는 이정표라고 하는 것으로 표시됩니다. 계획된 일정을 준수하고 있는지 확인하기 위해 프로젝트의 진행 상황을 모니터링하는 데 도움이 되는 방법입니다. 프로젝트 시작, 회의, 전달 등을 포함하여 작업 범위 문서의 타임라인에서 주요 이정표를 정의합니다.

보고서

프로젝트 전반에 걸쳐 이를 생성하여 팀이나 고객, 이해 관계자 또는 후원자에게 전달합니다. 여기에는 상태 보고서, 진행률 보고서, 변동 보고서 등이 포함될 수 있습니다. 이는 프로젝트 진행 상황에 대한 공식적인 기록이지만 프로젝트가 예정대로 진행되는지 여부를 넘어 커뮤니케이션 수단이기도 합니다. 맞춤설정 방법에 따라 다양한 청중에게 서비스를 제공할 수 있는 풍부한 데이터가 있습니다. 프로젝트에 대해 보고하는 방법과 이해 관계자가 언제 누구에게 기대를 할 수 있는지 정의합니다.

관련: Excel용 무료 프로젝트 관리 템플릿 및 스프레드시트

업무 범위 예시

작업 범위를 이해하기 위해 너무 복잡하지만 중요한 것은 아닌 가상의 프로젝트를 만들어 보겠습니다. 결혼식은 하나의 프로젝트이며, 브리질라(또는 그룸질라)에 따라 고속도로나 공항을 건설하는 것보다 더 크고 복잡할 수 있습니다. 이제 더 큰 프로젝트의 한 측면인 청첩장을 작업 범위로 분류해 보겠습니다. 이 작업 범위 예제에서 결과물, 타임라인, 이정표 및 보고서를 간략하게 설명하겠습니다.

결과물

• 초대 목록
• 참석자 주소
• 초대
• 주소가 지정된 봉투
• 우표

타임라인

• 1월 1일 초청자 명단 결정
• 2월 1일 참석자 주소 수집
• 3월 1일 초대장 스타일 선택 및 인쇄
• 4월 1일 주소 및 우편 초대장
• 5월 1일 최종 손님 수 확인
• 6월 1일 결혼식

이정표

• 게스트 선정 및 주소 수집
• 초대장 발송
• 최종 참석자 수

보고서

• 주소 수집 현황 확인
• 초대 진행 상황에 대해 프린터와 연락 유지
• 초대 목록에 대한 RSVP 확인

작업 범위 팁

하지만 글을 쓰기 전에 다음 팁을 따라야 합니다.

1. Be Specific : 사용된 용어를 명확하게 설명
2. 시각 자료 사용 : 그림은 천 마디 말의 가치가 있습니다.
3. 승인 받기 : 작업을 승인해야 하는 모든 사람이

그렇게 어렵지는 않지만 프로젝트의 열기 속에 있을 때 서류 작업을 따라잡을 필요가 없기 때문에 철저해야 합니다.

전문가 팁: SOW는 프로젝트 계획에 필수적이며 전체 프로젝트 계획의 일부로 포함되는 경우가 많지만 작성하는 데 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 시간을 절약할 수 있도록 무료 범위 및 프로젝트 계획 템플릿을 사용하는 것을 잊지 마십시오. 링크는 페이지 상단에 있습니다!

프로젝트 관리 소프트웨어에서 프로젝트 계획을 세우는 방법

추적해야 할 작업이 너무 많아 부담스러울 수 있지만 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로세스를 단순화할 수 있습니다. ProjectManager에서 스프레드시트를 가져오거나 업계별 템플릿 중 하나를 사용하여 시작할 수 있습니다.

작업 목록은 시작에 불과합니다. 그 혼란에 질서를 가져오려면 시작 날짜와 종료 날짜를 추가하여 기간을 예상해야 합니다. 그런 다음 Gantt 차트 프로젝트 보기의 타임라인에 모든 작업을 자동으로 배치하므로 전체 프로젝트를 한 곳에서 볼 수 있습니다. 우선 순위를 지정하고 종속성을 연결하여 프로젝트 후반에 병목 현상을 방지하고 이정표를 설정하여 더 큰 프로젝트를 관리하기 쉬운 단계로 분할하여 작업을 더욱 지배하십시오.

작업 수준에서 공동 작업

작업을 실행하고 프로젝트를 진행하려면 사람이 필요합니다. 일정이 있으므로 팀을 온보딩하고 작업에 할당하세요. 여러 프로젝트 보기에서 이 작업을 수행할 수 있습니다. 우리는 팀의 생산성을 높이고 함께 작업하는 데 도움이 되는 협업 도구를 제공합니다. 작업 설명과 작업에 파일을 첨부하여 그들을 지시할 수 있습니다. 그런 다음 이메일로 알림을 받는 다른 팀 구성원과 작업 수준에서 댓글을 작성하여 함께 작업할 수 있습니다. 이것은 원격 팀과 같은 방에서 일하는 사람들에게도 좋습니다.

정시 및 예산 미만을 유지하기 위해 진행 상황 추적

분산된 팀에 대해 말하면 체크인할 수 없다면 어떻게 진행 상황을 추적할 수 있습니까? 우리는 작업 진행 상황, 비용 및 기타 프로젝트의 상위 수준 보기를 보여주는 실시간 대시보드와 같은 훌륭한 모니터링 기능으로 이 문제를 해결합니다. 당사 소프트웨어는 상태 업데이트를 받아 읽기 쉬운 차트와 그래프로 자동으로 표시합니다. 이해 관계자 회의에서 공유하여 지속적으로 유지할 수도 있습니다.

보다 심층적인 데이터를 위해 원하는 데이터만 표시하도록 필터링할 수 있는 원클릭 보고서를 제공합니다. 보고서는 프로젝트 변동, 작업량 등을 추적합니다. 프로젝트를 탈선시킬 위협이 되는 문제가 되기 전에 문제를 파악하고 신속하게 해결할 수 있습니다.

해당 작업 범위를 아름다운 프로젝트의 시작으로 삼고 싶다면 30일 평가판을 통해 ProjectManager를 무료로 사용해 보십시오.

비디오: 작업 범위 작성 방법

이 비디오에서 PMP의 Jennifer Bridges는 프로젝트 관리를 위한 작업 범위를 작성하는 방법을 보여줍니다. 그녀의 단계를 따라 시작하거나 프로젝트 계획 및 범위 문서 템플릿을 사용하십시오!

다음은 참조용 화이트보드 샷입니다!

성적 증명서:

오늘 우리는 작업 범위 문서를 작성하는 방법에 대해 이야기하고 있으며 그와 함께 몇 가지 모범 사례에 대해 이야기하고 싶습니다. 그러나 시작하기 전에 작업 범위 문서가 무엇인지 명확히 하고 싶습니다.

SOW라고 하는 것을 들을 수 있는 사람도 있습니다. 기본적으로 프로젝트에서 수행할 작업에 대한 합의입니다. 여기에는 산출물이 무엇인지 또는 제품이나 결과가 포함될 수도 있습니다.

또한 이 프로젝트의 타임라인과 중요하고 중요한 이정표, 필요한 다양한 유형의 보고서, 특히 해당 보고서가 누구에게 전달되는지도 포함합니다.

템플릿 사용을 권장하며 대부분의 템플릿에는 다음이 포함됩니다. 용어집, 이 SOW에서 참조할 용어를 정의하는 용어집. 또한 문제 설명, 문제 및 우리가 해결하려고 하는 것에 대해 조금 더 자세히 설명합니다. 여기에는 목표도 포함되며 우리가 생산할 목표와 결과물도 포함됩니다. 또한 프로젝트 및 일정에 대한 모든 종류의 관리 정보도 포함됩니다.

그래서 어떤 사람들은 모범 사례를 언급하는데, 저는 이것을 "필수" 사례라고 부릅니다. 첫째, 구체적이어야 합니다. 모든 사람이 용어가 무엇인지 명확하게 이해하고 공통적으로 이해할 수 있도록 용어를 명확하게 하거나 정의할 때 구체적이기를 원합니다. 또한 누가 무엇을 언제까지 하는지를 정의할 때 구체적이어야 합니다. 이렇게 하면 누가 무엇을, 언제, 무엇을 의미하는지와 같이 혼란을 일으킬 수 있는 일부 함정이나 궁극적으로 일부 분쟁으로 이어질 수 있는 잘못된 의사소통을 피할 수 있습니다.

또한 시각적 개체를 포함하고 싶고, 이 작업 범위 또는 이 프로젝트가 구현된 후 최종적으로 어떻게 보일지에 대한 그림을 그리기를 원합니다. 당신은 또한 이것을 구현함으로써 이 프로젝트가 끝날 때 사람들이 무엇을 할 수 있는지 보여줄 수 있기를 원합니다. 그림은 천 마디 말의 가치가 있음을 기억하십시오. 다시 말하지만, 여기서 잘못된 해석과 관련된 함정을 피하고 있으므로 시각적 개체가 이를 방지하는 데 도움이 됩니다.

그리고 세 번째는 승인을 받고 있습니다. 승인된 승인자가 작업 범위 문서에 서명하도록 하려고 합니다. 또한 이러한 함정을 피하기 위해 중요한 이정표와 결과물에서 승인하도록 해야 합니다. 팀이나 프로젝트의 사람들이 선택적 기억상실증에 걸렸다고 느낀 적이 있다면, 우리는 그것을 피하고 싶습니다. 또한 분쟁과 값비싼 재작업을 피하고 싶을 것입니다.

따라서 작업 범위 문서를 관리하고 추적하는 데 도움이 되는 도구가 필요한 경우 지금 ProjectManager에서 소프트웨어에 등록하십시오.