如何編寫工作範圍（包括示例）

什麼是工作範圍？

工作範圍文件是關於您將在項目中執行的工作的協議。 項目管理的工作範圍包括可交付成果、時間表、里程碑和報告。 讓我們仔細看看下面的每個元素。

可交付成果

當然，這就是您的項目所提供的。 無論是產品還是服務，這都是您為客戶、利益相關者或贊助商執行項目的原因。 無論交付物是什麼，它可以是某種文檔或報告、軟件、產品、構建（或以上所有內容），您都需要在此處清楚地標識每個項目。 創建工作分解結構可以幫助完成此步驟。

時間線

將時間線視為從項目開始到結束的道路。 它是文件的一部分，描述了項目持續時間計劃中的主要階段。 當您的可交付成果準備好時，它還應該標記項目中的點。 您可以猜到，確定任何項目的總體計劃至關重要。 這是最好的視覺呈現，就像一個捲起的甘特圖計劃，所以利益相關者可以看到高層次的時間表。

借助 ProjectManager，您可以使用我們的在線甘特圖製作工具在幾秒鐘內構建時間線。 創建預算、分配任務、添加依賴項等等。 然後向您的團隊和利益相關者展示，以使項目順利進行。 今天免費試用。

里程碑

項目可能非常漫長和復雜，這就是為什麼它們會按時間線排列並分解成更易於管理的部分，稱為任務。 項目的較大階段以所謂的里程碑為標誌。 這是一種幫助您監控項目進度的方法，以確保它遵守您計劃的時間表。 在工作範圍文檔的時間線上定義您的關鍵里程碑，包括項目啟動、會議、移交等。

報告

您將在整個項目中生成這些，交付給您的團隊或客戶、利益相關者或贊助商。 這些可以包括狀態報告、進度報告、差異報告等。 它們是您項目進度的正式記錄，但它們也是一種溝通方式，除了項目是否按計劃進行之外。 根據您自定義它們的方式，有大量數據可以服務於許多不同的受眾。 定義您將如何報告項目以及利益相關者何時可以期待他們以及來自誰。

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工作範圍示例

為了理解工作範圍，讓我們創建一個假設的項目，沒有什麼太複雜但很重要。 婚禮是一個項目，根據新娘（或新郎）的不同，它可能比建造高速公路或機場更大更複雜。 所以，讓我們只考慮這個更大項目的一個方面，即婚禮請柬，並將其分解為一個工作範圍。 我將概述此工作範圍示例中的可交付成果、時間表、里程碑和報告。

可交付成果

• 邀請名單
• 與會者地址
• 邀請
• 尋址信封
• 郵票

時間線

• 1月1日確定邀請名單
• 2 月 1 日 收集與會者的地址
• 3 月 1 日 選擇請柬樣式並已打印
• 4 月 1 日地址和郵件邀請
• 5 月 1 日 獲得客人的最終人數
• 6月1日婚禮

里程碑

• 選擇客人和收集地址
• 郵寄邀請函
• 最終參加人數

報告

• 查看地址收集狀態
• 與打印機保持聯繫以了解邀請的進度
• 根據邀請列表檢查 RSVP

工作範圍提示

但在開始寫作之前，您需要確保遵循這些提示。

1. 具體：清楚地解釋使用的術語
2. 使用視覺效果：一張圖片值一千字
3. 獲得批准：確保每個需要做好工作的人都做到了

這並不難，但它需要徹底，因為當你處於項目的熱度時，你不想趕上文書工作。

專業提示： SOW 對項目計劃至關重要，通常作為整體項目計劃的一部分包含在內，但編寫起來可能很耗時。 請記住使用我們的免費範圍和項目規劃模板來幫助您節省時間。 鏈接在頁面頂部！

如何在項目管理軟件中製定項目計劃

跟踪這麼多任務可能會讓人感到不知所措，但項目管理軟件可以簡化流程。 在 ProjectManager 中，您可以導入電子表格或使用我們的行業特定模板之一來幫助您入門。

任務列表只是一個開始。 為了給混亂帶來秩序，您需要通過添加開始日期和結束日期來估計持續時間。 然後，我們會自動將您的所有任務放在甘特圖項目視圖中的時間線上，這樣您就可以在一個地方查看整個項目。 通過確定任務的優先級、鏈接依賴項以防止項目後期出現瓶頸並設置里程碑以將更大的項目分解為更易於管理的階段，從而進一步控制任務。

在任務級別進行協作

任務需要人來執行並推動您的項目向前發展。 你有你的日程安排，所以加入你的團隊並開始將他們分配給任務。 您可以從我們的多個項目視圖中的任何一個中執行此操作。 我們提供協作工具，使團隊更有效率並幫助他們一起工作。 您可以通過任務描述和將文件附加到任務來指導他們。 然後，他們可以一起工作，在任務級別與通過電子郵件通知的其他團隊成員進行評論。 這對於遠程團隊甚至在同一個房間工作的團隊來說都很棒。

跟踪進度以保持準時並在預算範圍內

說到分佈式團隊，如果您無法查看他們的進度，您如何跟踪他們的進度？ 我們通過強大的監控功能解決了這個問題，例如向您顯示任務進度、成本和項目其他高級視圖的實時儀表板。 我們的軟件獲取狀態更新並自動以易於閱讀的圖表和圖形顯示它們。 您甚至可以在利益相關者會議上分享它們，以使它們保持在循環中。

對於更深入的數據，我們提供一鍵式報告，可以過濾這些報告以僅顯示您正在尋找的數據。 報告跟踪項目差異、工作量等。 您將發現問題並在它們成為威脅您的項目脫軌的問題之前迅速解決它們。

如果您希望這個工作範圍成為一個漂亮項目的開始，那麼可以通過我們的 30 天試用優惠免費試用 ProjectManager。

視頻：如何編寫工作範圍

在本視頻中，PMP 的 Jennifer Bridges 向您展示瞭如何為項目管理編寫工作範圍。 按照她的步驟開始或使用我們的項目計劃和範圍文檔模板！

這是一張白板的照片，供您參考！

成績單：

今天，我們正在討論如何編寫工作範圍文檔，並且我想討論一些最佳實踐。 但在我們開始之前，我想澄清一下工作範圍文件是什麼。

有些人可能會聽到它被稱為 SOW。 基本上，這是對項目要執行的工作的協議。 它包括生產的可交付成果，甚至可能是產品或任何結果。

它還包括該項目的時間表以及重要和關鍵的里程碑以及所需的不同類型的報告，特別是這些報告的發給對象。

我建議使用模板，大多數模板都包含以下內容：詞彙表，定義本 SOW 中將引用的術語的術語表。 此外，問題陳述，關於問題的更多細節以及我們正在嘗試解決的問題。 它還包括目標，它包括我們將要產生的目標和可交付成果。 它還包括有關項目的任何類型的管理信息以及時間表。

所以有些人參考了最佳實踐，在這種情況下，我稱之為“必須”實踐。 所以第一，要具體。 在澄清或定義術語時，您想具體化，以便每個人都對術語的含義有清晰的理解和共同的理解。 當你定義誰在什麼時候做什麼時，你還想具體一點。 你想……通過這樣做，你避免了一些可能造成混亂的陷阱，比如誰在什麼時候做什麼，或者事情意味著什麼，或者最終可能導致一些爭議的溝通不暢。

你還想包括視覺效果，想畫出一旦這個工作範圍或這個項目實施後它最終會是什麼樣子。 您還希望能夠通過實施這個來展示人們在這個項目結束時能夠做什麼。 請記住，一張圖片勝過一千個字。 同樣，您在這裡避免了與誤解有關的陷阱，因此視覺效果有助於避免這種情況。

第三個是簽收。 您想確保授權的批准者在您的工作範圍文件上簽字。 您還希望他們在關鍵的里程碑和可交付成果上簽字，再次避免這些陷阱。 如果您曾經覺得您的團隊或項目中的人患有選擇性健忘症，那麼我們希望避免這種情況。 您還希望避免糾紛和任何代價高昂的返工。

因此，如果您需要一個可以幫助您管理和跟踪您的工作範圍文檔的工具，那麼現在就在 ProjectManager 上註冊我們的軟件。