Come scrivere un ambito di lavoro (esempio incluso)

Che cos'è un ambito di lavoro?

Un documento di ambito di lavoro è un accordo sul lavoro che si intende eseguire sul progetto. Un ambito di lavoro nella gestione del progetto include risultati finali, una sequenza temporale, pietre miliari e report. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di questi elementi di seguito.

Prodotti finali

Questo è ciò che il tuo progetto offre, ovviamente. Che si tratti di un prodotto o di un servizio, è il motivo per cui stai eseguendo il progetto per il tuo cliente, stakeholder o sponsor. Qualunque sia il risultato finale, e può essere una sorta di documento o rapporto, software, prodotto, build (o tutto quanto sopra), è necessario che ogni elemento sia chiaramente identificato qui. La creazione di una struttura di scomposizione del lavoro può aiutare in questo passaggio.

Sequenza temporale

Pensa a una sequenza temporale come a una strada che conduce dall'inizio di un progetto alla sua fine. È una sezione del documento che delinea le fasi principali lungo il programma della durata del progetto. Dovrebbe anche segnare i punti nel progetto quando i tuoi risultati sono pronti. Come puoi immaginare, è essenziale definire l'ambito del piano generale di qualsiasi progetto. Questo è meglio presentato visivamente, come un diagramma di Gantt arrotolato, in modo che le parti interessate possano vedere la sequenza temporale di alto livello.

Con ProjectManager, puoi creare una sequenza temporale in pochi secondi con il nostro creatore di diagrammi di Gantt online. Crea un budget, assegna attività, aggiungi dipendenze e altro ancora. Quindi presenta al tuo team e alle parti interessate per far muovere il progetto con il piede giusto. Provalo gratuitamente oggi.

Pietre miliari

I progetti possono essere molto lunghi e complessi, motivo per cui sono disposti su una sequenza temporale e suddivisi in parti più gestibili chiamate attività. Le fasi più ampie del progetto sono contrassegnate da quella che viene chiamata una pietra miliare. È un modo per aiutarti a monitorare lo stato di avanzamento del progetto per assicurarti che aderisca al tuo programma pianificato. Definisci le tue tappe principali su una sequenza temporale nel documento Ambito di lavoro, inclusi i kickoff del progetto, le riunioni, i passaggi di mano, ecc.

Rapporti

Li genererai durante tutto il progetto, consegnato al tuo team o cliente, stakeholder o sponsor. Questi possono includere rapporti sullo stato, rapporti sullo stato di avanzamento, rapporti sugli scostamenti e altro ancora. Sono una registrazione formale dello stato di avanzamento del tuo progetto, ma sono anche un mezzo di comunicazione al di là del fatto che il progetto sia nei tempi previsti o meno. A seconda di come li personalizzi, c'è una vasta gamma di dati che possono servire un numero di segmenti di pubblico diversi. Definisci come riferirai sul progetto e quando le parti interessate possono aspettarselo e da chi.

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Esempio di ambito di lavoro

Per capire lo scopo del lavoro, creiamo un progetto ipotetico, niente di troppo complesso ma comunque importante. Un matrimonio è un progetto e, a seconda della bridezilla (o groomzilla), potrebbe essere più grande e complicato della costruzione di un'autostrada o di un aeroporto. Quindi, prendiamo solo un aspetto di quel progetto più ampio, gli inviti di nozze, e suddividiamolo in un ambito di lavoro. Descriverò i risultati finali, la sequenza temporale, le pietre miliari e i rapporti in questo esempio di ambito di lavoro.

Prodotti finali

• Elenco di inviti
• Indirizzi dei partecipanti
• Inviti
• Buste indirizzate
• Francobolli

Sequenza temporale

• 1 gennaio Decisi sulla lista degli inviti
• 1 febbraio Raccogliere gli indirizzi dei partecipanti
• 1 marzo Scegli lo stile dell'invito e stampalo
• 1 aprile Indirizzo e mail di invito
• 1 maggio Ottieni il conteggio finale degli ospiti
• 1 giugno Matrimonio

Pietre miliari

• Selezione degli ospiti e raccolta degli indirizzi
• Invio di inviti
• Il conteggio finale dei partecipanti

Rapporti

• Verifica lo stato della raccolta degli indirizzi
• Rimani in contatto con la stampante per i progressi sugli inviti
• Controlla gli RSVP rispetto all'elenco degli inviti

Ambito di lavoro Suggerimenti

Ma prima di iniziare a scrivere, devi assicurarti di seguire questi suggerimenti.

1. Sii specifico : spiega chiaramente i termini utilizzati
2. Usa Visuals : un'immagine vale più di mille parole
3. Ottieni firme : assicurati che tutti coloro che hanno bisogno di fare bene il lavoro, lo facciano

Non è così difficile, ma deve essere accurato perché non vuoi dover recuperare il ritardo con le scartoffie quando sei nel pieno del progetto.

Suggerimento professionale: il SOW è essenziale per il piano del progetto ed è spesso incluso come parte del piano generale del progetto, ma può richiedere molto tempo da scrivere. Ricorda di utilizzare il nostro modello gratuito di ambito e pianificazione del progetto per aiutarti a risparmiare tempo. Il link è in cima alla pagina!

Come creare piani di progetto nel software di gestione dei progetti

Può sembrare opprimente con così tante attività di cui tenere traccia, ma il software di gestione dei progetti può semplificare il processo. In ProjectManager, puoi importare il tuo foglio di calcolo o utilizzare uno dei nostri modelli specifici del settore per iniziare.

Un elenco di attività è solo un inizio. Per portare ordine in quel caos, ti consigliamo di stimare la durata aggiungendo le date di inizio e di fine. Quindi inseriamo automaticamente tutte le tue attività su una sequenza temporale nella nostra vista del progetto del diagramma di Gantt, in modo che tu possa vedere l'intero progetto in un unico posto. Regna ulteriormente nelle attività assegnando loro la priorità, collegando le dipendenze per prevenire colli di bottiglia più avanti nel progetto e impostando pietre miliari per suddividere il progetto più ampio in fasi più gestibili.

Collabora a livello di attività

Le attività hanno bisogno di persone che le eseguano e portino avanti il ​​tuo progetto. Hai il tuo programma, quindi sali a bordo del tuo team e inizia ad assegnarlo alle attività. Puoi farlo da una qualsiasi delle nostre viste multiple del progetto. Offriamo strumenti collaborativi che rendono i team più produttivi e li aiutano a lavorare insieme. Puoi indirizzarli con le descrizioni delle attività e allegando file all'attività. Quindi, possono lavorare insieme, commentando a livello di attività con altri membri del team, che vengono avvisati via e-mail. Questo è ottimo per i team remoti e anche per quelli che lavorano nella stessa stanza.

Tieni traccia dei progressi per rimanere puntuale e sotto budget

A proposito di team distribuiti, come puoi tenere traccia dei loro progressi se non sei in grado di controllarli? Risolviamo questo problema con fantastiche funzionalità di monitoraggio, come un dashboard in tempo reale che mostra l'avanzamento delle attività, i costi e altre visualizzazioni di alto livello del progetto. Il nostro software prende gli aggiornamenti di stato e li visualizza automaticamente in grafici e grafici di facile lettura. Puoi persino condividerli durante le riunioni delle parti interessate per tenerli aggiornati.

Per dati più approfonditi, offriamo rapporti con un clic che possono essere filtrati per mostrare solo i dati che stai cercando. I rapporti tengono traccia della varianza del progetto, del carico di lavoro e altro ancora. Potrai individuare i problemi e risolverli rapidamente prima che diventino problemi che minacciano di far deragliare il tuo progetto.

Se vuoi che quell'ambito di lavoro sia l'inizio di un bellissimo progetto, prova ProjectManager gratuitamente con la nostra offerta di prova di 30 giorni.

VIDEO: Come scrivere un ambito di lavoro

In questo video, Jennifer Bridges, PMP, ti mostra come scrivere un ambito di lavoro per la gestione dei progetti. Segui i suoi passaggi per iniziare o utilizza il nostro modello di piano di progetto e documento di ambito!

Ecco uno scatto della lavagna per riferimento!

Trascrizione:

Oggi parliamo di come scrivere un documento Ambito di lavoro e con quello, voglio parlare di alcune buone pratiche. Ma prima di iniziare, voglio chiarire che cos'è il documento Scopo di lavoro.

Alcune persone potresti sentirlo fare riferimento come SOW. Fondamentalmente, è un accordo sul lavoro da svolgere sul progetto. Include ciò che i risultati finali vengono prodotti o forse anche i prodotti o qualsiasi risultato.

Include anche la sequenza temporale per questo progetto, nonché traguardi importanti e critici e diversi tipi di rapporti necessari e in particolare a chi vanno tali rapporti.

Raccomando di utilizzare un modello e la maggior parte dei modelli include queste cose: il glossario, un glossario di termini che definisce quali sono i termini a cui si farà riferimento in questo SOW. Inoltre, la dichiarazione del problema, un po' più di dettagli sul problema e su ciò che stiamo cercando di risolvere. Include anche gli obiettivi e include gli obiettivi e i risultati che produrremo. Include anche qualsiasi tipo di informazione amministrativa sul progetto e la sequenza temporale.

Quindi alcune persone fanno riferimento alle migliori pratiche e in questo caso le chiamo le pratiche "must". Quindi numero uno, sii specifico. Vuoi essere specifico quando chiarisci o definisci i termini in modo che tutti abbiano una chiara comprensione e una comprensione comune di quali siano i termini. Vuoi anche essere specifico quando definisci chi fa cosa e quando. Vuoi... In questo modo eviti alcune delle trappole che potrebbero creare confusione, come chi sta facendo cosa e quando, o cosa significano le cose, o problemi di comunicazione che alla fine possono portare ad alcune controversie.

Vuoi anche includere elementi visivi, vuoi dipingere l'immagine di come apparirà alla fine una volta che questo Scope of Work, o questo progetto, sarà implementato. Vuoi anche essere in grado di mostrare cosa le persone saranno in grado di fare alla fine di questo progetto implementandolo. Ricorda, un'immagine vale più di mille parole. Ancora una volta, stai evitando una trappola che ha a che fare con interpretazioni errate, quindi le immagini aiutano a evitarlo.

E il terzo sta ottenendo le approvazioni. Vuoi assicurarti che gli approvatori autorizzati firmino il tuo documento di ambito di lavoro. Vuoi anche farli approvare in corrispondenza di pietre miliari critiche e risultati finali, ancora una volta, evitando queste trappole. Se ti sei mai sentito come se le persone nella tua squadra o nel tuo progetto avessero un'amnesia selettiva, beh, vogliamo evitarlo. Vuoi anche evitare controversie e costose rielaborazioni.

Quindi, se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti a gestire e tenere traccia del tuo documento Ambito di lavoro, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.