Jak napisać zakres pracy (przykład w zestawie)

Jaki jest zakres prac?

Zakres dokumentu roboczego to umowa dotycząca pracy, którą zamierzasz wykonać nad projektem. Zakres prac w zarządzaniu projektami obejmuje rezultaty, harmonogram, kamienie milowe i raporty. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z tych elementów poniżej.

Artykuły

To oczywiście zapewnia Twój projekt. Niezależnie od tego, czy jest to produkt, czy usługa, jest to powód, dla którego realizujesz projekt dla swojego klienta, interesariusza lub sponsora. Niezależnie od tego, czym jest ten element dostarczany i może to być jakiś dokument lub raport, oprogramowanie, produkt, kompilacja (lub wszystkie powyższe), każdy element musi być tutaj wyraźnie określony. Na tym etapie może pomóc utworzenie struktury podziału pracy.

Oś czasu

Pomyśl o osi czasu jako drodze prowadzącej od początku projektu do jego końca. Jest to sekcja dokumentu, która wyznacza główne fazy w harmonogramie czasu trwania projektu. Powinna również oznaczyć punkty w projekcie, kiedy twoje produkty są gotowe. Jak łatwo się domyślić, niezbędne jest określenie ogólnego planu każdego projektu. Najlepiej jest to przedstawić wizualnie, podobnie jak zwinięty plan wykresu Gantta, aby interesariusze mogli zobaczyć oś czasu wysokiego poziomu.

Z ProjectManagerem możesz zbudować oś czasu w kilka sekund za pomocą naszego internetowego kreatora wykresów Gantta. Twórz budżet, przydzielaj zadania, dodawaj zależności i nie tylko. Następnie zaprezentuj swojemu zespołowi i interesariuszom, aby projekt ruszył we właściwy sposób. Wypróbuj za darmo już dziś.

Kamienie milowe

Projekty mogą być bardzo długie i złożone, dlatego są rozłożone na osi czasu i podzielone na łatwiejsze do zarządzania części zwane zadaniami. Większe fazy projektu są oznaczone tzw. kamieniem milowym. Jest to sposób na pomoc w monitorowaniu postępu projektu, aby upewnić się, że jest zgodny z zaplanowanym harmonogramem. Zdefiniuj swoje kluczowe kamienie milowe na osi czasu w dokumencie Zakres prac, w tym rozpoczęcie projektu, spotkania, przekazanie itp.

Raporty

Będziesz je generować przez cały czas trwania projektu, dostarczane do Twojego zespołu lub klienta, interesariusza lub sponsora. Mogą to być raporty o stanie, raporty o postępach, raporty o odchyleniach i inne. Stanowią one formalny zapis postępów projektu, ale są również środkiem komunikacji wykraczającym poza to, czy projekt jest zgodny z harmonogramem, czy nie. W zależności od tego, jak je dostosujesz, istnieje wiele danych, które mogą służyć wielu różnym odbiorcom. Określ, w jaki sposób będziesz raportować o projekcie oraz kiedy i od kogo mogą się tego spodziewać interesariusze.

Powiązane: Darmowe szablony i arkusze kalkulacyjne do zarządzania projektami dla programu Excel

Przykład zakresu pracy

Aby zrozumieć zakres prac, stwórzmy hipotetyczny projekt, niezbyt skomplikowany, ale ważny. Ślub to projekt i w zależności od panny młodej (lub groomzilli) może być większy i bardziej skomplikowany niż budowa autostrady czy lotniska. Więc weźmy tylko jeden aspekt tego większego projektu, zaproszenia ślubne, i podzielmy to na zakres prac. Przedstawię rezultaty, harmonogram, kamienie milowe i raporty w tym przykładzie pracy.

Artykuły

• Lista zaproszeń
• Adresy Uczestników
• Zaprasza
• Koperty adresowane
• Znaczki

Oś czasu

• 1 stycznia Zdecydowałem się na listę zaproszonych
• Luty 1 Zbierz adresy uczestników
• 1 marca Wybierz styl zaproszenia i wydrukuj
• 1 kwietnia Adres i poczta zaproszenia
• 1 maja Uzyskaj ostateczną liczbę gości
• 1 czerwca Ślub

Kamienie milowe

• Dobór gości i zbieranie adresów
• Wysyłka zaproszeń
• Ostateczna liczba uczestników

Raporty

• Sprawdź stan odbioru adresu
• Pozostań w kontakcie z drukarką, aby uzyskać postęp w sprawie zaproszeń
• Sprawdź RSVP z listą zaproszeń

Zakres porad dotyczących pracy

Ale zanim zaczniesz pisać, musisz upewnić się, że postępujesz zgodnie z tymi wskazówkami.

1. Bądź konkretny : jasno wyjaśnij użyte terminy
2. Użyj wizualizacji : obraz jest wart tysiąca słów
3. Uzyskaj podpisy : upewnij się, że wszyscy, którzy muszą zaakceptować pracę, robią

Nie jest to takie trudne, ale musi być dokładne, ponieważ nie chcesz nadrabiać zaległości w papierkowej robocie, gdy jesteś w gorączce projektu.

Porada od specjalistów: Zakres prac jest niezbędny w planie projektu i często jest częścią ogólnego planu projektu, ale jego napisanie może być czasochłonne. Pamiętaj, aby skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu zakresu i planowania projektu, aby zaoszczędzić czas. Link znajduje się na górze strony!

Jak tworzyć plany projektów w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Może wydawać się przytłaczający z tak wieloma zadaniami do śledzenia, ale oprogramowanie do zarządzania projektami może uprościć ten proces. W ProjectManager możesz zaimportować swój arkusz kalkulacyjny lub użyć jednego z naszych szablonów branżowych, aby rozpocząć.

Lista zadań to dopiero początek. Aby uporządkować ten chaos, warto oszacować czas trwania, dodając daty rozpoczęcia i zakończenia. Następnie automatycznie umieszczamy wszystkie Twoje zadania na osi czasu w naszym widoku projektu wykresu Gantta, dzięki czemu możesz zobaczyć cały projekt w jednym miejscu. Dalej panuj nad zadaniami, ustalając ich priorytety, łącząc zależności, aby zapobiec wąskim gardłom w dalszej części projektu i ustalając kamienie milowe, aby podzielić większy projekt na łatwiejsze do zarządzania fazy.

Współpracuj na poziomie zadań

Zadania wymagają ludzi do ich wykonania i posuwania projektu do przodu. Masz swój harmonogram, więc dołącz do swojego zespołu i zacznij przydzielać mu zadania. Możesz to zrobić z dowolnego z naszych wielu widoków projektu. Oferujemy narzędzia do współpracy, które zwiększają produktywność zespołów i pomagają im współpracować. Możesz kierować nimi za pomocą opisów zadań oraz dołączając pliki do zadania. Następnie mogą współpracować, komentując na poziomie zadań z innymi członkami zespołu, którzy są powiadamiani e-mailem. Jest to świetne rozwiązanie dla zespołów zdalnych, a nawet pracujących w tym samym pomieszczeniu.

Śledź postępy, aby być na czas i w ramach budżetu

Mówiąc o rozproszonych zespołach, jak możesz śledzić ich postępy, jeśli nie możesz ich sprawdzić? Rozwiązujemy ten problem dzięki świetnym funkcjom monitorowania, takim jak pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który pokazuje postęp zadań, koszty i inne wysokopoziomowe widoki projektu. Nasze oprogramowanie pobiera aktualizacje statusu i automatycznie wyświetla je na czytelnych wykresach i wykresach. Możesz nawet udostępniać je na spotkaniach interesariuszy, aby mieć je na bieżąco.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe dane, udostępniamy raporty dostępne jednym kliknięciem, które można filtrować, aby pokazać tylko te dane, których szukasz. Raporty śledzą rozbieżności w projekcie, obciążenie pracą i nie tylko. Wykryjesz problemy i szybko je rozwiążesz, zanim staną się problemami, które mogą wykoleić Twój projekt.

Jeśli chcesz, aby ten zakres prac był początkiem pięknego projektu, wypróbuj ProjectManager za darmo z naszą 30-dniową ofertą próbną.

WIDEO: Jak napisać zakres pracy

W tym filmie Jennifer Bridges, PMP, pokazuje, jak napisać zakres pracy dla zarządzania projektami. Postępuj zgodnie z jej instrukcjami, aby rozpocząć, lub skorzystaj z naszego szablonu dokumentu planu projektu i zakresu!

Oto ujęcie tablicy w celach informacyjnych!

Transkrypcja:

Dzisiaj mówimy o tym, jak napisać dokument Zakres prac, a wraz z nim chcę omówić kilka najlepszych praktyk. Ale zanim zaczniemy, chcę wyjaśnić, czym jest dokument Zakres prac.

Niektórzy ludzie, których możesz usłyszeć, są określane jako SOW. Zasadniczo jest to umowa dotycząca prac, które mają być wykonane nad projektem. Obejmuje to, jakie rezultaty są wytwarzane, a może nawet produkty lub jakiekolwiek wyniki.

Zawiera również oś czasu dla tego projektu, a także ważne i krytyczne kamienie milowe oraz różne rodzaje raportów, które są potrzebne, a konkretnie, do kogo te raporty trafiają.

Zalecam korzystanie z szablonu, a większość szablonów zawiera następujące elementy: glosariusz, glosariusz terminów definiujących terminy, do których będzie się odwoływać ten SOW. Również opis problemu, trochę więcej szczegółów na temat problemu i tego, co próbujemy rozwiązać. Zawiera również cele, a także cele i wyniki, które będziemy produkować. Zawiera również wszelkiego rodzaju informacje administracyjne dotyczące projektu, a także harmonogram.

Więc niektórzy ludzie odwołują się do najlepszych praktyk i w tym przypadku nazywam je „obowiązkowymi” praktykami. Więc numer jeden, bądź konkretny. Chcesz być konkretny podczas wyjaśniania lub definiowania terminów, tak aby wszyscy dobrze rozumieli i rozumieli, czym są te terminy. Chcesz też być konkretny, kiedy określasz, kto co robi i kiedy. Chcesz… Robiąc to, unikasz niektórych pułapek, które mogą być zamieszaniem, na przykład kto robi co i kiedy, lub co oznacza, lub nieporozumień, które ostatecznie mogą prowadzić do sporów.

Chcesz również dołączyć wizualizacje, chcesz namalować obraz tego, jak to będzie wyglądać w końcu po wdrożeniu tego zakresu prac lub tego projektu. Chcesz też pokazać, co ludzie będą w stanie zrobić pod koniec tego projektu, wdrażając to. Pamiętaj, że obraz jest wart tysiąca słów. Ponownie, unikasz tu pułapki, która wiąże się z błędnymi interpretacjami, więc wizualizacje pomagają tego uniknąć.

A trzecia otrzymuje podpisy. Chcesz się upewnić, że upoważnieni zatwierdzający podpiszą się pod Twoim zakresem dokumentu roboczego. Chcesz również, aby podpisywali się przy krytycznych kamieniach milowych i rezultatach, ponownie unikając tych pułapek. Jeśli kiedykolwiek czułeś, że ludzie z twojego zespołu lub twojego projektu dostają wybiórczej amnezji, cóż, chcemy tego uniknąć. Chcesz również uniknąć sporów i kosztownych przeróbek.

Więc jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci zarządzać dokumentem Zakres prac i śledzić go, zarejestruj się teraz w naszym oprogramowaniu w ProjectManager.