Ce este un program de referință și cum fac unul?

Înainte de a începe un proiect, trebuie să te gândești la timp. Este cea mai importantă variabilă care vă poate afecta planul. Cum poți obține ceea ce trebuie făcut în timpul în care trebuie să faci asta? Pentru a realiza acest lucru, trebuie să creați un program.

Un program este cheia pentru planificarea proiectului, dar programele sunt de fapt doar un cadru. Odată ce ați acționat asupra acesteia, executând sarcina de proiect cu sarcină, programul se schimbă. Cum poți să te asiguri că respecti programul și că îți menții proiectul pe drumul cel bun?

Aici intervine crearea unei linii de bază. Prin crearea unui plan de proiect de bază și a unui program de referință, aveți mijloacele de a compara locul în care vă aflați în executarea proiectului - și dacă acest lucru se aliniază cu locul în care intenționați să vă aflați în acel moment.

Ce este un program de referință?

Indiferent dacă îl numiți program de bază sau program de bază, termenul se referă la programul finalizat și aprobat. Linia de referință a programului poate fi folosită ca instrument de măsurare a performanței prin raportarea variației programului. Adică, programul de referință poate fi utilizat pentru a compara locul în care ați plănuit să vă aflați la un anumit moment al proiectului cu locul în care datele arată că vă aflați de fapt.

Înrudit: Șabloane de planificare a proiectelor

După cum știți, programul pentru un proiect este o colecție de sarcini care trebuie finalizate pe o anumită cronologie pentru a ajunge la livrabilul final al proiectului. Prin urmare, programul de referință este o modalitate de a capta acest program finalizat și de a-l folosi ca reper pentru a măsura progresul dumneavoastră în executarea proiectului.

Linia de bază a programului surprinde modificările din programul dvs. care apar ca urmare a dezvoltării riscurilor. Utilizarea unui program de referință înseamnă că puteți vedea aceste variații în programul dvs. mai devreme decât mai târziu și puteți face ajustări rapid pentru a rămâne pe drumul cel bun.

De ce să folosiți un program de referință?

Motivul evident pentru a utiliza un program de referință este că, ei bine, vă ajută să rămâneți conform programului. Fără unul, este ca și cum ai lucra în afara contextului actual al proiectului tău. Nu există nicio modalitate de a ști unde ar trebui să fie în program, deoarece nu există un punct de referință cu care să vă comparați progresul.

Proiectele trec rar fără să apară numeroase probleme. Poate fi un accident minor sau unul major. Indiferent de gravitatea problemei, repercusiunile se pot răspândi în mod inevitabil prin programul tău, lăsând termenele limită întrerupte în urma lui. Va trebui să realocați resurse pentru a vă consolida proiectul.

Aceasta înseamnă să schimbați părți ale programului pentru a răspunde la modificări și a rămâne pe drumul cel bun pentru a vă respecta termenul final. În fluxul constant de schimbări și eșecuri, totuși, programul de referință rămâne ferm. Este constanta în marea schimbării care este un proiect, care îți permite să navighezi cu succes atunci când o furtună te duce în ape neexplorate.

Desigur, există multe tipuri diferite de linii de bază. Toate sunt importante. Programul de referință vă menține pe țintă și este legat de planul de proiect de bază, prin aceea că programul face parte din planul de proiect mai mare. Dar programul de referință încorporează active și resurse ale afacerii, astfel încât să le puteți aloca corect pentru a rămâne în program.

Cum să faci un program de referință

Înainte de a vă putea baza programul, trebuie să aveți un program. Aceasta începe prin a colecta toate sarcinile pe care va trebui să le executați pentru a duce la livrabilul final.

Identificați sarcini

Utilizați o structură de defalcare a muncii pentru a lucra înapoi de la livrabilul final. Acest instrument vă asigură că nu omiteți niciun pas. Pentru a face un program de succes, trebuie mai întâi să definiți temeinic fiecare sarcină. Planificarea întâlnirilor cu echipa și părțile interesate vă va ajuta să vă asigurați că nu lăsați niciun pas important în afara programului dvs. De asemenea, puteți utiliza date istorice atunci când căutați proiecte similare.

Determinați Durata

După ce aveți toate activitățile aliniate, va trebui să estimați cât timp va dura să fie finalizate. Există o serie de tehnici care vă ajută să obțineți o cifră precisă. Pentru rezultate mai rapide, există o estimare analogă, care se referă la timpul necesar pentru a finaliza proiecte similare din trecut. Există, de asemenea, estimări în trei puncte, care utilizează o formulă pentru a calcula parametrii de cel mai probabil, optimist și pesimist. Desigur, există și alte instrumente. Alege-l pe cel potrivit pentru tine și proiectul tău.

Setați reperele

Proiectele sunt mari, iar sarcinile sunt mici. Etapele sunt pașii dintre aceste două puncte. Ele sunt de obicei folosite pentru a marca sfârșitul unei faze de proiect și începutul următoarei. Cu toate acestea, puteți utiliza un reper pentru a determina orice punct major al proiectului.

Identificați dependențe

Unele dintre sarcinile pe care le-ați adunat vor rămâne singure, în timp ce altele vor fi dependente de altele. Adică nu vor putea porni sau opri până nu pornește sau se oprește altul. Aceste sarcini dependente pot cauza probleme mai târziu în proiect dacă nu le identificați.

Adăugați resurse

Sarcinile nu se finalizează de la sine. Trebuie să le atașați resurse. Resursele pot fi membri ai echipei, materiale, instrumente etc. Toate acestea au costuri asociate și, de asemenea, o durată estimată pentru a determina cât timp veți avea nevoie de ele.

Setați linia de bază

Acum aveți un program de proiect. Setarea liniei de bază înseamnă doar înghețarea acestor date - luarea unui instantaneu al acestora. Veți avea nevoie de asta pentru a vă compara progresul pe măsură ce treceți în faza de execuție a proiectului.

În secțiunea următoare, vă vom arăta cât de ușor este să faceți acest lucru în ProjectManager sau, dacă preferați, puteți urmări acest scurt tutorial video.

Cum se realizează o linie de bază a programului în ProjectManager

După ce ți-ai făcut programul, salvează-l. Acum, aveți un program de referință și puteți utiliza acest document pentru a compara cu progresul real atunci când executați proiectul. Dar există o modalitate mai eficientă de a calcula variația proiectului.

Timpul este o resursă valoroasă în orice proiect, iar utilizarea software-ului de planificare a proiectelor bazat pe cloud, cum ar fi ProjectManager, este modul în care puteți economisi timp și bani, sporind în același timp productivitatea proiectului. Iată cum funcționează.

În primul rând, veți dori să vă construiți programul pe diagrama Gantt online. Importați sarcinile sau utilizați unul dintre șabloanele noastre specifice industriei pentru a începe. La fel ca orice program, doriți să adăugați datele de început și de sfârșit. Apoi, Gantt vă prezintă proiectul pe o cronologie. Dar aici lucrurile devin interesante.

Împărțiți programul mai mare în părți mai ușor de gestionat cu funcția noastră de reper, care poate împărți proiectul în faze sau poate indica termene limită majore. Gantt-ul poate fi personalizat în continuare după culoare.

Apoi, legați dependențele, astfel încât acestea să nu se strecoare asupra dvs. în timpul execuției. Dacă există modificări în timpul execuției, Gantt-ul nostru poate fi editat pur și simplu prin glisarea și plasarea sarcinii la noua dată.

Stabilirea liniei de bază

După cum sa menționat, stabilirea liniei de bază este modul în care măsurați varianța proiectului atunci când executați sarcinile. Prin urmare, odată ce ați finalizat planul, doriți să setați programul de referință. Tot ce trebuie să faci cu instrumentul nostru Gantt este să dai clic pe setările avansate. Acolo, veți vedea o opțiune pentru a seta linia de bază. Este atât de ușor.

După ce v-ați setat linia de bază, datele planificate de început și de sfârșit vor popula coloanele de început și de sfârșit ale liniei de bază. Aceste date nu se vor schimba decât dacă resetați valoarea de referință și le modificați.

Rapoartele noastre cu un singur clic includ un raport de variație a proiectului care va compara progresul real cu cel planificat. Aceasta este o modalitate excelentă de a calcula memoria tampon de proiect, care este cât de mult timp puteți adăuga unei sarcini fără a afecta programul general.

ProjectManager este un instrument premiat care îi ajută pe manageri să programeze și le oferă instrumentele de care au nevoie pentru a menține programul pe drumul cel bun. De la programarea liniilor de bază până la urmărirea variației proiectului, aveți control. Organizați sarcini, atribuiți resurse și monitorizați totul în timp real.