كيفية كتابة نطاق العمل (مثال مشمول)

ما هو نطاق العمل؟

وثيقة نطاق العمل هي اتفاق على العمل الذي ستقوم بأدائه في المشروع. يشمل نطاق العمل في إدارة المشروع المخرجات والجدول الزمني والمعالم والتقارير. دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل عنصر من هذه العناصر أدناه.

الإنجازات

هذا ما يقدمه مشروعك بالطبع. سواء كان منتجًا أو خدمة ، فهذا هو سبب تنفيذك للمشروع لعميلك أو صاحب المصلحة أو الراعي. مهما كان هذا التسليم ، ويمكن أن يكون نوعًا من المستند أو التقرير أو البرنامج أو المنتج أو الإنشاء (أو كل ما سبق) ، فأنت بحاجة إلى تحديد كل عنصر بوضوح هنا. يمكن أن يساعد إنشاء هيكل تنظيم العمل في هذه الخطوة.

الجدول الزمني

فكر في الجدول الزمني كطريق يؤدي من بداية المشروع إلى نهايته. إنه جزء من المستند يحدد المراحل الرئيسية عبر الجدول الزمني لمدة المشروع. يجب أن تحدد أيضًا النقاط في المشروع عندما تكون مخرجاتك جاهزة. كما يمكنك التخمين ، من الضروري تحديد نطاق الخطة العامة لأي مشروع. من الأفضل تقديم هذا بشكل مرئي ، مثل خطة مخطط جانت المجمعة ، بحيث يمكن لأصحاب المصلحة رؤية الجدول الزمني عالي المستوى.

باستخدام ProjectManager ، يمكنك إنشاء جدول زمني في ثوانٍ باستخدام صانع مخططات جانت عبر الإنترنت. قم بإنشاء ميزانية وتخصيص المهام وإضافة التبعيات والمزيد. ثم قدم العرض إلى فريقك وأصحاب المصلحة لتحريك المشروع في المسار الصحيح. جربه مجانًا اليوم.

معالم

يمكن أن تكون المشاريع طويلة ومعقدة للغاية ، وهذا هو سبب وضعها ضمن جدول زمني وتقسيمها إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة تسمى المهام. تتميز المراحل الأكبر من المشروع بما يسمى بحدث رئيسي. إنها طريقة لمساعدتك في مراقبة تقدم المشروع للتأكد من التزامه بالجدول الزمني المخطط له. حدد معالمك الرئيسية في مخطط زمني في مستند نطاق العمل ، بما في ذلك انطلاق المشروع ، والاجتماعات ، والتسليم ، وما إلى ذلك.

التقارير

ستنشئها طوال المشروع ، ويتم تسليمها إلى فريقك أو عميلك أو صاحب المصلحة أو الراعي. يمكن أن تتضمن تقارير الحالة وتقارير التقدم وتقارير التباين والمزيد. إنها عبارة عن سجل رسمي لتقدم مشروعك ، ولكنها أيضًا وسيلة اتصال تتجاوز ما إذا كان المشروع في الموعد المحدد أم لا. اعتمادًا على كيفية تخصيصهم ، هناك ثروة من البيانات التي يمكن أن تخدم عددًا من الجماهير المختلفة. حدد كيف ستبلغ عن المشروع ومتى يتوقعه أصحاب المصلحة ومن من.

الموضوعات ذات الصلة: قوالب وجداول بيانات مجانية لإدارة المشاريع لبرنامج Excel

مثال على نطاق العمل

لفهم نطاق العمل ، دعنا ننشئ مشروعًا افتراضيًا ، لا يوجد شيء معقد للغاية ولكنه مهم رغم ذلك. الزفاف هو مشروع ، واعتمادًا على العروس (أو groomzilla) ، يمكن أن يكون أكبر وأكثر تعقيدًا من بناء طريق سريع أو مطار. لذلك ، دعونا نأخذ جانبًا واحدًا من هذا المشروع الأكبر ، دعوات الزفاف ، ونقسم هذا إلى نطاق عمل. سأوجز النواتج والجدول الزمني والمعالم والتقارير في مثال نطاق العمل هذا.

الإنجازات

• قائمة الدعوة
• عناوين الحضور
• يدعو
• مغلفات معنونة
• طوابع بريدية

الجدول الزمني

• 1 يناير حُسم في قائمة الدعوة
• 1 فبراير جمع عناوين الحضور
• 1 مارس اختر نمط الدعوة وقم بالطباعة
• 1 أبريل العنوان والبريد يدعو
• 1 مايو احصل على العدد النهائي للضيوف
• زفاف 1 يونيو

معالم

• اختيار الضيوف ومجموعة العناوين
• إرسال الدعوات بالبريد
• العد النهائي للحضور

التقارير

• تحقق من حالة جمع العناوين
• ابق على اتصال مع الطابعة للتقدم في الدعوات
• تحقق من RSVPs مقابل قائمة الدعوات

نطاق نصائح العمل

ولكن قبل أن تشرع في الكتابة ، عليك التأكد من اتباع هذه النصائح.

1. كن محددًا : اشرح المصطلحات المستخدمة بوضوح
2. استخدم المرئيات : الصورة تساوي ألف كلمة
3. احصل على موافقات : تأكد من أن كل من يحتاج إلى الموافقة على العمل يفعل ذلك

الأمر ليس بهذه الصعوبة ، لكن يجب أن يكون شاملاً لأنك لا تريد أن تلعب دور اللحاق بالأعمال الورقية عندما تكون في خضم المشروع.

نصيحة احترافية: يعد SOW ضروريًا لخطة المشروع وغالبًا ما يتم تضمينه كجزء من خطة المشروع الشاملة ، ولكن الكتابة قد تستغرق وقتًا طويلاً. تذكر أن تستخدم نموذج تخطيط المشروع والمجال المجاني الخاص بنا لمساعدتك في توفير الوقت. الرابط في أعلى الصفحة!

كيفية عمل خطط المشاريع في برامج إدارة المشاريع

يمكن أن تشعر بالإرهاق مع العديد من المهام التي يجب تتبعها ، ولكن يمكن لبرنامج إدارة المشروع تبسيط العملية. في ProjectManager ، يمكنك استيراد جدول البيانات الخاص بك أو استخدام أحد القوالب الخاصة بالصناعة لتبدأ.

قائمة المهام ليست سوى البداية. لتحقيق هذه الفوضى ، ستحتاج إلى تقدير المدة عن طريق إضافة تاريخي البدء والانتهاء. ثم نضع جميع مهامك تلقائيًا في مخطط زمني في طريقة عرض مشروع مخطط جانت ، حتى تتمكن من رؤية المشروع بأكمله في مكان واحد. تحكم أكثر في المهام من خلال ترتيب أولوياتها ، وربط التبعيات لمنع الاختناقات لاحقًا في المشروع ووضع معالم لتقسيم المشروع الأكبر إلى مراحل أكثر قابلية للإدارة.

تعاون على مستوى المهمة

تحتاج المهام إلى أشخاص لتنفيذها والمضي قدمًا بمشروعك. لديك جدولك الزمني ، لذا قم بإعداد فريقك وابدأ في تكليفهم بالمهام. يمكنك القيام بذلك من خلال أي من وجهات النظر المتعددة الخاصة بالمشروع. نحن نقدم أدوات تعاونية تجعل الفرق أكثر إنتاجية وتساعدهم على العمل معًا. يمكنك توجيههم بأوصاف المهام وإرفاق الملفات بالمهمة. بعد ذلك ، يمكنهم العمل معًا ، والتعليق على مستوى المهمة مع أعضاء الفريق الآخرين ، الذين يتم إعلامهم عن طريق البريد الإلكتروني. يعد هذا أمرًا رائعًا للفرق البعيدة وحتى أولئك الذين يعملون في نفس الغرفة.

تتبع التقدم للبقاء في الوقت المحدد وبأقل من الميزانية

بالحديث عن الفرق الموزعة ، كيف يمكنك تتبع تقدمهم إذا لم تكن قادرًا على التحقق منهم؟ نحن نحل هذه المشكلة بميزات مراقبة رائعة ، مثل لوحة معلومات في الوقت الفعلي تُظهر لك تقدم المهمة والتكاليف وعروض أخرى عالية المستوى للمشروع. يأخذ برنامجنا تحديثات الحالة ويعرضها تلقائيًا في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. يمكنك حتى مشاركتها في اجتماعات أصحاب المصلحة لإبقائهم في الحلقة.

لمزيد من البيانات المتعمقة ، نقدم تقارير بنقرة واحدة يمكن تصفيتها لعرض البيانات التي تبحث عنها فقط. تقارير تتبع تباين المشروع وعبء العمل والمزيد. ستكتشف المشكلات وتحلها بسرعة قبل أن تصبح مشكلات تهدد بعرقلة مشروعك.

إذا كنت تريد أن يكون نطاق العمل هذا بداية لمشروع جميل ، فجرّب ProjectManager مجانًا مع عرضنا التجريبي لمدة 30 يومًا.

فيديو: كيفية كتابة نطاق العمل

في هذا الفيديو ، توضح لك جينيفر بريدجز ، PMP ، كيفية كتابة نطاق عمل لإدارة المشروع. اتبع خطواتها للبدء أو استخدام خطة المشروع الخاصة بنا ونموذج وثيقة النطاق!

هذه لقطة للسبورة للرجوع اليها!

نص:

نتحدث اليوم عن كيفية كتابة وثيقة نطاق العمل ومع ذلك ، أود التحدث عن بعض أفضل الممارسات. ولكن قبل أن نبدأ ، أود أن أوضح ما هي وثيقة نطاق العمل.

قد تسمع بعض الأشخاص يشار إليه باسم SOW. في الأساس ، هو اتفاق على العمل الذي يتعين القيام به في المشروع. يتضمن ما يتم إنتاجه أو حتى المنتجات أو أي نتائج.

ويتضمن أيضًا الجدول الزمني لهذا المشروع بالإضافة إلى المعالم الهامة والحاسمة وأنواع مختلفة من التقارير المطلوبة وعلى وجه التحديد إلى من تذهب تلك التقارير.

أوصي باستخدام قالب ومعظم القوالب تتضمن هذه الأشياء: المسرد ، مسرد للمصطلحات التي تحدد المصطلحات التي سيتم الرجوع إليها في بيان العمل هذا. أيضًا ، بيان المشكلة ، مزيد من التفاصيل حول المشكلة وما نحاول حله. يتضمن أيضًا الأهداف ، ويتضمن الأهداف والمخرجات التي سننتجها. كما يتضمن أي نوع من المعلومات الإدارية حول المشروع بالإضافة إلى الجدول الزمني.

لذلك يشير بعض الأشخاص إلى أفضل الممارسات وفي هذه الحالة ، أسمي هذه الممارسات "الواجب". رقم واحد ، كن محددًا. يجب أن تكون محددًا عند توضيح المصطلحات أو تعريفها بحيث يكون لدى الجميع فهم واضح وفهم مشترك لماهية المصطلحات. أنت أيضًا تريد أن تكون محددًا عند تحديد من يفعل ماذا ومتى. أنت تريد ... من خلال القيام بذلك ، فإنك تتجنب بعض الأفخاخ التي قد تكون عبارة عن ارتباك ، مثل من يفعل ماذا ومتى ، أو ما تعنيه الأشياء ، أو سوء الاتصال الذي يمكن أن يؤدي في النهاية إلى بعض الخلافات.

تريد أيضًا تضمين العناصر المرئية ، فأنت تريد رسم صورة لما ستبدو عليه في النهاية بمجرد تنفيذ نطاق العمل هذا أو هذا المشروع. تريد أيضًا أن تكون قادرًا على إظهار ما سيتمكن الأشخاص من القيام به في نهاية هذا المشروع من خلال تنفيذ ذلك. تذكر أن الصورة تساوي ألف كلمة. مرة أخرى ، أنت تتجنب الوقوع في فخ هنا له علاقة بالتفسيرات الخاطئة ، لذا فإن المرئيات تساعد في تجنب ذلك.

والثالث هو الحصول على موافقات. تريد التأكد من أن المعتمدين المعتمدين يوقعون على مستند نطاق العمل الخاص بك. تريد أيضًا أن تجعلهم يوقعون في المراحل الهامة والتسليمات ، مرة أخرى ، لتجنب هذه الفخاخ. إذا شعرت يومًا أن الأشخاص في فريقك أو مشروعك يعانون من فقدان ذاكرة انتقائي ، فنحن نريد تجنب ذلك. أنت أيضًا تريد تجنب النزاعات وأي إعادة عمل مكلفة.

لذلك إذا كنت بحاجة إلى أداة يمكنها مساعدتك في إدارة مستند نطاق العمل وتتبعه ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.