Cara Menulis Lingkup Pekerjaan (Contoh Termasuk)

Apa itu Lingkup Pekerjaan?

Lingkup dokumen kerja adalah kesepakatan tentang pekerjaan yang akan Anda lakukan pada proyek. Lingkup pekerjaan dalam manajemen proyek mencakup kiriman, garis waktu, pencapaian, dan laporan. Mari kita lihat lebih dekat masing-masing elemen di bawah ini.

Kiriman

Inilah yang diberikan proyek Anda, tentu saja. Baik itu produk atau layanan, itulah alasan Anda menjalankan proyek untuk pelanggan, pemangku kepentingan, atau sponsor Anda. Apa pun yang dapat disampaikan itu, dan itu bisa berupa semacam dokumen atau laporan, perangkat lunak, produk, pembuatan (atau semua hal di atas), Anda harus memiliki setiap item yang diidentifikasi dengan jelas di sini. Membuat struktur rincian kerja dapat membantu dengan langkah ini.

Linimasa

Pikirkan garis waktu sebagai jalan yang mengarah dari awal proyek hingga akhir. Ini adalah bagian dari dokumen yang menggambarkan fase utama di seluruh jadwal durasi proyek. Itu juga harus menandai poin-poin dalam proyek ketika kiriman Anda sudah siap. Seperti yang dapat Anda tebak, penting untuk menentukan rencana keseluruhan proyek apa pun. Ini paling baik disajikan secara visual, seperti rencana bagan Gantt yang digulung, sehingga para pemangku kepentingan dapat melihat garis waktu tingkat tinggi.

Dengan ProjectManager, Anda dapat membuat garis waktu dalam hitungan detik dengan pembuat bagan Gantt online kami. Buat anggaran, tetapkan tugas, tambahkan dependensi, dan lainnya. Kemudian presentasikan kepada tim dan pemangku kepentingan Anda untuk membuat proyek berjalan dengan benar. Cobalah gratis hari ini.

Tonggak sejarah

Proyek bisa sangat panjang dan kompleks, itulah sebabnya mereka diletakkan di atas garis waktu dan dipecah menjadi bagian yang lebih mudah dikelola yang disebut tugas. Fase proyek yang lebih besar ditandai dengan apa yang disebut tonggak sejarah. Ini adalah cara untuk membantu Anda memantau kemajuan proyek untuk memastikannya sesuai dengan jadwal yang Anda rencanakan. Tentukan tonggak penting Anda pada garis waktu dalam dokumen Lingkup Pekerjaan, termasuk kickoff proyek, rapat, serah terima, dll.

Laporan

Anda akan menghasilkan ini di seluruh proyek, dikirim ke tim atau pelanggan Anda, pemangku kepentingan atau sponsor. Ini dapat mencakup laporan status, laporan kemajuan, laporan varians dan banyak lagi. Mereka adalah catatan formal kemajuan proyek Anda, tetapi juga merupakan sarana komunikasi di luar apakah proyek sesuai jadwal atau tidak. Bergantung pada bagaimana Anda menyesuaikannya, ada banyak data yang dapat melayani sejumlah audiens yang berbeda. Tentukan bagaimana Anda akan melaporkan proyek dan kapan pemangku kepentingan dapat mengharapkan mereka dan dari siapa.

Terkait: Template & Spreadsheet Manajemen Proyek Gratis untuk Excel

Lingkup Pekerjaan Contoh

Untuk memahami ruang lingkup pekerjaan, mari kita buat proyek hipotetis, tidak ada yang terlalu rumit tetapi tetap penting. Pernikahan adalah sebuah proyek, dan tergantung pada pengantin (atau pengantin pria), itu bisa lebih besar dan lebih rumit daripada membangun jalan raya atau bandara. Jadi, mari kita ambil satu aspek dari proyek yang lebih besar itu, undangan pernikahan, dan uraikan ini ke dalam lingkup pekerjaan. Saya akan menguraikan hasil, garis waktu, pencapaian, dan laporan dalam lingkup contoh kerja ini.

Kiriman

• Daftar Undangan
• Alamat Peserta
• Undangan
• Amplop yang Ditujukan
• Perangko

Linimasa

• 1 Januari Memutuskan daftar undangan
• 1 Februari Memiliki alamat yang dikumpulkan dari peserta
• 1 Maret Pilih gaya undangan dan sudah dicetak
• 1 April Alamat dan surat undangan
• 1 Mei Dapatkan jumlah tamu terakhir
• Pernikahan 1 Juni

Tonggak sejarah

• Pemilihan tamu dan pengumpulan alamat
• Pengiriman undangan
• Hitungan akhir peserta

Laporan

• Periksa status pengumpulan alamat
• Tetap terhubung dengan printer untuk kemajuan undangan
• Periksa RSVP terhadap daftar undangan

Lingkup Pekerjaan Tip

Tetapi sebelum Anda mulai menulis, Anda harus memastikan bahwa Anda mengikuti tip-tip ini.

1. Be Specific : jelaskan istilah yang digunakan dengan jelas
2. Gunakan Visual : sebuah gambar bernilai seribu kata
3. Dapatkan Sign-off : pastikan semua orang yang perlu menyelesaikan pekerjaan, tidak

Ini tidak terlalu sulit, tetapi perlu menyeluruh karena Anda tidak ingin harus mengejar ketinggalan dengan dokumen ketika Anda berada di panasnya proyek.

Pro-Tip: SOW sangat penting untuk rencana proyek dan sering dimasukkan sebagai bagian dari rencana proyek secara keseluruhan, tetapi dapat memakan waktu untuk menulis. Ingatlah untuk menggunakan ruang lingkup gratis dan templat perencanaan proyek kami untuk membantu menghemat waktu Anda. Tautan ada di bagian atas halaman!

Cara Membuat Rencana Proyek di Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Mungkin terasa kewalahan dengan begitu banyak tugas yang harus dilacak, tetapi perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan prosesnya. Di ProjectManager, Anda dapat mengimpor spreadsheet atau menggunakan salah satu template khusus industri kami untuk memulai.

Daftar tugas hanyalah permulaan. Untuk menertibkan kekacauan itu, Anda akan ingin memperkirakan durasi dengan menambahkan tanggal mulai dan selesai. Kami kemudian secara otomatis menempatkan semua tugas Anda pada garis waktu dalam tampilan proyek bagan Gantt kami, sehingga Anda dapat melihat keseluruhan proyek di satu tempat. Lebih lanjut kuasai tugas dengan memprioritaskannya, menautkan dependensi untuk mencegah kemacetan di kemudian hari dalam proyek dan menetapkan pencapaian untuk memecah proyek yang lebih besar menjadi fase yang lebih mudah dikelola.

Berkolaborasi di Tingkat Tugas

Tugas membutuhkan orang untuk menjalankannya dan memajukan proyek Anda. Anda memiliki jadwal Anda, jadi bergabunglah dengan tim Anda dan mulailah menugaskan mereka ke tugas. Anda dapat melakukan ini dari salah satu dari beberapa tampilan proyek kami. Kami menawarkan alat kolaboratif yang membuat tim lebih produktif dan membantu mereka bekerja sama. Anda dapat mengarahkan mereka dengan deskripsi tugas dan dengan melampirkan file ke tugas. Kemudian, mereka dapat bekerja sama, berkomentar di tingkat tugas dengan anggota tim lain, yang diberi tahu melalui email. Ini bagus untuk tim jarak jauh dan bahkan mereka yang bekerja di ruangan yang sama.

Lacak Kemajuan untuk Tetap Tepat Waktu dan Sesuai Anggaran

Berbicara tentang tim terdistribusi, bagaimana Anda dapat melacak kemajuan mereka jika Anda tidak dapat memeriksanya? Kami memecahkan masalah itu dengan fitur pemantauan yang hebat, seperti dasbor waktu nyata yang menunjukkan kemajuan tugas, biaya, dan tampilan proyek tingkat tinggi lainnya kepada Anda. Perangkat lunak kami mengambil pembaruan status dan secara otomatis menampilkannya dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Anda bahkan dapat membagikannya di pertemuan pemangku kepentingan agar mereka tetap terhubung.

Untuk data yang lebih mendalam, kami menampilkan laporan sekali klik yang dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang Anda cari. Laporan melacak varians proyek, beban kerja, dan lainnya. Anda akan menangkap masalah dan menyelesaikannya dengan cepat sebelum menjadi masalah yang mengancam menggagalkan proyek Anda.

Jika Anda ingin lingkup pekerjaan itu menjadi awal dari proyek yang indah, cobalah ProjectManager secara gratis dengan penawaran uji coba 30 hari kami.

VIDEO: Cara Menulis Lingkup Pekerjaan

Dalam video ini, Jennifer Bridges, PMP, menunjukkan cara menulis ruang lingkup pekerjaan untuk manajemen proyek. Ikuti langkah-langkahnya untuk memulai atau gunakan rencana proyek dan templat dokumen ruang lingkup kami!

Ini adalah bidikan papan tulis untuk referensi Anda!

Salinan:

Hari ini, kita berbicara tentang cara menulis dokumen Lingkup Pekerjaan dan dengan itu, saya ingin berbicara tentang beberapa praktik terbaik. Namun sebelum kita mulai, saya ingin menjelaskan apa itu Scope of Work document.

Beberapa orang Anda mungkin mendengarnya direferensikan sebagai SOW. Pada dasarnya, ini adalah kesepakatan tentang pekerjaan yang akan dilakukan pada proyek. Ini mencakup kiriman apa yang dihasilkan atau bahkan mungkin produk atau hasil apa pun.

Ini juga mencakup garis waktu untuk proyek ini serta tonggak penting dan kritis dan berbagai jenis laporan yang diperlukan dan secara spesifik kepada siapa laporan tersebut ditujukan.

Saya merekomendasikan menggunakan template dan sebagian besar template menyertakan hal-hal ini: glosarium, glosarium istilah yang mendefinisikan istilah apa yang akan dirujuk dalam SOW ini. Juga, pernyataan masalah, sedikit lebih detail tentang masalah dan apa yang kami coba selesaikan. Ini juga mencakup tujuan, dan itu mencakup tujuan dan hasil yang akan kami hasilkan. Ini juga mencakup segala jenis informasi administrasi tentang proyek serta garis waktu.

Jadi beberapa orang merujuk praktik terbaik dan dalam hal ini, saya menyebutnya praktik "keharusan". Jadi nomor satu, jadilah spesifik. Anda ingin lebih spesifik saat mengklarifikasi atau mendefinisikan istilah sehingga setiap orang memiliki pemahaman yang jelas dan pemahaman yang sama tentang istilah tersebut. Anda juga ingin lebih spesifik saat menentukan siapa melakukan apa dan kapan. Anda ingin… Dengan melakukan ini, Anda menghindari beberapa jebakan yang dapat berupa kebingungan, seperti siapa melakukan apa dan kapan, atau apa artinya, atau miskomunikasi yang pada akhirnya dapat menyebabkan beberapa perselisihan.

Anda juga ingin memasukkan visual, ingin melukis gambaran seperti apa akhirnya setelah Lingkup Pekerjaan ini, atau proyek ini, diimplementasikan. Anda juga ingin dapat menunjukkan apa yang dapat dilakukan orang di akhir proyek ini dengan menerapkan ini. Ingat, sebuah gambar bernilai seribu kata. Sekali lagi, Anda menghindari jebakan di sini yang berkaitan dengan salah tafsir, jadi visual membantu menghindarinya.

Dan yang ketiga mendapatkan tanda tangan. Anda ingin memastikan bahwa pemberi persetujuan yang berwenang menandatangani ruang lingkup dokumen kerja Anda. Anda juga ingin mereka menandatangani pada tonggak penting dan hasil, sekali lagi, menghindari jebakan ini. Jika Anda pernah merasa orang-orang di tim Anda atau proyek Anda mengalami amnesia selektif, kami ingin menghindarinya. Anda juga ingin menghindari perselisihan dan pengerjaan ulang yang mahal.

Jadi, jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu Anda mengelola dan melacak dokumen Lingkup Pekerjaan Anda, maka daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.