Как написать объем работ (пример включен)

Что такое объем работы?

Рабочий документ — это соглашение о работе, которую вы собираетесь выполнить над проектом. Объем работ в управлении проектами включает в себя результаты, сроки, вехи и отчеты. Давайте рассмотрим каждый из этих элементов ниже.

Практические результаты

Это то, что обеспечивает ваш проект, конечно. Будь то продукт или услуга, это причина, по которой вы выполняете проект для своего клиента, заинтересованного лица или спонсора. Каким бы ни был этот результат, а это может быть какой-то документ или отчет, программное обеспечение, продукт, сборка (или все вышеперечисленное), вам необходимо четко обозначить каждый элемент здесь. На этом шаге может помочь создание структуры декомпозиции работ.

График

Думайте о временной шкале как о дороге, ведущей от начала проекта к его концу. Это раздел документа, в котором очерчены основные этапы графика продолжительности проекта. Он также должен отмечать моменты в проекте, когда ваши результаты будут готовы. Как вы можете догадаться, очень важно составить общий план любого проекта. Это лучше всего представить визуально, например, в виде свернутой диаграммы Ганта, чтобы заинтересованные стороны могли видеть график высокого уровня.

С помощью ProjectManager вы можете построить временную шкалу за считанные секунды с помощью нашего онлайн-конструктора диаграмм Ганта. Создавайте бюджет, назначайте задачи, добавляйте зависимости и многое другое. Затем представьте свою команду и заинтересованные стороны, чтобы проект двигался в правильном направлении. Попробуйте бесплатно сегодня.

Вехи

Проекты могут быть очень длинными и сложными, поэтому они располагаются на временной шкале и разбиваются на более управляемые части, называемые задачами. Более крупные этапы проекта отмечены так называемой вехой. Это способ помочь вам следить за ходом проекта, чтобы убедиться, что он соответствует запланированному графику. Определите ключевые вехи на временной шкале в документе «Объем работ», включая начало проекта, встречи, передачи и т. д.

отчеты

Вы будете создавать их на протяжении всего проекта и доставлять либо своей команде, либо клиенту, заинтересованному лицу или спонсору. Они могут включать отчеты о состоянии, отчеты о ходе работы, отчеты об отклонениях и многое другое. Они представляют собой формальный отчет о ходе вашего проекта, но они также являются средством коммуникации вне зависимости от того, идет ли проект по графику или нет. В зависимости от того, как вы их настроите, существует огромное количество данных, которые могут служить разным аудиториям. Определите, как вы будете отчитываться по проекту, когда заинтересованные стороны могут ожидать их и от кого.

Связанный: Бесплатные шаблоны и таблицы управления проектами для Excel

Объем работ Пример

Чтобы понять объем работы, давайте создадим гипотетический проект, ничего сложного, но тем не менее важного. Свадьба — это проект, и в зависимости от невесты (или жениха) он может быть больше и сложнее, чем строительство шоссе или аэропорта. Итак, давайте просто возьмем один аспект этого более крупного проекта, свадебные приглашения, и разобьем его на объем работ. Я опишу результаты, сроки, вехи и отчеты в этом примере объема работ.

Практические результаты

• Список приглашенных
• Адреса участников
• Приглашает
• Адресованные конверты
• Штампы

График

• 1 января. Определился со списком приглашенных.
• 1 февраля. Собраны адреса участников.
• 1 марта Выберите стиль приглашения и распечатайте
• 1 апреля Адрес и рассылка приглашений
• 1 мая Получить окончательный подсчет гостей
• 1 июня Свадьба

Вехи

• Подбор гостей и сбор адресов
• Рассылка приглашений
• Окончательный подсчет участников

отчеты

• Проверить статус сбора адресов
• Оставайтесь на связи с типографией, чтобы узнать о ходе работы с приглашениями.
• Проверьте ответы на приглашения в списке приглашенных

Объем работы Советы

Но прежде чем приступить к написанию, вам нужно убедиться, что вы следуете этим советам.

1. Будьте конкретны : четко объясните используемые термины
2. Используйте визуальные эффекты : картинка стоит тысячи слов
3. Получите одобрение : убедитесь, что все, кому нужно одобрить работу,

Это не так сложно, но это должно быть тщательно, потому что вы не хотите играть в догонялки с бумажной работой, когда вы находитесь в самом разгаре проекта.

Совет: ТЗ имеет важное значение для плана проекта и часто включается в общий план проекта, но его написание может занять много времени. Не забудьте воспользоваться нашим бесплатным шаблоном планирования масштаба и проекта, чтобы сэкономить время. Ссылка находится вверху страницы!

Как составлять планы проектов в программном обеспечении для управления проектами

Такое количество задач может показаться ошеломляющим, но программное обеспечение для управления проектами может упростить этот процесс. В ProjectManager вы можете импортировать свою электронную таблицу или использовать один из наших отраслевых шаблонов, чтобы начать работу.

Список задач — это только начало. Чтобы внести порядок в этот хаос, вам нужно оценить продолжительность, добавив даты начала и окончания. Затем мы автоматически размещаем все ваши задачи на временной шкале в виде диаграммы Ганта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте. Управляйте задачами, определяя их приоритеты, связывая зависимости, чтобы предотвратить узкие места в дальнейшем в проекте, и устанавливая вехи, чтобы разбить более крупный проект на более управляемые этапы.

Совместная работа на уровне задач

Задачи нуждаются в людях, чтобы выполнять их и продвигать ваш проект вперед. У вас есть расписание, так что подключите свою команду и начните назначать им задачи. Вы можете сделать это из любого из наших многочисленных представлений проекта. Мы предлагаем инструменты для совместной работы, которые повышают продуктивность команд и помогают им работать вместе. Вы можете направить их с описанием задачи и прикрепив файлы к задаче. Затем они могут работать вместе, комментируя задачи вместе с другими членами команды, которые получают уведомления по электронной почте. Это отлично подходит для удаленных команд и даже для тех, кто работает в одной комнате.

Отслеживайте прогресс, чтобы оставаться вовремя и в рамках бюджета

Говоря о распределенных командах, как вы можете отслеживать их прогресс, если вы не можете за ними следить? Мы решаем эту проблему с помощью замечательных функций мониторинга, таких как панель мониторинга в реальном времени, которая показывает ход выполнения задач, затраты и другие высокоуровневые представления проекта. Наше программное обеспечение принимает обновления статуса и автоматически отображает их в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Вы даже можете поделиться ими на собраниях заинтересованных сторон, чтобы держать их в курсе.

Для получения более подробных данных мы предлагаем отчеты в один клик, которые можно отфильтровать, чтобы отображать только те данные, которые вы ищете. Отчеты отслеживают отклонение проекта, рабочую нагрузку и многое другое. Вы будете выявлять проблемы и быстро решать их, прежде чем они станут проблемами, которые угрожают сорвать ваш проект.

Если вы хотите, чтобы этот объем работ стал началом прекрасного проекта, попробуйте ProjectManager бесплатно с нашим 30-дневным пробным предложением.

ВИДЕО: Как написать объем работ

В этом видео Дженнифер Бриджес, PMP, покажет вам, как написать объем работ для управления проектами. Следуйте ее инструкциям, чтобы начать работу, или воспользуйтесь нашим шаблоном плана проекта и объема работ!

Вот снимок доски для справки!

Стенограмма:

Сегодня мы говорим о том, как написать документ «Объем работ», и в связи с этим я хочу поговорить о некоторых передовых методах. Но прежде чем мы начнем, я хочу уточнить, что такое документ «Объем работ».

Некоторые люди, которых вы можете услышать, называют его SOW. По сути, это договор на выполнение работ по проекту. Он включает в себя то, какие результаты производятся или, может быть, даже продукты или какие-либо результаты.

Он также включает временную шкалу для этого проекта, а также важные и критические вехи и различные типы отчетов, которые необходимы, и конкретно, кому эти отчеты направляются.

Я рекомендую использовать шаблон, и большинство шаблонов включают следующее: глоссарий, глоссарий терминов, определяющих, какие термины будут упоминаться в этом ТЗ. Кроме того, формулировка проблемы, немного больше подробностей о проблеме и о том, что мы пытаемся решить. Он также включает в себя цели, а также задачи и результаты, которые мы будем производить. Он также включает любую административную информацию о проекте, а также временную шкалу.

Поэтому некоторые люди ссылаются на лучшие практики, и в этом случае я называю их «обязательными» практиками. Итак, номер один, будьте конкретны. Вы должны быть конкретными, когда разъясняете или определяете термины, чтобы у всех было четкое понимание и общее понимание того, что представляют собой термины. Вы также хотите быть конкретными, когда определяете, кто что делает и когда. Вы хотите… Делая это, вы избегаете некоторых ловушек, которые могут вызвать путаницу, например, кто что делает и когда, или что что-то означает, или недопонимание, которое в конечном итоге может привести к некоторым спорам.

Вы также хотите включить визуальные эффекты, хотите нарисовать картину того, как это будет выглядеть в конце, когда этот Объем работ или этот проект будет реализован. Вы также хотите иметь возможность показать, что люди смогут сделать в конце этого проекта, внедрив это. Помните, картинка стоит тысячи слов. Опять же, здесь вы избегаете ловушки, связанной с неверными интерпретациями, поэтому визуальные эффекты помогают избежать этого.

И третий получает подписи. Вы хотите убедиться, что уполномоченные утверждающие лица подписали документ о вашем объеме работ. Вы также хотите, чтобы они подписали важные вехи и результаты, опять же, избегая этих ловушек. Если вы когда-нибудь чувствовали, что люди в вашей команде или в вашем проекте страдают избирательной амнезией, мы хотим этого избежать. Вы также хотите избежать споров и любых дорогостоящих переделок.

Поэтому, если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять документом «Объем работ» и отслеживать его, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.