Cómo escribir un alcance de trabajo (ejemplo incluido)

¿Qué es un ámbito de trabajo?

Un documento de ámbito de trabajo es un acuerdo sobre el trabajo que va a realizar en el proyecto. Un alcance de trabajo en la gestión de proyectos incluye entregables, un cronograma, hitos e informes. Veamos más de cerca cada uno de estos elementos a continuación.

Entregables

Esto es lo que ofrece su proyecto, por supuesto. Ya sea un producto o un servicio, es la razón por la que está ejecutando el proyecto para su cliente, parte interesada o patrocinador. Cualquiera que sea el entregable, y puede ser algún tipo de documento o informe, software, producto, compilación (o todo lo anterior), debe tener cada elemento claramente identificado aquí. Crear una estructura de desglose del trabajo puede ayudar con este paso.

Cronología

Piense en una línea de tiempo como un camino que va desde el inicio de un proyecto hasta su final. Es una sección del documento que delinea las fases principales a lo largo del cronograma de duración del proyecto. También debe marcar los puntos en el proyecto cuando sus entregables estén listos. Como puede adivinar, es esencial para determinar el plan general de cualquier proyecto. Esto se presenta mejor visualmente, como un plan de diagrama de Gantt enrollado, para que las partes interesadas puedan ver la línea de tiempo de alto nivel.

Con ProjectManager, puede crear una línea de tiempo en segundos con nuestro creador de diagramas de Gantt en línea. Cree un presupuesto, asigne tareas, agregue dependencias y más. Luego preséntelo a su equipo y a las partes interesadas para que el proyecto avance con el pie derecho. Pruébalo gratis hoy.

Hitos

Los proyectos pueden ser muy largos y complejos, por lo que se organizan en una línea de tiempo y se dividen en partes más manejables llamadas tareas. Las fases más grandes del proyecto están marcadas por lo que se llama un hito. Es una forma de ayudarlo a monitorear el progreso del proyecto para asegurarse de que se adhiera a su cronograma planificado. Defina sus hitos clave en una línea de tiempo en el documento Alcance del trabajo, incluidos los inicios de proyectos, reuniones, traspasos, etc.

Informes

Los generará a lo largo del proyecto, entregados a su equipo o cliente, parte interesada o patrocinador. Estos pueden incluir informes de estado, informes de progreso, informes de variación y más. Son un registro formal del progreso de su proyecto, pero también son un medio de comunicación más allá de si el proyecto está a tiempo o no. Dependiendo de cómo los personalice, hay una gran cantidad de datos que pueden servir a un número de audiencias diferentes. Defina cómo informará sobre el proyecto y cuándo las partes interesadas pueden esperarlos y de quién.

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Ejemplo de ámbito de trabajo

Para comprender el alcance del trabajo, creemos un proyecto hipotético, nada demasiado complejo pero importante. Una boda es un proyecto, y dependiendo de la bridezilla (o groomzilla), podría ser más grande y más complicado que construir una carretera o un aeropuerto. Entonces, tomemos un aspecto de ese proyecto más grande, las invitaciones de boda, y dividámoslo en un ámbito de trabajo. Describiré los entregables, el cronograma, los hitos y los informes en este ejemplo de alcance de trabajo.

Entregables

• Lista de invitados
• Direcciones de los asistentes
• invita
• Sobres con dirección
• Sellos

Cronología

• 1 de enero Decidido en la lista de invitados
• 1 de febrero Tener las direcciones recopiladas de los asistentes
• 1 de marzo Elija el estilo de la invitación y haga que se imprima
• 1 de abril Dirección e invitaciones por correo
• 1 de mayo Obtenga el recuento final de invitados
• 1 de junio Boda

Hitos

• Selección de invitados y recogida de domicilios
• Envío de invitaciones
• El conteo final de asistentes

Informes

• Verifique el estado de la recopilación de direcciones
• Manténgase en contacto con la imprenta para conocer el progreso de las invitaciones
• Verifique las confirmaciones de asistencia con la lista de invitaciones

Alcance de los consejos de trabajo

Pero antes de comenzar a escribir, debe asegurarse de seguir estos consejos.

1. Sea específico : explique claramente los términos utilizados
2. Usa imágenes: una imagen vale más que mil palabras
3. Obtenga aprobaciones : asegúrese de que todos los que necesitan aprobar el trabajo lo hagan

No es tan difícil, pero debe ser minucioso porque no quiere tener que ponerse al día con el papeleo cuando está en el calor del proyecto.

Consejo profesional: El SOW es esencial para el plan del proyecto y, a menudo, se incluye como parte del plan general del proyecto, pero puede llevar mucho tiempo escribirlo. Recuerde usar nuestra plantilla gratuita de planificación de proyectos y alcance para ahorrar tiempo. ¡El enlace está en la parte superior de la página!

Cómo hacer planes de proyecto en el software de gestión de proyectos

Puede resultar abrumador con tantas tareas de las que realizar un seguimiento, pero el software de gestión de proyectos puede simplificar el proceso. En ProjectManager, puede importar su hoja de cálculo o usar una de nuestras plantillas específicas de la industria para comenzar.

Una lista de tareas es solo un comienzo. Para poner orden en ese caos, querrá estimar la duración agregando fechas de inicio y finalización. Luego, colocamos automáticamente todas sus tareas en una línea de tiempo en nuestra vista de proyecto de diagrama de Gantt, para que pueda ver todo el proyecto en un solo lugar. Controle aún más las tareas priorizándolas, vinculando dependencias para evitar cuellos de botella más adelante en el proyecto y estableciendo hitos para dividir el proyecto más grande en fases más manejables.

Colaborar a nivel de tarea

Las tareas necesitan personas para ejecutarlas y hacer avanzar su proyecto. Tienes tu horario, así que incorpora a tu equipo y comienza a asignarles tareas. Puede hacerlo desde cualquiera de nuestras múltiples vistas de proyectos. Ofrecemos herramientas colaborativas que hacen que los equipos sean más productivos y los ayudan a trabajar juntos. Puede dirigirlos con descripciones de tareas y adjuntando archivos a la tarea. Luego, pueden trabajar juntos, comentando a nivel de tarea con otros miembros del equipo, a quienes se les notifica por correo electrónico. Esto es excelente para equipos remotos e incluso para aquellos que trabajan en la misma sala.

Realice un seguimiento del progreso para mantenerse a tiempo y dentro del presupuesto

Hablando de equipos distribuidos, ¿cómo puede realizar un seguimiento de su progreso si no puede controlarlos? Resolvemos ese problema con excelentes funciones de monitoreo, como un tablero en tiempo real que le muestra el progreso de la tarea, los costos y otras vistas de alto nivel del proyecto. Nuestro software toma actualizaciones de estado y las muestra automáticamente en tablas y gráficos fáciles de leer. Incluso puede compartirlos en reuniones de partes interesadas para mantenerlos informados.

Para obtener datos más detallados, contamos con informes de un solo clic que se pueden filtrar para mostrar solo los datos que está buscando. Los informes rastrean la variación del proyecto, la carga de trabajo y más. Detectará problemas y los resolverá rápidamente antes de que se conviertan en problemas que amenacen con descarrilar su proyecto.

Si desea que ese ámbito de trabajo sea el comienzo de un hermoso proyecto, pruebe ProjectManager de forma gratuita con nuestra oferta de prueba de 30 días.

VIDEO: Cómo escribir un alcance de trabajo

En este video, Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo escribir un ámbito de trabajo para la gestión de proyectos. ¡Siga sus pasos para comenzar o use nuestra plantilla de plan de proyecto y documento de alcance!

¡Aquí hay una foto de la pizarra para su referencia!

Transcripción:

Hoy, estamos hablando sobre cómo escribir un documento de Alcance del trabajo y con eso, quiero hablar sobre algunas mejores prácticas. Pero antes de comenzar, quiero aclarar qué es el documento Alcance del trabajo.

Algunas personas pueden escuchar que se hace referencia a él como SOW. Básicamente, es un acuerdo sobre el trabajo a realizar en el proyecto. Incluye qué entregables se producen o tal vez incluso productos o cualquier resultado.

También incluye el cronograma de este proyecto, así como los hitos importantes y críticos y los diferentes tipos de informes que se necesitan y específicamente a quién van dirigidos esos informes.

Recomiendo usar una plantilla y la mayoría de las plantillas incluyen estas cosas: el glosario, un glosario de términos que define cuáles son los términos a los que se hará referencia en este SOW. Además, la declaración del problema, un poco más de detalles sobre el problema y lo que estamos tratando de resolver. También incluye las metas, e incluye los objetivos y entregables que estaremos produciendo. También incluye cualquier tipo de información de administración sobre el proyecto, así como la línea de tiempo.

Entonces, algunas personas hacen referencia a las mejores prácticas y, en este caso, las llamo las prácticas "obligatorias". Así que número uno, sea específico. Debe ser específico cuando esté aclarando o definiendo términos para que todos tengan una comprensión clara y un entendimiento común de cuáles son los términos. También querrá ser específico cuando esté definiendo quién hace qué y para cuándo. Usted quiere... Al hacer esto, está evitando algunas de las trampas que podrían generar confusión, como quién hace qué y cuándo, o qué significan las cosas, o errores de comunicación que, en última instancia, pueden conducir a algunas disputas.

También desea incluir imágenes, quiere pintar la imagen de cómo se verá al final una vez que se implemente este Alcance del trabajo, o este proyecto. También desea poder mostrar lo que las personas podrán hacer al final de este proyecto implementando esto. Recuerde que una imagen vale más que mil palabras. Una vez más, estás evitando una trampa aquí que tiene que ver con malas interpretaciones, por lo que las imágenes ayudan a evitar eso.

Y el tercero está recibiendo aprobaciones. Desea asegurarse de que los aprobadores autorizados aprueben su documento de alcance de trabajo. También desea que firmen en hitos y entregables críticos, nuevamente, evitando estas trampas. Si alguna vez sintió que las personas de su equipo o su proyecto tienen amnesia selectiva, bueno, queremos evitar eso. También desea evitar disputas y reelaboraciones costosas.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar y rastrear su documento de Alcance del trabajo, regístrese para nuestro software ahora en ProjectManager.