İş Kapsamı Nasıl Yazılır (Örnek Dahil)

İşin Kapsamı Nedir?

İş belgesi kapsamı, projede gerçekleştireceğiniz çalışmayla ilgili bir anlaşmadır. Proje yönetimindeki bir çalışma kapsamı , teslimatları, bir zaman çizelgesini, kilometre taşlarını ve raporları içerir. Aşağıda bu öğelerin her birine daha yakından bakalım.

Teslimat

Elbette projenizin sunduğu şey bu. İster ürün ister hizmet olsun, projeyi müşteriniz, paydaşınız veya sponsorunuz için yürütmenizin nedeni budur. Bu teslimat ne olursa olsun ve bir tür belge veya rapor, yazılım, ürün, yapı (veya yukarıdakilerin tümü) olabilir, her bir öğeyi burada açıkça tanımlamanız gerekir. Bir iş kırılım yapısı oluşturmak bu adımda yardımcı olabilir.

Zaman çizelgesi

Zaman çizelgesini, bir projenin başlangıcından sonuna kadar giden bir yol olarak düşünün. Belgenin, proje süresi çizelgesindeki ana aşamaları tanımlayan bir bölümüdür. Ayrıca, çıktılarınız hazır olduğunda projedeki noktaları da işaretlemelidir. Tahmin edebileceğiniz gibi, herhangi bir projenin genel planını belirlemek çok önemlidir. Bu en iyi şekilde, birleştirilmiş bir Gantt şeması planı gibi görsel olarak sunulur, böylece paydaşlar üst düzey zaman çizelgesini görebilirler.

ProjectManager ile çevrimiçi Gantt şeması oluşturucumuzla saniyeler içinde bir zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz. Bütçe oluşturun, görevler atayın, bağımlılıklar ekleyin ve daha fazlasını yapın. Ardından, projeyi doğru şekilde ilerletmek için ekibinize ve paydaşlarınıza sunun. Bugün ücretsiz deneyin.

kilometre taşları

Projeler çok uzun ve karmaşık olabilir, bu nedenle bir zaman çizelgesine göre düzenlenirler ve görevler adı verilen daha yönetilebilir bölümlere ayrılırlar. Projenin daha büyük aşamaları, kilometre taşı olarak adlandırılan şeyle işaretlenir. Planladığınız programa uyduğundan emin olmak için projenin ilerlemesini izlemenize yardımcı olmanın bir yoludur. Proje başlangıçları, toplantılar, teslimler vb. dahil olmak üzere İş Kapsamı belgesindeki bir zaman çizelgesinde önemli kilometre taşlarınızı tanımlayın.

Raporlar

Bunları proje boyunca üreteceksiniz, ekibinize veya müşterinize, paydaşınıza veya sponsorunuza teslim edeceksiniz. Bunlar, durum raporlarını, ilerleme raporlarını, sapma raporlarını ve daha fazlasını içerebilir. Projenizin ilerleyişinin resmi bir kaydıdır, ancak aynı zamanda projenin zamanında olup olmamasının ötesinde bir iletişim aracıdır. Bunları nasıl özelleştirdiğinize bağlı olarak, çok sayıda farklı hedef kitleye hizmet edebilecek çok sayıda veri vardır. Proje hakkında nasıl rapor vereceğinizi ve paydaşların onları ne zaman ve kimden bekleyebileceğini tanımlayın.

İlgili: Excel için Ücretsiz Proje Yönetimi Şablonları ve Elektronik Tabloları

İşin Kapsamı Örneği

İşin kapsamını anlamak için, varsayımsal bir proje oluşturalım, çok karmaşık değil ama yine de önemli. Düğün bir projedir ve geline (ya da damatzillaya) bağlı olarak, bir otoyol ya da havaalanı inşa etmekten daha büyük ve daha karmaşık olabilir. O halde, bu daha büyük projenin bir yönünü, düğün davetiyelerini ele alalım ve bunu bir çalışma kapsamına ayıralım. Bu iş örneğinde çıktıları, zaman çizelgesini, kilometre taşlarını ve raporları ana hatlarıyla belirteceğim.

Teslimat

• Davet Listesi
• Katılımcıların Adresleri
• Davet etmek
• Adresli Zarflar
• Pullar

Zaman çizelgesi

• 1 Ocak Davet listesine karar verildi
• 1 Şubat Katılımcıların adreslerini toplayın
• 1 Mart Davetiye stilini seçin ve yazdırın
• 1 Nisan Adres ve mail davetiyeleri
• 1 Mayıs Son konuk sayısını alın
• 1 Haziran Düğün

kilometre taşları

• Misafir seçimi ve adreslerin toplanması
• Davetiyelerin postalanması
• Son katılımcı sayısı

Raporlar

• Adres toplama durumunu kontrol edin
• Davetlerle ilgili ilerleme için yazıcıyla iletişimde kalın
• LCV'leri davet listesine göre kontrol edin

İş İpuçlarının Kapsamı

Ancak yazmaya başlamadan önce, bu ipuçlarını uyguladığınızdan emin olmanız gerekir.

1. Spesifik olun : kullanılan terimleri net bir şekilde açıklayın
2. Görselleri Kullanın : Bir resim bin kelimeye bedeldir
3. İmza Alın : işi tamamlaması gereken herkesin yaptığından emin olun

O kadar zor değil, ancak kapsamlı olması gerekiyor çünkü projenin harareti içindeyken evrak işlerine yetişmek zorunda kalmak istemezsiniz.

Pro-Tip: SOW, proje planı için esastır ve genellikle genel proje planının bir parçası olarak dahil edilir, ancak yazılması zaman alabilir. Size zaman kazandırmak için ücretsiz kapsamımızı ve proje planlama şablonumuzu kullanmayı unutmayın. Bağlantı sayfanın en üstünde!

Proje Yönetim Yazılımında Proje Planları Nasıl Yapılır?

Takip edilmesi gereken çok sayıda görev olduğundan bunaltıcı gelebilir, ancak proje yönetimi yazılımı süreci basitleştirebilir. ProjectManager'da, e-tablonuzu içe aktarabilir veya başlamanız için sektöre özel şablonlarımızdan birini kullanabilirsiniz.

Görev listesi yalnızca bir başlangıçtır. Bu kaosa düzen getirmek için başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini ekleyerek süreyi tahmin etmek isteyeceksiniz. Ardından, tüm projeyi tek bir yerde görebilmeniz için tüm görevlerinizi Gantt şeması proje görünümümüzdeki bir zaman çizelgesine otomatik olarak koyarız. Görevlere öncelik vererek, projede daha sonra darboğazları önlemek için bağımlılıkları birbirine bağlayarak ve daha büyük projeyi daha yönetilebilir aşamalara bölmek için kilometre taşları belirleyerek görevlerde daha fazla hüküm sürün.

Görev Düzeyinde İşbirliği Yapın

Görevler, onları yürütmek ve projenizi ilerletmek için insanlara ihtiyaç duyar. Programınız var, bu yüzden ekibinize katılın ve onları görevlere atamaya başlayın. Bunu çoklu proje görünümlerimizden herhangi birinden yapabilirsiniz. Ekipleri daha üretken hale getiren ve birlikte çalışmalarına yardımcı olan ortak çalışma araçları sunuyoruz. Görev açıklamalarıyla ve göreve dosyalar ekleyerek onları yönlendirebilirsiniz. Ardından, e-posta ile bilgilendirilen diğer ekip üyeleriyle görev düzeyinde yorum yaparak birlikte çalışabilirler. Bu, uzak ekipler ve hatta aynı odada çalışanlar için harikadır.

Zamanında ve Bütçenin Altında Kalmak için İlerlemeyi Takip Edin

Dağıtılmış ekiplerden bahsetmişken, onları kontrol edemiyorsanız ilerlemelerini nasıl takip edebilirsiniz? Bu sorunu, size görev ilerlemesini, maliyetleri ve projenin diğer üst düzey görünümlerini gösteren gerçek zamanlı bir gösterge panosu gibi harika izleme özellikleriyle çözüyoruz. Yazılımımız durum güncellemelerini alır ve bunları otomatik olarak okunması kolay çizelge ve grafiklerde görüntüler. Onları döngüde tutmak için paydaş toplantılarında bile paylaşabilirsiniz.

Daha ayrıntılı veriler için, yalnızca aradığınız verileri gösterecek şekilde filtrelenebilen tek tıklamalı raporlar sunuyoruz. Raporlar proje varyansını, iş yükünü ve daha fazlasını takip eder. Sorunları yakalayacak ve projenizi rayından çıkarmakla tehdit eden sorunlara dönüşmeden hızla çözeceksiniz.

Bu çalışma kapsamının güzel bir projenin başlangıcı olmasını istiyorsanız, 30 günlük deneme teklifimiz ile ProjectManager'ı ücretsiz deneyin.

VİDEO: İş Kapsamı Nasıl Yazılır

Bu videoda, Jennifer Bridges, PMP, proje yönetimi için bir çalışma kapsamının nasıl yazılacağını gösteriyor. Başlamak için adımlarını izleyin veya proje planımızı ve kapsam belge şablonumuzu kullanın!

İşte referansınız için beyaz tahtanın bir görüntüsü!

Deşifre metni:

Bugün, bir İş Kapsamı belgesinin nasıl yazılacağından bahsediyoruz ve bununla birlikte bazı en iyi uygulamalardan bahsetmek istiyorum. Ancak başlamadan önce, İş Kapsamı belgesinin ne olduğuna açıklık getirmek istiyorum.

Bazı insanlar, SOW olarak anıldığını duyabilirsiniz. Temel olarak, proje üzerinde yapılacak iş üzerinde bir anlaşmadır. Hangi çıktıların üretildiğini veya belki de ürünleri veya sonuçları içerir.

Ayrıca, bu projenin zaman çizelgesinin yanı sıra önemli ve kritik kilometre taşlarını ve ihtiyaç duyulan farklı rapor türlerini ve özellikle bu raporların kime gittiğini içerir.

Bir şablon kullanmanızı öneririm ve çoğu şablon şunları içerir: sözlük, bu SOW'da atıfta bulunulacak olan terimlerin ne olduğunu tanımlayan terimler sözlüğü. Ayrıca, sorun bildirimi, sorun ve çözmeye çalıştığımız şey hakkında biraz daha ayrıntılı bilgi. Ayrıca hedefleri ve üreteceğimiz hedefleri ve çıktıları içerir. Ayrıca zaman çizelgesinin yanı sıra proje ile ilgili her türlü yönetim bilgisini de içerir.

Bu yüzden bazı insanlar en iyi uygulamalara atıfta bulunur ve bu durumda ben bunlara “zorunlu” uygulamalar diyorum. Yani bir numara, spesifik olun. Terimleri açıklarken veya tanımlarken net olmak istersiniz, böylece herkes terimlerin ne olduğu konusunda net bir anlayışa ve ortak anlayışa sahip olur. Ayrıca kimin neyi ne zaman yapacağını tanımlarken de spesifik olmak istersiniz. Bunu yapmakla, kimin neyi, ne zaman yaptığı ya da şeylerin ne anlama geldiği veya nihayetinde bazı anlaşmazlıklara yol açabilecek yanlış iletişimler gibi kafa karışıklığı olabilecek bazı tuzaklardan kaçınıyorsunuz.

Ayrıca görseller eklemek istiyorsunuz, bu İşin Kapsamı veya bu proje uygulandığında sonunda nasıl görüneceğinin resmini yapmak istiyorsunuz. Ayrıca, bunu uygulayarak insanların bu projenin sonunda neler yapabileceklerini gösterebilmek istiyorsunuz. Unutmayın, bir resim bin kelimeye bedeldir. Yine, burada yanlış yorumlamalarla ilgili bir tuzaktan kaçınıyorsunuz, bu yüzden görseller bundan kaçınmaya yardımcı oluyor.

Ve üçüncüsü imzalar alıyor. Yetkili onaylayıcıların çalışma kapsamı belgenizi imzalamasını sağlamak istiyorsunuz. Ayrıca, bu tuzaklardan kaçınarak kritik kilometre taşlarında ve çıktılarda imza atmalarını da istersiniz. Ekibinizdeki veya projenizdeki kişilerin seçici amnezi yaşadığını hissettiyseniz, bundan kaçınmak istiyoruz. Ayrıca anlaşmazlıklardan ve maliyetli yeniden çalışmalardan kaçınmak istersiniz.

Bu nedenle, İş Kapsamı belgenizi yönetmenize ve izlemenize yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.