Cum se face un plan de management al domeniului de aplicare
Publicat: 2022-08-23Scope poate face sau distruge un proiect. Dacă nu țineți un deget asupra domeniului de aplicare al proiectului, acesta se poate deplasa rapid, încurcându-vă programul și epuizând bugetul. Așa eșuează multe proiecte.
Da, managementul domeniului este încă o constrângere pe care un manager de proiect trebuie să stăpânească, dar apoi managerilor de proiect le place să facă planuri pentru a depăși provocările. Un plan de management al domeniului de aplicare este doar o altă piesă a proiectului în care oricărui manager de proiect îi va plăcea să-și bage dinții.
La urma urmei, managerul de proiect are sarcina de a se asigura că proiectul ajunge la o concluzie satisfăcătoare. Acest lucru nu se poate face fără un plan de management al domeniului de aplicare. Dar mai întâi, care este domeniul de aplicare al proiectului?
Ce este domeniul de aplicare al proiectului?
Sfera de aplicare a proiectului este modul în care sunt definite scopurile și obiectivele unui proiect. Declarația de aplicare a proiectului enumeră acele obiective, care vor fi livrabilele, sarcinile necesare pentru realizarea rezultatelor, care vor fi costurile pentru acestea și termenele limită. Este, de fapt, parametrii întregului proiect.
Scope ajută nu numai cu limitele proiectului, ci și cu cine va fi responsabil pentru sarcinile care compun proiectul și procesul care va fi aplicat pentru a se asigura că totul este făcut corect și aprobat. Aceste informații sunt de obicei colectate într-o declarație de domeniu, care este cunoscută și ca declarație de lucru.
Declarația de lucru este o piatră de temelie pentru managerii de proiect. Schimbările vor avea loc într-un proiect, dar gestionarea acelor modificări pentru a rămâne în sfera de aplicare trebuie să se întâmple sau succesul proiectului este amenințat. Sfera de aplicare a unui proiect poate fi schimbată numai prin transmiterea unei cereri de modificare la consiliul de control al modificării proiectului.
În proiectele de construcții, un formular de comandă de modificare este utilizat atunci când se modifică domeniul de aplicare al unui proiect și trebuie să fie aprobat de proprietar și de antreprenor.
Ce este Scope Creep?
Dacă crezi că scăparea spectrului sună neplăcut, ai avea dreptate. Creptarea domeniului de aplicare este ceea ce se întâmplă atunci când apar modificări în proiect fără a fi gestionate și controlate. Gândiți-vă la un proiect în care noi cerințe sunt adăugate după ce proiectul a fost deja executat. Dacă aceste noi cerințe nu pot fi revizuite și livrate cu aceleași resurse și în același timp ca și planificat inițial, atunci aveți o sferă de aplicare.
Un alt exemplu de variație a domeniului de aplicare care vine din direcția opusă este atunci când există o mulțime de modificări într-un proiect și toate acele modificări sunt aprobate. Sună bine, nu? Ei bine, nu dacă acele modificări, aprobate sau nu, creează un proiect fără sfârșit fără sfârșit în vedere.
O modalitate de a vă asigura că proiectul dvs. nu are deficiențe este să vă planificați împotriva acestuia. Asta ne readuce la importanța unui plan de management al domeniului de aplicare.
Ce este un plan de management al domeniului de aplicare?
Ca orice plan, un plan de management al domeniului de aplicare este o mulțime de procese care sunt în vigoare pentru a se asigura că proiectul include toate sarcinile necesare. Planul de management al domeniului de aplicare se preocupă în primul rând de definirea modului în care domeniul de aplicare este explicat, dezvoltat, structurat și verificat.
Prin utilizarea unui plan de management al domeniului de aplicare, managerii de proiect își pot defini și mapa proiectul, astfel încât acesta să rămână în domeniul planificat. Planul de management al domeniului de aplicare îi ajută pe managerii de proiect să aloce resurse în așa fel încât proiectul să se poată finaliza la timp, în limitele bugetului și cu calitatea așteptată de părțile interesate.
Managementul sferei proiectului se referă la:
- Planificarea procesului pentru a defini munca care trebuie făcută pe tot parcursul proiectului
- Controlul și monitorizarea acestor procese
- Documentarea și urmărirea pentru a evita modificarea domeniului de aplicare atunci când se aprobă sau se respinge modificări
- Închidere, inclusiv un audit al rezultatelor și evaluarea rezultatului în raport cu planul
Cum se face un plan de management al domeniului de aplicare
Pentru a începe, trebuie să aveți o serie de intrări, începând cu o carte de proiect. Aceasta definește obiectivul proiectului. Acesta stabilește obiectivele, rolurile și responsabilitățile proiectului. Părțile interesate sunt, de asemenea, identificate în acest moment. Carta este o descriere la nivel înalt a proiectului.
Planul de management al proiectului este fundamental pentru crearea planului de aplicare a proiectului. Planul de management al proiectului este o linie de bază pe baza căreia poate fi măsurat planul domeniului proiectului. Aceasta include planul de management al calității, o descriere a ciclului de viață al proiectului și metodologia care va fi utilizată.
Este important să ne gândim și la cultura organizației, deoarece aceasta va avea un impact asupra proiectului. Infrastructura va avea, de asemenea, un impact mare asupra domeniului de aplicare al proiectului și, prin urmare, trebuie inclusă ca parte a planului. Apoi, este administrarea personalului de considerat ca o resursă care este fie bine calificată, fie care are nevoie de pregătire. Bineînțeles, condițiile pieței influențează domeniul de aplicare al proiectului, așa că ține cont.
Alți factori de luat în considerare sunt procesele și procedurile, care sunt cheia succesului oricărui proiect, și baza de cunoștințe corporative. Acestea includ politici, baze de date financiare, date istorice și multe altele. Toate acestea, cu o bună judecată, analiza datelor și întâlniri, sunt materialele care vor ajuta un manager de proiect să creeze un plan de management al domeniului de aplicare.
Pași pentru un plan de management al domeniului de aplicare
Pașii pentru realizarea unui plan de management al domeniului de aplicare sunt următorii:
- Identificați părțile interesate și obțineți cerințe de la aceștia.
- Creați o declarație detaliată a domeniului proiectului care identifică scopurile și obiectivele proiectului.
- Creați o structură de defalcare a muncii (WBS) pentru a mapa toate sarcinile necesare.
- Dezvoltați procesul prin care WBS va fi menținut și aprobat.
- Enumerați rolurile și responsabilitățile echipei de proiect.
- Stabiliți procesul de acceptare formală a livrabilelor proiectului finalizate.
- Determinați cum să controlați și să documentați cererile de modificare în raport cu declarația de domeniu.
Șabloane pentru a vă ajuta planul de gestionare a domeniului de aplicare
Există o mulțime de piese de asamblat pentru a construi un plan bun de management al domeniului de aplicare. Este util să ai instrumentele care să te ajute să aduni toate aceste date. Aici intervin șabloanele. În timp ce șabloanele sunt documente statice care oferă doar o mână de ajutor, ele pot simplifica procesul și vă pot asigura că nu omiteți nicio informație valoroasă.
Am selectat câteva dintre șabloanele de proiect gratuite pentru a vă ajuta să începeți planul dvs. de management al domeniului de aplicare:
Șablon de plan de proiect
Plan este cuvântul operativ într-un plan de management al domeniului de aplicare, iar șablonul planului de proiect vă va oferi un loc pentru a colecta sarcinile și resursele de care veți avea nevoie în proiect. Prima parte a șablonului abordează domeniul de aplicare și oferă spațiu pentru a vă reitera domeniul de aplicare al proiectului, așa cum este definit în carta proiectului.
Șablon de registru de risc
Nimic nu poate schimba scopul unui proiect mai repede decât un risc realizat. Capacitatea de a identifica și apoi de a urmări rezolvarea acelor riscuri care apar în proiectul dvs. ar trebui să facă parte din orice plan de management al domeniului de aplicare. Șablonul gratuit de registru al riscurilor vă permite să definiți prioritatea fiecărui risc, să desemnați un membru al echipei să dețină procesul și să monitorizați progresul în gestionarea acestuia.
Schimbarea șablonului de jurnal
Gestionarea riscului este importantă, dar schimbarea poate veni din mai multe direcții. Ce se întâmplă dacă o parte interesată își ajustează așteptările în mijlocul proiectului? Aveți nevoie de un proces pentru a gestiona acea modificare de la aprobare până la finalizare. Acolo este util șablonul gratuit de jurnal de modificări. Acum puteți surprinde această schimbare și o puteți urmări pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului dumneavoastră.
Managerul de proiect poate urmări și raporta planul dvs. de management al domeniului de aplicare
Există multe puncte în dezvoltarea planului dvs. de management al domeniului în care ProjectManager poate face procesul mai ușor și mai eficient.
Diagrame Gantt pentru programare
ProjectManager are o caracteristică robustă de diagramă Gantt. Când introduceți toate sarcinile proiectului, software-ul nostru creează automat o diagramă Gantt cu o listă în stânga și o cronologie în dreapta. În continuare, veți adăuga datele de început și de sfârșit pentru fiecare sarcină, care va afișa durata fiecărei sarcini.
Deoarece unele sarcini nu pot începe până când sarcina înainte de a se termina, aceste sarcini dependente pot fi legate cu ușurință pe diagrama Gantt. Configurarea sarcinilor dependente poate merge foarte mult atunci când vine vorba de prevenirea deformarii domeniului de aplicare.
Tablouri de bord pentru urmărire
Deoarece ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, actualizările de stare sunt reflectate instantaneu, iar progresul este văzut în timp real pe tabloul de bord al proiectului. Tabloul de bord în timp real are valori pentru progres, volumul de lucru, sarcini și multe altele, care analizează automat numerele proiectelor și le afișează în grafice și diagrame colorate ușor de citit.
Atunci când utilizați un plan de management al domeniului de aplicare, urmărirea și raportarea sunt esențiale. Tabloul de bord în timp real urmărește progresul pe măsură ce se întâmplă, așa că, dacă lucrurile nu se desfășoară, veți putea răspunde rapid și eficient. O parte din aceasta înseamnă raportarea progresului proiectului, care este locul în care tabloul nostru de bord în timp real vă ajută.
Kanban pentru managementul sarcinilor
ProjectManager are, de asemenea, mai multe vizualizări, așa că dacă echipa dvs. dorește doar să-și vadă lista de sarcini, poate. Sau, dacă doriți un instrument vizual pentru a urmări fluxul de lucru, puteți vizualiza proiectul ca un panou kanban, în care sarcinile sunt carduri sub coloane care reprezintă fazele proiectului dumneavoastră.
De asemenea, puteți vizualiza proiectul pe un calendar. Scope creep nu va avea timp să se instaleze cu ProjectManager, oferindu-vă mai multe vizualizări ale proiectului în timp real.
Nu lăsați scopul să vă amenințe proiectul, gestionați-l cu ProjectManager. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud are instrumentele pentru a vă implementa planul de management al domeniului de aplicare și pentru a menține domeniul de aplicare la distanță. Încercați-l acum gratuit cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.