Como escrever um escopo de trabalho (exemplo incluído)

O que é um escopo de trabalho?

Um documento de escopo de trabalho é um acordo sobre o trabalho que você realizará no projeto. Um escopo de trabalho em gerenciamento de projetos inclui entregas, um cronograma, marcos e relatórios. Vejamos mais de perto cada um desses elementos abaixo.

Entregáveis

Isso é o que seu projeto oferece, é claro. Seja um produto ou um serviço, é a razão pela qual você está executando o projeto para seu cliente, stakeholder ou patrocinador. Seja qual for a entrega, e pode ser algum tipo de documento ou relatório, software, produto, compilação (ou todos os itens acima), você precisa ter cada item claramente identificado aqui. A criação de uma estrutura analítica do projeto pode ajudar nessa etapa.

Linha do tempo

Pense em uma linha do tempo como uma estrada que leva do início ao fim de um projeto. É uma seção do documento que delineia as principais fases ao longo do cronograma de duração do projeto. Ele também deve marcar os pontos no projeto quando suas entregas estiverem prontas. Como você pode imaginar, é essencial definir o plano geral de qualquer projeto. Isso é melhor apresentado visualmente, como um plano de gráfico de Gantt enrolado, para que as partes interessadas possam ver a linha do tempo de alto nível.

Com o ProjectManager, você pode criar uma linha do tempo em segundos com nosso criador de gráficos de Gantt online. Crie um orçamento, atribua tarefas, adicione dependências e muito mais. Em seguida, apresente à sua equipe e às partes interessadas para que o projeto se mova com o pé direito. Experimente gratuitamente hoje.

Conquistas

Os projetos podem ser muito longos e complexos, e é por isso que são dispostos em uma linha do tempo e divididos em partes mais gerenciáveis ​​chamadas tarefas. As fases maiores do projeto são marcadas pelo que é chamado de marco. É uma maneira de ajudá-lo a monitorar o progresso do projeto para garantir que ele esteja de acordo com o cronograma planejado. Defina seus principais marcos em uma linha do tempo no documento Escopo do Trabalho, incluindo inícios de projeto, reuniões, entregas, etc.

Relatórios

Você os gerará ao longo do projeto, entregues à sua equipe ou cliente, parte interessada ou patrocinador. Estes podem incluir relatórios de status, relatórios de progresso, relatórios de variação e muito mais. Eles são um registro formal do progresso do seu projeto, mas também são um meio de comunicação além de o projeto estar dentro do cronograma ou não. Dependendo de como você os personaliza, há uma grande quantidade de dados que podem atender a vários públicos diferentes. Defina como você fará relatórios sobre o projeto e quando as partes interessadas podem esperá-los e de quem.

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Exemplo de escopo de trabalho

Para entender o escopo do trabalho, vamos criar um projeto hipotético, nada muito complexo, mas importante. Um casamento é um projeto, e dependendo do bridezilla (ou groomzilla), pode ser maior e mais complicado do que construir uma rodovia ou um aeroporto. Então, vamos pegar um aspecto desse projeto maior, os convites de casamento, e dividir isso em um escopo de trabalho. Vou descrever as entregas, cronograma, marcos e relatórios neste exemplo de escopo de trabalho.

Entregáveis

• Lista de convites
• Endereços dos participantes
• Convites
• Envelopes Endereçados
• Selos

Linha do tempo

• 1º de janeiro Decidido sobre a lista de convidados
• 1º de fevereiro Colete os endereços dos participantes
• 1º de março Escolha o estilo do convite e imprima
• 1º de abril Endereço e convites por correio
• 1º de maio Obtenha a contagem final de convidados
• Casamento em 1º de junho

Conquistas

• Seleção de convidados e coleta de endereços
• Envio de convites
• A contagem final de participantes

Relatórios

• Verifique o status da coleta de endereços
• Fique em contato com a impressora para saber o andamento dos convites
• Verifique os RSVPs em relação à lista de convites

Escopo de dicas de trabalho

Mas antes de começar a escrever, você precisa ter certeza de seguir essas dicas.

1. Seja específico : explique os termos usados ​​claramente
2. Use recursos visuais : uma imagem vale mais que mil palavras
3. Obter Aprovações : certifique-se de que todos que precisam aprovar o trabalho,

Não é tão difícil, mas precisa ser minucioso porque você não quer ter que jogar papelada quando está no calor do projeto.

Dica profissional: O SOW é essencial para o plano do projeto e geralmente é incluído como parte do plano geral do projeto, mas pode ser demorado para escrever. Lembre-se de usar nosso modelo gratuito de escopo e planejamento de projeto para ajudar a economizar seu tempo. O link está no topo da página!

Como fazer planos de projeto em software de gerenciamento de projetos

Pode parecer esmagador com tantas tarefas para acompanhar, mas o software de gerenciamento de projetos pode simplificar o processo. No ProjectManager, você pode importar sua planilha ou usar um de nossos modelos específicos do setor para começar.

Uma lista de tarefas é apenas um começo. Para trazer ordem a esse caos, você deve estimar a duração adicionando datas de início e término. Em seguida, colocamos automaticamente todas as suas tarefas em uma linha do tempo em nossa visualização de projeto de gráfico de Gantt, para que você possa ver todo o projeto em um só lugar. Reine ainda mais as tarefas priorizando-as, vinculando dependências para evitar gargalos mais tarde no projeto e definindo marcos para dividir o projeto maior em fases mais gerenciáveis.

Colaborar no nível da tarefa

As tarefas precisam de pessoas para executá-las e levar seu projeto adiante. Você tem sua agenda, então integre sua equipe e comece a atribuí-los a tarefas. Você pode fazer isso a partir de qualquer uma de nossas várias visualizações de projeto. Oferecemos ferramentas colaborativas que tornam as equipes mais produtivas e as ajudam a trabalhar em conjunto. Você pode direcioná-los com descrições de tarefas e anexando arquivos à tarefa. Em seguida, eles podem trabalhar juntos, comentando no nível da tarefa com outros membros da equipe, que são notificados por e-mail. Isso é ótimo para equipes remotas e até mesmo para aqueles que trabalham na mesma sala.

Acompanhe o progresso para permanecer no prazo e abaixo do orçamento

Falando em equipes distribuídas, como você pode acompanhar o progresso delas se não puder checá-las? Resolvemos esse problema com ótimos recursos de monitoramento, como um painel em tempo real que mostra o andamento das tarefas, custos e outras visualizações de alto nível do projeto. Nosso software recebe atualizações de status e as exibe automaticamente em tabelas e gráficos fáceis de ler. Você pode até mesmo compartilhá-los em reuniões de stakeholders para mantê-los informados.

Para dados mais detalhados, apresentamos relatórios de um clique que podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você está procurando. Os relatórios acompanham a variação do projeto, a carga de trabalho e muito mais. Você detectará problemas e os resolverá rapidamente antes que se tornem problemas que ameacem inviabilizar seu projeto.

Se você deseja que esse escopo de trabalho seja o início de um belo projeto, experimente o ProjectManager gratuitamente com nossa oferta de avaliação de 30 dias.

VÍDEO: Como escrever um escopo de trabalho

Neste vídeo, Jennifer Bridges, PMP, mostra como escrever um escopo de trabalho para gerenciamento de projetos. Siga as etapas dela para começar ou use nosso plano de projeto e modelo de documento de escopo!

Aqui está uma foto do quadro branco para sua referência!

Transcrição:

Hoje, estamos falando sobre como escrever um documento de Escopo de Trabalho e com isso, quero falar sobre algumas práticas recomendadas. Mas antes de começarmos, quero esclarecer o que é o documento Escopo do Trabalho.

Algumas pessoas podem ouvi-lo referenciado como SOW. Basicamente, é um acordo sobre o trabalho a ser realizado no projeto. Inclui quais entregas são produzidas ou talvez até mesmo produtos ou quaisquer resultados.

Também inclui o cronograma para este projeto, bem como marcos importantes e críticos e diferentes tipos de relatórios que são necessários e especificamente para quem esses relatórios vão.

Eu recomendo usar um modelo e a maioria dos modelos inclui essas coisas: o glossário, um glossário de termos definindo quais são os termos que serão referenciados nesta SOW. Além disso, a declaração do problema, um pouco mais de detalhes sobre o problema e o que estamos tentando resolver. Ele também inclui as metas e inclui os objetivos e entregas que estaremos produzindo. Também inclui qualquer tipo de informação de administração sobre o projeto, bem como o cronograma.

Então, algumas pessoas fazem referência às melhores práticas e, neste caso, eu as chamo de práticas “obrigatórias”. Então, número um, seja específico. Você quer ser específico ao esclarecer ou definir termos para que todos tenham uma compreensão clara e comum de quais são os termos. Você também quer ser específico ao definir quem faz o quê e quando. Você quer... Ao fazer isso, você está evitando algumas das armadilhas que podem ser confusão, como quem está fazendo o quê e quando, ou o que as coisas significam, ou falhas de comunicação que podem levar a algumas disputas.

Você também quer incluir recursos visuais, quer pintar a imagem de como será no final, uma vez que este Escopo de Trabalho, ou este projeto, seja implementado. Você também quer ser capaz de mostrar o que as pessoas serão capazes de fazer no final deste projeto, implementando isso. Lembre que uma imagem vale mais que mil palavras. Novamente, você está evitando uma armadilha aqui que tem a ver com interpretações errôneas, então o visual ajuda a evitar isso.

E o terceiro está recebendo assinaturas. Você quer garantir que os aprovadores autorizados aprovem seu documento de escopo de trabalho. Você também deseja que eles aprovem em marcos e resultados críticos, novamente, evitando essas armadilhas. Se você já sentiu que as pessoas da sua equipe ou do seu projeto têm amnésia seletiva, bem, queremos evitar isso. Você também deseja evitar disputas e qualquer retrabalho dispendioso.

Portanto, se você precisar de uma ferramenta que possa ajudá-lo a gerenciar e rastrear seu documento de Escopo de Trabalho, inscreva-se em nosso software agora no ProjectManager.