Management virtual de proiect: beneficii, provocări și instrumente

Lucrul de la distanță este mai mult decât obișnuit, devine o necesitate din mai multe motive. Există avantaje în asigurarea celor mai buni talente oriunde ar locui. Ajută la rezultatul unei organizații. Uneori, un act al lui Dumnezeu va perturba fluxul normal al muncii.

Indiferent de motiv, managementul de proiect virtual vine cu propriul set de provocări care se adaugă sarcinii deja dificile de a gestiona un proiect. Există protocoale tradiționale pentru realizarea sarcinilor, gestionarea resurselor, urmărirea progresului și actualizarea părților interesate, dar nu atunci când se află într-o altă locație sau într-o țară străină.

Cum navigați în această nouă lume curajoasă a managementului de proiecte virtual? Vom ajunge la asta, dar mai întâi, este important să înțelegem imaginea de ansamblu.

Ce este managementul virtual de proiect?

Managementul de proiect virtual este procesul prin care se gestionează proiecte prin intermediul echipelor de la distanță sau virtuale. Când echipele sunt distribuite pe diferite fusuri orare, trebuie să li se atribuie sarcini, iar munca respectivă trebuie monitorizată și urmărită pentru a se asigura că respectă programul. Pe măsură ce mai multe echipe lucrează de acasă, managementul de proiect virtual a devenit mai definit.

În timp ce elementele de bază rămân aceleași, cum ar fi ciclul de viață al proiectului și diferitele discipline care intră în controlul fiecărui aspect al unui proiect, există o diferență. Și este una mare. Echipele care sunt gestionate nu sunt într-un singur loc, ci mai degrabă împrăștiate în cele patru colțuri ale lumii. Lipsa contactului fizic cu echipa creează noi obstacole pe care managerii de proiect trebuie să le depășească.

Echipele virtuale nu dispar. Sunt în creștere, iar managerii de proiect nu trebuie să devină mulțumiți și să creadă că vechile reguli încă se aplică. Lucrurile se schimbă și managerii de proiect trebuie să se schimbe odată cu ei și să-și ducă managementul de proiect în era digitală.

Din fericire, instrumentele de management de proiect au trecut de ceva timp de la analogic la digital și, odată cu această tranziție, cresc eficiența și productivitatea. Deci, trecerea la managementul de proiect virtual este marele salt pe care ar putea să apară la prima vedere. Dar mai întâi, să analizăm tendința și de ce nu poate fi ignorată.

De ce creșterea managementului de proiect virtual?

Există multe motive pentru care managementul de proiect virtual câștigă popularitate. Există faptul că multe echipe solicită o mai mare flexibilitate la locul de muncă, astfel încât să aibă mai mult control asupra programului lor. Acest lucru se poate datora faptului că aveți copii mici și doriți să rămâneți acasă cu ei sau găsirea unui echilibru între muncă și viața de acasă.

Tendința de a angaja contractori de a externaliza munca a avut unele consecințe neașteptate. Pe măsură ce organizațiile devin din ce în ce mai obișnuite și mai confortabile să lucreze cu echipe care nu sunt situate cu ele, de asemenea, le-a plăcut ideea de echipe virtuale și manageri de proiect virtuali.

Tehnologie nouă și generație nouă

Acest lucru merge mână în mănușă cu progresele tehnologice care au făcut mai ușoară gestionarea lucrătorilor de la distanță. Dezvoltarea unui birou virtual a făcut trecerea la managementul proiectelor virale mult mai ușoară.

Schimbarea generațională a lucrătorilor este, de asemenea, în joc în ascensiunea managementului de proiect virtual. Noi lucrători intră în forța de muncă, dar lucrătorii mai în vârstă care sunt capabili să se adapteze rămân cu ajutorul echipelor virtuale.

Acest lucru creează o echipă și mai productivă, una care este energizată de entuziasmul tineresc și de idei noi, dar ancorată de experiența și abilitățile membrilor mai în vârstă ale echipei. De asemenea, mulți lucrători mai tineri sunt atrași să lucreze în echipe virtuale. Ei sunt adesea mai familiarizați cu instrumentele digitale și apreciază libertatea. Din fericire, nimic din toate acestea nu compromite chiriașii centrali ai unui bun management al proiectelor.

Este vorba despre Rezultate

ROWE, sau mediul de lucru numai cu rezultate, este o strategie de management care a câștigat teren. Conceptul său de a permite lucrătorilor să stabilească termenii și timpul atâta timp cât îndeplinesc rezultatele cerute. Acest lucru a contribuit la creșterea echipelor virtuale și, astfel, la managementul proiectelor virtuale.

De fapt, pentru ca ROWE să funcționeze, atât managerii, cât și echipele lor trebuie să faciliteze comunicări clare și eficiente, care este o piatră de temelie a managementului de proiect virtual.

Înrudit: Tehnici de management al comunicării pe care fiecare PM ar trebui să le cunoască

Care sunt beneficiile managementului de proiect virtual?

Avantajele managementului de proiect virtual sunt legate de beneficiile de a avea echipe virtuale. Managementul virtual al proiectelor, la urma urmei, există doar ca o metodă de a gestiona acele echipe la distanță.

Bun pentru rezultatul tău

Cel care este probabil cel mai convingător pentru o afacere este impactul asupra profitului său. A avea echipe virtuale și management virtual de proiecte pentru a le gestiona înseamnă mai puțin spațiu de birou, mai puține echipamente, mai puține facturi la utilități etc.

Accesați mai mult talent

După cum am menționat mai devreme, managementul de proiect virtual înseamnă echipe virtuale, care sunt o atracție excelentă pentru a atrage talente dincolo de regiunea dvs. Acesta este modul în care multe organizații încadrează importanța de a avea un management virtual de proiect, dar ceea ce nu este întotdeauna abordat este modul în care echipele de la distanță ajută și la reținerea acelui talent.

Retenție mai mare a angajaților

Când gestionați virtual, organizația dvs. nu numai că atrage talente din afara zonei sale geografice, ci și reține acești lucrători calificați. Mai mulți angajați cer un echilibru între viață și muncă. A face parte dintr-o echipă virtuală le oferă, de obicei, flexibilitatea de a avea grijă de copiii mici, de a-și stabili orele și de a obține alte avantaje care îi mențin loiali organizației. Este mai puțin probabil să se neliniștească și să caute un loc de muncă în altă parte.

Productivitate mai mare

Deși poate părea contraintuitiv, managementul virtual al proiectelor crește productivitatea. Potrivit unui sondaj de la Global Workplace Analytics, „un angajator obișnuit poate economisi în medie 11.000 de dolari pe an pe an. Economiile principale sunt rezultatul productivității crescute, costurilor imobiliare mai mici, absenteismului și cifrei de afaceri reduse și pregătirii mai bune pentru dezastre.” Asta nici măcar nu include mai puțin timp de călătorie și întâlniri inutile.

Provocările managementului de proiect virtual

Asta nu înseamnă că managementul de proiect virtual nu este lipsit de provocări. Întotdeauna vor fi obstacole de eliminat.

Clădind încrederea

Problema numărul unu este încrederea. Acest lucru este valabil pentru orice proiect. Trebuie să se aibă încredere în echipe pentru a-și executa sarcinile cât mai bine, cu abilitățile care le-au făcut să fie angajate.

A nu avea echipa ta la birou cu tine creează o teamă că nu vor lucra la fel de sârguincios precum ar fi dacă te-ai uita peste umăr. Adevărul este că construirea încrederii necesită timp și poate dura mult dacă lucrați într-o cultură corporativă care este nouă în managementul de proiect virtual.

Monitorizarea progresului

A fi capabil să monitorizeze și să urmărească progresul este un fel de piggyback în problema încrederii. Dar chiar dacă ai încredere totală în echipa ta care va lucra din greu, orice manager de proiect care merită foaia de calcul știe că, fără valori care să-și măsoare munca, lucrurile pot scăpa rapid de sub control.

Având echipe virtuale de gestionat, monitorizarea și urmărirea progresului sunt mai dificile. Nu poți pur și simplu să intri în biroul lor și să primești o actualizare sau să vezi unde se află în proces.

Cultura de birou

Cultura corporativă la organizația dvs. poate fi un beneficiu sau o provocare, dar mai probabil decât nu este un alt obstacol de eliminat. Chiar și cu o listă atâta timp cât brațul tău notează modul în care managementul virtual de proiect poate ajuta proiecte și organizații, vechile obiceiuri mor greu. Dacă directorii nu acceptă ideea de management de proiect virtual, atunci aceasta este obligată să eșueze. Dar obținerea acestei acceptări autentice din partea de sus poate fi dificilă.

Comunicare lenta

Timpul este una dintre constrângerile triple dintr-un proiect. Procesul de eficientizare este modul în care proiectele funcționează mai eficient. Dar atunci când lucrați cu managementul de proiect virtual și echipe distribuite, poate exista adesea o întârziere între atribuirea unei sarcini și execuția acesteia.

Există și comunicarea de zi cu zi care este atât de importantă pentru orice proiect. Este crucial să ai un canal de comunicare, ceva mai imediat decât e-mailul și să te asiguri că oamenii îi acordă atenție.

Instrumente pentru managementul proiectelor virtuale

Depășirea acestor provocări și profitarea de beneficii este locul în care instrumentele virtuale de management al proiectelor intervin. Mai mulți oameni lucrează de la distanță și mai mulți manageri trebuie să controleze această activitate virtual. Acestea sunt câteva dintre instrumentele care ajută managerii și echipele deopotrivă să-și facă treaba mai bine.

G Suite

G Suite de la Google Cloud este tot software-ul dvs. de birou sub un singur acoperiș. Nu numai că include Gmail, Docs, Drive, Calendar și multe altele pentru companii, dar totul este stocat online și ușor de partajat cu echipele. Întâlnirile pot fi configurate, iar Calendar alertează echipa. Membrii echipei pot colabora la documente în timp real. Acesta este traseul virtual pe hârtie care duce la un management solid al proiectelor virtuale.

Zoom

Zoom este un software de videoconferință care a devenit lider virtual în comunicațiile online pentru managementul proiectelor virtuale. Este grozav pentru briefing-uri, întâlniri și discuții unu-la-unu. Serviciul a adăugat recent parole pentru a astupa găurile de securitate pe care le avea în trecut.

Software de management de proiect

Instrumentele de productivitate și videoconferințele sunt doar doi dintre pilonii care susțin managementul virtual al proiectelor. Dar nu poate rezista fără software de management de proiect.

Ceea ce face software-ul de management de proiect este să permită echipelor virtuale să lucreze mai bine împreună și managerilor să atribuie, să monitorizeze și să urmărească progresul. Face acest lucru cu o suită de caracteristici. Pentru a ilustra mai bine cum face acest lucru, să ne uităm la proiectantul premiat.

Cum să faci managementul de proiect virtual cu software

În primul rând, ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud. Aceasta înseamnă că datele sunt colectate în timp real și oricine are o conexiune la internet poate să se conecteze la software și să lucreze cu echipa. Dacă gestionați proiecte virtual, veți dori un instrument bazat pe cloud care vă oferă date și comunicații live.

Managementul echipei virtuale

Pentru a gestiona echipe, mai întâi trebuie să le faci să lucreze. ProjectManager simplifică începerea unui proiect. Puteți să încărcați o foaie de calcul cu sarcini, să exportați un proiect dintr-un alt software și apoi să îl importați în ProjectManager sau să utilizați unul dintre șabloanele încorporate pentru a vă ghida prin proces.

Atribuirea poate părea o problemă atunci când echipele sunt distribuite, dar odată ce aveți un nou proiect, invitați echipa la software și începeți să le atribuiți sarcini. Echipa va fi colectată într-un meniu derulant - atribuiți una sau mai multe fiecărei sarcini.

Faceți programe și respectați-le

Există mai multe vizualizări ale proiectelor, iar diagrama Gantt online este una pe care managerii o vor găsi utilă. Aceștia pot programa, lega dependențele sarcinilor și pot stabili etape de-a lungul unei cronologie a proiectului.

Odată ce sarcinile sunt executate, pe măsură ce echipele își actualizează starea, progresul este reprezentat ca umbrire pe bara de activități între datele de început și de sfârșit. Acest nivel de transparență și responsabilitate ajută la menținerea echipelor virtuale pe drumul cel bun și a proiectelor în mișcare.

Colaborați de oriunde

Dar cum poți ajuta echipele să lucreze împreună atunci când sunt separate fizic? Odată ce echipele sunt atribuite sarcini, acestea au o platformă de colaborare. Fiecare sarcină are un loc pentru a adăuga comentarii, ceea ce declanșează o alertă prin e-mail, astfel încât, indiferent unde se află membrii echipei, aceștia pot lucra mai bine împreună.

ProjectManager are stocare nelimitată de fișiere, iar utilizatorii pot atașa la sarcină oricâte documente și imagini sunt necesare. Pot chiar să eticheteze pe cineva care nu este atribuit sarcinii și să-l aducă în conversație.

Menținerea echipelor concentrate pe sarcina potrivită la momentul potrivit poate fi o problemă. Una dintre vizualizările de proiect oferite de ProjectManager este un panou kanban, care vizualizează fluxul de lucru. Sarcinile pot fi etichetate după prioritate, menținând membrii echipei productivi, oferind în același timp transparență în procesul de producție pentru manager și ceilalți membri ai echipei.

Urmăriți productivitatea și progresul proiectului

Dar să vezi ce fac membrii echipei nu vei obține decât un manager de proiect până acum. Au nevoie de mai multe date.

ProjectManager oferă o vedere la nivel înalt a progresului proiectului cu tabloul de bord în timp real. Software-ul analizează automat datele proiectului și le oferă în diagrame și grafice ușor de citit, ceea ce este excelent pentru întâlnirile cu părțile interesate.

Dacă doriți să aveți mai mult control asupra valorilor proiectului, ProjectManager are un instrument simplu de raportare care poate fi filtrat pentru a afișa doar informațiile dorite. Există, de asemenea, o funcție de gestionare a resurselor care vă ajută să mențineți echilibrul volumului de lucru al echipei. S-ar putea să uiți că gestionezi echipe virtuale.

ProjectManager este un software premiat care ajută la menținerea echipelor organizate. De la planificare, monitorizare și raportare, fiecare fază a unui proiect este gestionată și controlată pentru o productivitate mai mare. Vedeți cum ProjectManager vă poate ajuta cu gestionarea proiectelor virtuale astăzi, luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.