仮想プロジェクト管理: 利点、課題、およびツール

リモートで作業することは一般的であり、さまざまな理由から必要になってきています。 どこに住んでいても、最高の人材を確保することには利点があります。 これは、組織の収益に役立ちます。 時には、神の行為によって通常の作業の流れが妨げられることがあります。

理由が何であれ、仮想プロジェクト管理には独自の一連の課題が伴い、プロジェクト管理というすでに困難なタスクに追加されます。 割り当てを行い、リソースを管理し、進捗を追跡し、関係者を更新するための従来のプロトコルがありますが、別の場所や外国にいる場合はそうではありません。

仮想プロジェクト管理のこの素晴らしい新しい世界をどのようにナビゲートしますか? それについては後ほど説明しますが、まず全体像を理解することが重要です。

仮想プロジェクト管理とは?

仮想プロジェクト管理は、リモートまたは仮想チームを介してプロジェクトを管理するプロセスです。 チームが異なるタイム ゾーンに分散している場合でも、割り当てられたタスクを取得する必要があり、その作業を監視および追跡してスケジュールどおりに進める必要があります。 自宅で作業するチームが増えるにつれて、仮想プロジェクト管理がより明確になります。

プロジェクトのライフサイクルや、プロジェクトのあらゆる側面を制御するためのさまざまな規律など、基本は同じままですが、違いがあります。 そして、それは大きなものです。 管理されているチームは 1 か所ではなく、世界の四隅に散らばっています。 チームとの物理的な接触がないことは、プロジェクト マネージャーが克服しなければならない新たな障害を生み出します。

バーチャル チームがなくなることはありません。 それらは成長しており、プロジェクト マネージャーは現状に満足して、古いルールがまだ適用されると信じてはなりません。 状況は変化しており、プロジェクト マネージャーもそれに合わせて変化し、プロジェクト管理をデジタル時代に取り入れなければなりません。

ありがたいことに、プロジェクト管理ツールはしばらくの間、アナログからデジタルに移行しており、その移行によって効率と生産性が向上しています。 そのため、仮想プロジェクト管理への移行は、一見すると大きな飛躍です。 しかし、最初に、傾向と、それが無視できない理由を見てみましょう.

仮想プロジェクト管理が台頭する理由

仮想プロジェクト管理の人気が高まっている理由はたくさんあります。 多くのチームが、スケジュールをより細かく制御できるように、仕事の柔軟性を高めることを求めているという事実があります。 これは、幼い子供がいて、子供と一緒に家にいたい、または仕事と家庭生活のバランスを見つけていることが原因である可能性があります。

仕事をアウトソーシングするために請負業者を雇う傾向は、いくつかの予期しない結果をもたらしました。 組織は、自分たちとは別のチームと一緒に仕事をすることに慣れて快適になるにつれて、仮想チームや仮想プロジェクト マネージャーのアイデアにも熱中しています。

新技術と新世代

これは、リモート ワーカーの管理を容易にする技術の進歩と密接に関係しています。 バーチャル オフィスの開発により、バイラル プロジェクト管理への移行がはるかにスムーズになりました。

バーチャル プロジェクト マネジメントの台頭には、従業員の世代交代も影響しています。 新しい労働者が労働力に参入していますが、適応できる年配の労働者は仮想チームの助けを借りて残っています。

これにより、若々しい熱意と新しいアイデアによって活力を得ながらも、年配のチーム メンバーの経験とスキルによって支えられた、さらに生産的なチームが生まれます。 また、多くの若い労働者は仮想チームで働くことに魅力を感じています。 多くの場合、彼らはデジタル ツールに慣れ親しんでおり、自由を高く評価しています。 幸いなことに、これは優れたプロジェクト管理の中心的なテナントを損なうものではありません。

それは結果についてです

ROWE、または結果のみの職場環境は、勢いを増している管理戦略です。 必要な成果を達成する限り、労働者が条件と時間を設定できるようにするという概念。 これにより、仮想チームの成長が促進され、仮想プロジェクト管理も促進されました。

実際、ROWE が機能するためには、マネージャーとそのチームの両方が、仮想プロジェクト管理の基礎となる明確で効果的なコミュニケーションを促進する必要があります。

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仮想プロジェクト管理の利点は何ですか?

仮想プロジェクト管理の利点は、仮想チームを持つことの利点と結びついています。 結局のところ、仮想プロジェクト管理は、これらのリモート チームを管理する方法としてのみ存在します。

あなたの収益に良い

ビジネスにとって最も説得力のあるものは、収益への影響です。 それらを管理するための仮想チームと仮想プロジェクト管理を持つことは、オフィススペース、設備、光熱費などを削減することを意味します。

より多くの才能にアクセス

前述のように、仮想プロジェクト管理とは仮想チームを意味し、これは地域を超えて才能ある人材を惹きつける大きな魅力です。 これは、多くの組織が仮想プロジェクト管理の重要性を認識していることですが、リモート チームがその人材の維持にどのように役立つかについては、常に取り上げられているわけではありません。

従業員の定着率の向上

仮想的に管理する場合、組織は地理的な範囲を超えて人材を引き付けるだけでなく、それらの熟練した労働者を保持します. より多くの従業員が生活と仕事のバランスを求めています。 仮想チームの一員であることは、通常、幼い子供の世話をしたり、勤務時間を設定したり、組織に忠誠を保つためのその他の特典を得る柔軟性を提供します. 彼らは落ち着きがなくなり、他の場所で仕事を探す可能性が低くなります。

生産性の向上

直感に反するように思えるかもしれませんが、仮想プロジェクト管理は生産性を向上させます。 Global Workplace Analytics の調査によると、「典型的な雇用主は、半時間の在宅勤務者 1 人あたり年間平均 11,000 ドルを節約できます。 主な節約は、生産性の向上、不動産コストの削減、欠勤と離職の減少、災害への備えの向上によるものです。」 これには、移動時間の短縮や不要な会議も含まれていません。

仮想プロジェクト管理の課題

これは、仮想プロジェクト管理に課題がないわけではないという意味ではありません。 クリアすべきハードルは必ずあります。

建物の信頼

一番の問題は信頼です。 これは、どのプロジェクトにも当てはまります。 チームは、彼らを雇ったスキルでできる限り最善を尽くしてタスクを実行できると信頼されなければなりません。

チームがあなたと一緒にオフィスにいないと、あなたが彼らの肩越しに見ている場合ほど勤勉に仕事をしないのではないかという恐れが生まれます. 真実は、信頼の構築には時間がかかるということです。仮想プロジェクト管理に慣れていない企業文化で働いている場合は、長い時間がかかる可能性があります。

進行状況の監視

信頼の問題に便乗して進行状況を監視および追跡できること。 しかし、チームが懸命に働くことを完全に信じていたとしても、スプレッドシートに値するプロジェクト マネージャーなら誰でも、自分の仕事を測定する指標がなければ、物事がすぐに手に負えなくなる可能性があることを知っています。

管理する仮想チームがあると、進捗の監視と追跡がより困難になります。 彼らのオフィスに足を踏み入れて、最新情報を入手したり、プロセスのどこにいるかを確認したりすることはできません.

オフィス文化

組織の企業文化は、メリットにも課題にもなり得ますが、クリアすべき別のハードルである可能性が高いです。 仮想プロジェクト管理がプロジェクトや組織にどのように役立つかを腕に記録している限り、リストがあっても、古い習慣はなかなか消えません。 エグゼクティブが仮想プロジェクト管理のアイデアを受け入れなければ、失敗するに違いありません。 しかし、トップから真の承認を得るのは難しい場合があります。

遅いコミュニケーション

時間は、プロジェクトにおける 3 つの制約の 1 つです。 プロセスの合理化は、プロジェクトがより効率的に機能する方法です。 しかし、仮想プロジェクト管理と分散したチームで作業する場合、タスクの割り当てとその実行の間に遅延が発生することがよくあります。

どのプロジェクトでも非常に重要な日常のコミュニケーションもあります。 コミュニケーションのチャネルを持つことは非常に重要です。これは、電子メールよりも直接的なものであり、人々がそれに注意を向けていることを確認するものです。

仮想プロジェクト管理用ツール

これらの課題を克服し、そのメリットを活用するために、仮想プロジェクト管理ツールの出番です。リモートで作業する人が増え、その作業を仮想的に制御する必要がある管理者が増えています。 これらは、マネージャーやチームがより良い仕事をするのに役立つツールの一部です。

G スイート

Google Cloud の G Suite は、1 つの屋根の下にあるすべてのオフィス ソフトウェアです。 ビジネス向けの Gmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダーなどが含まれているだけでなく、すべてオンラインで保存され、チームと簡単に共有できます。 会議を設定でき、カレンダーがチームに通知します。 チーム メンバーはリアルタイムでドキュメントを共同編集できます。 これは、堅実な仮想プロジェクト管理につながる紙の仮想トレイルです。

ズーム

Zoom は、仮想プロジェクト管理のためのオンライン コミュニケーションの仮想リーダーとしての地位を確立したビデオ会議ソフトウェアです。 ブリーフィング、ミーティング、1 対 1 のディスカッションに最適です。 このサービスは最近、過去にあったセキュリティ ホールを埋めるためにパスワードを追加しました。

プロジェクト管理ソフトウェア

生産性向上ツールとビデオ会議は、仮想プロジェクト管理を支えている 2 つの柱にすぎません。 しかし、プロジェクト管理ソフトウェアなしでは成り立ちません。

プロジェクト管理ソフトウェアが行うことは、仮想チームの共同作業を改善し、マネージャーが進捗状況を割り当て、監視、追跡できるようにすることです。 一連の機能でこれを行います。 これがどのように行われるかをよりよく説明するために、受賞歴のある ProjectManager を見てみましょう。

ソフトウェアで仮想プロジェクト管理を行う方法

まず、ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 つまり、データはリアルタイムで収集され、インターネットに接続していれば誰でもソフトウェアにログオンしてチームと連携できます。 プロジェクトを仮想的に管理している場合は、ライブ データと通信を提供するクラウドベースのツールが必要になります。

仮想チーム管理

チームを管理するには、まずチームを機能させる必要があります。 ProjectManager を使用すると、プロジェクトを簡単に開始できます。 タスクのスプレッドシートをアップロードしたり、別のソフトウェアからプロジェクトをエクスポートして ProjectManager にインポートしたり、組み込みのテンプレートの 1 つを使用してプロセスを順を追って説明したりできます。

チームが分散している場合、割り当てが問題に思えるかもしれませんが、新しいプロジェクトができたら、チームをソフトウェアに招待して、タスクの割り当てを開始してください。 チームはプルダウン メニューに集められ、各タスクに 1 つまたは複数を割り当てます。

スケジュールを立てて、それを守る

複数のプロジェクト ビューがあり、オンライン ガント チャートは管理者にとって役立つものです。 プロジェクトのタイムライン全体でスケジュールを設定し、タスクの依存関係をリンクし、マイルストーンを設定できます。

タスクが実行されると、チームがステータスを更新すると、開始日と終了日の間で進行状況がタスクバーの陰影として表示されます。 このレベルの透明性と説明責任は、仮想チームを軌道に乗せ、プロジェクトを進行させるのに役立ちます。

どこからでもコラボレーション

しかし、物理的に離れた場所にいるチームが協力するにはどうすればよいでしょうか? チームにタスクが割り当てられると、コラボレーションするためのプラットフォームができます。 すべてのタスクにはコメントを追加する場所があり、それによってメール アラートがトリガーされます。そのため、チーム メンバーがどこにいても、より効果的に共同作業を行うことができます。

ProjectManager には無制限のファイル ストレージがあり、ユーザーは必要な数のドキュメントと画像をタスクに添付できます。 タスクに割り当てられていない人にタグを付けて、会話に参加させることもできます。

チームが適切なタイミングで適切なタスクに集中できるようにすることは、問題になる可能性があります。 ProjectManager が提供するプロジェクト ビューの 1 つは、ワークフローを視覚化するかんばんボードです。 タスクには優先順位を付けてタグを付け、チーム メンバーの生産性を維持しながら、マネージャーや他のチーム メンバーの生産プロセスに透明性を提供できます。

生産性とプロジェクトの進捗状況を追跡する

しかし、これまでのところ、チーム メンバーが何をしているかを確認するだけでは、プロジェクト マネージャーを獲得することはできません。 彼らはより多くのデータを必要としています。

ProjectManager は、リアルタイムのダッシュボードでプロジェクトの進行状況の概要を表示します。 このソフトウェアは、プロジェクト データを自動的に処理し、読みやすいチャートやグラフで提供します。これは、利害関係者の会議に最適です。

プロジェクトの指標をより詳細に制御したい場合、ProjectManager には、必要な情報だけを表示するようにフィルター処理できるシンプルなレポート ツールがあります。 チームのワークロードのバランスを保つのに役立つリソース管理機能もあります。 仮想チームを管理していることを忘れているかもしれません。

ProjectManager は、チームの組織化を支援する受賞歴のあるソフトウェアです。 計画、監視、報告から、プロジェクトのすべての段階が管理および制御され、生産性が向上します。 この 30 日間の無料試用版を利用して、ProjectManager が仮想プロジェクト管理にどのように役立つかをご覧ください。