가상 프로젝트 관리: 이점, 과제 및 도구

원격 근무는 일반적인 것 이상이며 여러 가지 이유로 필수가 되고 있습니다. 어디에 살든 최고의 인재를 확보할 수 있다는 장점이 있습니다. 조직의 수익에 도움이 됩니다. 때때로, 하나님의 행동은 정상적인 업무 흐름을 방해할 것입니다.

이유가 무엇이든 가상 프로젝트 관리에는 이미 어려운 프로젝트 관리 작업에 추가되는 고유한 문제 세트가 있습니다. 할당, 리소스 관리, 진행 상황 추적 및 이해 관계자 업데이트를 위한 전통적인 프로토콜이 있지만 다른 지역이나 외국에 있을 때는 그렇지 않습니다.

가상 프로젝트 관리의 이 멋진 새로운 세계를 어떻게 탐색합니까? 우리는 그것에 도달할 것이지만, 먼저 큰 그림을 이해하는 것이 중요합니다.

가상 프로젝트 관리란 무엇입니까?

가상 프로젝트 관리는 원격 또는 가상 팀을 통해 프로젝트를 관리하는 프로세스입니다. 팀이 다른 시간대에 분산되어 있는 경우에도 여전히 할당된 작업을 받아야 하며 해당 작업이 일정대로 유지되도록 모니터링하고 추적해야 합니다. 더 많은 팀이 재택 근무하면서 가상 프로젝트 관리가 더욱 정의되었습니다.

프로젝트의 수명 주기와 프로젝트의 모든 측면을 제어하는 ​​다양한 분야와 같은 기본 사항은 동일하게 유지되지만 차이점이 있습니다. 그리고 그것은 큰 것입니다. 관리되는 팀은 한 곳에 있지 않고 전 세계의 네 모퉁이에 흩어져 있습니다. 팀과 물리적 접촉이 없으면 프로젝트 관리자가 극복해야 하는 새로운 장애물이 생깁니다.

가상 팀은 사라지지 않습니다. 그들은 성장하고 있으며 프로젝트 관리자는 안주하지 않고 기존 규칙이 여전히 적용된다고 믿어서는 안 됩니다. 상황이 변화하고 있으며 프로젝트 관리자는 이에 따라 변화하고 프로젝트 관리를 디지털 시대로 전환해야 합니다.

고맙게도 프로젝트 관리 도구는 한동안 아날로그에서 디지털로 이동해 왔으며 이러한 전환으로 효율성과 생산성이 향상되었습니다. 따라서 가상 프로젝트 관리로의 전환은 처음에 나타날 수 있는 큰 도약입니다. 그러나 먼저 추세와 그것을 무시할 수없는 이유를 살펴 보겠습니다.

가상 프로젝트 관리가 부상하는 이유는 무엇입니까?

가상 프로젝트 관리가 인기를 얻는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 많은 팀이 일정을 더 잘 제어할 수 있도록 직장에서 더 큰 유연성을 요구하고 있다는 사실이 있습니다. 이것은 어린 자녀가 있고 집에 머물고 싶거나 일과 가정 생활 사이의 균형을 찾고 있기 때문일 수 있습니다.

작업을 아웃소싱하기 위해 계약자를 고용하는 추세는 예상치 못한 결과를 가져왔습니다. 조직이 자신과 관련이 없는 팀과 작업하는 데 더 익숙해지고 편안해짐에 따라 가상 팀 및 가상 프로젝트 관리자에 대한 아이디어도 마음에 들었습니다.

새로운 기술과 새로운 세대

이것은 원격 작업자를 더 쉽게 관리할 수 있게 하는 기술 발전과 긴밀히 연결됩니다. 가상 사무실의 개발로 바이럴 프로젝트 관리로 훨씬 더 원활하게 전환되었습니다.

작업자의 세대교체도 가상 프로젝트 관리의 부상에 영향을 미치고 있습니다. 신규 근로자가 인력에 합류하지만 적응할 수 있는 고령 근로자는 가상 팀의 도움으로 계속 남아 있습니다.

이것은 젊음의 열정과 새로운 아이디어로 활기를 띠지만 나이든 팀원들의 경험과 기술에 기반을 둔 훨씬 더 생산적인 팀을 만듭니다. 또한 많은 젊은 근로자들이 가상 팀에서 일하는 것에 매력을 느낍니다. 그들은 종종 디지털 도구에 더 익숙하고 자유를 높이 평가합니다. 다행히도 이 중 어느 것도 우수한 프로젝트 관리의 중앙 테넌트를 손상시키지 않습니다.

그것은 결과에 관한 것입니다

ROWE 또는 결과 전용 작업 환경은 주목을 받고 있는 관리 전략입니다. 근로자가 원하는 결과를 충족하는 한 조건과 시간을 설정할 수 있다는 개념입니다. 이는 가상 팀의 성장을 촉진하는 데 도움이 되었으며 그렇게 함으로써 가상 프로젝트 관리가 가능해졌습니다.

실제로 ROWE가 작동하려면 관리자와 팀 모두 가상 프로젝트 관리의 초석인 명확하고 효과적인 커뮤니케이션을 촉진해야 합니다.

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가상 프로젝트 관리의 이점은 무엇입니까?

가상 프로젝트 관리의 장점은 가상 팀의 장점과 관련이 있습니다. 결국 가상 프로젝트 관리는 원격 팀을 관리하는 방법으로만 존재합니다.

귀하의 수익에 좋습니다

비즈니스에 가장 설득력이 있는 것은 수익에 미치는 영향입니다. 가상 팀과 가상 프로젝트 관리를 통해 관리할 수 있다는 것은 사무실 공간, 장비, 공과금 등을 줄일 수 있음을 의미합니다.

더 많은 인재를 만나보세요

앞서 언급했듯이 가상 프로젝트 관리는 가상 팀을 의미하며, 이는 해당 지역 이외의 인재를 유치할 수 있는 좋은 수단입니다. 이것이 얼마나 많은 조직이 가상 프로젝트 관리의 중요성을 인식하는지에 대한 것입니다. 그러나 항상 해결되지 않는 것은 원격 팀이 해당 인재 유지를 돕는 방법입니다.

직원 유지율 향상

가상으로 관리할 때 조직은 지리적 범위 밖의 인재를 유치할 뿐만 아니라 숙련된 직원을 유지합니다. 더 많은 직원들이 삶과 일의 균형을 요구하고 있습니다. 가상 팀의 일원이 되는 것은 일반적으로 어린 아이들을 돌볼 수 있는 유연성을 제공하고, 시간을 설정하고, 조직에 충성할 수 있는 기타 특전을 얻습니다. 그들은 안절부절 못하고 다른 곳에서 일자리를 찾을 가능성이 적습니다.

생산성 향상

직관적이지 않게 보일 수 있지만 가상 프로젝트 관리는 생산성을 향상시킵니다. Global Workplace Analytics의 설문 조사에 따르면 “일반적인 고용주는 시간제 재택 근무자당 연간 평균 $11,000를 절약할 수 있습니다. 주요 비용 절감은 생산성 향상, 부동산 비용 절감, 결근 및 이직률 감소, 재해 대비 개선의 결과입니다.” 여기에는 이동 시간과 불필요한 회의도 ​​포함되지 않습니다.

가상 프로젝트 관리의 과제

그렇다고 해서 가상 프로젝트 관리에 어려움이 없는 것은 아닙니다. 항상 해결해야 할 장애물이 있습니다.

신뢰 구축

가장 중요한 문제는 신뢰입니다. 이것은 모든 프로젝트에 해당됩니다. 팀은 고용된 기술로 가능한 한 최선을 다해 업무를 수행할 수 있다는 신뢰를 받아야 합니다.

당신과 함께 사무실에 당신의 팀이 없으면 그들이 어깨 너머로 바라보는 것처럼 부지런히 일하지 않을 것이라는 두려움을 만듭니다. 진실은 신뢰를 구축하는 데 시간이 걸리고 가상 프로젝트 관리에 익숙하지 않은 기업 문화에서 일하는 경우 오랜 시간이 걸릴 수 있다는 것입니다.

모니터링 진행 상황

신뢰 문제에 대한 일종의 편승의 진행 상황을 모니터링하고 추적할 수 있습니다. 그러나 팀이 열심히 일할 것이라는 완전한 믿음이 있더라도 스프레드시트 가치가 있는 모든 프로젝트 관리자는 작업을 측정하는 메트릭이 없으면 일이 빨리 손에 잡히지 않을 수 있다는 것을 알고 있습니다.

관리할 가상 팀이 있으면 진행 상황을 모니터링하고 추적하기가 더 어려워집니다. 그냥 사무실에 들어가서 업데이트를 받거나 진행 중인 위치를 확인할 수 없습니다.

사무실 문화

조직의 기업 문화는 이점이 될 수도 있고 도전이 될 수도 있지만 해결해야 할 또 다른 장애물일 가능성이 높습니다. 가상 프로젝트 관리가 프로젝트와 조직에 어떻게 도움이 되는지 메모할 수 있는 목록이 있어도 오래된 습관은 쉽게 죽습니다. 경영진이 가상 프로젝트 관리 아이디어를 받아들이지 않는다면 실패할 수밖에 없습니다. 그러나 정상으로부터 진정한 인정을 받는 것은 어려울 수 있습니다.

느린 커뮤니케이션

시간은 프로젝트에서 세 가지 제약 조건 중 하나입니다. 프로세스 간소화는 프로젝트가 보다 효율적으로 작동하는 방법입니다. 그러나 가상 프로젝트 관리 및 분산된 팀과 함께 작업할 때 작업 할당과 실행 사이에 종종 지연이 있을 수 있습니다.

또한 모든 프로젝트에서 매우 중요한 일상적인 커뮤니케이션이 있습니다. 커뮤니케이션을 위한 채널을 갖는 것은 이메일보다 더 즉각적이고 사람들이 관심을 갖도록 하는 것이 중요합니다.

가상 프로젝트 관리를 위한 도구

이러한 문제를 극복하고 이점을 활용하는 것이 가상 프로젝트 관리 도구가 필요한 곳입니다. 더 많은 사람들이 원격으로 작업하고 더 많은 관리자가 해당 작업을 가상으로 제어해야 합니다. 이들은 관리자와 팀 모두가 더 나은 업무를 수행하는 데 도움이 되는 도구 중 일부입니다.

G 스위트

Google Cloud의 G Suite는 한 지붕 아래에 있는 모든 사무용 소프트웨어입니다. 기업용 Gmail, 문서, 드라이브, 캘린더 등이 포함될 뿐만 아니라 모두 온라인에 저장되어 팀과 쉽게 공유할 수 있습니다. 회의를 설정할 수 있으며 캘린더에서 팀에 알립니다. 팀원들은 실시간으로 문서에 대해 협업할 수 있습니다. 이것은 견고한 가상 프로젝트 관리로 이어지는 종이 가상 트레일입니다.

줌

Zoom은 가상 프로젝트 관리를 위한 온라인 커뮤니케이션의 가상 리더로 한 단계 도약한 화상 회의 소프트웨어입니다. 브리핑, 회의 및 일대일 토론에 적합합니다. 이 서비스는 최근에 과거에 있었던 보안 허점을 막기 위해 비밀번호를 추가했습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어

생산성 도구와 화상 회의는 가상 프로젝트 관리를 지탱하는 기둥 중 두 가지에 불과합니다. 그러나 프로젝트 관리 소프트웨어 없이는 견딜 수 없습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어가 하는 일은 가상 팀이 더 잘 협력하고 관리자가 진행 상황을 할당, 모니터링 및 추적할 수 있도록 하는 것입니다. 일련의 기능으로 이 작업을 수행합니다. 이 작업을 수행하는 방법을 더 잘 설명하기 위해 수상 경력에 빛나는 ProjectManager를 살펴보겠습니다.

소프트웨어로 가상 프로젝트 관리를 수행하는 방법

우선 ProjectManager는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 즉, 데이터가 실시간으로 수집되고 인터넷에 연결된 모든 사람이 소프트웨어에 로그온하여 팀과 협력할 수 있습니다. 프로젝트를 가상으로 관리하는 경우 실시간 데이터 및 커뮤니케이션을 제공하는 클라우드 기반 도구가 필요합니다.

가상 팀 관리

팀을 관리하려면 먼저 팀이 작동하도록 해야 합니다. ProjectManager를 사용하면 프로젝트를 간단하게 시작할 수 있습니다. 작업 스프레드시트를 업로드하고 다른 소프트웨어에서 프로젝트를 내보낸 다음 ProjectManager로 가져오거나 기본 제공 템플릿 중 하나를 사용하여 프로세스를 안내할 수 있습니다.

팀이 분산될 때 할당이 문제로 보일 수 있지만 새 프로젝트가 있으면 팀을 소프트웨어에 초대하고 작업 할당을 시작하십시오. 팀은 풀다운 메뉴에 모여 각 작업에 하나 이상을 할당합니다.

일정을 세우고 지키세요

여러 프로젝트 보기가 있으며 온라인 Gantt 차트는 관리자가 도움이 될 것입니다. 그들은 일정을 잡고, 작업 종속성을 연결하고, 프로젝트 타임라인 전반에 걸쳐 이정표를 설정할 수 있습니다.

작업이 실행되면 팀이 상태를 업데이트하면 진행 상황이 시작 날짜와 종료 날짜 사이 작업 표시줄에 음영으로 표시됩니다. 이러한 수준의 투명성과 책임은 가상 팀을 순조롭게 진행하고 프로젝트를 진행하는 데 도움이 됩니다.

어디서나 협업

그러나 물리적으로 떨어져 있을 때 팀이 함께 작업하도록 어떻게 도울 수 있습니까? 팀에 작업이 할당되면 협업할 플랫폼이 생깁니다. 모든 작업에는 이메일 알림을 트리거하는 댓글을 추가할 수 있는 위치가 있으므로 팀 구성원이 어디에 있든 더 잘 협력할 수 있습니다.

ProjectManager에는 무제한 파일 저장 공간이 있으며 사용자는 작업에 필요한 만큼 많은 문서와 이미지를 첨부할 수 있습니다. 그들은 작업에 할당되지 않은 사람을 태그하고 대화에 참여할 수도 있습니다.

팀이 적시에 적절한 작업에 집중하도록 하는 것이 문제가 될 수 있습니다. ProjectManager에서 제공하는 프로젝트 보기 중 하나는 워크플로를 시각화하는 칸반 보드입니다. 작업에 우선 순위에 따라 태그를 지정하여 팀 구성원의 생산성을 유지하는 동시에 관리자와 다른 팀 구성원의 생산 프로세스에 대한 투명성을 제공할 수 있습니다.

생산성 및 프로젝트 진행 상황 추적

그러나 팀 구성원이 무엇을 하는지 보는 것은 지금까지 프로젝트 관리자를 얻는 것뿐입니다. 더 많은 데이터가 필요합니다.

ProjectManager는 실시간 대시보드를 통해 프로젝트 진행 상황에 대한 높은 수준의 보기를 제공합니다. 이 소프트웨어는 프로젝트 데이터를 자동으로 처리하여 이해 관계자 회의에 적합한 읽기 쉬운 차트와 그래프로 제공합니다.

프로젝트 메트릭을 더 많이 제어하려는 경우 ProjectManager에는 원하는 정보만 표시하도록 필터링할 수 있는 간단한 보고 도구가 있습니다. 팀의 워크로드 균형을 유지하는 데 도움이 되는 리소스 관리 기능도 있습니다. 가상 팀을 관리하고 있다는 사실을 잊어버릴 수도 있습니다.

ProjectManager는 팀을 조직화하는 데 도움이 되는 수상 경력에 빛나는 소프트웨어입니다. 계획, 모니터링 및 보고에서 프로젝트의 모든 단계는 생산성 향상을 위해 관리 및 제어됩니다. 30일 무료 평가판을 통해 ProjectManager가 가상 프로젝트 관리에 어떻게 도움이 되는지 확인하십시오.