إدارة المشاريع الافتراضية: الفوائد والتحديات والأدوات

العمل عن بعد أكثر من شائع ، فقد أصبح ضرورة لأي عدد من الأسباب. هناك مزايا لتأمين أفضل المواهب أينما كانوا. يساعد في النتيجة النهائية للمؤسسة. في بعض الأحيان ، يؤدي عمل الله إلى تعطيل التدفق الطبيعي للعمل.

مهما كان السبب ، تأتي إدارة المشروع الافتراضية مع مجموعة التحديات الخاصة بها والتي تضاف إلى المهمة الصعبة بالفعل لإدارة المشروع. هناك بروتوكولات تقليدية لتعيين المهام وإدارة الموارد وتتبع التقدم وتحديث أصحاب المصلحة ، ولكن ليس عندما يكونون في منطقة محلية مختلفة أو بلد أجنبي.

كيف تتنقل في هذا العالم الجديد الجريء لإدارة المشاريع الافتراضية؟ سنصل إلى ذلك ، لكن أولاً ، من المهم أن نفهم الصورة الكبيرة.

ما هي إدارة المشاريع الافتراضية؟

إدارة المشاريع الافتراضية هي العملية التي يدير بها المرء المشاريع عبر فرق بعيدة أو افتراضية. عندما يتم توزيع الفرق عبر مناطق زمنية مختلفة ، فإنها لا تزال بحاجة إلى الحصول على المهام المعينة ويجب مراقبة هذا العمل وتعقبه للتأكد من استمراره في الموعد المحدد. نظرًا لأن المزيد من الفرق تعمل من المنزل ، أصبحت إدارة المشاريع الافتراضية أكثر تحديدًا.

بينما تظل الأساسيات كما هي ، مثل دورة حياة المشروع والتخصصات المختلفة التي تدخل في التحكم في كل جانب من جوانب المشروع ، هناك فرق. وهي كبيرة. هذه الفرق التي تتم إدارتها ليست في مكان واحد ، بل منتشرة في أنحاء العالم. يؤدي عدم وجود اتصال جسدي مع الفريق إلى خلق عقبات جديدة يجب على مديري المشاريع التغلب عليها.

الفرق الافتراضية لن تذهب بعيدا. إنهم ينمون ، ويجب ألا يشعر مديرو المشاريع بالرضا عن النفس ويعتقدون أن القواعد القديمة لا تزال سارية. الأمور تتغير ويجب على مديري المشاريع أن يتغيروا معهم وأن يأخذوا إدارة مشاريعهم إلى العصر الرقمي.

لحسن الحظ ، انتقلت أدوات إدارة المشروع لبعض الوقت من التناظرية إلى الرقمية ، ومع هذا الانتقال زادت الكفاءات والإنتاجية. لذا ، فإن الانتقال إلى إدارة المشاريع الافتراضية هو القفزة الكبيرة التي قد تظهر للوهلة الأولى. لكن أولاً ، دعونا نلقي نظرة على الاتجاه ولماذا لا يمكن تجاهله.

لماذا الارتفاع في إدارة المشاريع الافتراضية؟

هناك العديد من الأسباب التي تجعل إدارة المشاريع الافتراضية تكتسب شعبية. هناك حقيقة أن العديد من الفرق تطالب بمرونة أكبر في العمل حتى يكون لديهم المزيد من التحكم في جدولهم الزمني. قد يكون هذا بسبب إنجاب أطفال صغار والرغبة في البقاء في المنزل معهم أو إيجاد توازن بين العمل والحياة المنزلية.

كان لاتجاه توظيف المقاولين للاستعانة بمصادر خارجية للعمل بعض النتائج غير المتوقعة. نظرًا لأن المؤسسات أصبحت أكثر اعتيادًا وراحة في العمل مع فرق غير موجودة معهم ، فقد تحمسوا أيضًا لفكرة الفرق الافتراضية ومديري المشاريع الافتراضية.

تكنولوجيا جديدة وجيل جديد

يسير هذا جنبًا إلى جنب مع التطورات التكنولوجية التي سهلت إدارة العمال عن بُعد. أدى تطوير مكتب افتراضي إلى جعل الانتقال إلى إدارة المشاريع الفيروسية أكثر سلاسة.

يلعب التغيير الجيلي للعمال دورًا أيضًا في ظهور إدارة المشاريع الافتراضية. يدخل العمال الجدد إلى القوى العاملة ، لكن العمال الأكبر سنًا القادرين على التكيف يظلون في العمل بمساعدة الفرق الافتراضية.

هذا يخلق فريقًا أكثر إنتاجية ، فريق يتم تنشيطه بحماس الشباب والأفكار الجديدة ولكن ترتكز على خبرة ومهارات أعضاء الفريق الأكبر سناً. أيضًا ، ينجذب العديد من العمال الشباب إلى العمل في فرق افتراضية. غالبًا ما يكونون أكثر دراية بالأدوات الرقمية ويقدرون الحرية. لحسن الحظ ، لا يؤثر أي من هذا على المستأجرين الرئيسيين للإدارة الجيدة للمشروع.

الأمر يتعلق بالنتائج

ROWE ، أو بيئة العمل القائمة على النتائج فقط ، هي استراتيجية إدارة تكتسب زخمًا. مفهومها السماح للعمال بتحديد الشروط والوقت طالما أنهم يحققون النتائج المطلوبة. وقد ساعد هذا في تعزيز نمو الفرق الافتراضية ، وبالتالي ، إدارة المشاريع الافتراضية.

في الواقع ، لكي تعمل ROWE ، يجب على كل من المديرين وفرقهم تسهيل الاتصالات الواضحة والفعالة ، والتي تعد حجر الزاوية في إدارة المشروع الافتراضية.

الموضوعات ذات الصلة: تقنيات إدارة الاتصالات يجب أن يعرفها كل PM

ما هي فوائد إدارة المشاريع الافتراضية؟

ترتبط مزايا إدارة المشاريع الافتراضية بفوائد وجود فرق افتراضية. إدارة المشروع الافتراضي ، بعد كل شيء ، موجودة فقط كطريقة لإدارة تلك الفرق البعيدة.

جيد لخطك الأساسي

العامل الأكثر إقناعًا للعمل هو التأثير على أرباحه النهائية. إن وجود فرق افتراضية وإدارة افتراضية للمشروع لإدارتها يعني مساحة مكتبية أقل ، ومعدات أقل ، وفواتير خدمات أقل ، وما إلى ذلك.

الوصول إلى المزيد من المواهب

كما ذكرنا سابقًا ، تعني إدارة المشروع الافتراضية فرقًا افتراضية ، وهي إغراء كبير لجذب المواهب خارج منطقتك. هذا هو عدد المؤسسات التي تؤطر أهمية وجود إدارة افتراضية للمشروع ، ولكن ما لا يتم تناوله دائمًا هو كيف تساعد الفرق البعيدة أيضًا في الاحتفاظ بهذه الموهبة.

ارتفاع معدل الاحتفاظ بالموظفين

عند الإدارة الافتراضية ، فإن مؤسستك لا تجتذب المواهب من خارج نطاقها الجغرافي فحسب ، بل تحتفظ بهؤلاء العمال المهرة. يطالب المزيد من الموظفين بالتوازن بين الحياة والعمل. عادةً ما يمنحهم كونهم جزءًا من فريق افتراضي المرونة اللازمة لرعاية الأطفال الصغار وتحديد ساعات عملهم والحصول على امتيازات أخرى تجعلهم مخلصين للمؤسسة. هم أقل عرضة للقلق والبحث عن عمل في مكان آخر.

إنتاجية أكبر

على الرغم من أنه قد يبدو غير منطقي ، إلا أن إدارة المشاريع الافتراضية تعزز الإنتاجية. وفقًا لمسح أجرته Global Workplace Analytics ، "يمكن لصاحب العمل النموذجي توفير ما متوسطه 11000 دولار لكل نصف الوقت عن بُعد في السنة. المدخرات الأولية هي نتيجة لزيادة الإنتاجية ، وانخفاض تكاليف العقارات ، وتقليل التغيب عن العمل ودوران العمل ، والاستعداد الأفضل للكوارث ". هذا لا يشمل حتى وقت سفر أقل واجتماعات غير ضرورية.

تحديات إدارة المشاريع الافتراضية

هذا لا يعني أن إدارة المشروع الافتراضية لا تخلو من التحديات. ستكون هناك دائمًا عقبات يجب إزالتها.

بناء الثقة

القضية رقم واحد هي الثقة. هذا صحيح مع أي مشروع. يجب الوثوق بالفرق لتنفيذ مهامها على أفضل وجه ممكن بالمهارات التي تم توظيفها بها.

إن عدم وجود فريقك في المكتب معك يخلق خوفًا من أنهم لن يعملوا بجد كما لو كنت تنظر من فوق أكتافهم. الحقيقة هي أن بناء الثقة يستغرق وقتًا وقد يستغرق ذلك وقتًا طويلاً إذا كنت تعمل في ثقافة مؤسسية جديدة على إدارة المشاريع الافتراضية.

رصد التقدم المحرز

أن تكون قادرًا على مراقبة وتتبع تقدم نوع من عمليات التحميل على مسألة الثقة. ولكن حتى لو كان لديك إيمان كامل بفريقك للعمل الجاد ، فإن أي مدير مشروع يستحق جدول البيانات الخاص به يعرف أنه بدون مقاييس لقياس عمله يمكن أن تخرج الأشياء عن السيطرة بسرعة.

إن وجود فرق افتراضية لإدارتها يجعل مراقبة التقدم وتتبعه أكثر صعوبة. لا يمكنك الدخول إلى مكتبهم والحصول على آخر المستجدات أو معرفة مكانهم في هذه العملية.

ثقافة المكتب

يمكن أن تكون ثقافة الشركة في مؤسستك فائدة أو تحديًا ، ولكن على الأرجح أنها عقبة أخرى يجب إزالتها. حتى مع وجود قائمة طالما أن ذراعك يلاحظ كيف يمكن لإدارة المشاريع الافتراضية أن تساعد المشاريع والمؤسسات ، فإن العادات القديمة لا تموت بسهولة. إذا لم يقتنع المسؤولون التنفيذيون بفكرة إدارة المشروع الافتراضية ، فمن المحتم أن تفشل. لكن الحصول على هذا القبول الحقيقي من القمة قد يكون صعبًا.

الاتصال البطيء

الوقت هو أحد القيود الثلاثية في المشروع. تبسيط العملية هو كيفية عمل المشاريع بشكل أكثر كفاءة. ولكن عند العمل مع إدارة المشروع الافتراضية والفرق الموزعة ، غالبًا ما يكون هناك تأخير بين تعيين مهمة وتنفيذها.

هناك أيضًا التواصل اليومي المهم جدًا لأي مشروع. إن امتلاك قناة للاتصالات أمر بالغ الأهمية ، وهو أمر أكثر إلحاحًا من البريد الإلكتروني ، والتأكد من اهتمام الناس به.

أدوات لإدارة المشاريع الافتراضية

التغلب على هذه التحديات والاستفادة من الفوائد هو المكان الذي تأتي فيه أدوات إدارة المشروع الافتراضية. يعمل المزيد من الأشخاص عن بُعد ويتعين على المزيد من المديرين التحكم في هذا العمل افتراضيًا. هذه بعض الأدوات التي تساعد المديرين والفرق على حد سواء على أداء وظائفهم بشكل أفضل.

G Suite

G Suite من Google Cloud هي جميع برامج مكتبك تحت سقف واحد. لا يقتصر الأمر على تضمين Gmail ، والمستندات ، و Drive ، والتقويم والمزيد للشركات ، ولكن يتم تخزينها جميعًا على الإنترنت وسهلة المشاركة مع الفرق. يمكن إعداد الاجتماعات ، ويقوم التقويم بتنبيه الفريق. يمكن لأعضاء الفريق التعاون في المستندات في الوقت الفعلي. هذا هو المسار الافتراضي الورقي الذي يؤدي إلى إدارة مشروع افتراضي قوية.

تكبير

Zoom هو برنامج مؤتمرات الفيديو الذي صعد كرائد افتراضي في الاتصالات عبر الإنترنت لإدارة المشاريع الافتراضية. إنه أمر رائع بالنسبة للإيجازات والاجتماعات والمناقشات الفردية. أضافت الخدمة مؤخرًا كلمات مرور لسد الثغرات الأمنية التي كانت لديها في الماضي.

برامج إدارة المشاريع

أدوات الإنتاجية ومؤتمرات الفيديو ليست سوى ركيزتين من الركائز التي تعيق إدارة المشروع الافتراضية. لكنها لا يمكن أن تقف بدون برامج إدارة المشاريع.

ما يفعله برنامج إدارة المشاريع هو تمكين الفرق الافتراضية من العمل بشكل أفضل معًا والمديرين لتعيين ومراقبة وتتبع التقدم. يفعل هذا مع مجموعة من الميزات. لتوضيح كيفية القيام بذلك بشكل أفضل ، دعنا نلقي نظرة على ProjectManager الحائز على جائزة.

كيف تقوم بإدارة المشاريع الافتراضية باستخدام البرنامج

بادئ ذي بدء ، ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع قائم على السحابة. وهذا يعني أنه يتم جمع البيانات في الوقت الفعلي ويمكن لأي شخص لديه اتصال بالإنترنت تسجيل الدخول إلى البرنامج والعمل مع الفريق. إذا كنت تدير المشاريع افتراضيًا ، فستحتاج إلى أداة قائمة على السحابة تمنحك بيانات واتصالات حية.

إدارة الفريق الافتراضي

لإدارة الفرق ، عليك أولاً أن تجعلهم يعملون. ProjectManager يجعل بدء المشروع أمرًا بسيطًا. يمكنك تحميل جدول بيانات للمهام وتصدير مشروع من برنامج آخر ثم استيراده إلى ProjectManager أو استخدام أحد القوالب المضمنة لإرشادك خلال العملية.

قد يبدو التعيين مشكلة عند توزيع الفرق ، ولكن بمجرد أن يكون لديك مشروع جديد ، ما عليك سوى دعوة الفريق إلى البرنامج والبدء في تعيين المهام لهم. سيتم تجميع الفريق في قائمة منسدلة — تعيين واحد أو أكثر لكل مهمة.

ضع جداول والتزم بها

هناك عدة طرق عرض للمشروع ، ومخطط جانت عبر الإنترنت هو أحد العروض التي سيجدها المديرون مفيدة. يمكنهم جدولة تبعيات المهام وربطها وتعيين الأحداث الرئيسية عبر مخطط زمني للمشروع.

بمجرد تنفيذ المهام ، بينما تقوم الفرق بتحديث حالتها ، يتم تمثيل التقدم على أنه تظليل على شريط المهام بين تاريخي البدء والانتهاء. يساعد هذا المستوى من الشفافية والمساءلة في الحفاظ على الفرق الافتراضية في المسار الصحيح - وتحرك المشاريع.

تعاون من أي مكان

ولكن كيف يمكنك مساعدة الفرق على العمل معًا عندما يكونون منفصلين جسديًا؟ بمجرد تعيين المهام للفرق ، يكون لديهم نظام أساسي للتعاون. تحتوي كل مهمة على مكان لإضافة التعليقات ، مما يؤدي إلى تشغيل تنبيه عبر البريد الإلكتروني ، لذلك بغض النظر عن مكان وجود أعضاء فريقك ، يمكنهم العمل معًا بشكل أفضل.

يحتوي ProjectManager على مساحة تخزين غير محدودة للملفات ويمكن للمستخدمين إرفاق العديد من المستندات والصور حسب الحاجة إلى المهمة. يمكنهم حتى وضع علامة على شخص لم يتم تعيينه للمهمة وإشراكهم في المحادثة.

قد يكون الحفاظ على تركيز الفرق على المهمة الصحيحة في الوقت المناسب مشكلة. إحدى طرق عرض المشروع التي يقدمها ProjectManager هي لوحة كانبان ، والتي تصور سير العمل. يمكن تمييز المهام حسب الأولوية ، مما يحافظ على إنتاجية أعضاء الفريق ، مع توفير الشفافية في عملية الإنتاج للمدير وأعضاء الفريق الآخرين.

تتبع الإنتاجية وتقدم المشروع

لكن رؤية ما يفعله أعضاء الفريق سيحصل فقط على مدير مشروع حتى الآن. إنهم بحاجة إلى مزيد من البيانات.

يقدم ProjectManager عرضًا عالي المستوى لتقدم المشروع من خلال لوحة معلوماته في الوقت الفعلي. يقوم البرنامج تلقائيًا بطحن بيانات المشروع وتقديمها في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة ، وهو أمر رائع لاجتماعات أصحاب المصلحة.

إذا كنت تبحث عن مزيد من التحكم في مقاييس المشروع ، فإن ProjectManager لديه أداة إعداد تقارير بسيطة يمكن تصفيتها لإظهار المعلومات التي تريدها فقط. هناك أيضًا ميزة إدارة الموارد التي تساعدك في الحفاظ على توازن عبء العمل لفريقك. قد تنسى أنك تدير فرقًا افتراضية.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في الحفاظ على تنظيم الفرق. من التخطيط والمراقبة وإعداد التقارير ، تتم إدارة كل مرحلة من مراحل المشروع والتحكم فيها لزيادة الإنتاجية. تعرف على كيفية مساعدة ProjectManager في إدارة مشروعك الافتراضي اليوم من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.