虚拟项目管理：好处、挑战和工具

远程工作非常普遍，出于各种原因，它已成为一种必需品。 无论他们住在哪里，确保最优秀的人才是有优势的。 它有助于组织的底线。 有时，天灾人祸会扰乱正常的工作流程。

无论出于何种原因，虚拟项目管理都伴随着一系列挑战，这些挑战已经增加了管理项目的艰巨任务。 有用于分配任务、管理资源、跟踪进度和更新利益相关者的传统协议，但当他们在不同的地区或外国时却没有。

您如何驾驭这个勇敢的虚拟项目管理新世界？ 我们会谈到这一点，但首先，了解大局很重要。

什么是虚拟项目管理？

虚拟项目管理是通过远程或虚拟团队管理项目的过程。 当团队分布在不同的时区时，他们仍然需要分配任务，并且必须监控和跟踪这些工作，以确保其按计划进行。 随着越来越多的团队在家工作，虚拟项目管理变得更加明确。

虽然基础知识保持不变，例如项目的生命周期和控制项目各个方面的各个学科，但还是有区别的。 这是一个很大的。 那些被管理的团队并不在一个地方，而是分散在世界的四个角落。 与团队没有身体接触会产生项目经理必须克服的新障碍。

虚拟团队不会消失。 他们正在成长，项目经理不能自满，相信旧规则仍然适用。 事情正在发生变化，项目经理必须随之改变，并将他们的项目管理带入数字时代。

值得庆幸的是，一段时间以来，项目管理工具已经从模拟转向数字，并且随着这种转变提高了效率和生产力。 因此，转向虚拟项目管理可能是最初出现的巨大飞跃。 但首先，让我们看看趋势以及为什么不能忽视它。

为什么虚拟项目管理兴起？

虚拟项目管理越来越受欢迎的原因有很多。 事实上，许多团队都要求在工作中有更大的灵活性，以便他们能够更好地控制自己的日程安排。 这可能是由于有年幼的孩子并希望与他们呆在家里或在工作和家庭生活之间找到平衡。

雇用承包商外包工作的趋势产生了一些意想不到的后果。 随着组织越来越习惯与不在他们身边的团队合作，他们也越来越喜欢虚拟团队和虚拟项目经理的想法。

新技术和新一代

这与技术进步密切相关，这些进步使管理远程工作人员变得更加容易。 虚拟办公室的发展使向病毒式项目管理的过渡更加顺利。

工人的代际变化也在虚拟项目管理的兴起中发挥作用。 新员工正在进入劳动力市场，但能够适应的年长员工在虚拟团队的帮助下继续工作。

这创造了一个更有生产力的团队，一个由年轻的热情和新想法所激发的团队，但以老团队成员的经验和技能为基础。 此外，许多年轻员工被吸引到在虚拟团队中工作。 他们通常更熟悉数字工具并欣赏自由。 幸运的是，这一切都不会损害良好项目管理的核心租户。

这是关于结果

ROWE，或只注重结果的工作环境，是一种越来越受欢迎的管理策略。 它的概念是允许工人设定条件和时间，只要他们达到要求的结果。 这有助于推动虚拟团队的发展，从而推动虚拟项目管理。

事实上，为了让 ROWE 发挥作用，经理和他们的团队都必须促进清晰有效的沟通，这是虚拟项目管理的基石。

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虚拟项目管理有什么好处？

虚拟项目管理的优势与拥有虚拟团队的优势息息相关。 毕竟，虚拟项目管理只是作为管理这些远程团队的一种方法而存在。

有利于您的底线

对企业最有说服力的一项可能是对其底线的影响。 拥有虚拟团队和虚拟项目管理来管理他们意味着更少的办公空间、更少的设备、更少的水电费等。

获得更多人才

如前所述，虚拟项目管理意味着虚拟团队，这是吸引您所在地区以外的人才的绝佳诱惑。 这就是有多少组织认为拥有虚拟项目管理的重要性，但并不总是解决的是远程团队如何帮助留住这些人才。

更高的员工保留率

在进行虚拟管理时，您的组织不仅会吸引其地理范围之外的人才，还会留住那些技术工人。 越来越多的员工要求平衡生活和工作。 作为虚拟团队的一员，他们通常可以灵活地照顾年幼的孩子、设定他们的工作时间并获得其他让他们忠于组织的福利。 他们不太可能焦躁不安并在其他地方寻找工作。

更高的生产力

虽然看起来有悖常理，但虚拟项目管理提高了生产力。 根据 Global Workplace Analytics 的一项调查，“一个典型的雇主每年可以为每位半职远程办公人员平均节省 11,000 美元。 主要节省是生产力提高、房地产成本降低、缺勤率和营业额减少以及更好的灾难准备的结果。” 这还不包括更少的旅行时间和不必要的会议。

虚拟项目管理的挑战

这并不意味着虚拟项目管理并非没有挑战。 总会有障碍需要清除。

建立信任

第一个问题是信任。 任何项目都是如此。 团队必须得到信任，才能使用让他们被录用的技能尽其所能地执行他们的任务。

没有你的团队和你一起在办公室会让人担心他们不会像你在他们的肩膀上那样勤奋地工作。 事实是，建立信任需要时间，如果您在一个对虚拟项目管理不熟悉的企业文化中工作，那可能需要很长时间。

监控进度

能够监控和跟踪信任问题的进度。 但即使你完全相信你的团队会努力工作，任何值得他们电子表格的项目经理都知道，如果没有衡量他们工作的指标，事情可能很快就会失控。

管理虚拟团队会使监控和跟踪进度变得更加困难。 您不能只是走进他们的办公室并获得更新或查看他们在此过程中的位置。

办公文化

您所在组织的企业文化可能是一种好处，也可能是一种挑战，但它很可能是另一个需要清除的障碍。 即使有一份清单，只要你的手臂注意到虚拟项目管理如何帮助项目和组织，旧习惯也很难改掉。 如果高管们不接受虚拟项目管理的想法，那么它注定会失败。 但是从高层获得真正的认可可能很困难。

缓慢的沟通

时间是项目中的三重约束之一。 简化流程是项目更有效地工作的方式。 但是，在与虚拟项目管理和分布式团队合作时，任务分配和执行之间通常会存在延迟。

还有对任何项目都非常重要的日常沟通。 拥有沟通渠道至关重要，比电子邮件更直接，并确保人们关注它。

虚拟项目管理工具

克服这些挑战并利用其中的好处是虚拟项目管理工具的用武之地。越来越多的人在远程工作，越来越多的经理不得不虚拟地控制这项工作。 这些是帮助经理和团队更好地完成工作的一些工具。

G 套件

来自 Google Cloud 的 G Suite 是您在一个屋檐下的所有办公软件。 它不仅包括适用于企业的 Gmail、文档、云端硬盘、日历等，而且都在线存储，易于与团队共享。 可以设置会议，日历会提醒团队。 团队成员可以实时协作处理文档。 这是通向可靠的虚拟项目管理的纸上虚拟路径。

飞涨

Zoom 是一款视频会议软件，已成为虚拟项目管理在线通信领域的虚拟领导者。 它非常适合简报、会议和一对一讨论。 该服务最近添加了密码来填补它过去的安全漏洞。

项目管理软件

生产力工具和视频会议只是支撑虚拟项目管理的两个支柱。 但如果没有项目管理软件，它就无法忍受。

项目管理软件的作用是使虚拟团队能够更好地协同工作，并让管理人员能够分配、监控和跟踪进度。 它通过一系列功能做到这一点。 为了更好地说明它是如何做到的，让我们看看屡获殊荣的 ProjectManager。

如何使用软件进行虚拟项目管理

首先，ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件。 这意味着数据是实时收集的，任何有互联网连接的人都可以登录软件并与团队合作。 如果您以虚拟方式管理项目，您将需要一个基于云的工具，该工具可为您提供实时数据和通信。

虚拟团队管理

要管理团队，您首先必须让他们工作。 ProjectManager 使启动项目变得简单。 您可以上传任务电子表格，从另一个软件导出项目，然后将其导入 ProjectManager 或使用其中一个内置模板来引导您完成整个过程。

分配团队时，分配似乎是个问题，但是一旦有了新项目，只需邀请团队使用软件并开始分配任务即可。 团队将被收集在一个下拉菜单中——为每个任务分配一个或多个。

制定时间表并坚持下去

有多个项目视图，在线甘特图是一种对经理很有帮助的视图。 他们可以跨项目时间表安排、链接任务依赖关系并设置里程碑。

执行任务后，随着团队更新其状态，进度在开始日期和结束日期之间的任务栏上表示为阴影。 这种透明度和问责制有助于使虚拟团队保持在正轨上，并使项目保持进展。

随时随地协作

但是，当他们在身体上分开时，你如何帮助团队一起工作呢？ 一旦团队被分配了任务，他们就有了一个协作的平台。 每个任务都有一个添加评论的地方，这会触发电子邮件警报，因此无论您的团队成员位于何处，他们都可以更好地协同工作。

ProjectManager 具有无限的文件存储空间，用户可以根据需要将任意数量的文档和图像附加到任务中。 他们甚至可以标记未分配给任务的人并将他们带入对话。

让团队在正确的时间专注于正确的任务可能是一个问题。 ProjectManager 提供的项目视图之一是看板，它可以可视化工作流程。 任务可以按优先级标记，保持团队成员的生产力，同时为经理和其他团队成员提供生产过程的透明度。

跟踪生产力和项目进度

但是到目前为止，看看团队成员在做什么只会让项目经理。 他们需要更多数据。

ProjectManager 通过其实时仪表板提供项目进度的高级视图。 该软件会自动处理项目数据并以易于阅读的图表和图形形式提供，这对于利益相关者会议非常有用。

如果您希望更好地控制项目指标，ProjectManager 有一个简单的报告工具，可以过滤以仅显示您想要的信息。 还有一个资源管理功能可以帮助您保持团队的工作负载平衡。 您可能会忘记您正在管理虚拟团队。

ProjectManager 是屡获殊荣的软件，可帮助保持团队井井有条。 从规划、监控和报告，项目的每个阶段都得到管理和控制，以提高生产力。 立即免费试用 30 天，了解 ProjectManager 如何帮助您管理虚拟项目。