Virtuelles Projektmanagement: Vorteile, Herausforderungen & Tools

Remote-Arbeit ist mehr als üblich, es wird aus einer Reihe von Gründen zu einer Notwendigkeit. Es hat Vorteile, die besten Talente unabhängig von ihrem Wohnort zu sichern. Es hilft dem Endergebnis einer Organisation. Manchmal wird der normale Arbeitsablauf durch höhere Gewalt gestört.

Was auch immer der Grund sein mag, das virtuelle Projektmanagement bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich, die zu der ohnehin schon schwierigen Aufgabe des Projektmanagements hinzukommen. Es gibt traditionelle Protokolle für das Erteilen von Aufgaben, das Verwalten von Ressourcen, das Verfolgen von Fortschritten und das Aktualisieren von Beteiligten, aber nicht, wenn sie sich an einem anderen Ort oder in einem fremden Land befinden.

Wie navigieren Sie in dieser schönen neuen Welt des virtuellen Projektmanagements? Dazu kommen wir, aber zuerst ist es wichtig, das Gesamtbild zu verstehen.

Was ist virtuelles Projektmanagement?

Virtuelles Projektmanagement ist der Prozess, bei dem Projekte über entfernte oder virtuelle Teams verwaltet werden. Wenn Teams über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, müssen ihnen dennoch Aufgaben zugewiesen werden, und diese Arbeit muss überwacht und nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie im Zeitplan bleibt. Da immer mehr Teams von zu Hause aus arbeiten, hat sich das virtuelle Projektmanagement immer mehr definiert.

Während die Grundlagen gleich bleiben, wie der Lebenszyklus des Projekts und die verschiedenen Disziplinen, die jeden Aspekt eines Projekts steuern, gibt es einen Unterschied. Und es ist ein großes. Diese verwalteten Teams befinden sich nicht an einem Ort, sondern sind über die ganze Welt verstreut. Der fehlende physische Kontakt zum eigenen Team schafft neue Hürden, die Projektmanager überwinden müssen.

Virtuelle Teams verschwinden nicht. Sie wachsen, und Projektmanager dürfen nicht selbstzufrieden werden und glauben, dass die alten Regeln immer noch gelten. Die Dinge ändern sich und Projektmanager müssen sich mit ihnen verändern und ihr Projektmanagement in das digitale Zeitalter führen.

Glücklicherweise bewegen sich Projektmanagement-Tools seit einiger Zeit von analog zu digital und steigern mit diesem Übergang die Effizienz und Produktivität. Der Wechsel zum virtuellen Projektmanagement ist also der große Sprung, der auf den ersten Blick erscheinen mag. Aber schauen wir uns zuerst den Trend an und warum er nicht ignoriert werden kann.

Warum der Aufstieg des virtuellen Projektmanagements?

Es gibt viele Gründe, warum virtuelles Projektmanagement immer beliebter wird. Tatsache ist, dass viele Teams mehr Flexibilität bei der Arbeit fordern, um mehr Kontrolle über ihren Zeitplan zu haben. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass Sie kleine Kinder haben und bei ihnen zu Hause bleiben möchten oder ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben finden möchten.

Der Trend der Beauftragung von Auftragnehmern zur Auslagerung von Arbeiten hat einige unerwartete Folgen gehabt. Da sich Unternehmen immer mehr an die Arbeit mit Teams gewöhnen, die ihnen nicht angehören, haben sie sich auch mit der Idee virtueller Teams und virtueller Projektmanager angefreundet.

Neue Technologie und eine neue Generation

Dies geht Hand in Hand mit technologischen Fortschritten, die es einfacher gemacht haben, Remote-Mitarbeiter zu verwalten. Die Entwicklung eines virtuellen Büros hat den Übergang zum viralen Projektmanagement viel reibungsloser gemacht.

Der Generationswechsel der Arbeitnehmer spielt auch beim Aufstieg des virtuellen Projektmanagements eine Rolle. Neue Arbeitnehmer treten in die Belegschaft ein, aber ältere Arbeitnehmer, die sich anpassen können, bleiben mit Hilfe virtueller Teams im Unternehmen.

Dadurch entsteht ein noch produktiveres Team, das von jugendlichem Enthusiasmus und neuen Ideen angetrieben wird, aber durch die Erfahrung und Fähigkeiten älterer Teammitglieder verankert ist. Außerdem fühlen sich viele jüngere Arbeitnehmer von der Arbeit in virtuellen Teams angezogen. Sie sind oft eher mit digitalen Tools vertraut und schätzen die Freiheit. Glücklicherweise beeinträchtigt nichts davon die zentralen Grundsätze eines guten Projektmanagements.

Es geht um Ergebnisse

ROWE, oder Results-Only Work Environment, ist eine Managementstrategie, die an Zugkraft gewinnt. Sein Konzept, den Arbeitnehmern zu erlauben, die Bedingungen und die Zeit festzulegen, solange sie die erforderlichen Ergebnisse erzielen. Dies hat dazu beigetragen, das Wachstum virtueller Teams und damit des virtuellen Projektmanagements voranzutreiben.

Damit ROWE funktioniert, müssen sowohl Manager als auch ihre Teams eine klare und effektive Kommunikation ermöglichen, was ein Eckpfeiler des virtuellen Projektmanagements ist.

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Was sind die Vorteile des virtuellen Projektmanagements?

Die Vorteile des virtuellen Projektmanagements sind mit den Vorteilen virtueller Teams verknüpft. Virtuelles Projektmanagement existiert schließlich nur als Methode zur Verwaltung dieser Remote-Teams.

Gut für Ihr Endergebnis

Was für ein Unternehmen wahrscheinlich am überzeugendsten ist, ist die Auswirkung auf sein Endergebnis. Virtuelle Teams und virtuelles Projektmanagement zu ihrer Verwaltung bedeutet weniger Bürofläche, weniger Ausrüstung, weniger Stromrechnungen usw.

Greifen Sie auf mehr Talent zu

Wie bereits erwähnt, bedeutet virtuelles Projektmanagement virtuelle Teams, die ein großer Anreiz sind, Talente außerhalb Ihrer Region anzuziehen. So betonen viele Unternehmen die Bedeutung des virtuellen Projektmanagements, aber was nicht immer angesprochen wird, ist, wie Remote-Teams auch dazu beitragen, dieses Talent zu halten.

Höhere Mitarbeiterbindung

Durch virtuelles Management zieht Ihr Unternehmen nicht nur Talente von außerhalb seiner geografischen Reichweite an, sondern bindet diese qualifizierten Mitarbeiter auch. Immer mehr Arbeitnehmer fordern die Vereinbarkeit von Leben und Beruf. Als Teil eines virtuellen Teams haben sie normalerweise die Flexibilität, sich um kleine Kinder zu kümmern, ihre Arbeitszeiten festzulegen und andere Vergünstigungen zu erhalten, die sie der Organisation treu halten. Es ist weniger wahrscheinlich, dass sie unruhig werden und woanders Arbeit suchen.

Höhere Produktivität

Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, steigert virtuelles Projektmanagement die Produktivität. Laut einer Umfrage von Global Workplace Analytics „kann ein typischer Arbeitgeber durchschnittlich 11.000 US-Dollar pro Halbzeit-Telearbeiter und Jahr einsparen. Die Haupteinsparungen sind das Ergebnis einer höheren Produktivität, niedrigerer Immobilienkosten, weniger Fehlzeiten und Fluktuation sowie einer besseren Katastrophenvorsorge.“ Weniger Reisezeit und unnötige Meetings sind dabei noch nicht einmal eingerechnet.

Herausforderungen des virtuellen Projektmanagements

Das bedeutet nicht, dass virtuelles Projektmanagement nicht ohne Herausforderungen ist. Es wird immer wieder Hürden geben, die es zu überwinden gilt.

Vertrauen aufbauen

Das wichtigste Thema ist Vertrauen. Das gilt für jedes Projekt. Den Teams muss vertraut werden, dass sie ihre Aufgaben so gut wie möglich mit den Fähigkeiten ausführen, die sie eingestellt haben.

Wenn Sie Ihr Team nicht bei sich im Büro haben, entsteht die Befürchtung, dass es nicht so fleißig arbeiten wird, wie es der Fall wäre, wenn Sie ihm über die Schulter schauen würden. Die Wahrheit ist, dass der Aufbau von Vertrauen Zeit braucht, und das kann lange dauern, wenn Sie in einer Unternehmenskultur arbeiten, die für virtuelles Projektmanagement neu ist.

Überwachung der Fortschritte

In der Lage zu sein, den Fortschritt in der Vertrauensfrage zu überwachen und zu verfolgen. Aber selbst wenn Sie voll und ganz darauf vertrauen, dass Ihr Team hart arbeitet, weiß jeder Projektmanager, der seine Tabelle wert ist, dass die Dinge ohne Metriken zur Messung seiner Arbeit schnell außer Kontrolle geraten können.

Die Verwaltung virtueller Teams erschwert die Überwachung und Verfolgung des Fortschritts. Sie können nicht einfach in ihr Büro gehen und ein Update erhalten oder sehen, wo sie sich gerade befinden.

Bürokultur

Die Unternehmenskultur in Ihrem Unternehmen kann ein Vorteil oder eine Herausforderung sein, aber höchstwahrscheinlich ist es eine weitere Hürde, die es zu überwinden gilt. Selbst mit einer armlangen Liste, wie virtuelles Projektmanagement Projekten und Organisationen helfen kann, lassen sich alte Gewohnheiten nur schwer ablegen. Wenn Führungskräfte die Idee des virtuellen Projektmanagements nicht glauben, dann wird es zwangsläufig scheitern. Aber diese echte Akzeptanz von oben zu bekommen, kann schwierig sein.

Langsame Kommunikation

Zeit ist eine der dreifachen Einschränkungen in einem Projekt. Durch die Straffung des Prozesses arbeiten Projekte effizienter. Aber bei der Arbeit mit virtuellem Projektmanagement und verteilten Teams kann es zwischen der Zuweisung einer Aufgabe und ihrer Ausführung oft zu Verzögerungen kommen.

Hinzu kommt die tägliche Kommunikation, die für jedes Projekt so wichtig ist. Es ist entscheidend, einen Kommunikationskanal zu haben, etwas Unmittelbareres als E-Mail, und sicherzustellen, dass die Leute darauf achten.

Tools für virtuelles Projektmanagement

Um diese Herausforderungen zu meistern und die Vorteile zu nutzen, kommen virtuelle Projektmanagement-Tools ins Spiel. Immer mehr Menschen arbeiten remote und mehr Manager müssen diese Arbeit virtuell steuern. Dies sind einige der Tools, die Managern und Teams gleichermaßen dabei helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen.

G-Suite

G Suite von Google Cloud ist Ihre gesamte Office-Software unter einem Dach. Es enthält nicht nur Gmail, Docs, Drive, Kalender und mehr für Unternehmen, sondern es ist alles online gespeichert und kann einfach mit Teams geteilt werden. Besprechungen können eingerichtet werden und der Kalender benachrichtigt das Team. Teammitglieder können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten. Dies ist der virtuelle Weg auf Papier, der zu einem soliden virtuellen Projektmanagement führt.

Zoomen

Zoom ist eine Videokonferenzsoftware, die sich zum virtuellen Marktführer in der Online-Kommunikation für virtuelles Projektmanagement entwickelt hat. Es eignet sich hervorragend für Briefings, Besprechungen und Einzelgespräche. Der Dienst hat kürzlich Passwörter hinzugefügt, um Sicherheitslücken zu schließen, die er in der Vergangenheit hatte.

Projektmanagement-Software

Produktivitätstools und Videokonferenzen sind nur zwei der Säulen, die das virtuelle Projektmanagement tragen. Aber ohne Projektmanagement-Software geht es nicht.

Projektmanagement-Software ermöglicht es virtuellen Teams, besser zusammenzuarbeiten, und Managern, Fortschritte zuzuweisen, zu überwachen und zu verfolgen. Dies geschieht mit einer Reihe von Funktionen. Um dies besser zu veranschaulichen, schauen wir uns den preisgekrönten ProjectManager an.

Wie man virtuelles Projektmanagement mit Software macht

Zunächst einmal ist ProjectManager eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software. Das bedeutet, dass Daten in Echtzeit erfasst werden und jeder mit einer Internetverbindung sich in die Software einloggen und mit dem Team arbeiten kann. Wenn Sie Projekte virtuell verwalten, möchten Sie ein Cloud-basiertes Tool, das Ihnen Live-Daten und -Kommunikation liefert.

Virtuelles Teammanagement

Um Teams zu verwalten, müssen Sie sie zuerst zum Laufen bringen. ProjectManager macht das Starten eines Projekts einfach. Sie können eine Tabelle mit Aufgaben hochladen, ein Projekt aus einer anderen Software exportieren und es dann in ProjectManager importieren oder eine der integrierten Vorlagen verwenden, um Sie durch den Prozess zu führen.

Die Zuweisung scheint ein Problem zu sein, wenn Teams verteilt sind, aber sobald Sie ein neues Projekt haben, laden Sie das Team einfach zur Software ein und beginnen Sie, ihm Aufgaben zuzuweisen. Das Team wird in einem Pulldown-Menü gesammelt – weisen Sie jeder Aufgabe eine oder mehrere zu.

Erstellen Sie Zeitpläne und halten Sie sich daran

Es gibt mehrere Projektansichten, und das Online-Gantt-Diagramm ist eines, das Manager hilfreich finden werden. Sie können Aufgabenabhängigkeiten planen, verknüpfen und Meilensteine ​​über einen Projektzeitplan hinweg festlegen.

Sobald die Aufgaben ausgeführt werden, während die Teams ihren Status aktualisieren, wird der Fortschritt als Schattierung in der Taskleiste zwischen dem Start- und dem Enddatum dargestellt. Dieses Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit trägt dazu bei, dass virtuelle Teams auf Kurs bleiben – und Projekte vorankommen.

Arbeiten Sie von überall zusammen

Aber wie können Sie Teams helfen, zusammenzuarbeiten, wenn sie räumlich getrennt sind? Sobald den Teams Aufgaben zugewiesen wurden, haben sie eine Plattform für die Zusammenarbeit. Jede Aufgabe hat einen Platz zum Hinzufügen von Kommentaren, was eine E-Mail-Benachrichtigung auslöst, sodass Ihre Teammitglieder unabhängig davon, wo sie sich befinden, besser zusammenarbeiten können.

ProjectManager verfügt über unbegrenzten Dateispeicher und Benutzer können so viele Dokumente und Bilder wie nötig an die Aufgabe anhängen. Sie können sogar jemanden markieren, der der Aufgabe nicht zugewiesen ist, und ihn in die Unterhaltung einbeziehen.

Es kann ein Problem sein, Teams zur richtigen Zeit auf die richtige Aufgabe zu konzentrieren. Eine der vom ProjectManager angebotenen Projektansichten ist ein Kanban-Board, das den Arbeitsablauf visualisiert. Aufgaben können nach Priorität gekennzeichnet werden, um die Produktivität der Teammitglieder zu erhalten und gleichzeitig dem Manager und anderen Teammitgliedern Transparenz über den Produktionsprozess zu bieten.

Verfolgen Sie die Produktivität und den Projektfortschritt

Aber zu sehen, was die Teammitglieder tun, bringt bisher nur einen Projektmanager. Sie brauchen mehr Daten.

ProjectManager bietet mit seinem Echtzeit-Dashboard eine allgemeine Ansicht des Projektfortschritts. Die Software verarbeitet Projektdaten automatisch und liefert sie in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken, was sich hervorragend für Stakeholder-Meetings eignet.

Wenn Sie mehr Kontrolle über Projektmetriken haben möchten, bietet ProjectManager ein einfaches Berichtstool, das gefiltert werden kann, um nur die gewünschten Informationen anzuzeigen. Es gibt auch eine Ressourcenverwaltungsfunktion, die Ihnen hilft, die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Gleichgewicht zu halten. Sie könnten vergessen, dass Sie virtuelle Teams verwalten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die hilft, Teams zu organisieren. Von der Planung über die Überwachung bis hin zur Berichterstellung wird jede Phase eines Projekts verwaltet und kontrolliert, um die Produktivität zu steigern. Sehen Sie, wie ProjectManager Ihnen noch heute bei Ihrem virtuellen Projektmanagement helfen kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.