Gerenciamento de partes interessadas

O que é uma parte interessada do projeto?

Um stakeholder é um indivíduo, grupo ou organização que é impactado pelo resultado de um empreendimento ou projeto. As partes interessadas do projeto, como o nome indica, têm interesse no sucesso de um projeto e podem ser internas ou externas à organização que está patrocinando o projeto.

Os relacionamentos com as partes interessadas podem ter uma influência positiva ou negativa no ciclo de vida do projeto, portanto, você precisará identificar suas principais partes interessadas e criar um plano de gerenciamento das partes interessadas para atender aos requisitos.

Manter o controle de suas principais partes interessadas com o software de gerenciamento de projetos é uma ótima maneira de se manter atualizado e garantir que as partes interessadas do projeto permaneçam satisfeitas e produtivas.

Quem pode ser um stakeholder do projeto? Essa é uma longa lista. Alguns exemplos são os seguintes.

• Gerente de projeto e membros da equipe do projeto
• Clientes externos
• Empreiteiros e subempreiteiros
• Investidores
• Fornecedores
• Agências governamentais

Existem dois tipos principais de stakeholders do projeto: internos e externos. Vamos ver como eles diferem uns dos outros e como funciona o processo de gerenciamento de partes interessadas para cada grupo de partes interessadas.

Diferença entre partes interessadas internas e externas

Partes Interessadas Internas

Uma parte interessada interna é alguém cujo interesse no projeto está diretamente relacionado a fazer parte da organização que está gerenciando esse projeto. As partes interessadas internas desejam atingir as metas de negócios e os objetivos estratégicos do projeto. Eles podem ser gerentes de projeto, membros da equipe, patrocinadores, proprietários ou até mesmo investidores da organização.

Partes interessadas externas

As partes interessadas externas são aquelas que não estão diretamente relacionadas à organização, mas são importantes para o negócio ou são impactadas pelo projeto até certo ponto. Estes geralmente fazem parte da cadeia de suprimentos, credores ou grupos públicos.

Relacionado: Modelo de Análise das Partes Interessadas

O que é Gestão de Partes Interessadas?

O gerenciamento das partes interessadas é um processo de gerenciamento de projetos que consiste em gerenciar as expectativas e os requisitos de todas as partes interessadas internas e externas que estão envolvidas com um projeto.

Para isso, os gerentes de projeto precisam criar um plano de gerenciamento das partes interessadas, um importante documento de gerenciamento do projeto que explica as estratégias de gerenciamento das partes interessadas que serão aplicadas durante o projeto.

Além disso, os gerentes de projeto usam ferramentas e técnicas, como relatórios de status do projeto, para facilitar o processo de gerenciamento das partes interessadas em cada fase do ciclo de vida do projeto.

Cabe ressaltar que o termo gestão de stakeholders não é exclusivo da gestão de projetos, mas também pode estar relacionado à administração do negócio. A gestão do relacionamento com as partes interessadas é tão importante para uma pequena empresa quanto para grandes corporações, empresas de médio porte e até organizações sem fins lucrativos.

Da mesma forma, equipes de gerenciamento de projetos e empresas de qualquer tamanho podem se beneficiar do uso de um software de planejamento de projetos, como o ProjectManager, para gerenciamento de partes interessadas. Isso porque o ProjectManager oferece ferramentas de planejamento robustas, como gráficos de Gantt, quadros kanban, calendários e listas de tarefas.

Dica profissional: o instituto de gerenciamento de projetos (PMI) se refere ao gerenciamento de partes interessadas como uma “área de conhecimento de gerenciamento de projetos”.

O ProjectManager tem ferramentas de gerenciamento de relacionamento com as partes interessadas e recursos de colaboração em equipe—Saiba mais.

O que é um Plano de Gerenciamento de Partes Interessadas?

Conforme mencionado acima, um plano de gerenciamento de partes interessadas é um documento de gerenciamento de projeto que identifica as partes interessadas do projeto e as estratégias que você usará para se comunicar com elas e atender aos seus requisitos.

Um plano de gestão das partes interessadas geralmente inclui os seguintes elementos.

1. Uma lista de todas as partes interessadas do projeto, juntamente com suas informações básicas.
2. Um mapa de partes interessadas ou matriz de interesse de poder.
3. Uma seção de priorização de partes interessadas.
4. Um plano de comunicação com as partes interessadas.
5. Uma seção que descreve as várias estratégias de gerenciamento de partes interessadas a serem aplicadas em diferentes cenários, como resolução de conflitos ou técnicas de relatório de status do projeto.

Como fazer um plano de gerenciamento de partes interessadas em 5 etapas

Embora cada abordagem de gerenciamento de partes interessadas possa ser diferente dependendo das necessidades de seu projeto ou negócio, existem algumas práticas recomendadas para gerenciar suas relações com as partes interessadas.

Siga estas cinco etapas para garantir que todas as suas bases no plano de gerenciamento das partes interessadas sejam cobertas.

1. Identifique suas partes interessadas

O primeiro passo para qualquer bom plano de gestão das partes interessadas é a identificação adequada das partes interessadas. Identifique quem são as principais partes interessadas individuais e grupos de partes interessadas em seu projeto ou negócio. A teoria das partes interessadas pode ajudá-lo a entender melhor quem são suas partes interessadas e como elas são afetadas pelo seu projeto.

2. Priorize suas partes interessadas

Observe quais stakeholders-chave terão maior influência sobre o projeto e em que estágio sua influência se torna menor ou maior. Você pode usar um diagrama de cebola para o processo de priorização das partes interessadas. Sempre fique de olho nas relações com as principais partes interessadas, pois elas podem ter o maior impacto em seu projeto ou negócio.

3. Entreviste suas partes interessadas

Trabalhar com novas partes interessadas pode ser complicado no início. Conhecer seus stakeholders é a chave para o gerenciamento eficaz do relacionamento com os stakeholders. Por isso, é aconselhável entrevistar as partes interessadas do seu projeto, aqui estão alguns exemplos.

• Quais são suas expectativas para este projeto?
• Em quais entregáveis ​​você está mais interessado?
• O que você espera que este projeto mude após o lançamento?
• Com que rapidez você vê esse projeto sendo lançado?
• Se você se sente bem com este projeto, por quê?
• Se você tem preocupações com este projeto, por quê?

4. Crie uma grade de interesse de energia

Uma grade de interesse de energia ou matriz de interesse de projeto é um gráfico que permite determinar o nível de poder e interesse que suas partes interessadas têm no projeto. É uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito útil para a análise das partes interessadas.

Você pode identificar esses quatro grupos de partes interessadas usando esta ferramenta. Eles estão listados por importância.

• Partes interessadas de alto poder e alto interesse
• Partes interessadas de alto poder e baixo interesse
• Partes interessadas de baixo poder e alto interesse
• Baixo poder, partes interessadas de baixo interesse

5. Defina e gerencie as expectativas

Identifique claramente em quais etapas cada parte interessada principal estará envolvida e os prazos em que seu feedback é necessário. Crie um plano de engajamento ou comunicação com as partes interessadas para definir como você gerenciará suas relações com as partes interessadas. Como sempre, seja realista, transparente e honesto em todas as fases de gerenciamento do projeto.

Vídeo de gerenciamento de partes interessadas do projeto

Definir e gerenciar expectativas é talvez o aspecto mais importante de qualquer plano de gerenciamento de stakeholders. As partes interessadas estão investidas no projeto e terão muitas opiniões sobre como deve proceder, tanto boas quanto ruins. Para saber mais sobre como gerenciar os relacionamentos com as partes interessadas, incorporamos um vídeo tutorial abaixo.

Processo de Gestão das Partes Interessadas

1. Análise das Partes Interessadas

A análise das partes interessadas não é uma etapa única, mas uma série de etapas, identificação das partes interessadas, mapeamento das partes interessadas e priorização das partes interessadas. Em termos simples, a análise das partes interessadas pode ser definida como o processo de compreensão de quem são as partes interessadas do seu projeto, qual é o seu nível de influência e envolvimento e sua importância para o seu projeto ou negócio.

2. Identificação das Partes Interessadas

A identificação das partes interessadas é o primeiro passo no processo de análise das partes interessadas e é a base do seu plano de gestão das partes interessadas. Como o próprio nome indica, este processo consiste em identificar todos os seus stakeholders internos e externos. Posteriormente esses stakeholders serão analisados, priorizados e engajados.

Aqui estão algumas coisas que os gerentes de projeto devem considerar durante o processo de identificação das partes interessadas:

• Revise os documentos de planejamento do projeto, como o termo de abertura do projeto, para ajudá-lo a encontrar informações das partes interessadas.
• Procure quaisquer regulamentos governamentais que possam se aplicar ao seu projeto. Em caso afirmativo, essas agências governamentais tornam-se partes interessadas do projeto.
• Peça feedback aos membros da sua equipe e outras partes interessadas internas.
• Identifique todas as pessoas e organizações envolvidas com sua cadeia de suprimentos.

3. Mapeamento das Partes Interessadas

Agora que você identificou todos os stakeholders internos e externos, é hora de determinar seu nível de interesse e o poder ou influência que eles têm sobre o projeto. Essa é uma etapa importante no processo de gerenciamento de relacionamento com as partes interessadas, pois é quando você obtém as informações necessárias para a priorização das partes interessadas.

A maneira mais fácil de fazer isso é criar uma grade de interesse de energia ou matriz de interesse de energia. Experimente o modelo de mapa de partes interessadas gratuito do ProjectManager.

4. Priorização das Partes Interessadas

Depois de ter uma lista completa, você pode começar a priorizar as partes interessadas do projeto por sua importância para o projeto. Decida quem entre eles tem mais influência no projeto e são afetados por ele.

Depois de determinar quem são seus principais stakeholders, será mais fácil ficar de olho neles e determinar quais são as melhores estratégias de gerenciamento de stakeholders para mantê-los satisfeitos.

5. Engajamento das Partes Interessadas

Por fim, com as informações criadas em seu mapa de stakeholders, você descobre como engajar seus stakeholders. Este é o processo pelo qual você decide como se comunicará e interagirá com as partes interessadas do projeto.

Isso leva a um plano de comunicação das partes interessadas que descreve os canais e a frequência das comunicações entre você e cada parte interessada do projeto. Você pode usar nosso modelo de plano de comunicação para começar.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento das partes interessadas

A análise das partes interessadas, a gestão das partes interessadas e as comunicações das partes interessadas podem ser complexas. É como um projeto enxertado no projeto existente, o que pode tornar as coisas mais difíceis. Felizmente, você pode usar ferramentas de software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo no processo de gerenciamento de partes interessadas. O ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de projetos premiada que organiza seus projetos, equipes e partes interessadas para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência.

1. Faça um cronograma

O gerenciamento das partes interessadas começa com um cronograma para capturar as atividades e fornecer um espaço no qual todos possam adicionar suas contribuições.

Use nosso gráfico de Gantt interativo para apresentar às partes interessadas o plano e o cronograma do projeto. Ele pode ser facilmente compartilhado e funciona como uma plataforma colaborativa na qual eles podem ser incluídos.

2. Atribuir Trabalho

O cronograma é apenas uma abstração até que seja executado. Isso requer o envolvimento da equipe. As partes interessadas não precisam estar envolvidas nesses detalhes, mas devem poder visualizá-los.

3. Monitore o progresso

As partes interessadas estão muito interessadas em como o projeto está progredindo. Eles não precisam que você entre no mato com eles, mas traços largos são importantes.

4. Equilibrar a carga de trabalho

Mantenha as partes interessadas felizes mantendo suas equipes produtivas. Você quer poder monitorar sua carga de trabalho e ajustá-la conforme necessário para evitar que eles se esgotem.

5. Imprimir, compartilhar, Gantt e relatórios

Manter as partes interessadas atualizadas é a pedra angular da gestão das partes interessadas. Você precisa de uma ferramenta que ofereça flexibilidade para compartilhar dados com as partes interessadas da maneira que elas desejam.

6. Gerenciar um portfólio

As partes interessadas não estão envolvidas apenas em projetos individuais, elas podem ser investidas em um programa de projetos com ideias semelhantes ou até mesmo em um portfólio. Você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos que possa ser dimensionada.

Acompanhe projetos, programas ou um portfólio com ferramentas que fornecem uma visão geral de todos os projetos em uma página. Há também um painel de portfólio e um roteiro para alinhar seu portfólio aos objetivos estratégicos.

Livros, recursos e muito mais sobre gerenciamento de partes interessadas

Para obter mais recursos sobre as partes interessadas do projeto e o gerenciamento das partes interessadas, compilamos uma lista de links para você explorar e instruir mais sobre o gerenciamento das partes interessadas.

• Envolvendo as Partes Interessadas para o Sucesso do Projeto White Paper
  O Project Management Institute (PMI) tem uma página branca informativa sobre o envolvimento das partes interessadas e gerenciamento de mudanças. Ele define o envolvimento das partes interessadas e oferece uma abordagem de três etapas que diz que você precisa criar um mapa das partes interessadas, priorizar e desenvolver as partes interessadas do seu projeto.
• Livros de gerenciamento de partes interessadas
  A Oxford University Press tem um resumo de livros sobre a teoria dos stakeholders compilados pelo professor de gestão de stakeholders Jeffery S. Harrison. Alguns dos melhores livros sobre o tema são Strategic Management: A Stakeholder Approach de R. Edward Freeman, Stakeholder Theory and Organizational Ethics de Robert Phillips e
  Redefinindo a Corporação: Gestão de Partes Interessadas e Riqueza Organizacional por James E. Post, Lee E. Preston e Sybille Sachs.
• Lidando com Partes Interessadas Difíceis - Vídeo de Treinamento em Liderança e Gestão
  A coach de liderança Susanne Madsen apresenta este vídeo instrutivo sobre como gerenciar partes interessadas difíceis. Ela fala sobre sete dicas para superar conflitos com grupos de stakeholders. Você pode fazer tudo, desde aceitar a autoridade das partes interessadas sem se envolver em uma briga que não pode vencer até adaptar suas comunicações para evitar que as coisas fiquem muito emocionais.
• Powerpoint gratuito de gerenciamento de partes interessadas
  Esta apresentação em Powerpoint do Imperial College em Londres passa pelo gerenciamento de partes interessadas, a grade de interesse de energia, um mapa de empatia e registro de gerenciamento de partes interessadas. É uma apresentação de slides curta, mas informativa, que aborda os principais pontos do gerenciamento das relações com as partes interessadas do seu projeto ou negócio.

Como dito acima, a gestão do relacionamento com as partes interessadas é tão importante para uma pequena empresa quanto para grandes corporações, empresas de médio porte e até organizações sem fins lucrativos. Veja como o ProjectManager pode ajudá-lo a melhorar o envolvimento de seus stakeholders, aproveitando hoje esta avaliação gratuita de 30 dias.

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